Table des matières
1. Responsabilités administratives
2.3 Cas particulier : détenteur de permis suisse
2.3.1 Pour les membres du personnel
2.3.2 Pour les membres de la famille
3. Demande d'attestation 'Permis Ci'
5. Déménagement de France en Suisse
6. Déménagement de Suisse en France
7. Motifs de changement de carte
7.1 Promotion (pour les titulaires seulement)
7.2 Changement de nom ou de nationalité
8.4 Congé spécial non-rémunéré et absence autorisée (non rémunérée)
Le service administratif du CERN responsable de l’établissement des cartes de légitimation, à savoir le Bureau des cartes ou le Bureau des utilisateurs, dépend de la catégorie du membre du personnel (voir procédure paragraphe 1 et la rubrique contacts, dans la colonne de droite, en fonction du service concerné).
Une carte de légitimation est délivrée par le Département fédéral des affaires étrangères (DFAE), aux membres du personnel du CERN ainsi qu'aux membres de leur famille, selon les conditions d'attribution ci-après.
Les membres du personnel en possession de cette carte jouissent de l'immunité de juridiction en Suisse dans l'exercice de leurs fonctions.
En outre, la carte de légitimation (ci-après désignée "carte suisse") donne le droit de résider en Suisse et de voyager dans l'Espace Schengen sans visa.
Conditions d'attribution
Pour bénéficier d'une carte suisse, les conditions générales relatives au contrat d'emploi ou d'association sont les suivantes :
- temps de travail > 50 %
- durée du contrat > 3 mois
- organisme d'origine situé hors de Suisse
La catégorie du document délivré diffère selon la nationalité et le type de contrat de l'intéressé, comme indiqué dans le tableau ci-dessous :
| Nationalité | Catégorie de membre du personnel | Type de carte | Membres de la famille | |
|---|---|---|---|---|
| Résidence en Suisse | Résidence en France | |||
| Non suisse | Titulaires aux grades 1 à 4 | Carte E (violette) |
La demande de carte de légitimation est obligatoire pour le conjoint/partenaire et les enfants qui répondent aux conditions d'attribution suivantes :
La carte suisse doit être demandée dès la naissance. Lorsque les enfants ne font plus ménage commun avec le titulaire principal, elle doit être rendue au Bureau des cartes pour restitution à la Mission suisse, sauf demande de dérogation expresse en cas d’études à l’étranger (article 2.5.1 des Lignes directrices). Dans ce cas, la demande doit être complétée et transmise au Bureau des cartes / Bureau des utilisateurs (si Users, COAS ou VISC) pour validation et transmission à la Mission suisse, qui statue sur la demande. Au plus tard à l'âge de 25 ans, s'ils désirent rester en Suisse, les enfants doivent restituer leur carte de légitimation et solliciter un permis de séjour suisse auprès de l’Office cantonal de la population et des migrations. Les membres de la famille souhaitant exercer une activité lucrative en Suisse doivent faire une demande d'attestation 'permis Ci'. |
Les membres de la famille domiciliés en France ne reçoivent pas de carte suisse. https://home.cern/fr/news/official-news/cern/decision-no-longer-issue-legitimation-cards-family-members-personnel |
| Titulaires aux grades 5 à 8, Boursiers, Nouveaux diplômés |
Carte D (brune) | |||
| Titulaires aux grades 9 et 10 | Carte C (rose) | |||
| Directeur général et Directeurs | Carte B (rose) | |||
| Membres du personnel associé Utilisateurs, étudiants administratifs, techniques et doctorants, attachés de coopération, attachés de projet, attachés d'expérience, attachés scientifiques, attachés correspondants, visiteurs scientifiques, professeurs invités et stagiaires. |
Carte P (bleue) | |||
| Suisse | Tous les membres du personnel employés de nationalité suisse quelle que soit leur position salariale ou type de contrat. | Carte S (verte) | Il n'est pas délivré de carte suisse pour les membres de la famille. S'ils n'ont pas la nationalité suisse, ils doivent faire une demande de permis de séjour Suisse via l'Office cantonal de la population et des migrations. | |
À noter :
- Les titulaires en position salariale Bc, Cc et Ce avant le 1er septembre 2016 conservent leur carte de légitimation de type D.
