Créances fournisseurs, facturation et paiement (Équipes et Collaborations)

Applicable à :  Autres personnes concernées, Membres du personnel

Généralités

Le CERN émet deux types de factures : les factures périodiques et les appels de fonds (RFF).

  • Les factures périodiques sont des factures émises automatiquement utilisées pour les Third-Party Accounts qui fonctionnent par remboursements, c’est-à-dire pour lesquels le CERN avance les fonds et l’institut rembourse en réglant les factures. Cela concerne généralement les Visiting Research Team Account.
  • Les appels de fonds sont des factures créées manuellement avec le formulaire RFF dans EDH. Leur but est d’alimenter le Third-Party Account avant que les dépenses n’aient lieu. Elles sont en général utilisées pour les Collaboration Accounts. 

Il n'est pas autorisé de transférer des fonds à un Third-Party Account sans facture. Le règlement des factures doit être effectué par virement bancaire et doit mentionner les références des factures concernées.

Le département FAP est le seul habilité à recevoir les produits, à établir les factures (incluant les factures « pro forma » , à l'exception des services autorisés), et à établir des reçus (sur demande).

Procédure

1. Facturation

1.1. Factures périodiques

Les factures périodiques visent à recouvrer les fonds avancés par le CERN sur un Third-Party Account. Elles listent les dépenses effectuées par le CERN au nom de l’institut. Bien qu’elles soient principalement destinées aux Visiting Research Third-Party Accounts, elles peuvent également être utilisées sur certains Collaboration Accounts ou Special Fund Accounts lorsqu’accordé par la section des équipes de visiteurs scientifiques et collaborations (FAP-EF-TC).

a) Emission et rappels

Les factures périodiques sont générées automatiquement et envoyées après chaque clôture comptable mensuelle, sauf dans les cas suivants :

  • Les dépenses cumulées depuis la dernière facture sont inférieures à 500 CHF (de janvier à novembre) ;
  • Le solde du Third-Party Account est positif grâce à des avances de fonds (voir ci-dessous le paragraphe concernant les RFF).

En cas d’impayé, le gestionnaire du Third-Party Account et le service de comptabilité fournisseurs reçoivent une notification par courriel listant les factures concernées.

Pour permettre au CERN de continuer à proposer ses services, les instituts sont appelés à régler les factures sous 30 jours. Si le Third-Party Account présente un solde négatif et les factures ne sont pas réglées, les futures dépenses peuvent être refusées. Le CERN se réserve le droit de suspendre ou clore un Third-Party Account pour lequel des factures sont impayées.

À noter : sous certaines conditions, il est possible que les factures soient réglées directement par un organisme gouvernemental au lieu de l’institut. Un justificatif écrit est alors nécessaire, ainsi que la preuve que les fonds sont garantis (ex. un accord entre le gouvernement et l’institut). La responsabilité du contrôle du Third-Party Account et du reporting reste néanmoins celle de l’institut et de ses représentants.
L’institut reste l’unique débiteur légal jusqu’au paiement des factures adressées à un organisme gouvernemental.

b) Envoi et archivage des factures

Le gestionnaire de Third-Party Account et le service de comptabilité fournisseurs reçoivent une notification par courriel lors de l’émission d’une nouvelle facture périodique, avec la ou les factures concernées en pièce jointe et le solde du Third-Party Account. Les factures sont également publiées et archivées dans AISMedia.

Le service de comptabilité fournisseurs n’a pas besoin d’avoir un compte informatique CERN actif pour recevoir les factures. Plus d’information sur la procédure des Rôles, droits d'accès et de signature (Équipes et Collaborations).

L’état du paiement des factures est publié sur AISMedia, sous la rubrique « Statement of account ». Il peut aussi être suivi au quotidien par le gestionnaire du Third-Party Account au moyen de l'outil CET (« CERN Expenditure Tracking »), en consultant le tableau des transactions sur le Third-Party Account

Pour consulter les archives des factures, il faut cliquer sur « Invoices », ce qui donne accès à la liste des factures électroniques pour l'année en cours. Les factures des années précédentes sont visibles sous « Archive », comme le montre l'image ci-dessous :

Cliquer sur le numéro de facture pour voir la facture électronique au format .pdf :

Il est également possible d’accéder aux factures à partir de l'application CET, en cliquant sur l'icône verte représentant des billets (et non sur l’hyperlien en bleu).

c) Détails des montants facturés

Les factures périodiques résument les dépenses effectuées sur le Third-Party Account depuis l'envoi de la dernière facture. Le gestionnaire de Third-Party Account a accès aux détails des montants refacturés via plusieurs applications financières :

Dans certains cas, les factures originales reçues des fournisseurs externes peuvent être consultées directement dans CET. Un symbole orange apparaît alors dans la colonne « Document number » (voir capture d'écran ci-dessous). Il faut cliquer sur cette icône orange pour accéder à la facture du fournisseur. 

