Paiement des frais de voyage lors de l'extinction du contrat

Applicable à
General

1. Conditions préalables

Le droit au paiement des frais de voyage est défini à l'article R V 1.09 des Statut et Règlement du Personnel ainsi que dans la Circulaire administrative n° 30.

Ainsi, les conditions pour bénéficier du droit au voyage de départ sont les suivantes :

  • Titulaires, boursiers, attachés scientifiques ou étudiants engagés avant le 1er janvier 2007 (à l’exception des ex-titulaires locaux)

    • avoir ses foyers à l’extérieur d’un cercle de 20 km de rayon ayant son centre au CERN, et

    • établir son nouveau lieu de résidence à 20 km ou plus en ligne droite de l'ancien lieu de résidence, dans les deux ans suivant l'extinction du contrat;

  • Titulaires, boursiers, attachés scientifiques ou étudiants engagés à compter du 1er janvier 2007 (y compris les ex-titulaires locaux)

    • avoir ses foyers à l’extérieur d’un cercle de 70 km de rayon ayant son centre au CERN, et

    • établir son nouveau lieu de résidence à l’extérieur d’un cercle de 70 km de rayon ayant son centre au CERN, dans les deux ans suivant l'extinction du contrat;

Pour les titulaires et les boursiers, les foyers sont définis selon l'article R II 1.25 du Règlement et déterminés lors de l'établissement de leur contrat.
Pour les membres du personnel associés, les foyers sont remplacés par le lieu de résidence déterminé au moment de leur engagement.

2. Report du paiement des frais de voyage

Si le membre du personnel reste au bénéfice d'un nouveau contrat avec le CERN - sans interruption-, l'Organisation ne paie les frais de voyage d'extinction de contrat qu'une seule fois pour le membre du personnel et les membres de sa famille, selon les modalités suivantes :

  • son droit au voyage est repoussé jusqu'à ce qu'il ne soit plus au bénéfice d'un contrat d'une durée hebdomadaire de travail supérieure à 20h. A partir de ce moment là, le voyage doit être effectué dans les deux ans.

  • si la durée hebdomadaire de travail est inférieure ou égale à 20h, son voyage doit avoir lieu dans les deux ans suivant l'extinction du contrat ouvrant droit au paiement.

 

Une vue d'ensemble des conditions applicables au paiement des frais de voyage est disponible dans ce tableau.

Procédure

Le droit au voyage est déterminé par le département HR lors de l'extinction du contrat et peut être consulté par les secrétariats de département dans HRT (Menu Planning, rapports Arrival entitlements et Departure entitlements).

Il est de la responsabilité du secrétariat de département (DAO) de vérifier que l'établissement du nouveau lieu de résidence est à l'extérieur du cercle de 20 ou de 70 km, selon le règlement applicable.
Pour cela, il est possible d'utiliser la fonctionnalité Calcul de distance en ligne droite depuis le CERN.

De plus, le secrétariat de département (DAO) doit vérifier auprès du membre du personnel que son compte bancaire est toujours ouvert. Dans le cas contraire, le membre du personnel doit communiquer ses coordonnées bancaires au moyen du formulaire EDH Coordonnées bancaires / Bank details. Si son contrat s'est terminé plus de deux mois auparavant, l'ex-membre du personnel doit fournir ses coordonnées bancaires au secrétariat, qui les joindra à la Demande de remboursement de mission / Duty travel claim et le spécifiera dans les commentaires.

1. Les titulaires, boursiers et attachés scientifiques

1.1 Prestations

1.1.1 Coût du trajet

Lors de l'extinction du contrat, le coût du trajet correspond aux frais d'un voyage retour depuis le CERN jusqu'aux foyers ou jusqu'au nouveau lieu de résidence sous réserve que le montant n'excède pas celui du voyage aux foyers.

Si le voyage est organisé par le CERN via CWT, les classes de transport sont les suivantes :

  • avion : économique ou équivalent
  • train : première, wagon-lit ou couchette
  • bateau : cabine ou équivalent

Si le membre du personnel choisit d'organiser lui-même son voyage, l'Organisation paie le coût du transport public le plus économique, compte tenu du temps de voyage, jusqu’à la gare, l’aéroport ou le port le plus proche du lieu de résidence du membre du personnel.