- Les apprentis qui n'ont pas la nationalité suisse sont mis au bénéfice d'un permis de droit commun.
- * Si le ou les membres du personnel sont officiellement séparés ou s'ils ne vivent plus sous le même toit, ils doivent contacter hr-cards.support@cern.ch ou users.office@cern.ch selon leur statut pour vérifier l'impact sur les cartes de légitimation des membres de leur famille.
1. Responsabilités administratives
Le service administratif responsable dépend de la catégorie du membre du personnel concerné :
a. Les titulaires (STAF), boursiers (FELL), nouveaux diplômés (GRAD), étudiants (DOCT, TECH, ADMI), stagiaires (TRNE), attachés de projet (PJAS), attachés d’expérience (EXAS), attachés scientifiques (SASS), attachés correspondants (CASS) et les professeurs invités (GPRO) doivent s'adresser
-
au Service des cartes d’accès CERN (bâtiment 55/R-001, rez-de-chaussée) de 13h30 à 18h30 du lundi au vendredi pour le dépôt de documents, le retrait et la restitution des cartes de légitimation.
-
au Bureau des cartes pour toute autre démarche liée aux cartes suisses.
Le Service des cartes d’accès CERN collecte et vérifie la lisibilité et la conformité des documents, s’assure que les dossiers soient complets et délivre le cas échéant, et notamment à la restitution de cartes, une copie certifiée conforme desdites cartes.
Une fois les documents transmis par le Service des cartes d’accès CERN, le Bureau des cartes effectue le traitement des demandes auprès des autorités des pays hôtes et reste le point de contact principal pour tout conseil ou information sur les différents processus décrits ci-après.
b. Les utilisateurs (USER), les attachés de coopération (COAS) et les visiteurs scientifiques (VISC) doivent s'adresser au Bureau des utilisateurs qui les informe également sur le retrait de la carte.
Dans le texte qui suit, il est fait référence à ces responsabilités selon la catégorie de membre de personnel.
2. Demande initiale
2.1 Justificatifs nécessaires
| Membre du personnel | Conjoint/Partenaire | Enfant(s) | |
|---|---|---|---|
| Une photo prise au service Enregistrement du CERN (la photo qui apparaîtra sur la carte suisse est celle prise lors de l'établissement de la carte d'accès CERN. Chaque membre de la famille demandeur de carte suisse doit se rendre au service Enregistrement afin de se faire prendre en photo.) |
oui | oui | oui |
| Une photocopie scannée du passeport ou de la carte d'identité (recto-verso) encore valable 6 mois avant la date d’expiration. | oui | oui | oui |
| Une photocopie scannée du visa suisse (le cas échéant) | oui | oui | oui |
| Une photocopie scannée de l'acte de mariage ou du certificat de partenariat (document établi ou traduit en français, anglais, allemand, espagnol ou italien) | non | oui | non |
| Une photocopie scannée de l'acte de naissance (document établi ou traduit en français, anglais, allemand, espagnol ou italien) | non | non | oui |
2.2 Nouveaux arrivants
La procédure diffère selon la catégorie de membre du personnel :
a. Titulaires (STAF), boursiers (FELL), nouveaux diplômés (GRAD), étudiants (DOCT, TECH, ADMI), stagiaires (TRNE), attachés de projet (PJAS), attachés d’expérience (EXAS), attachés scientifiques (SASS), attachés correspondants (CASS) et professeurs invités (GPRO) : les justificatifs utilisés sont ceux que les nouveaux arrivants ont envoyé lors de la phase de préparation de leur contrat : photocopie scannée de leur passeport ou de leur carte d'identité et de leur visa (pour les personnes soumises à visa). Aucune autre démarche n’est nécessaire.
b. Les utilisateurs (USER), les attachés de coopération (COAS) et les visiteurs scientifiques (VISC) doivent se présenter le premier jour de leur contrat au Bureau des utilisateurs avec tous les justificatifs nécessaires, pour eux-mêmes et les membres de leur famille si applicable, pour procéder à la demande de la carte suisse.
