Enregistrement d’un Team Account (Équipes et Collaborations)

Applicable à :  Autres personnes concernées, Membres du personnel

Généralités

Un Team Account (compte de tiers) est un code budgétaire CERN ou centre de frais utilisé pour garder une trace de dépenses au CERN et du financement externe correspondant.

Les entrées comptables sont faites pour le compte et au bénéfice de l’organisme de financement ou de la collaboration qui a fait la demande. Les transactions n’apparaissent pas dans le budget annuel du CERN, qui est financé par les contributions des États membres.

Les Team Accounts doivent être utilisés exclusivement pour des activités professionnelles dans le cadre de travaux de collaboration au sein d’une expérience du CERN réalisés au CERN.

Les instituts de recherche qui participent activement à une expérience au CERN peuvent demander l'ouverture d'un Team Account, de manière indépendante ou conjointement avec d'autres équipes.

Pour les projets de R&D réalisés au CERN et financés hors budget, ou dans d'autres cas ne correspondant pas exactement aux cas décrits ci-dessous, veuillez vous référer au site web concernant les financements hors budget et la collecte de fonds website.

N.B.: Le CERN a défini et adopté des politiques officielles relatives à l’intégrité et à la lutte contre la fraude, qui s’imposent à tous les membres du personnel employés et partenaires du CERN :

Procédure

1. Ouverture d'un Team Account

1.1 Les différents types de Team Accounts

Selon les besoins et les accords existants, différents types de Team Accounts peuvent être ouverts. Il importe de vous assurer que vous faites une demande pour le bon type de Team Account. Par exemple, s'il existe un accord spécifique entre le CERN et un institut définissant des conditions de paiement ou de facturation particulières, il faut ouvrir un Team Account à fonds spéciaux et non pas un Team Account de visiteurs scientifiques.

Team Account type Description Requested documentation
Team account de visiteurs scientifiques - Utilisé pour les dépenses courantes d'une équipe de scientifiques sur le site du CERN qui ne sont pas comprises dans le mémorandum d'accord de la collaboration.
- Financements d’un seul organisme de financement ou institut de recherche.
- Une ou plusieurs expériences.
- Facturation automatique mensuelle des dépenses débitées sur le code budgétaire, suivie d'un rappel en cas de retard de règlement.
- En général, pas de paiements d'avance par appel de fonds (RFF) (voir les exceptions sous Créances fournisseurs, facturation et paiement (Équipes et Collaborations) paragraphe 1.2 c).
- Établissement de budgets des dépenses annuelles par Team Account.
- Le gestionnaire du Team Account doit rendre compte auprès de son institut.
- Le gestionnaire du Team Account et les détenteurs de signature représentent l'institut responsable du financement, et ne doivent pas être des membres du personnel employés du CERN.
- Si le groupe de recherche cesse d'utiliser le Team Account ou quitte le CERN, le Team Account doit être fermé.
- Formulaire de demande d'ouverture de compte (voir le paragraphe 1.2) signé par un agent autorisé de l'institut de recherche ou de l'organisme de financement,
- Noms de l’organisme de financement et de l’expérience conformes à ceux indiqués dans le Grey Book.
Team Account de collaboration - Utilisé pour les investissements dans l'infrastructure d'expérimentation et la maintenance, selon les modalités définies dans le ou les mémorandums d'accord.
- Financements de plusieurs organismes de financement ou instituts de recherche.
- Team Account lié à des recettes, des dépenses ou aux deux.
- Autorisations des dépenses en fonction du solde de trésorerie d'un seul Team Account ou de plusieurs Team Accounts au sein de la collaboration.
- Facturation et rappels par le gestionnaire du Team Account (coordinateur des ressources) avec les RFF, conformément aux documents financiers (RRB/FRC).
- Pour certaines collaborations, les factures sont émises de manière automatique mensuellement, mais ne sont pas envoyées aux organismes de financement.
- Le gestionnaire du Team Account (coordinateur des ressources) doit rendre compte aux instituts participants.
- Lorsque la collaboration ou l'expérience cesse ou n'a plus d'activités au CERN, le Team Account doit être fermé.
- Demande d'ouverture écrite envoyée par le porte-parole ou le coordinateur des ressources (en général mémo ou courriel),
- Enregistrement dans le Grey book,
- Mémorandum d'accord pour chaque phase du projet (construction, maintenance et exploitation, amélioration, etc.),
- Rapports réguliers sur les recettes attendues et le profil des dépenses (RRB, FRC, ou selon modalités définies).
Team Account à fonds spéciaux - Financements d'un seul organisme de financement ou institut de recherche, éventuellement conjointement avec le CERN.
- Facturation et rappels par RFF et/ou facturation automatique mensuelle conformément à l’accord.
- Un gestionnaire de Team Account (TAM) présent au CERN est désigné par le CERN et l'organisme de financement, et a accès à toutes les transactions, qu'il peut vérifier.
- Le gestionnaire de Team Account et/ou la personne désignée au CERN comme contact financier doit rendre compte à l’institut de recherche ou à l’organisme de financement.
- Demande d'ouverture écrite (en général mémo ou courriel) envoyée par une personne désignée dans l'accord,
- Accord ou contrat K signé par la Direction du CERN,
- L'accord doit décrire les dépenses prévues et le processus de financement.

