Paiement des frais de voyage lors de l'entrée en fonctions

Applicable à :  Membres du personnel

Généralités

Le droit au paiement des frais de voyage est défini à l'article R V 1.09 des Statut et Règlement du Personnel ainsi que dans la Circulaire administrative n° 30.

Ainsi, les conditions pour bénéficier du droit au voyage d'arrivée sont les suivantes :

  • résider à plus de 70 km du CERN (en ligne droite) au moment de l'engagement
    (le lieu de résidence correspond à l'adresse du membre du personnel soit à la date du comité de sélection, soit, à défaut d'un tel comité, à la date de l'offre de contrat. Ce lieu de résidence n'est pas obligatoirement situé sur le territoire d'un Etat membre ou Etat membre associé.),
    et

  • établir son nouveau lieu de résidence à l'intérieur d'un cercle de 50 km ayant son centre au CERN, dans les deux ans suivant l'entrée en fonctions.

A noter, le montant du voyage doit être restitué si les critères d'octroi n'ont pas été remplis.

Une vue d'ensemble des conditions applicables au paiement des frais de voyage est disponible dans ce tableau.

Procédure

La première condition donnant droit au voyage est déterminée par le département HR lors de l'établissement du contrat.

Le droit au voyage est une information qui peut être consultée par les secrétariats de département dans HRT (Menu Planning, rapports Arrival entitlements et Departure entitlements).

Il est de la responsabilité du secrétariat de département (DAO) de vérifier que la deuxième condition (établissement du nouveau lieu de résidence est à l'intérieur du cercle de 50 km ayant son centre au CERN) est respectée.
Pour cela, il est possible d'utiliser la fonctionnalité Calcul de distance en ligne droite depuis le CERN.

1. Les titulaires, boursiers et attachés scientifiques

1.1 Prestations

1.1.1 Coût du trajet

Lors de l'entrée en fonctions, le coût du trajet correspond aux frais d'un voyage aller depuis les foyers ou depuis le lieu de résidence au moment de l'engagement (au choix du membre du personnel) au CERN.

Pour les titulaires et les boursiers, les foyers sont définis selon l'article R II 1.25 du Règlement et déterminés lors de l'établissement de leur contrat. Pour les membres du personnel associés, les foyers sont remplacés par le lieu de résidence déterminé au moment de leur engagement.

Si le voyage est organisé par le CERN via Carlson Wagonlit Travel, les classes de transport sont les suivantes :

  • avion : économique ou équivalent

  • train : première, wagon-lit ou couchette

  • bateau : cabine ou équivalent

Si le membre du personnel choisit d'organiser lui-même son voyage, l'Organisation paie le coût du transport public le plus économique, compte tenu du temps de voyage.

1.1.2 Frais de transport des bagages

L’Organisation rembourse les frais de transport des bagages :

  • pour un maximum de 30 kg,

  • par fret aérien CARGO,

  • de l’aéroport de départ à celui d'arrivée.

Les membres de la famille ont également droit au remboursement de 30 kg de bagages par personne.

Pour obtenir ce remboursement, le membre du personnel doit présenter une facture acquittée du service CARGO d’une compagnie aérienne ou d’un transitaire de fret aérien éventuellement (par ex. Swiss World Cargo pour la compagnie Swiss).

Cette facture doit présenter :

  • le nombre de kg de bagages transportés,

  • l’aéroport de départ et celui d’arrivée,

  • les frais afférents aux formalités d’importation/exportation et de droits de douane, et

  • le détail de tout autre prestation supplémentaire facturée (ex : assurance spéciale, etc…)  

L'Organisation rembourse uniquement le coût du fret aérien. Ainsi, elle ne rembourse pas :

  • les frais de livraison (du ou au domicile) et d’emballage,

  • les frais afférents aux formalités d’importation/exportation et aux droits de douanes, et

  • toute autre prestation supplémentaire

Attention, les bagages excédentaires appelés "excess luggage" enregistrés au moment du "check-in" ne rentrent pas dans la catégorie "fret aérien". Par conséquent, la surtaxe facturée par les compagnies aériennes à cet effet ne sera pas remboursée au membre du personnel.

1.2 Membres de la famille

Les frais de voyage d’entrée en fonctions sont payés dans les mêmes conditions pour les membres de la famille des :

  • Titulaires ou boursiers : lorsqu’ils prennent résidence avec ces derniers dans les deux ans suivant l'entrée en fonctions;

  • Attachés scientifiques :

    • ayant eu un contrat d’au moins six mois ;

    • lorsqu’ils prennent résidence avec ces derniers pour au minimum 6 mois, dans les deux ans suivant l’entrée en fonctions.

1.3 Paiement des frais de voyage

Lorsque le voyage est organisé par le CERN, via l'agence de voyage Carlson Wagonlit, le membre du personnel reçoit directement les titres de transport.

