Paiement des frais de déménagement

Applicable à :  Attachés payés, Boursiers, Titulaires

Généralités

Le droit au paiement des frais de déménagement (mobilier et effets personnels) lors de l'entrée en fonctions et lors de l'extinction du contrat est défini aux articles R V 1.19 et R V 1.20 des Statut et Règlement du Personnel ainsi que dans la Circulaire administrative n° 30.

1. Bénéficiaires et critères

1.1 Lors de l'entrée en fonctions

Bénéficiaires Critères

Titulaires

  • bénéficier d'un contrat d'une durée initiale au moins égale à 12 mois, et

  • résider à plus de 70 km du CERN (en ligne droite) au moment de l'engagement
    (L'ancien lieu de résidence correspond à l'adresse du membre du personnel soit à la date du comité de sélection, soit, à défaut d'un tel comité, à la date de l'offre de contrat. Ce lieu de résidence n'est pas obligatoirement situé sur le territoire d'un Etat membre ou Etat membre associé.), et

  • établir leur nouveau lieu de résidence à l'intérieur d'un cercle de 50 km ayant son centre au CERN, dans les deux ans suivant l'entrée en fonctions.

En application de l'article R II 4.35 du Règlement du personnel, les titulaires qui bénéficient d'un déménagement d'entrée en fonctions payé par le CERN ont droit à congé spécial rémunéré d'un jour ouvrable.

1.2 Lors de l'extinction du contrat

Bénéficiaires Critères

Attachés payés engagés avant le 01.07.2006

Boursiers engagés avant le 01.07.2006

Titulaires engagés avant le 01.01.2007 (à l'exception des ex-titulaires locaux)

  • avoir leurs foyers à l’extérieur d’un cercle de 20 km de rayon ayant son centre au CERN, et

  • établir leur nouveau lieu de résidence à 20 km ou plus en ligne droite de l'ancien lieu de résidence, dans les deux ans suivant l'extinction du contrat

Titulaires engagés à partir du 01.01.2007 (y compris les ex-titulaires locaux)

  • avoir leurs foyers à l’extérieur d’un cercle de 70 km de rayon ayant son centre au CERN, et

  • établir leur nouveau lieu de résidence à l'extérieur d'un cercle de 70 km de rayon ayant son centre au CERN, dans les deux ans suivant l'extinction du contrat

Les foyers sont définis selon l'article R II 1.25 du Règlement et déterminés lors de l'établissement du contrat.

Est considéré comme nouveau lieu de résidence, l'adresse à laquelle le membre du personnel a effectivement déménagé.

Est considéré comme ancien lieu de résidence, l'adresse communiquée aux autorités des Etats hôtes par l'intermédiaire de l'Organisation.

A noter :

  1. En cas de démission au cours de la première année de service, le membre du personnel ne bénéficie pas du paiement des frais de déménagement pour l'extinction de son contrat.

  2. Contrats successifs
    A l'extinction du contrat ouvrant droit au paiement des frais de déménagement, si le membre du personnel reste au bénéfice d'un nouveau contrat d'association avec le CERN, l'Organisation ne paie les frais de déménagement qu'une seule fois selon les modalités suivantes :

    • son droit au déménagement est repoussé jusqu'à ce qu'il ne soit plus au bénéfice d'un contrat d'une durée hebdomadaire de travail supérieure à 20h. A partir de ce moment là, le déménagement doit être effectué dans les deux ans.

    • si la durée hebdomadaire de travail est inférieure ou égale à 20h, son déménagement doit avoir lieu dans les deux ans suivant l'extinction du contrat ouvrant droit au paiement.

  3. Titulaires conjoints ou partenaires 
    Un seul déménagement est payé par famille. Par conséquent, si un titulaire exerce le droit au déménagement dans les deux ans qui suivent la fin de son contrat, aucun déménagement ne sera payé lorsque son conjoint/partenaire titulaire terminera son contrat à son tour. Par contre, si le premier titulaire quittant le CERN n’utilise pas le droit au déménagement, il sera automatiquement attribué à son conjoint/partenaire lorsque celui-ci quittera l’Organisation, sous réserve qu’il remplisse les conditions réglementaires.

  4. Si les conditions d'octroi sont remplies, et sous réserve de l’autorisation du Service installation, les titulaires en congé de longue durée avant la fin de leur contrat (par exemple, dans le cadre d'un programme de pré-retraite) peuvent bénéficier du paiement des frais de déménagement pour autant que leur déménagement ait lieu après leur dernier jour de travail.

