Formalités d'entrée en fonctions

Applicable à :  Membres du personnel

Généralités

Le jour de leur entrée en fonctions, les membres du personnel doivent accomplir des formalités d'arrivée. A cette occasion, des informations leur sont communiquées oralement et les différentes formalités à accomplir sont expliquées. Elles ont pour but de s'assurer que les nouveaux membres du personnel :

  • prennent contact avec tous les services administratifs concernés pour leur permettre d'exercer leurs fonctions au sein de l'Organisation, et
  • connaissent l'ensemble des prestations dont ils peuvent bénéficier ainsi que les services offerts par l'Organisation pour faciliter leur intégration dans la région.

Le Département HR transmet ensuite aux autorités Suisse et Française les demandes de cartes de légitimation de ses nouveaux membres du personnel.

Procédure

1. Services en charge des formalités d'entrée en fonctions des membres du personnel

Catégorie Date des formalités d'entrée en fonctions Service administratif en charge des formalités d'entrée en fonctions
Titulaires ;
Boursiers
1er jour du mois (exceptionnellement le 16)
ou le 1er jour ouvrable après la date d'entrée en fonctions si celle-ci tombe un week-end ou un jour férié.
Département HR
Etudiants ;
Attachés ;
Département HR - bureau des dossiers
Stagiaires (hors 'STAG')
Apprentis entrée en fonctions habituellement à la fin du mois d'août

Les formalités d'entrée en fonctions sont habituellement organisées en juin avec les parents des apprentis, le département HR - bureau des dossiers et le Responsable du programme des apprentis techniques
Le jour de leur entrée en fonctions, les apprentis se rendent auprès du Responsable du programme des apprentis techniques.

Etudiants d'été lundis, pendant 8 semaines à partir de début juin Département HR - Service des étudiants d'été
Enfants de membre du personnel lundis de fin juin à début août Secrétariat de département (DAO)
Stagiaires ('STAG') (max. 6 mois) Toutes dates possibles Département HR - Coordinateur des stagiaires
Utilisateurs ;
Attachés de coopération ;
Visiteurs scientifiques
Bureau des utilisateurs

2. Informations communiquées lors des formalités d'entrée en fonctions

Le jour de leur entrée en fonctions, les membres du personnel titulaires, boursiers, étudiants et attachés doivent se présenter à la réception du bâtiment 33 d'où ils seront dirigés vers les Services Administratifs du Département HR appropriés.

Les informations qui leur seront communiquées dépendent de la catégorie des membres du personnel et en particulier des prestations auxquelles ils peuvent prétendre.

Les membres du personnel reçoivent un formulaire d'entrée en fonctions, adapté selon la situation du membre du personnel.

Dans tous les cas, les nouveaux arrivants doivent se rendre en priorité au Service Enregistrement (bâtiment 55) pour obtenir une carte d'accès CERN. Ensuite, ils peuvent se déplacer sur le domaine du CERN pour accomplir l'ensemble des formalités indiquées sur le formulaire d'entrée en fonctions.

Le formulaire d'entrée en fonctions contient notamment une information concernant les cours de sécurité obligatoires et accessibles en ligne.

Les informations suivantes sont également communiquées par les services en charge des formalités d'entrée en fonctions, selon la situation du nouvel arrivant :

Pour les membres du personnel titulaires, boursiers, attachés, stagiaires et étudiants
Informations supplémentaires pour les titulaires et les boursiers

C'est ensuite auprès du secrétariat de département (DAO) que les membres du personnel obtiendront des informations complémentaires :

  • concernant les prestations financières applicables à leur entrée en fonctions ;
  • introduction dans le département (superviseur, bureau, téléphone, organigramme, etc.).

Révisions 

No révision Modifications Approuvé le
1 Mise à jour: suppression des vignettes pour véhicules – février 2017 31.01.2017