Enregistrement d’un Team Account (Équipes et Collaborations)

Applicable à :  Autres personnes concernées, Membres du personnel

Généralités

Un Team Account (compte de tiers) est un centre de frais utilisé pour enregistrer les dépenses de tiers au CERN et les financements externes correspondants.

Les entrées comptables sont faites pour le compte et au bénéfice de la Collaboration ou de l’institut requérant. Les transactions n’apparaissent pas dans le budget annuel du CERN. En conséquence, les Team Accounts ne peuvent pas être utilisés pour les activités centrales du CERN mais uniquement pour des activités professionnelles de tiers se déroulant sur le site du CERN et dans le cadre d’une expérience "approuvée" ou "reconnue".
Les instituts de recherche qui participent activement à une expérience au CERN peuvent demander l'ouverture d'un Team Account, de manière indépendante ou conjointement avec d'autres équipes. Ils doivent être enregistrés au préalable dans le Greybook ou être partie d’un accord avec le CERN.

Les projets financés par des fonds externes qui ne sont pas éligibles à l’ouverture d’un Team Account sont sujets aux règles relatives aux External Contributions and Fundraising.

Le Règlement du CERN, y compris les règles financières, s’appliquent par défaut à l’ensemble des Team Accounts et des membres du personnel en ayant la responsabilité. En particulier, le CERN a défini et adopté des politiques officielles relatives à l’intégrité et à la lutte contre la fraude :

Le CERN est particulièrement attentif à la transparence envers les Instituts ainsi qu’à la prévention contre l’évasion fiscale, le blanchiment d’argent et l’accumulation de fonds. Un ensemble de mesures est mis en place progressivement entre 2017 et 2019 pour renforcer la prévention dans ces domaines, applicable à l’ensemble des Team Accounts.

Procédure

1. Ouverture d'un Team Account

1.1 Définitions

Il existe trois types de Team Accounts, ayant chacun un but spécifique. Les définitions et la documentation nécessaire pour leur ouverture sont résumées ci-dessous :

Type de Team Account  Description Documentation nécessaire
Team Account de visiteurs scientifiques - Utilisé pour les dépenses courantes d'une équipe de scientifiques sur le site du CERN qui ne sont pas comprises dans le Mémorandum d'accord d’une Collaboration.
- Lié et financé par un seul institut.
- Lié à une ou plusieurs expériences.
- Facturation périodique automatique des dépenses.
- Les paiements d’avance par RFF sont permis sous certaines conditions (voir Créances fournisseurs, facturation et paiement (Équipes et Collaborations)).
- Nécessite un budget annuel de dépenses par Team Account.
- Le gestionnaire du Team Account doit rendre compte auprès de son institut.
- Le gestionnaire du Team Account et les signataires représentent l'institut en tant que membres du personnel associés.
- Le Team Account doit être clos lorsque le groupe de recherche n’a plus d’activités au CERN, ou lorsque les conditions d’utilisation définies à l’ouverture sont obsolètes.
Formulaire de demande d'ouverture de compte (voir le paragraphe 1.2) signé par un agent autorisé de l'Institut, en conformité avec le Greybook.
Team Account de Collaboration  - Utilisé pour les investissements dans l'infrastructure et la maintenance des expériences, selon les modalités définies dans le ou les Mémorandums d'accord.
- Financements de plusieurs organismes de financement ou instituts de recherche.
- Autorisations des dépenses en fonction du solde de trésorerie d'un seul Team Account ou d’un groupe de Team Accounts au sein de la Collaboration.
- Facturation et rappels par le gestionnaire du Team Account (Coordinateur des ressources) par l’utilisation de RFF, conformément aux documents financiers (RRB/FRC).
- Le gestionnaire du Team Account (Coordinateur des ressources) doit rendre compte aux instituts et organismes de financement, généralement lors des Resources Review Boards (RRB) ou Finance Review Committees (FRC).
- Les Team Accounts sont clos lorsque la Collaboration ou l'expérience cesse ou n'a plus d'activités au CERN.
Première demande d'ouverture envoyée par le porte-parole ou le coordinateur des ressources en référence au Greybook et au Mémorandum d'accord (ou équivalent), pour chaque phase du projet (construction, maintenance et exploitation, amélioration, etc.).
Demandes suivantes par courriel.
Team
Account
à fonds spéciaux
- Nécessite un accord officiel entre un institut et le CERN ;
- Lié à un seul institut ;
- Peut recevoir des fonds CERN, si co-financement prévu dans l’accord ;
- Facturation et rappels par RFF et/ou facturation automatique périodique conformément à l’accord.
- Un gestionnaire de Team Account (TAM) présent au CERN est désigné par les signataires de l’accord ;
- Le gestionnaire de Team Account (TAM) ou le membre du personnel employé désigné dans l’accord doit reporter aux signataires ; 
- Le Team Account doit être clos à l’extinction de l’accord.
Accord ou contrat K signé par le CERN.