1.1.2 Frais de transport des bagages

L’Organisation rembourse les frais de transport des bagages :

  • pour un maximum de 30 kg,
  • par fret aérien CARGO,
  • de l’aéroport de départ à celui d'arrivée.

Les membres de la famille ont également droit au remboursement de 30 kg de bagages par personne.

Pour obtenir ce remboursement, le membre du personnel doit présenter une facture acquittée du service CARGO d’une compagnie aérienne ou d’un transitaire de fret aérien éventuellement (par ex. Swiss World Cargo pour la compagnie Swiss).

Cette facture doit présenter :

  • le nombre de kg de bagages transportés,
  • l’aéroport de départ et celui d’arrivée,
  • les frais afférents aux formalités d’importation/exportation et de droits de douane, et
  • le détail de tout autre prestation supplémentaire facturée (ex : assurance spéciale, etc…).  

L'Organisation rembourse uniquement le coût du fret aérien. Ainsi, elle ne rembourse pas :

  • les frais de livraison (du ou au domicile) et d’emballage,
  • les frais afférents aux formalités d’importation/exportation et aux droits de douanes, et
  • toute autre prestation supplémentaire.

Attention, les bagages excédentaires appelés "excess luggage" enregistrés au moment du "check-in" ne rentrent pas dans la catégorie "fret aérien". Par conséquent, la surtaxe facturée par les compagnies aériennes à cet effet ne sera pas remboursée au membre du personnel.

1.2 Membres de la famille

Les frais de voyage d’extinction du contrat sont payés dans les mêmes conditions pour les membres de la famille des :

  • Titulaires ou boursiers : lorsqu’ils prennent résidence avec ces derniers dans les deux ans suivant l'extinction du contrat
  • Attachés scientifiques :
    • ayant eu un contrat d’au moins six mois ;
    • lorsqu’ils prennent résidence avec ces derniers dans les deux ans suivant l’extinction du contrat.

1.3 Paiement des frais de voyage

Lorsque le voyage est organisé par le CERN, via l'agence de voyage CWT, le membre du personnel reçoit directement les titres de transport.

L'agence de voyage adresse dans ce cas la facture au secrétariat de département (DAO) qui complète une Demande de paiement au tiers / Third-party payment request dans EDH, en renseignant les informations suivantes :

  • fournisseur = CWT
  • code budgétaire = budget du groupe (par défaut)
  • compte de débit = selon le statut du membre du personnel concerné
  • compte de crédit = CWT

Des renseignements complémentaires sont disponibles dans le Guide de référence rapide du document EDH.

Dans les autres cas, le paiement des frais de voyage se fait sur demande du membre du personnel auprès du secrétariat de son département, à son départ ou dès réception des factures acquittées (et au plus tard dans les deux ans suivant l'extinction de son contrat).

Le secrétariat de département (DAO) établit une Demande de remboursement de mission / Duty travel claim dans EDH en complétant les informations suivantes :

  • date effective = dernier jour du contrat
  • type de voyage = départ
  • itinéraire et montant du voyage

Des renseignements complémentaires sont disponibles dans le Guide de référence rapide du document EDH.

Lorsque le membre du personnel se déplace par ses propres moyens, le voyage est payé sur la base de la grille des forfaits de voyages (aller-simple) des étudiants ADMI, TECH, DOCT (01.06.2023).

Par analogie avec la procédure de voyage dans les foyers, la règle suivante doit être appliquée:

  • montant du forfait voyage étudiant pour le membre du personnel et chaque membre de sa famille âgé d'au moins 12 ans au moment du voyage,
  • 50% du montant forfaitaire étudiant pour chaque membre de sa famille âgé de moins de 12 ans au moment du voyage.

Les voyages qui sont traités au moyen de la Demande de mission / Travel request (TRVL), avec le type de voyage "autre voyage des membres du personnel associés" doivent suivre la procédure des missions et ne sont pas concernés par l'utilisation de cette grille.

2. Les étudiants (techniques, en doctorat et administratifs)

2.1 Prestations

Le voyage d'extinction du contrat des étudiants est obligatoirement payé de manière forfaitaire.

Les montants par pays sont indexés annuellement: consulter le tableau annexé au mémo intitulé Payment scheme for student travel - ADMI, DOCT, TECH (01.06.2023).