2.3 Cas particulier : détenteur de permis suisse
2.3.1 Pour les membres du personnel
A l'exception des stagiaires et des membres du personnel associés rattachés à un organisme d'origine suisse, les membres du personnel doivent impérativement restituer au Bureau des cartes leur permis de travail ou de séjour suisse lors de leur entrée en fonctions au CERN (par exemple, permis frontalier de type G, permis C ou B). Le permis sera retourné aux autorités suisses avec le dossier de demande de carte de légitimation.
Les stagiaires (TRNE) au bénéfice d’un permis de droit commun (L, B ou C) peuvent le conserver selon certaines conditions examinées au cas par cas par le Bureau des cartes.
Les membres du personnel associés rattachés à un organisme d'origine suisse doivent dans tous les cas conserver leur permis ordinaire suisse ou en obtenir un par l'intermédiaire de leur organisme d'origine.
À noter : les ressortissants extra-européens ne bénéficiant pas d'un droit au séjour durable en France ne peuvent pas obtenir de permis frontalier (cf. le site du Secrétariat d'Etat aux migrations). Ils sont donc dans l'obligation de résider en Suisse lorsqu'ils sont rattachés à un organisme d'origine suisse.
2.3.2 Pour les membres de la famille
En vertu de l’Accord sur la libre circulation des personnes, les membres de la famille, ressortissants de l’Union européenne ou de l’Association européenne de libre-échange, admis en Suisse au titre du regroupement familial, peuvent demander à l’office cantonal de la population du canton de domicile une autorisation de séjour (permis B) en lieu et place d’une carte de légitimation. En étant détenteurs d’un permis, les membres de la famille sont soumis au droit suisse et ne peuvent se prévaloir de privilèges, ni d’immunités. (cf. article 2.3 des Lignes directrices sur la délivrance des cartes de légitimation du DFAE aux fonctionnaires des organisations internationales du 15.07.2015, modifiées le 15.03.2021).
Les membres de la famille disposant déjà d’un permis suisse de droit ordinaire sont libres de demander à l’Office cantonal de la population du lieu de domicile à pouvoir conserver leur permis sans l’échanger contre une carte de légitimation. En étant détenteurs d’un permis, les membres de famille sont soumis au droit suisse et ne peuvent se prévaloir de privilèges, ni d’immunités. Si les membres de la famille qui ne sont pas ressortissants de l’Union européenne ou de l’Association européenne de libre-échange optent pour la délivrance d’une carte de légitimation, ce choix est définitif et doit s’effectuer dans les deux mois qui suivent la prise de fonction du titulaire principal (cf. article 4.1 des Lignes directrices sur la délivrance des cartes de légitimation du DFAE aux fonctionnaires des organisations internationales du 15.07.2015, modifiées le 15.03.2021).
2.4 Traitement de la demande
Le membre du personnel est informé des modalités de retrait de sa carte suisse dès réception de celle-ci par le service concerné (voir paragraphe 1).
3. Demande d'attestation 'Permis Ci'
Cette demande d'attestation ("Permis Ci") pour les membres de la famille souhaitant exercer une activité lucrative en Suisse, ne peut être soumise que pour les membres de la famille qui répondent aux conditions d'attribution d'une carte de légitimation B, C, D, E ou P.
Pour l'obtenir, le demandeur doit compléter électroniquement le formulaire de demande, l'imprimer, le signer et le faire parvenir au Bureau des cartes / Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel.
L'attestation de permis Ci est ensuite directement adressée au domicile dans un délai de 3 semaines au moins, sans transiter par le CERN.
Informations complémentaires :
- Document Emploi en Suisse pour les conjoints et enfants des fonctionnaires du CERN (Service des Relations avec les Pays-Hôtes) ;
- Manuel des privilèges et immunités de la Mission suisse - information concernant les membres de la famille ;
- Pour obtenir des informations concernant les permis de travail/séjour ordinaires en Suisse veuillez contacter l'Office cantonal de la population et des migrations de Genève ou le Contrôle des habitants du canton de Vaud.
4. Renouvellement
Le membre du personnel est averti de l’expiration de sa carte par rappels automatiques avant la date d’expiration. La carte de chaque membre de la famille doit être renouvelée en même temps que celle du membre du personnel.