  5. Pour calculer les distances indiquées ci-dessus, il est possible d'utiliser la fonctionnalité Comment calculer les distances à vol d'oiseau.

2. Prestations

Lors de l'entrée en fonctions, le membre du personnel peut bénéficier du paiement du déménagement soit depuis ses foyers, soit depuis son ancien lieu de résidence.

Lors de l'extinction du contrat, le déménagement est payé jusqu'au nouveau lieu de résidence et ne peut excéder le coût du déménagement jusqu'aux foyers.

Le membre du personnel peut bénéficier lors de l'entrée en fonctions et lors de l'extinction du contrat, du paiement :

  • des frais de transport du mobilier et des effets personnels dans les limites indiquées dans la Circulaire administrative n° 30.
    A noter : Ne sont notamment pas considérés comme faisant partie du mobilier et des effets personnels : véhicules à moteur, bateaux, caravanes, avions et équivalents, animaux, œuvres d'art, bijoux, pianos à queue ou droits et équivalents.

  • des frais de garde-meubles pendant une période maximale de 12 mois.

Procédure

Le département HR détermine les critères de durée du contrat et de distance donnant droit au déménagement lors de l'établissement du contrat.

Le Service installation vérifie les critères de distance et les conditions applicables lors de l'établissement du nouveau lieu de résidence.

L'annexe I de la Circulaire administrative n° 30 précise la procédure de déménagement et les limites applicables.

1. Demande de paiement des frais de déménagement

Le membre du personnel doit soumettre trois devis de déménagement au service indiqué ci-dessous au plus tard 6 semaines avant la date prévue du déménagement :

  • soit directement dans les bureaux du Service installation.

  • soit par fax au +41 22 766 9264

  • soit par courrier à l'adresse suivante :

    Section Logistique - Service des déménagements
    Département SMB 
    CERN
    CH - 1211 Genève 23

A noter :

  1. Lors de l'extinction du contrat, la prise en charge par le CERN ne doit pas excéder les frais de déménagement jusqu'aux foyers du membre du personnel. C'est pourquoi lorsque la destination diffère des foyers, chaque compagnie de déménagement doit établir deux devis : un pour la destination réelle et l'autre pour la destination des foyers du membre du personnel.
    Dans ce cas, l'Organisation paie les frais de déménagement selon le devis le moins cher.

  2. Lorsque le volume du mobilier et des effets personnels excède les limites indiquées dans la Circulaire administrative n° 30, chaque compagnie doit établir deux devis : un pour le volume réel et un pour le volume maximum, la différence de prix étant à la charge du membre du personnel.
    Le service des déménagements retient la meilleure offre en tenant compte du prix du déménagement et du montant de l'assurance à payer. Il envoie, ensuite, à la compagnie choisie une lettre de confirmation indiquant que la facture devra être envoyée directement au CERN.

  3. Le membre du personnel a la possibilité d'organiser lui-même son déménagement en louant un véhicule utilitaire. Pour bénéficier du paiement des frais par l'Organisation, il devra fournir :
    - trois devis de location de véhicule utilitaire pour une durée maximum de quatre jours selon la distance et,
    - un devis d'une entreprise de déménagement.
    Dans ce cas, l'Organisation rembourse sur présentation des justificatifs uniquement la location de véhicule, le carburant et les frais d'autoroute (vignette et péages).

Si aucun devis n'est jugé raisonnable (tarif supérieur aux tarifs commerciaux usuels en matière de déménagements), l'Organisation peut, de son côté, solliciter des devis d'autres entreprises de déménagements ou demander au membre du personnel de soumettre de nouveaux devis établis par d'autres entreprises de déménagements.

2. Déménagement

Le membre du personnel règle avec l'entreprise tous les détails pratiques du déménagement tels que la date, l'heure et le lieu du chargement et du déchargement des biens.

3. Traitement de la demande de paiement des frais de déménagement

L'entreprise de déménagement adresse la facture directement au Service installation. Celui-ci contrôle la conformité de la facture avec le devis, puis établit une demande de paiement au tiers avec EDH pour règlement de la facture sous 60 jours par le département FAP.

Tout contentieux lié à d'éventuels dommages et à des questions d'assurance doit être réglé directement par le membre du personnel avec l'entreprise de déménagements et/ou la compagnie d'assurance.

Révisions 

No révision Modifications Approuvé le
1 Précision concernant le paiement du déménagement lorsque deux titulaires sont conjoints : un seul déménagement est payé par famille. 19.10.2010
2 Précision concernant le paiement du déménagement après le dernier jour de travail. 25.05.2011