Le voyage de départ est payé jusqu'au lieu de résidence déterminé lors de l'entrée en fonctions. Dans le cas où le nouveau lieu de résidence serait différent, le forfait applicable est celui du pays de la nouvelle destination mais ne peut excéder celui d'un voyage jusqu'au lieu de résidence déterminé lors de l'entrée en fonctions.

Les frais de voyage des membres de la famille et les frais de bagages ne sont pas payés pour les étudiants.

2.2 Paiement des frais de voyage

Les remboursements se font sur demande de l'étudiant auprès du secrétariat de son département lors de son départ et au plus tard dans les deux ans suivant l'extinction de son contrat.

Vérifier dans HRT l'éligibilité au voyage de départ et l'ancien lieu de résidence de l'étudiant déterminé lors de l'entrée en fonctions.

Demander à l'étudiant quel est son nouveau lieu de résidence, c'est-à-dire le pays dans lequel l'étudiant a ou va effectivement voyager à l'extinction de son contrat.

Pour procéder au paiement forfaitaire du voyage de départ, le secrétariat de département (DAO) établit, au cours du dernier mois de contrat, une Demande de paiement de voyage pour les étudiants / Travel claim for students dans EDH en complétant les informations suivantes :

  • type du claim = voyage de départ étudiant

  • bénéficiaire = nom de l'étudiant

La date effective, les dates du contrat, l'ancien lieu de résidence (avant la prise de fonctions au CERN), le code budgétaire et le compte de débit sont affichés automatiquement dans le claim.

  • Ajouter une nouvelle position

  • Recopier dans cette nouvelle position le pays de l'ancien lieu de résidence, le code budgétaire et le compte de débit affichés dans la position de frais de voyage (= oui)

  • Introduire dans cette nouvelle position le montant applicable au pays concerné (consulter le mémo intitulé Payment scheme for student travel - ADMI, DOCT, TECH (01.06.2023) pour déterminer le bon montant)

  • Fermer la position de frais de voyage (= non).

Dans le cas où l'étudiant prend résidence et voyage dans un autre pays que son ancien lieu de résidence déterminé lors de l'entrée en fonctions, le forfait applicable est le moins élevé des deux forfaits, c'est-à-dire que le voyage de départ est payé dans la limite du forfait du pays de l'ancien lieu de résidence.

Il n'est pas nécessaire de modifier le lieu de destination dans la base de données du personnel car l'indication de l'ancien lieu de résidence déterminé lors de l'entrée en fonctions ne change pas et constitue la limite du forfait qui peut etre octroyé. Si un forfait inférieur est finalement versé, celui-ci est visible dans la Demande de paiement de voyage pour les étudiants / Travel claim for students dans EDH.

3. Les volontaires internationaux

La procédure détaillant le paiement des frais de voyage lors de l'extinction de contrat des volontaires internationaux est disponible via Volontaire International dans le cadre d’un accord avec un organisme de financement national ou international (TRNE "Programmes spéciaux").

4. Les étudiants d'été

Les frais de voyage des étudiants sont payés en une seule fois lors de l'extinction du contrat. Ce paiement est établi automatiquement de manière forfaitaire par le service responsable des étudiants d'été du département HR.

Les frais de voyage des membres de la famille et les frais de bagages ne sont pas payés pour les étudiants.

5. Attachés autres que scientifiques et utilisateurs

Les frais de voyage d'extinction du contrat peuvent être payés à la discrétion du Directeur général si les conditions préalables sont remplies selon la date d'établissement du contrat d'association et dans les limites définies au paragraphe 1.1.1.

Dans ce cas, les membres du personnel concernés doivent s'adresser à leur secrétariat de département (DAO).

Les frais de voyage des membres de la famille et les frais de bagages ne sont pas payés pour les utilisateurs et attachés autres que scientifiques.

