Créances fournisseurs, facturation et paiement (Équipes et Collaborations)

Applicable à :  Autres personnes concernées, Membres du personnel

Généralités

Le CERN émet deux types de factures : les factures mensuelles régulières (FC) et les appels de fonds (RFF) selon le type de team account. Il n'est pas autorisé de transférer des fonds à un team account sans facture.

Procédure

1. Facturation

1.1. Factures mensuelles (FC)

a) Pour les team accounts de visiteurs scientifiques

Les factures FC résument les dépenses payées par le CERN pour le compte de l'organisme de financement. Les factures sont normalement créées chaque mois, pour autant que les dépenses engagées depuis la dernière facture aient atteint un certain montant. Les team accounts enregistrant peu de transactions peuvent par conséquent recevoir des factures moins souvent.
Afin de permettre au CERN de continuer à fournir ce service, il est important que les montants dus soient payés par les organismes de financement dans un délai de 30 jours.

b) Envoi et archivage des factures

Le gestionnaire de team account et l'administrateur des factures (s'il y en a un enregistré) recevront une notification par courrier électronique lors de l’émission d’une nouvelle facture FC, avec la ou les factures concernées en pièce jointe.
Les administrateurs des factures n’ont pas besoin d’avoir un compte informatique CERN actif s'ils doivent uniquement recevoir les factures à payer. Pour modifier la liste des personnes ou des adresses électroniques recevant les notifications des factures, se référer aux procédures pour l'enregistrement et les droits d'accès.

Les factures sont également publiées et archivées dans AIS Media : https://aismedia.cern.ch/aismedia/AisMedia?node_id=3

L’état du paiement des factures est régulièrement publié sur AIS Media, sous « Statement of account ». L’état du paiement des factures mensuelles peut aussi être suivi au quotidien, au moyen de l'outil CET (« CERN Expenditure Tracking »), en consultant le tableau des transactions de trésorerie. Le gestionnaire de team account a également accès à AIS Media. La page web contenant les factures est accessible même si aucun courrier électronique n'a été reçu. Il arrive parfois que les courriers électroniques ne soient pas délivrés, par exemple en raison d'une boîte de réception ayant atteint sa limite, d'un filtre anti-spams, etc.

Pour consulter les archives des factures, cliquez sur « Invoices », ce qui donne accès à la liste des factures électroniques pour l'année en cours. Les factures des années précédentes sont visibles sous « Archive », comme le montre l'image ci-dessous :

Cliquer sur le numéro de facture pour voir la facture électronique au format .pdf :

Il est également possible d’accéder aux factures à partir de l'application CET, en cliquant sur l'icône verte représentant des billets (et non sur l’hyperlien en bleu).

c) Détails des montants facturés

Les factures résument les dépenses effectuées sur le team account depuis l'envoi de la dernière facture. Le gestionnaire de team account a accès aux détails des montants refacturés via plusieurs applications financières :

Dans certains cas, les factures originales reçues des fournisseurs externes peuvent être consultées directement dans CET. Un symbole orange apparaît alors dans la colonne « Document number » (voir capture d'écran ci-dessous). Cliquez sur cette icône orange pour accéder à la facture du fournisseur.

Si la colonne « Document number » n'apparaît pas dans CET, assurez-vous que la case correspondante est cochée sous le bouton « Columns » (en haut à droite dans la capture d'écran ci-dessous).

 

S'il n'est pas possible de trouver la facture d’un fournisseur, ou si des clarifications supplémentaires sont nécessaires à propos des factures reçues par le CERN de fournisseurs externes, contactez accounts-payable@cern.ch.
En cas de questions sur les factures envoyées par le CERN, il appartient au gestionnaire de team account de fournir à l'organisme de financement les informations requises.

1.2 Appels de fonds (RFF)

Des informations générales sur les appels de fonds externes sont disponibles dans la procédure « Produits des ventes de biens et de services par le CERN (appel de fonds externe - RFF) »
Pour l’émission d’un RFF, voir la documentation technique.

Les paragraphes ci-dessous décrivent les différents cas dans lesquels des appels de fonds externes sont utilisés au CERN :

a) Collaborations (team accounts)

Les appels de fonds externes sont utilisés principalement pour les collaborations de recherche financées par des sources multiples. Les montants dus doivent être précisés dans les documents officiels des collaborations, comme les mémorandums d'accord ou les protocoles des comités d'examen des ressources. Il appartient au coordinateur des ressources de la collaboration d'émettre l'appel de fonds.

b) Paiements d'avance pour les fonds et accords spéciaux (team accounts)

Dans certains cas, les appels de fonds peuvent être utilisés pour payer des « fonds d'avance », avant que la dépense correspondante ait été engagée. Cette possibilité est particulièrement pertinente si le CERN accepte ou demande qu'un montant initial soit placé sur un team account lors de son ouverture. Si les factures mensuelles sont ensuite payées de façon régulière, ce montant est conservé comme « filet de sécurité ». Des conditions ou des intervalles de facturation spéciaux peuvent également être définis dans des accords ou protocoles distincts. Les appels de fonds sont dans ce cas normalement émis par le gestionnaire de team account ou par la personne de contact du CERN prévue dans l'accord. Les paiements d'avance accordés ne doivent généralement pas être supérieurs aux dépenses annuelles estimées.
À noter que les team accounts ouverts en tant que team accounts de visiteurs sont conçus pour fonctionner avec des factures FC mensuelles, et ne devraient normalement pas utiliser de factures RFF.