4.1 Justificatifs nécessaires
Le membre du personnel doit déposer les documents suivants au Service des cartes d’accès CERN (bâtiment 55/R-001) de 13h30 à 18h30 du lundi au vendredi ou au Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel (voir paragraphe 1) :
- carte de légitimation (et celle(s) des membres de la famille, si applicable) ;
- une photocopie recto-verso de chaque carte (pour la délivrance d’une copie certifiée conforme) ;
- une photocopie du passeport ou de la carte d'identité ;
- une photo récente, format passeport, si les cartes ont été établies il y a plus de 4 ans.
Le service concerné effectue un contrôle de la conformité des documents avec les passeports.
4.2 Traitement de la demande
A la remise des justificatifs, en format papier, indispensables et si nécessaire, une copie certifiée conforme de la carte de légitimation peut être remise au membre du personnel. Celle-ci ne vaut pas pour le passage de frontières au sein de l’espace Schengen.
Le dossier est envoyé aux autorités suisses pour renouvellement (délai approximatif : 2-3 semaines). Le membre du personnel est informé des modalités de retrait de sa carte suisse dès réception de celle-ci par le service concerné, selon la catégorie du membre du personnel (voir procédure paragraphe 1).
5. Déménagement de France en Suisse
En premier lieu, le membre du personnel doit enregistrer sa nouvelle adresse privée dans le formulaire Changement d'adresse locale / Change of local address sur EDH.
Le département HR se charge de communiquer à la Mission suisse les changements d'adresse privée. Toutefois, il est fortement recommandé par les autorités suisses d'annoncer son arrivée en Suisse ainsi que tout changement d'adresse dans un délai de 14 jours :
-
auprès du Contrôle de l'habitant de la commune de résidence via le site « Changer d'adresse », si le membre du personnel s'installe dans le canton de Vaud ;
-
soit par courrier auprès de l'Office cantonal de la Population et des Migrations de Genève, soit en ligne via « e-demarches » (cf. « Annoncer mon arrivée à l'OCPM » et « Annoncer mon changement d'adresse à Genève ») si le membre du personnel s'installe dans le canton de Genève.
Pour toute information concernant les formalités d'exportation/importation des effets personnels et véhicules, consulter les pages du Service Installation.
À noter : le déménagement de France en Suisse n'implique aucun changement pour la carte de légitimation du membre du personnel.
La procédure de demande initiale doit être suivie pour les membres de la famille qui remplissent les conditions d'attribution.
6. Déménagement de Suisse en France
En premier lieu, le membre du personnel doit enregistrer sa nouvelle adresse privée dans le formulaire Changement d'adresse locale / Change of local address sur EDH.
Le cas échéant, il doit déposer au Service des cartes d’accès CERN (bâtiment 55/R-001) de 13h30 à 18h30 du lundi au vendredi ou au Bureau des utilisateurs, selon la catégorie du membre du personnel (voir paragraphe 1), les cartes suisses des membres de sa famille afin de les annuler.
Le département HR se charge de communiquer à la Mission suisse les changements d'adresse privée. Toutefois, il est fortement recommandé par les autorités suisses d'annoncer son départ de Suisse ainsi que tout changement d'adresse dans un délai de 14 jours :
-
auprès du Contrôle de l'habitant de la commune de résidence avec leur carte de légitimation du DFAE, si le membre du personnel quitte le canton de Vaud ;
-
soit en envoyant le formulaire « Annonce de départ » et les pièces justificatives à l’OCPM, case postale 2652, 1211 Genève 2, soit avec un compte « e-demarches » (cf. « Annoncer mon départ à l'OCPM » ), si le membre du personnel quitte le canton de Genève. Pour plus de détails, se reporter à l'article « Arrivée en Suisse, changement de domicile et « attestation de départ » suisse » et à l'attestation de départ genevoise.
Pour les formalités liées à la carte française, voir la procédure correspondante.
Pour toute information concernant les formalités d'exportation/importation des effets personnels et véhicules, consulter les pages du Service Installation.
Une attestation de départ est indispensable pour certaines formalités liées à un départ de Suisse (douanes, compagnies d’assurances, etc.). Elle est valable deux mois et peut être délivrée au plus tôt un mois avant le départ.
Les procédures à suivre sont les suivantes :
- pour les membres du personnel quittant le canton de Genève, il est fortement recommandé :
-
d'utiliser la voie postale et d'envoyer par poste le formulaire « Annonce de départ » en joignant une photocopie de la carte de légitimation du Département fédéral des Affaires étrangères à l’Office cantonal de la population et des migrations (OCPM) de Genève, ou
- de se présenter personnellement, muni de sa carte de légitimation du Département fédéral des Affaires étrangères, à l’Office cantonal de la population et des migrations (OCPM) à Onex.