Révisions
No révision Modifications Approuvé le
1 Suppression de la phrase : "le paiement du voyage d'extinction de contrat n'est pas accordé en cas de démission au cours de la première année de service" suite au corrigendum de la CA 30 (Rév. 2/Corr.) Septembre 2009
2 Nouveau système forfaitaire pour les voyages d'arrivée et de départ pour les étudiants 01.08.2014
3 Application du système forfaitaire à l'intégralité des étudiants, independamment de leur date d'entrée en fonctions 01.07.2016
4 Suppression délai de soumission pour les demandes de remboursement pour les étudiants 18.04.2017
5 Précision : Si le membre du personnel choisit d'organiser lui-même son voyage, l'Organisation paie le coût du transport public le plus économique, compte tenu du temps de voyage, jusqu’à la gare, l’aéroport ou le port le plus proche du lieu de résidence du membre du personnel. 31.05.2018
6 Ajout mémorandum "Payment scheme for student travel (TECH, DOCT, ADMI) - valid from 1st April 2019". 26.03.2019
7 Précision : Si le membre du personnel reste au bénéfice d'un nouveau contrat avec le CERN - sans interruption -, l'Organisation ne paie les frais de voyage d'extinction de contrat qu'une seule fois pour le membre du personnel et les membres de sa famille. 09.09.2020
8 Révision du paragraphe 1.3 avec l'utilisation de la grille des forfaits pour les étudiants lorsque le membre du personnel voyage par ses propres moyens. 15.12.2020
9 Mise à jour de la gestion des coordonnées bancaires. 06.08.2021
10 Ajout de la procédure concernant les Volontaires Internationaux 21.12.2021
11 Révision des paragraphes 2.1 et 2.2: Dans le cas où le nouveau lieu de résidence serait différent, le forfait applicable est celui du pays de la nouvelle destination mais ne peut excéder celui d'un voyage jusqu'au lieu de résidence déterminé lors de l'entrée en fonctions. 15.06.2022

Généralités

1. Conditions préalables

Le droit au paiement des frais de voyage est défini à l'article R V 1.09 des Statut et Règlement du Personnel ainsi que dans la Circulaire administrative n° 30.

Ainsi, les conditions pour bénéficier du droit au voyage de départ sont les suivantes :

  • Titulaires, boursiers, attachés scientifiques ou étudiants engagés avant le 1er janvier 2007 (à l’exception des ex-titulaires locaux)

    • avoir ses foyers à l’extérieur d’un cercle de 20 km de rayon ayant son centre au CERN, et

    • établir son nouveau lieu de résidence à 20 km ou plus en ligne droite de l'ancien lieu de résidence, dans les deux ans suivant l'extinction du contrat;

  • Titulaires, boursiers, attachés scientifiques ou étudiants engagés à compter du 1er janvier 2007 (y compris les ex-titulaires locaux)

    • avoir ses foyers à l’extérieur d’un cercle de 70 km de rayon ayant son centre au CERN, et

    • établir son nouveau lieu de résidence à l’extérieur d’un cercle de 70 km de rayon ayant son centre au CERN, dans les deux ans suivant l'extinction du contrat;

Pour les titulaires et les boursiers, les foyers sont définis selon l'article R II 1.25 du Règlement et déterminés lors de l'établissement de leur contrat.
Pour les membres du personnel associés, les foyers sont remplacés par le lieu de résidence déterminé au moment de leur engagement.

2. Report du paiement des frais de voyage

Si le membre du personnel reste au bénéfice d'un nouveau contrat avec le CERN - sans interruption-, l'Organisation ne paie les frais de voyage d'extinction de contrat qu'une seule fois pour le membre du personnel et les membres de sa famille, selon les modalités suivantes :

  • son droit au voyage est repoussé jusqu'à ce qu'il ne soit plus au bénéfice d'un contrat d'une durée hebdomadaire de travail supérieure à 20h. A partir de ce moment là, le voyage doit être effectué dans les deux ans.

  • si la durée hebdomadaire de travail est inférieure ou égale à 20h, son voyage doit avoir lieu dans les deux ans suivant l'extinction du contrat ouvrant droit au paiement.

 

Une vue d'ensemble des conditions applicables au paiement des frais de voyage est disponible dans ce tableau.

Procédure

Le droit au voyage est déterminé par le département HR lors de l'extinction du contrat et peut être consulté par les secrétariats de département dans HRT (Menu Planning, rapports Arrival entitlements et Departure entitlements).

Il est de la responsabilité du secrétariat de département (DAO) de vérifier que l'établissement du nouveau lieu de résidence est à l'extérieur du cercle de 20 ou de 70 km, selon le règlement applicable.
Pour cela, il est possible d'utiliser la fonctionnalité Calcul de distance en ligne droite depuis le CERN.