c) Paiements d’avance pour les team accounts de visiteurs scientifiques

Les team accounts de visiteurs scientifiques sont établis de façon à être facturés automatiquement par des factures FC (voir 1.1.a) et ne nécessitent généralement pas l’usage d’appels de fonds (RFF). En revanche, l’usage de RFF est toléré sous réserve que le solde positif résultant du paiement d’avance n’excède pas le montant estimé des dépenses de l’années en cours (i.e. le budget annuel). Dans ce cas, les factures FC détaillant les dépenses encourues sur le team account continueront à être envoyées mais seront considérées comme soldées par le paiement d’avance.

Il n’est pas permis d’accumuler des fonds sur un team account de visiteurs scientifiques. Le CERN se réserve le droit de retourner des fonds à l’organisme de financement lorsque le solde du team account excède le montant estimé des dépenses annuelles.

d) Ventes CERN (codes budgétaires CERN)

L'appel de fonds (voir procédure « Produits des ventes de biens et de services par le CERN (appel de fonds externe - RFF) ») est émis par le service Comptabilité générale en fonction de l'ordre ou du contrat de vente, ou par la personne du CERN chargée du suivi du contrat.

e) Recouvrement de fonds par les départements du CERN (codes budgétaires CERN)

L'appel de fonds est émis par le DPO du département du CERN concerné, par le contact technique CERN pour les contrats de service ou par la section Comptabilité générale. Ces RFF sont utilisés principalement pour recouvrer des dépenses d'entreprises travaillant sur le domaine du CERN.

2. Rappels et retards de paiement

2.1 Factures mensuelles

Les dépenses à payer sont facturées chaque mois sur les team accounts. Le gestionnaire de team account et l'administrateur des factures recevront un courrier électronique contenant la facture au format .pdf. Les factures sont également disponibles sur AISMedia (https://aismedia.cern.ch/aismedia/AisMedia?node_id=3), et il est possible de les imprimer ou de les sauvegarder au format .pdf (voir « Facturation » plus haut). Les factures doivent normalement être payées dans les 30 jours.

Une analyse de la situation des factures impayées sur les team accounts est menée régulièrement. Le gestionnaire de team account et l'administrateur des factures recevront par voie électronique une lettre récapitulant les factures impayées.

Lorsque des factures restent impayées pendant une longue période, le gestionnaire de team account et l'administrateur des factures en sont informés et le team account est suspendu temporairement jusqu'à ce que le paiement ait été effectué. Lorsqu’un compte est suspendu, les services sur site (par ex. appels téléphoniques externes, commandes, etc.) cessent avec effet immédiat.

2.2 Appels de fonds

Des rappels sont envoyés à la demande de l'entité ayant émis le RFF.

3. Virements bancaires et paiements par chèque

3.1 Généralités

Les factures doivent être payées dans les 30 jours, en francs suisses ou dans la monnaie indiquée sur la facture.
Les paiements doivent si possible être groupés, afin d'éviter les frais bancaires.
Le ou les numéros de référence de la facture et le numéro de team account doivent être indiqués sur tous les paiements et toute la correspondance associée.

3.2 Exonération de TVA

Le CERN, Organisation européenne pour la recherche nucléaire, est une organisation intergouvernementale ayant le statut diplomatique, et n'est à ce titre assujetti à aucune taxe sur la valeur ajoutée (TVA), ni en Suisse ni en France.

Toutefois, le CERN figure dans les registres du commerce français et suisse, sous les numéros suivants:

  • France, SIRET           394 610 661 000 16
  • Suisse, IDE               CHE-108.967.751

3.3 Virements bancaires/paiements par chèque

L'utilisation de virements bancaires est fortement recommandée.
Les paiements par chèque doivent être évités autant que possible, car le temps de traitement est long, compliqué et très sensible. Il n'est pas certain que le CERN continue à accepter les paiements par chèque à l'avenir.

3.4 Coordonnées bancaires du CERN

Toutes les coordonnées bancaires sont indiquées sur la facture. Le CERN ayant plusieurs comptes en banque dans différentes monnaies, il est très important de payer dans la monnaie de la facture et sur le compte bancaire indiqué. Payer en francs suisses sur un compte en euros, ou en dollars des États-Unis sur un compte en francs suisses, peut entraîner des pertes de change ou des frais bancaires importants.
Tout paiement au CERN doit correspondre à une facture (FC ou RFF) émise par le département Finances et processus administratifs du CERN.

Révisions 

No révision Modifications Approuvé le
1 La description technique pour initier un RFF a été déplacée dans la procédure "Produits des ventes de biens et de services par le CERN (appel de fonds externe - RFF)".   20.06.2016
2 Clarification Généralités et ajout 1.2. c) Paiements d’avance pour les team accounts de visiteurs scientifiques. 18.05.2017