1.2 Demande d'ouverture d'un Team Account

Les demandes d’ouverture de Team Accounts doivent être adressées à la section des équipes de visiteurs scientifiques et collaborations du département des Finances et Processus Administratifs (FAP).

a) Team Account de visiteurs scientifiques

Le responsable de l’institut ou un agent autorisé à prendre des engagements financiers pour le compte de l’institut doit renseigner et signer le formulaire Application and update form for a visiting research Team Account. Il est recommandé de renseigner le formulaire en ligne car il inclut des liens vers d’autres pages et services en ligne.

L’agent autorisé de l’institut ne peut pas se nommer Gestionnaire du Team Account (TAM). Pour plus d’informations sur les différents rôles, consulter Rôles, droits d'accès et de signature (Équipes et Collaborations) (voir le paragraphe 1.1).

L'adresse de facturation doit être l'adresse officielle du service comptabilité fournisseurs de l'institut demandant l'ouverture du compte. Afin de s’assurer que cette adresse reste valide en permanence, il est recommandé d’utiliser l’adresse générique d’un service (ex : comptabilité.fournisseurs@ institut.com). Il ne peut pas s’agir de l’adresse e-mail du gestionnaire du Team Account, qui reçoit les factures également.

L’adresse e-mail du responsable de l’institut ou de l’agent autorisé doit être valable en permanence et mise à jour en cas de changement. Cela permet aux services financiers du CERN d’informer l’institut lorsque des modifications sont faites dans la base de donnée du CERN à la demande du gestionnaire de Team Account, et notamment celles concernant le gestionnaire de Team Account lui-même. Depuis le 1er juin 2017, cette information est obligatoire pour les Team Accounts de visiteurs scientifiques et doit être mentionnée dans le formulaire de demande d’ouverture. Le gestionnaire de Team Account doit ensuite s’assurer que cette information reste correcte, et la mettre à jour si nécessaire sur la page web dédiée Team Account Management webpage (TAM). Le CERN organise régulièrement des campagnes d’information pour s’assurer que les données sont toujours valides.

Le formulaire doit être signé et envoyé par courrier électronique à team.accounting@cern.ch ou par courrier postal à l'adresse CERN, FAP-EF-TC, Boîte postale C20700, CH-1211 Genève 23.

b) Team Account de Collaboration

Pour chaque phase d’une Collaboration, la demande d’ouverture d’un Team Account à fonds commun doit être effectuée par le porte-parole désigné de la Collaboration ou par le Coordinateur des ressources, et être accompagnée du Mémorandum d'accord correspondant. L'ouverture de Team Accounts supplémentaires pour la Collaboration peut être demandée par écrit par le Coordinateur des ressources ou le secrétariat de la Collaboration, avec le porte-parole ou le Coordinateur des ressources en copie.

c) Team Account à fonds spéciaux

Un Team Account à fonds spéciaux peut être ouvert lorsqu’un accord entre le CERN et un tiers nécessite l’ouverture d’un centre de frais et ne concerne pas une activité centrale du CERN. L’accord doit préciser :

  • Le but du travail ;
  • Une date de début ;
  • Une date de fin ou des conditions claires d’extinction de l’accord (e.g. un déliverable final) ;
  • Une estimation des dépenses et du profil de financement ;
  • Les conditions de facturation ;
  • Un responsable technique au CERN, employé par le CERN ou le tiers signataire.

Le groupe des Fonds Externes doit être informé à l’avance de la préparation d’un accord impliquant des fonds externes en faveur du CERN.