Si la colonne « Document number » n'apparaît pas dans CET, il faut s'assurer que la case correspondante est cochée sous le bouton « Columns » (en haut à droite dans la capture d'écran ci-dessous).

 

S'il n'est pas possible de trouver la facture d’un fournisseur, ou si des clarifications supplémentaires sont nécessaires à propos des factures de fournisseurs externes reçues par le CERN, il faut contacter accounts-payable@cern.ch.
En cas de questions sur les factures envoyées par le CERN, il appartient au gestionnaire du Third-Party Account de fournir à l'organisme de financement les informations requises.

1.2 Appels de fonds (RFF)

Les appels de fonds (RFF) servent à alimenter le Third-Party Account avant que les dépenses n’aient lieu. Ils sont créés dans EDH et sont approuvés par la section des équipes de visiteurs scientifiques et collaborations.
Pour l’émission d’un RFF, voir la documentation technique.

Les paragraphes ci-dessous décrivent les différents cas dans lesquels des appels de fonds externes sont utilisés au CERN :

a) Sur les Collaboration Accounts

Les appels de fonds externes sont utilisés principalement pour les collaborations de recherche financées par des sources multiples. Les montants dus doivent être précisés dans les documents officiels des collaborations, comme les mémorandums d'accord ou les protocoles des comités d'examen des ressources.

Il appartient au coordinateur des ressources de la collaboration d'émettre les appels de fonds et de contacter le débiteur en cas d’impayé. Sur demande, la section des équipes de visiteurs scientifiques et collaborations peut également envoyer des rappels.

b) Sur les fonds spéciaux

L’accord justifiant l’utilisation d’un Third-Party Account à fonds spéciaux peut établir des conditions de facturation incompatibles avec l’utilisation de factures périodiques. Il peut s’agir, par exemple, des cas où le CERN demande que le Third-Party Account soit toujours positif (au moyen de paiements d’avance), ou, plus généralement, des accords pour lesquels le profil des dépenses et le plan de facturation sont décorrélés. 

Lorsque l’accord n’établit pas de plan de facturation fixe (par exemple, il définit que le Third-Party Account doit être toujours positif sans préciser quand les facturations ont lieu exactement), les appels de fonds sont créés par le gestionnaire du Third-Party Account ou la personne de contact au CERN identifiée dans l’accord. Lorsque le plan de facturation est clairement défini dans l’accord, celui-ci est enregistré en comptabilité avec un numéro de contrat, et les factures sont émises par la section des équipes de visiteurs scientifiques et collaborations.

La section des équipes de visiteurs scientifiques et collaborations peut également envoyer des rappels en cas d’impayé, sur demande.

Toutes les factures établies sur un Third-Party Account à fonds spéciaux doivent être destinées à une partie de l’accord, et prévues dans ce dernier. Aucune vente (d’équipement, de matériel, de service, etc.) n’est autorisée.

Les règles financières applicables Visiting Research Team Accounts s’appliquent aux Third-Party Accounts à fonds spéciaux sur lesquels le CERN ne contribue pas financièrement.

Lorsque le CERN participe au financement du Third-Party Account à fonds spéciaux, les règles financières des codes budgétaires CERN s’appliquent par analogie. En conséquence, les accords établissant un Third-Party Account à fonds spéciaux avec cofinancement du CERN ne peuvent pas être contradictoires au règlement financier du CERN.

c) Sur les Visiting Research Team Accounts 

Les Visiting Research Team Accounts sont établis de façon à être facturés automatiquement par des factures périodiques (voir 1.1.a) et ne nécessitent généralement pas l’utilisation d’appels de fonds (RFF). Toutefois, il arrive que des instituts souhaitent transférer des fonds d’avance afin de réduire le nombre de factures et paiements à traiter chaque année.

L’utilisation de RFF est autorisée sous réserve que le solde positif résultant du paiement d’avance n’excède pas le montant estimé d’une année de dépenses (c'est-à-dire le budget annuel de l’année en cours).

Il est interdit d’accumuler des fonds sur un Visiting Research Team Account. Le CERN se réserve le droit de refuser ou retourner à l’institut des fonds lorsque le solde du Third-Party Account excède le montant prévu d’une année de dépenses.