1.2 Demande d'ouverture d'un Team Account

Team Account de visiteurs scientifiques

Le Application and update form for a visiting research Team Account doit être rempli et signé par le responsable de l'organisme de financement ou un agent autorisé à prendre des engagements financiers pour le compte de l'organisme de financement.

Pour en savoir plus sur le rôle de l'agent autorisé : Rôles, responsabilités et droits d’accès (Équipes et Collaborations) (voir le paragraphe 1.1). L'agent autorisé de l'institut ne devrait pas se désigner lui-même en tant que gestionnaire de Team Account.

Les champs du formulaire contiennent des textes explicatifs en incrustation, visibles lorsque le formulaire est rempli en ligne. Tous les champs doivent être remplis.

L'adresse de facturation devrait être l'adresse officielle du service comptabilité fournisseurs de l'institut ou de l'organisme de financement demandant l'ouverture d'un compte. Si, à titre exceptionnel, les factures doivent être payées par un organisme gouvernemental, une justification doit être fournie dans un courrier joint à la demande. La responsabilité du contrôle et de la gestion des fonds appartient à l'organisme de financement ou à l'institut signataire.

Le formulaire doit être signé et envoyé par courrier électronique à l'adresse team.accounting@cern.ch ou par courrier postal à l'adresse CERN, FAP-EF-TC, Boîte postale C20700, CH-1211 Genève 23.

Team Account de Collaboration

Dans le cas d'un nouveau Team Account à fonds commun pour une collaboration, la demande écrite doit être envoyée par le porte-parole désigné de la collaboration ou par le coordinateur des ressources, et être accompagnée du mémorandum d'accord correspondant. L'ouverture de Team Accounts supplémentaires pour la collaboration peut être demandée par écrit par le coordinateur des ressources ou le secrétariat de la collaboration, avec le porte-parole ou le coordinateur des ressources en copie.

Team Account à fonds spéciaux

L'ouverture d'un Team Account à fonds spéciaux peut être demandée par la personne de contact au CERN mentionnée dans l'accord ou par l'un des signataires de l'accord.

Un Team Account à fonds spéciaux peut être ouvert si l'accord indique clairement que les dépenses et les recettes doivent être gérées sur un Team Account, ou si les modalités de l'accord définissent un mode de fonctionnement avec lequel il est plus approprié de gérer les recettes et dépenses sur un Team Account plutôt que sur un code CERN.

1.3 Approbation de la demande

Si la demande est approuvée, le gestionnaire de compte désigné recevra un courriel lui donnant accès au site web TAM (« Team Account Management »). Il y trouvera des informations importantes sur la manière de gérer financièrement et de vérifier le Team Account. Le Team Account ne sera activé qu'une fois que le gestionnaire du compte aura entré et confirmé la véracité des informations communiquées et attribués les rôles (détenteurs de signature, etc.) pour le Team Account. Pour en savoir plus : Rôles, responsabilités et droits d’accès (Équipes et Collaborations) (see paragraph 1.2).

2. Entrer et modifier des informations comptables

2.1 Qui peut modifier des informations deja enregistrées ?

Team Account de visiteurs scientifiques

Pour un Team Account de visiteurs scientifiques, l'agent autorisé peut mettre à jour certaines informations en remplissant le Application and update form for a visiting research Team Account. Le CERN informera l'agent autorisé de toute demande de modification concernant l'adresse électronique du gestionnaire de Team Account ou de l'institut à laquelle sont envoyées les factures du CERN.

Le gestionnaire de Team Account peut mettre à jour le budget, les droits de signature, les droits d’accès aux factures et les autres informations enregistrées pour le Team Account via la page web:

Team Account Management webpage (TAM)

Team Account de collaboration et Team Account à fonds spéciaux

Le gestionnaire de Team Account peut modifier toutes les informations sur la page:

https://espace.cern.ch/teamaccounts/TAM

Pour un Team Account de collaboration, le coordinateur des ressources ou le porte-parole de la collaboration peut désigner un nouveau gestionnaire de Team Account. Pour un Team Account à fonds spéciaux, l'un des signataires de l'accord peut désigner un nouveau gestionnaire de Team Account.

2.2 Entre et modifier des informations sur la page web

Ouvrir la page web: Team Account Management webpage (TAM)

Cliquer sur le lien du Team Account Txxxxxx et choisir « Edit Item » pour faire des modifications. Cliquer sur OK. L'approbation de la modification et son transfert vers la base de données principale du CERN peut prendre plusieurs jours.

Seuls les gestionnaires de comptes d'équipe qui se sont identifiés (bouton « Sign in », en haut à droite) peuvent y accéder. Une personne peut posséder les droits de signature sans être gestionnaire du team account. Elle n'aura alors pas accès à cette page.

3. Fermeture d'un Team Account

Un Team Account peut être fermé sur demande.
Toutes les factures exigibles doivent être réglées avant que le compte puisse être fermé.
Si un Team Account n’est pas utilisé pendant une longue période, il sera désactivé par les services financiers du CERN (FAP-EF-TC). Les éventuels fonds restants seront retournés à l'organisme ou aux organismes de financement.

Révisions 

No révision Modifications Approuvé le
1 Retour des fonds restants. 15.03.2017
2 Procédure revue. 28.06.2017