De plus, le secrétariat de département (DAO) doit vérifier auprès du membre du personnel que son compte bancaire est toujours ouvert. Dans le cas contraire, le membre du personnel doit communiquer ses coordonnées bancaires au moyen du formulaire EDH Coordonnées bancaires / Bank details. Si son contrat s'est terminé plus de deux mois auparavant, l'ex-membre du personnel doit fournir ses coordonnées bancaires au secrétariat, qui les joindra à la Demande de remboursement de mission / Duty travel claim et le spécifiera dans les commentaires.

1. Les titulaires, boursiers et attachés scientifiques

1.1 Prestations

1.1.1 Coût du trajet

Lors de l'extinction du contrat, le coût du trajet correspond aux frais d'un voyage retour depuis le CERN jusqu'aux foyers ou jusqu'au nouveau lieu de résidence sous réserve que le montant n'excède pas celui du voyage aux foyers.

Si le voyage est organisé par le CERN via CWT, les classes de transport sont les suivantes :

  • avion : économique ou équivalent
  • train : première, wagon-lit ou couchette
  • bateau : cabine ou équivalent

Si le membre du personnel choisit d'organiser lui-même son voyage, l'Organisation paie le coût du transport public le plus économique, compte tenu du temps de voyage, jusqu’à la gare, l’aéroport ou le port le plus proche du lieu de résidence du membre du personnel.

1.1.2 Frais de transport des bagages

L’Organisation rembourse les frais de transport des bagages :

  • pour un maximum de 30 kg,
  • par fret aérien CARGO,
  • de l’aéroport de départ à celui d'arrivée.

Les membres de la famille ont également droit au remboursement de 30 kg de bagages par personne.

Pour obtenir ce remboursement, le membre du personnel doit présenter une facture acquittée du service CARGO d’une compagnie aérienne ou d’un transitaire de fret aérien éventuellement (par ex. Swiss World Cargo pour la compagnie Swiss).

Cette facture doit présenter :

  • le nombre de kg de bagages transportés,
  • l’aéroport de départ et celui d’arrivée,
  • les frais afférents aux formalités d’importation/exportation et de droits de douane, et
  • le détail de tout autre prestation supplémentaire facturée (ex : assurance spéciale, etc…).  

L'Organisation rembourse uniquement le coût du fret aérien. Ainsi, elle ne rembourse pas :

  • les frais de livraison (du ou au domicile) et d’emballage,
  • les frais afférents aux formalités d’importation/exportation et aux droits de douanes, et
  • toute autre prestation supplémentaire.

Attention, les bagages excédentaires appelés "excess luggage" enregistrés au moment du "check-in" ne rentrent pas dans la catégorie "fret aérien". Par conséquent, la surtaxe facturée par les compagnies aériennes à cet effet ne sera pas remboursée au membre du personnel.

1.2 Membres de la famille

Les frais de voyage d’extinction du contrat sont payés dans les mêmes conditions pour les membres de la famille des :

  • Titulaires ou boursiers : lorsqu’ils prennent résidence avec ces derniers dans les deux ans suivant l'extinction du contrat
  • Attachés scientifiques :
    • ayant eu un contrat d’au moins six mois ;
    • lorsqu’ils prennent résidence avec ces derniers dans les deux ans suivant l’extinction du contrat.

1.3 Paiement des frais de voyage

Lorsque le voyage est organisé par le CERN, via l'agence de voyage CWT, le membre du personnel reçoit directement les titres de transport.

L'agence de voyage adresse dans ce cas la facture au secrétariat de département (DAO) qui complète une Demande de paiement au tiers / Third-party payment request dans EDH, en renseignant les informations suivantes :

  • fournisseur = CWT
  • code budgétaire = budget du groupe (par défaut)
  • compte de débit = selon le statut du membre du personnel concerné
  • compte de crédit = CWT

Des renseignements complémentaires sont disponibles dans le Guide de référence rapide du document EDH.

Dans les autres cas, le paiement des frais de voyage se fait sur demande du membre du personnel auprès du secrétariat de son département, à son départ ou dès réception des factures acquittées (et au plus tard dans les deux ans suivant l'extinction de son contrat).