-
-
pour les membres du personnel quittant le canton de Vaud, il est fortement recommandé de :
- se présenter personnellement au Contrôle de l’habitant de la commune de résidence, muni de sa carte de légitimation du Département fédéral des Affaires étrangères.
- se présenter personnellement au Contrôle de l’habitant de la commune de résidence, muni de sa carte de légitimation du Département fédéral des Affaires étrangères.
À noter : le déménagement de Suisse en France n'implique aucun changement pour la carte de légitimation du membre du personnel.
7. Motifs de changement de carte
7.1 Promotion (pour les titulaires seulement)
L'obtention des grades 5 et 9 implique un changement de carte (sauf pour les titulaires de nationalité suisse, détenteurs de cartes S). Suite à leur promotion, les titulaires concernés sont notifiés des modalités par e-mail.
7.2 Changement de nom ou de nationalité
Tout changement de nom ou de nationalité peut impliquer un changement de carte. Il faut dans ce cas contacter le Bureau des cartes / Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel.
8. Restitution des cartes
8.1 Extinction du contrat
A l'extinction du contrat, les cartes du membre du personnel et des membres de sa famille doivent impérativement être rendues au Service des cartes d’accès CERN (bâtiment 55/R-001) de 13h30 à 18h30 du lundi au vendredi ou au Bureau des utilisateurs, selon la catégorie du membre du personnel (voir paragraphe 1).
Si nécessaire, une copie certifiée conforme peut être remise au membre du personnel.
De la restitution de ces cartes dépend l'attribution de documents émanant des autorités suisses dans le futur (titres de séjour, etc.).
IMPORTANT : les ressortissants extra-européens doivent garder leur carte de légitimation FDFA ("carte suisse") lorsqu'ils rentrent dans leurs foyers. En complément, il est recommandé d'emporter avec eux (en version imprimée ou électronique) la liste des permis de séjour permettrant d'entrer dans l'espace Schengen et de la présenter aux autorités chargées des migrations si nécessaire. Cette information est disponible dans l'Annexe 20, Partie II du Manuel Schengen (cf. pages 62 à 73). Lors de l'arrivée dans les foyers, la carte de légitimation suisse doit être retournée au Bureau des utilisateurs ou au Bureau des cartes par courrier, ou par l'intermédiaire d'un collègue se rendant au CERN.
8.2 Suite du séjour en Suisse
Les personnes désirant garder leur résidence principale en Suisse après la fin de leur contrat doivent demander un permis de séjour à l'Office cantonal de la population et des migrations de Genève ou au Contrôle des habitants du canton de Vaud.
Sous certaines conditions, un délai de courtoisie ou un délai usuel peuvent être accordés par la Mission permanente de la Suisse. Pour toute information complémentaire, les membres du personnel doivent s'adresser au Bureau des cartes / Bureau des utilisateurs, selon la catégorie du membre du personnel.
8.3 Délai de courtoisie
Les personnes soumises à visa pour séjourner en Suisse doivent quitter le territoire suisse munies de leur carte de légitimation en cours de validité et avant l’échéance du délai de courtoisie - ou délai usuel - accordé par les autorités suisses, soit 2 mois à compter de la date de fin de fonctions.
La prolongation de la carte de légitimation doit impérativement être faite un mois avant son échéance afin d’en disposer au moment du départ.
En cas de transit par un Etat de l’espace Schengen lors du voyage vers le pays de destination, la carte de légitimation doit être présentée aux contrôles de police aux frontières en même temps que le document de voyage (passeport).
Dès l'arrivée dans le pays de destination, la carte de légitimation doit être restituée à la Mission suisse, soit en la retournant au CERN, soit en la remettant à l’ambassade ou au consulat suisse sur place.
8.4 Congé spécial et absence autorisée (non rémunérée)
Les membres du personnel bénéficiant d'un congé spécial ou d'une absence autorisée (non rémunérée) doivent restituer leur carte et celle des membres de leur famille avant leur départ en congé si celui-ci dure plus de 2 mois et s'ils quittent la zone locale.
