Enregistrement d’un team account (Équipes et Collaborations)

Applicable à :  Autres personnes concernées, Membres du personnel

Généralités

Un team account (compte de tiers) est un code budgétaire CERN ou centre de frais utilisé pour garder une trace de dépenses au CERN et de leur financement extérieur correspondant.

L’expression « financement extérieur » signifie que les entrées comptables sont faites pour le compte et au bénéfice de l’organisme de financement ou de la collaboration qui a fait la demande. Les transactions n’apparaissent pas dans le budget annuel du CERN, qui est financé par les contributions des États membres.

Les team accounts doivent être utilisés exclusivement pour des activités professionnelles dans le cadre de travaux de collaboration au sein d’une expérience du CERN réalisés au CERN.

Les instituts de recherche qui participent activement à une expérience au CERN peuvent demander l’ouverture d’un team account, de manière indépendante, ou conjointement avec d’autres équipes.

Responsibilités:

a) Responsabilité de l’organisme de financement ou institut de recherche

L’organisme de financement désigne un gestionnaire du team account, qui est responsable de la gestion financière du code budgétaire (team account) et qui visualise l’ensemble des transactions via l’application CET.
Le gestionnaire de team account veille à ce que toutes les demandes de paiement et les transactions soient effectuées conformément aux règles applicables de l’organisme de financement.

b) Responsabilité des services financiers du CERN (FAP-EF-TC)

Le CERN veille à ce que la limite budgétaire fixée par l’organisme de financement ne soit pas dépassée et que les factures soient réglées régulièrement par les organismes de financement.
La section FAP-EF-TC contrôle également les demandes de paiement (SUBS, TPP, SUN, TRAV) avant exécution. Pour plus d’informations, voir Informations sur les formulaires de paiements et de remboursements (claims EDH).

À noter : Le CERN a défini et adopté des politiques officielles relatives à l’intégrité et à la lutte contre la fraude, qui s’imposent à tous les membres du personnel employés et partenaires du CERN :

Procédure

1. Ouverture d’un team account de visiteurs scientifiques

1.1 Les différents types de team accounts

Type de team account Description Documents requis
Team account de visiteurs scientifiques - Financements d’un seul organisme de financement ou institut de recherche.
- Une ou plusieurs expériences.
- Facturation automatique mensuelle des dépenses débitées sur le code budgétaire, suivie d’un rappel en cas de retard de règlement.
- En général, pas de paiement d’avance par appel de fonds (RFF).
- Établissement de budgets des dépenses annuelles par team account.
- Le gestionnaire du team account doit rendre compte à son institut.
Formulaire de demande d’ouverture de compte (voir le paragraphe 1.2) signé par un agent autorisé de l’institut de recherche ou de l’organisme de financement.

Noms de l’organisme de financement et/ou de l’expérience conformes à ceux indiqués dans le « Grey Book ».

Team account de collaboration - Financements de plusieurs organismes de financement ou instituts de recherche
- Compte pour des recettes, des dépenses ou les deux.
- Autorisations des dépenses en fonction du solde de trésorerie d’un seul ou plusieurs team accounts au sein de la collaboration.
- Facturation et rappels par le gestionnaire du team account (coordinateur des ressources) avec les RFF, conformément aux documents financiers (RRB/FRC).
- Pour certaines collaborations, les factures sont émises de manière automatique mensuellement, mais ne sont pas envoyées aux organismes de financement.
- Le gestionnaire du team account (coordinateur des ressources) doit rendre compte aux instituts participants.
Demande d’ouverture de compte écrite envoyée par le porte-parole ou le coordinateur des ressources (en général mémo ou courriel ; il est toutefois aussi possible d’utiliser le formulaire de demande d’ouverture. Voir le paragraphe 1.2).
Inscription dans la base de données « Grey Book ».
Mémorandum d’accord (Memorandum of Understanding) pour chaque phase du projet (construction, maintenance et exploitation, amélioration, etc.).
Rapports réguliers sur les recettes et le profil des dépenses attendus (RRB, FRC, etc.).
Accord Fonds spéciaux - Financements d’un seul organisme de financement ou institut de recherche.
- Facturation et rappels par RFF et/ou facturation automatique mensuelle conformément à l’accord.
- Un gestionnaire de team account (TAM) présent au CERN est désigné conjointement par le CERN et l’institut, et a accès à toutes les transactions, qu’il peut vérifier.
- Le gestionnaire de team account et/ou la personne désignée au CERN comme contact financier doit rendre compte à l’organisme de financement ou l’institut de recherche.
Formulaire de demande d’ouverture de compte (voir le paragraphe 1.2) ou accord signé par la Direction du CERN.
Dépenses et processus de financement attendus décrits dans un accord CERN spécifique ou dans un contrat K.

1.2 Le formulaire de demande d’ouverture de team account

Le formulaire de demande d’ouverture d’un team account de visiteurs scientifiques (Application form for a visiting research Team Account (en anglais seulement)) doit être signé par un responsable financier autorisé (personne pouvant être facilement identifiée comme telle sur une page web officielle).

Les champs devant être remplis contiennent du texte en incrustation, visible lorsque le formulaire est rempli en ligne.

Le formulaire papier doit être signé et envoyé à l’adresse CERN, FAP-EF-TC, Mailbox C21000, CH-1211 Genève 23.

Selon le type de team account demandé, des documents supplémentaires peuvent être nécessaires (voir le paragraphe 1.1).
Si la demande est approuvée, le gestionnaire de compte désigné recevra un courriel lui donnant accès au site web TAM. Il y trouvera des informations importantes sur la manière de gérer financièrement et de vérifier le team account. Le team account ne sera activé qu’une fois que le gestionnaire du compte aura entré et confirmé la véracité des informations communiquées et attribué les rôles (détenteurs de signature et administrateur des factures) pour le team account. Pour en savoir plus : « Rôles et droits d’accès (Équipes et Collaborations) » (voir le paragraphe 2).

2. Entrer et modifier des informations comptables

2.1 Qui peut modifier des informations déjà enregistrées ?

Le budget, les droits de signature, les droits d’accès aux factures et les autres informations enregistrées pour le team account peuvent être modifiés via la page TAM (« My Team Accounts »). Cette page est disponible à l’adresse : https://espace.cern.ch/teamaccounts/TAM.
Seuls les gestionnaires de comptes d’équipe qui se sont identifiés (bouton « Sign in », en haut à droite) peuvent y accéder. Une personne peut posséder les droits de signature sans être gestionnaire du team account. Dans ce cas, elle n’aura pas accès à cette page.

2.2 Entrer et modifier des informations

Cliquer sur hyperlien du team account xxxxxxxxx et choisir « Edit Item» pour faire des modifications. Cliquer sur « OK ». L’approbation de la modification et son transfert vers la base de données principale du CERN peuvent prendre plusieurs jours.

3. Fermeture d’un team account

Un team account peut être fermé sur demande.
Toutes les factures exigibles doivent être réglées avant que le compte puisse être fermé.
Si un team account n’est pas utilisé pendant une longue période, il sera désactivé par les services financiers du CERN (FAP-EF-TC). Les fonds restants seront retournés aux organismes de financement ayant trop payé.

 

Révisions 

No révision Modifications Approuvé le
1 Retour des fonds restants. 15.03.2017