Le secrétariat de département (DAO) établit une Demande de remboursement de mission / Duty travel claim dans EDH en complétant les informations suivantes :

  • date effective = dernier jour du contrat
  • type de voyage = départ
  • itinéraire et montant du voyage

Des renseignements complémentaires sont disponibles dans le Guide de référence rapide du document EDH.

Lorsque le membre du personnel se déplace par ses propres moyens, le voyage est payé sur la base de la grille des forfaits de voyages (aller-simple) des étudiants ADMI, TECH, DOCT (01.06.2023).

Par analogie avec la procédure de voyage dans les foyers, la règle suivante doit être appliquée:

  • montant du forfait voyage étudiant pour le membre du personnel et chaque membre de sa famille âgé d'au moins 12 ans au moment du voyage,
  • 50% du montant forfaitaire étudiant pour chaque membre de sa famille âgé de moins de 12 ans au moment du voyage.

Les voyages qui sont traités au moyen de la Demande de mission / Travel request (TRVL), avec le type de voyage "autre voyage des membres du personnel associés" doivent suivre la procédure des missions et ne sont pas concernés par l'utilisation de cette grille.

2. Les étudiants (techniques, en doctorat et administratifs)

2.1 Prestations

Le voyage d'extinction du contrat des étudiants est obligatoirement payé de manière forfaitaire.

Les montants par pays sont indexés annuellement: consulter le tableau annexé au mémo intitulé Payment scheme for student travel - ADMI, DOCT, TECH (01.06.2023).

Le voyage de départ est payé jusqu'au lieu de résidence déterminé lors de l'entrée en fonctions. Dans le cas où le nouveau lieu de résidence serait différent, le forfait applicable est celui du pays de la nouvelle destination mais ne peut excéder celui d'un voyage jusqu'au lieu de résidence déterminé lors de l'entrée en fonctions.

Les frais de voyage des membres de la famille et les frais de bagages ne sont pas payés pour les étudiants.

2.2 Paiement des frais de voyage

Les remboursements se font sur demande de l'étudiant auprès du secrétariat de son département lors de son départ et au plus tard dans les deux ans suivant l'extinction de son contrat.

Vérifier dans HRT l'éligibilité au voyage de départ et l'ancien lieu de résidence de l'étudiant déterminé lors de l'entrée en fonctions.

Demander à l'étudiant quel est son nouveau lieu de résidence, c'est-à-dire le pays dans lequel l'étudiant a ou va effectivement voyager à l'extinction de son contrat.

Pour procéder au paiement forfaitaire du voyage de départ, le secrétariat de département (DAO) établit, au cours du dernier mois de contrat, une Demande de paiement de voyage pour les étudiants / Travel claim for students dans EDH en complétant les informations suivantes :

  • type du claim = voyage de départ étudiant

  • bénéficiaire = nom de l'étudiant

La date effective, les dates du contrat, l'ancien lieu de résidence (avant la prise de fonctions au CERN), le code budgétaire et le compte de débit sont affichés automatiquement dans le claim.

  • Ajouter une nouvelle position

  • Recopier dans cette nouvelle position le pays de l'ancien lieu de résidence, le code budgétaire et le compte de débit affichés dans la position de frais de voyage (= oui)

  • Introduire dans cette nouvelle position le montant applicable au pays concerné (consulter le mémo intitulé Payment scheme for student travel - ADMI, DOCT, TECH (01.06.2023) pour déterminer le bon montant)

  • Fermer la position de frais de voyage (= non).

Dans le cas où l'étudiant prend résidence et voyage dans un autre pays que son ancien lieu de résidence déterminé lors de l'entrée en fonctions, le forfait applicable est le moins élevé des deux forfaits, c'est-à-dire que le voyage de départ est payé dans la limite du forfait du pays de l'ancien lieu de résidence.

Il n'est pas nécessaire de modifier le lieu de destination dans la base de données du personnel car l'indication de l'ancien lieu de résidence déterminé lors de l'entrée en fonctions ne change pas et constitue la limite du forfait qui peut etre octroyé. Si un forfait inférieur est finalement versé, celui-ci est visible dans la Demande de paiement de voyage pour les étudiants / Travel claim for students dans EDH.