Les personnes désirant garder leur résidence principale en Suisse pendant leur congé spécial doivent demander un permis de séjour à l'Office cantonal de la population et des migrations de Genève ou au Contrôle des habitants du canton de Vaud.
| No révision | Modifications | Approuvé le |
|---|---|---|
| 1 | La prolongation doit être envisagée au plus tôt six semaines avant la date d'expiration de la carte. | 11.03.2014 |
| 2 | Prise en compte des cartes délivrées aux membres du personnel gérés par le Bureau des utilisateurs ; précision concernant le délai de courtoisie accordé lors de l'extinction du contrat. | 10.11.2014 |
| 3 | Les membres du personnel sont invités à contacter l'Office cantonal de la population de Genève afin de les informer de leur changement d'adresse. | 02.02.2016 |
| 4 | Lignes directrices sur la délivrance des cartes de légitimation du DFAE du 15 janvier 2016 | 15.01.2016 |
| 5 | Délai de courtoisie pour les personnes soumises à visa pour séjourner en Suisse. | 22.04.2016 |
| 6 | Nouvelle structure des carrières à compter du 01.09.2016. | Conseil du CERN, 17.12.2015 |
| 7 | Clarification pour les MPA rattachés à un organisme d'origine suisse. | 19.12.2017 |
| 8 | Retour de la carte suisse lors d'un congé spécial ou d'une absence autorisée (non rémunérée) de plus de 2 mois | 08.03.2019 |
| 9 | Nouveaux cas particuliers pour pour les membres de la famille détenteurs ou souhaitant détenir un permis suisse | 06.09.2019 |
| 10 | Suite à une communication de la Mission Suisse, modification de la procédure pour les vols et pertes des cartes suisses. Deux nouveaux formulaires pour la déclaration de perte ou de vol. | 12.11.2019 |
| 11 | Modification des points 5 et 6 (déménagement de France en Suisse / Suisse en France). | 14.02.2020 |
| 12 | Aucun visa n’est délivré par les autorités françaises pendant le COVID-19. | 18.05.2020 |
| 13 | Les demandes de visa de type D sont de nouveau acceptées par les autorités françaises. | 17.06.2020 |
| 14 | Ajout du formulaire pour une demande de dispense de l’obligation de restituer la carte de légitimation des enfants étudiant à l’étranger | 23.09.2020 |
| 15 | Les membres de la famille domiciliés en France ne reçoivent pas de carte suisse | 20.04.2021 |
| 16 | Si le ou les membres du personnel sont officiellement séparés ou s'ils ne vivent plus sous le même toit, ils doivent contacter hr-cards.support@cern.ch ou users.office@cern.ch selon leur statut pour vérifier l'impact sur leur(s) carte(s) familiale(s) suisse(s). | 04.06.2021 |
| 17 | Rectification du paragraphe 9.2: Les membres du personnel bénéficiant d'un congé spécial ou d'une absence autorisée (non rémunérée) doivent restituer leur carte et celle des membres de leur famille avant leur départ en congé si celui-ci dure plus de 2 mois et s'ils quittent la zone locale. | 30.06.2021 |
| 18 | Le Bureau des utilisateurs sera ouvert au public à compter du 19 juillet 2021. | 13.07.2021 |
| 19 | Transfert de la section Perte et vol dans une nouvelle procédure et ajout d'un index. | 02.08.2021 |
| 20 | Modification du paragraphe 4. Renouvellement : La prolongation de la carte suisse doit être envisagée au plus tôt quatre semaines avant la date d'expiration de la carte. | 08.11.2021 |
| 21 | Mise à jour de la procédure suite à l'intégration du Service des Cartes d'accès CERN dans le processus. | 17.03.2022 |
| 22 | Mise à jour du paragraphe 8.1 Extinction du contrat : les ressortissants extra-européens doivent garder leur carte de légitimation FDFA ("carte suisse") lorsqu'ils rentrent dans leurs foyers puis la retourner au service concerné une fois dans leurs foyers. | 12.10.2023 |
| 23 |
Suite à l'article "Arrivée en Suisse, changement de domicile et « attestation de départ » suisse", mise à jour des paragraphes 5 et 6. |
27.03.2024 |