Cette procédure s'applique en particulier pour les titulaires ayant retourné leur contrat d'emploi signé dans des délais permettant de faire intervenir l'agence de voyages avant leur entrée en fonctions.

L'agence de voyage adresse dans ce cas la facture au secrétariat de département (DAO) qui complète une Demande de paiement au tiers / Third-party payment request dans EDH, en renseignant les informations suivantes :

  • fournisseur = Carlson Wagonlit
  • code budgétaire = budget du groupe (par défaut)
  • compte de débit = selon le statut du membre du personnel concerné
  • compte de crédit = Wagontlit

Des renseignements complémentaires sont disponibles dans le Guide de référence rapide du document EDH.

Dans les autres cas, le paiement des frais de voyage se fait sur demande du membre du personnel auprès du secrétariat de son département, à son arrivée ou dès réception des factures acquittées (et au plus tard dans les deux ans suivant son entrée en fonctions).

Le secrétariat de département (DAO) établit un Voyage officiel / Official travel claim dans EDH en complétant les informations suivantes :

  • date effective = premier jour du contrat
  • type de voyage = arrivée
  • ville d'arrivée = Genève
  • itinéraire et montant du voyage

Des renseignements complémentaires sont disponibles dans le Guide de référence rapide du document EDH.

2. Les étudiants (techniques, en doctorat et administratifs)

2.1 Prestations

Un montant forfaitaire est payé pour les frais de voyage entre le lieu de résidence de l'étudiant déterminé lors de l'entrée en fonctions et le CERN.

Les montants par pays sont indexés annuellement: consulter le tableau annexé au mémo intitulé Payment scheme for student travel (10.06.2016).

Les frais de voyage des membres de la famille et les frais de bagages ne sont pas payés pour les étudiants.

2.2 Paiement des frais de voyage

Les remboursements se font sur demande de l'étudiant auprès du secrétariat de son département lors de son arrivée (lorsque son adresse permanente est connue) et au plus tard dans les deux ans suivant son entrée en fonctions.

Pour procéder au paiement forfaitaire du voyage d'arrivée, le secrétariat de département (DAO) établit une Demande de paiement de voyage pour les étudiants / Travel claim for students dans EDH en complétant les informations suivantes :

  • type du claim = voyage d'arrivée étudiant

  • bénéficiaire = nom de l'étudiant

  • nouvelle résidence = saisir le nom de la ville, le code postal et le pays.
    (vérification du critère de distance : 50 km de rayon autour du CERN)

La date effective, les dates du contrat, l'ancien lieu de résidence, le code budgétaire et le compte de débit sont affichés automatiquement dans le claim.

  • Ajouter une nouvelle position

  • Recopier dans cette nouvelle position le pays de l'ancien lieu de résidence, le code budgétaire et le compte de débit affichés dans la position de frais de voyage (= oui).

  • Introduire dans cette nouvelle position le montant applicable au pays concerné (consulter la liste complète des pays pour déterminer le bon montant en fonction de la date de la demande de remboursement.)

  • Fermer la position de frais de voyage (= non).

Dans le cas où l'ancien lieu de résidence affiché dans le claim est contesté par l'intéressé, le secrétariat de département (DAO) doit contacter le Coordinateur du programme des Etudiants concerné
Des renseignements complémentaires sont disponibles dans le Guide de référence rapide du document EDH.

3. Les étudiants d'été

Les frais de voyage des étudiants sont payés en une seule fois lors de l'extinction du contrat. Ce paiement est établi automatiquement de manière forfaitaire par le service responsable des étudiants d'été du département HR. C'est le même forfait qui est appliqué pour les étudiants techniques, en doctorat et administratifs.

Les frais de voyage des membres de la famille et les frais de bagages ne sont pas payés pour les étudiants.

4. Attachés autres que scientifiques et utilisateurs

Les frais de voyage d'entrée en fonctions peuvent être payés à la discrétion du Directeur général si les conditions préalables sont remplies selon la date d'établissement du contrat d'association et dans les limites définies au paragraphe 1.1.1.

Dans ce cas, les membres du personnel concernés doivent s'adresser à leur secrétariat de département (DAO).

Les frais de voyage des membres de la famille et les frais de bagages ne sont pas payés pour les utilisateurs et attachés autres que scientifiques.

Révisions 

No révision Modifications Approuvé le
1 Nouveau système forfaitaire pour les voyages d'arrivée et de départ pour les étudiants 01.08.2014
2 Application du système forfaitaire à l'intégralité des étudiants, independamment de leur date d'entrée en fonctions 01.07.2016
3 Suppression délai de soumission pour les demandes de remboursement pour les étudiants 18.04.2017