3. Les volontaires internationaux

La procédure détaillant le paiement des frais de voyage lors de l'extinction de contrat des volontaires internationaux est disponible via Volontaire International dans le cadre d’un accord avec un organisme de financement national ou international (TRNE "Programmes spéciaux").

4. Les étudiants d'été

Les frais de voyage des étudiants sont payés en une seule fois lors de l'extinction du contrat. Ce paiement est établi automatiquement de manière forfaitaire par le service responsable des étudiants d'été du département HR.

Les frais de voyage des membres de la famille et les frais de bagages ne sont pas payés pour les étudiants.

5. Attachés autres que scientifiques et utilisateurs

Les frais de voyage d'extinction du contrat peuvent être payés à la discrétion du Directeur général si les conditions préalables sont remplies selon la date d'établissement du contrat d'association et dans les limites définies au paragraphe 1.1.1.

Dans ce cas, les membres du personnel concernés doivent s'adresser à leur secrétariat de département (DAO).

Les frais de voyage des membres de la famille et les frais de bagages ne sont pas payés pour les utilisateurs et attachés autres que scientifiques.

Révisions

No révision Modifications Approuvé le
1 Suppression de la phrase : "le paiement du voyage d'extinction de contrat n'est pas accordé en cas de démission au cours de la première année de service" suite au corrigendum de la CA 30 (Rév. 2/Corr.) Septembre 2009
2 Nouveau système forfaitaire pour les voyages d'arrivée et de départ pour les étudiants 01.08.2014
3 Application du système forfaitaire à l'intégralité des étudiants, independamment de leur date d'entrée en fonctions 01.07.2016
4 Suppression délai de soumission pour les demandes de remboursement pour les étudiants 18.04.2017
5 Précision : Si le membre du personnel choisit d'organiser lui-même son voyage, l'Organisation paie le coût du transport public le plus économique, compte tenu du temps de voyage, jusqu’à la gare, l’aéroport ou le port le plus proche du lieu de résidence du membre du personnel. 31.05.2018
6 Ajout mémorandum "Payment scheme for student travel (TECH, DOCT, ADMI) - valid from 1st April 2019". 26.03.2019
7 Précision : Si le membre du personnel reste au bénéfice d'un nouveau contrat avec le CERN - sans interruption -, l'Organisation ne paie les frais de voyage d'extinction de contrat qu'une seule fois pour le membre du personnel et les membres de sa famille. 09.09.2020
8 Révision du paragraphe 1.3 avec l'utilisation de la grille des forfaits pour les étudiants lorsque le membre du personnel voyage par ses propres moyens. 15.12.2020
9 Mise à jour de la gestion des coordonnées bancaires. 06.08.2021
10 Ajout de la procédure concernant les Volontaires Internationaux 21.12.2021
11 Révision des paragraphes 2.1 et 2.2: Dans le cas où le nouveau lieu de résidence serait différent, le forfait applicable est celui du pays de la nouvelle destination mais ne peut excéder celui d'un voyage jusqu'au lieu de résidence déterminé lors de l'entrée en fonctions. 15.06.2022
Dernière mise à jour: 05.09.2023
Date de création: 01.09.2009
Accès: public

Documents de référence

Statut et Règlement du personnel
Circulaire administrative n° 30 (Rév. 4 - octobre 2022) : Prestations financières lors de l'entrée en fonctions et de l'extinction du contrat
Payment scheme for student travel - ADMI, DOCT, TECH (01.06.2022)
Payment scheme for student travel - ADMI, DOCT, TECH, Graduates (01.06.2023)

Autres procédures

Paiement des frais de voyage lors de l'entrée en fonctions

Documents utiles

Tableau récapitulatif des conditions applicables au paiement des frais de voyage lors de l'entrée en fonctions (arrivée) et lors de l'extinction du contrat (départ)
Demande de mission / Travel request
Demande de mission / Travel request
Demande de remboursement pour voyages d’arrivée et de départ / Arrival and Departure claim
Demande de remboursement pour voyages d’arrivée et de départ / Arrival and Departure claim
Demande de paiement de voyage pour les étudiants / Travel claim for students
Demande de paiement de voyage pour les étudiants / Travel claim for students
Demande de paiement au tiers / Third-party payment request
Demande de paiement au tiers / Third-party payment request
Comment calculer les distances à vol d'oiseau

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