Lorsque l’accord se termine, le Team Account doit être clos. Sauf mention contraire dans l’accord, les éventuels fonds restants sont retournés au financeur. Lorsque les fonds proviennent des deux parties de l’accord (le CERN et le tiers) sans distinction quant à leur utilisation, ceux-ci sont retournés au prorata du financement de chacun.

1.3 Approbation de la demande

Lorsque la demande est approuvée, le gestionnaire de Team Account désigné reçoit un courriel lui donnant accès au site web « Team Account Management - TAM », ainsi que des informations importantes sur la manière de gérer financièrement et de contrôler le Team Account.
Pour en savoir plus : Rôles, droits d'accès et de signature (Équipes et Collaborations) (voir le paragraphe 1.2).

2. Modification des informations du Team Account

Tout changement de but d’un Team Account doit être communiqué à la section des équipes de visiteurs scientifiques et collaborations. Certaines informations peuvent être modifiées directement par le gestionnaire du Team Account, comme décrit ci-après :

2.1 Qui peut modifier des informations enregistrées

a) Team Account de visiteurs scientifiques

L'agent autorisé peut mettre à jour certaines informations en remplissant le Application and update form for a visiting research Team Account. Le CERN informera l'agent autorisé de toute demande de modification concernant l'adresse électronique du gestionnaire de Team Account ou de l'institut à laquelle sont envoyées les factures du CERN.
Le gestionnaire de Team Account peut mettre à jour le budget, les droits de signature, les droits d’accès aux factures et les autres informations enregistrées pour le Team Account via la page web: Team Account Management webpage (TAM).

b) Team Account de Collaboration et Team Account à fonds spéciaux

Le gestionnaire de Team Account peut modifier toutes les informations sur la page: https://espace.cern.ch/teamaccounts/TAM

Pour un Team Account de Collaboration, le coordinateur des ressources ou le porte-parole de la collaboration peut désigner un nouveau gestionnaire de Team Account.

2.2 Comment modifier des informations sur le site

Ouvrir la page web : Team Account Management webpage (TAM)

Cliquer sur le lien du Team Account Txxxxxx et choisir « Edit Item » pour faire des modifications. Cliquer sur OK. L'approbation de la modification et son transfert vers la base de données principale du CERN peut prendre plusieurs jours.

Seuls les gestionnaires de Team Account qui se sont identifiés (bouton « Sign in », en haut à droite) peuvent y accéder. Une personne peut posséder les droits de signature sans être gestionnaire du Team Account. Elle n'aura alors pas accès à cette page.

3. Fermeture d'un Team Account

3.1 Demande de clôture

Un Team Account peut être fermé lorsque :

  • Une personne autorisée en fait la demande (gestionnaire du Team Account, agent autorisé, porte-parole, etc.) ;
  • Le Team Account n’est plus utilisé ;
  • Les conditions d’existence ne sont plus réunies.

Les conditions préalables à la clôture sont les suivantes :

  • Toutes les dépenses ont été facturées ;
  • Toutes les factures ont été payées ;
  • Le solde est à 0.

Les éventuels fonds restants sur un Team Account de visiteurs scientifiques peuvent être retournés à l'institut par transfert bancaire ou une TID vers un autre Team Account du même institut, à condition que les fonds proviennent bien dudit institut. Le gestionnaire du Team Account peut initier le transfert au moyen du formulaire Closing form with remaining balance (en anglais seulement).

3.2 Campagne de mise à jour

Afin de gérer au mieux l’administration des Team Accounts, la section des équipes de visiteurs scientifiques et collaborations organise périodiquement des campagnes de mise à jour pour s’assurer que les Team Accounts non utilisés sont clos et que les informations dans la base de données du CERN sont à jour.

Pour réduire le nombre de demandes, les gestionnaires de Team Account peuvent mettre à jour eux-mêmes les informations concernant les Team Accounts sous leur responsabilité en suivant les informations indiquées au paragraphe 2 ci-dessus.

3.3 Violation des règles applicables

Le CERN se réserve le droit de suspendre ou clore un Team Account dont l’utilisation n’est pas conforme à celle décrite à l’ouverture ou aux règles du CERN, ou pour lequel les renseignements obligatoires seraient manquants ou obsolètes.

Révisions 

No révision Modifications Approuvé le
1 Retour des fonds restants. 15.03.2017
2 Procédure revue. 28.06.2017
3 Révision complète de la procédure 17.01.2018