En général, aucun rappel n’est envoyé en cas de non-paiement de RFF sur un Visiting Research Team Account, celui-ci étant émis sur initiative de l’institut.

À noter : aucune facture périodique n’est envoyée entre janvier et novembre lorsqu’un paiement d’avance a été effectué et qu’aucune note de crédit n’a été émise. Aucun règlement n’est attendu lorsque le solde du Visiting Research Team Account est positif.

Les Third-Party Accounts ne peuvent pas être utilisés pour outrepasser les règles financières nationales ou internationales, telles que les règlements européens sur les taxes ou la lutte contre le blanchiment d’argent. En conséquence :

  • Toutes les factures en provenance d’un Visiting Research Team Account doivent être destinées à l’institut qui l'a ouvert (voir 1.1.a).
  • Seul l’institut ayant ouvert le Visiting Research Team Account peut y allouer des fonds.
  • Les instituts ne peuvent établir de facture en leur nom (c'est-à-dire avec l’en-tête de l’institut) qui prévoit un paiement sur un Visiting Research Team Account.
  • Les instituts ne peuvent établir de facture en leur nom (c'est-à-dire avec l’en-tête de l’institut) qui demande un règlement sur un compte bancaire du CERN.
  • Aucune vente n’est autorisée sur un Visiting Research Team Account. Dans le cas d’une vente de biens achetés au moyen des fonds d’un Visiting Research Team Account, le gestionnaire du Third-Party Account doit contacter au préalable la section des équipes de visiteurs scientifiques et collaborations.
  • Aucune transaction financière (y compris les TIDs) n’est autorisée entre deux Visiting Research Team Account d’instituts différents, à moins qu'elles ne visent à corriger une erreur dans le compte utilisé pour une transaction antérieure.
    À noter : les transactions entre deux Third-Party Accounts d’un même institut sont autorisées si la transaction est validée par les deux gestionnaires de Third-Party Account.
  • Aucun fonds du CERN ne peut être transféré sur un Visiting Research Team Account, avec ou sans facture.
d) Sur un code budgétaire du CERN

 Les règles régissant l’émission d'appel de fonds sur les codes budgétaires du CERN sont établies dans la procédure Produits des ventes de biens et de services par le CERN (appel de fonds externe - RFF).

2. Règlement des factures

2.1 Transfert bancaire

Tout paiement en faveur du CERN doit correspondre à une facture.

Les factures doivent être réglées sous 30 jours par transfert bancaire, en francs suisses ou dans la devise stipulée sur la facture. Les paiements par chèque ne sont pas souhaités.

Il est recommandé de grouper les paiements pour diminuer les frais bancaires.

Les références des factures doivent être mentionnées dans tout règlement et dans toute correspondance avec le CERN.

2.2 Coordonnées bancaires et devises

Les coordonnées bancaires sont indiquées sur la facture. Le CERN disposant de plusieurs comptes bancaires dans différentes devises, il est demandé aux instituts et organismes de financement de veiller à payer dans la devise et sur le compte bancaire stipulés sur la facture. Un règlement dans une autre devise que celle du compte est converti par la banque et peut résulter en une perte de change ou des frais bancaires pour l’institut ou l’organisme de financement.

La devise officielle du CERN est le franc suisse. En conséquence, tous les montants sont reportés en francs suisses. 

Les factures périodiques sont toujours émises en francs suisses. Les RFF peuvent être émis dans d’autres devises, et le paiement est alors attendu dans la même devise. Dans le cas d’un paiement reçu dans une autre devise que celle de la facture, le montant est converti en francs suisses selon les règles comptables internes du CERN. Le risque de change est supporté uniquement par les instituts et les organismes de financement.

3. Exonération de TVA

Pour plus d'information concernant la TVA CERN : 

Révisions 

No révision Modifications Approuvé le
1 La description technique pour initier un RFF a été déplacée dans la procédure "Produits des ventes de biens et de services par le CERN (appel de fonds externe - RFF)".   20.06.2016
2 Clarification Généralités et ajout 1.2. c) Paiements d’avance pour les team accounts de visiteurs scientifiques. 18.05.2017
3 Mise à jour 3.2 Exonération de TVA 06.10.2017
4 Révision complète de la procédure 17.01.2018
5 Remplacement du terme Team Account par Third-Party Account 1.10.2019
6 Le département FAP est le seul habilité à recevoir les produits, à établir les factures (incluant les factures « pro forma » , à l'exception des services autorisés), et à établir des reçus (sur demande). 14.05.2020