Le droit au paiement des frais de voyage est défini à l'article R V 1.09 des Statut et Règlement du Personnel ainsi que dans la Circulaire administrative n° 30.
Ainsi, les conditions pour bénéficier du droit au voyage d'arrivée sont les suivantes :
-
résider à plus de 70 km du CERN (en ligne droite) au moment de l'engagement
(le lieu de résidence correspond à l'adresse du membre du personnel soit à la date du comité de sélection, soit, à défaut d'un tel comité, à la date de l'offre de contrat. Ce lieu de résidence n'est pas obligatoirement situé sur le territoire d'un Etat membre ou Etat membre associé.),
et -
établir son nouveau lieu de résidence à l'intérieur d'un cercle de 50 km ayant son centre au CERN, dans les deux ans suivant l'entrée en fonctions.
A noter, le montant du voyage doit être restitué si les critères d'octroi n'ont pas été remplis.
Une vue d'ensemble des conditions applicables au paiement des frais de voyage est disponible dans ce tableau.
La première condition donnant droit au voyage est déterminée par le département HR lors de l'établissement du contrat.
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Le droit au voyage est une information qui peut être consultée par les secrétariats de département dans HRT (Menu Planning, rapports Arrival entitlements et Departure entitlements). Il est de la responsabilité du secrétariat de département (DAO) de vérifier que la deuxième condition (établissement du nouveau lieu de résidence est à l'intérieur du cercle de 50 km ayant son centre au CERN) est respectée. |
1. Les titulaires, boursiers et attachés scientifiques
1.1 Prestations
1.1.1 Coût du trajet
Lors de l'entrée en fonctions, le coût du trajet correspond aux frais d'un voyage aller depuis les foyers ou depuis le lieu de résidence au moment de l'engagement (au choix du membre du personnel) au CERN.
Pour les titulaires et les boursiers, les foyers sont définis selon l'article R II 1.25 du Règlement et déterminés lors de l'établissement de leur contrat. Pour les membres du personnel associés, les foyers sont remplacés par le lieu de résidence déterminé au moment de leur engagement.
Si le voyage est organisé par le CERN via CWT, les classes de transport sont les suivantes :
- avion : économique ou équivalent
- train : première, wagon-lit ou couchette
- bateau : cabine ou équivalent
Si le membre du personnel choisit d'organiser lui-même son voyage, l'Organisation paie le coût du transport public le plus économique, compte tenu du temps de voyage, depuis la gare, l’aéroport ou le port le plus proche du lieu de résidence du membre du personnel.
1.1.2 Frais de transport des bagages
L’Organisation rembourse les frais de transport des bagages :
- pour un maximum de 30 kg,
- par fret aérien CARGO,
- de l’aéroport de départ à celui d'arrivée.
Les membres de la famille ont également droit au remboursement de 30 kg de bagages par personne.
Pour obtenir ce remboursement, le membre du personnel doit présenter une facture acquittée du service CARGO d’une compagnie aérienne ou d’un transitaire de fret aérien éventuellement (par ex. Swiss World Cargo pour la compagnie Swiss).
Cette facture doit présenter :
- le nombre de kg de bagages transportés,
- l’aéroport de départ et celui d’arrivée,
- les frais afférents aux formalités d’importation/exportation et de droits de douane, et
- le détail de tout autre prestation supplémentaire facturée (ex : assurance spéciale, etc…).
L'Organisation rembourse uniquement le coût du fret aérien. Ainsi, elle ne rembourse pas :
- les frais de livraison (du ou au domicile) et d’emballage,
- les frais afférents aux formalités d’importation/exportation et aux droits de douanes, et
- toute autre prestation supplémentaire.
Attention, les bagages excédentaires appelés "excess luggage" enregistrés au moment du "check-in" ne rentrent pas dans la catégorie "fret aérien". Par conséquent, la surtaxe facturée par les compagnies aériennes à cet effet ne sera pas remboursée au membre du personnel.
1.2 Membres de la famille
Les frais de voyage d’entrée en fonctions sont payés dans les mêmes conditions pour les membres de la famille des :
- Titulaires ou boursiers : lorsqu’ils prennent résidence avec ces derniers dans les deux ans suivant l'entrée en fonctions;
- Attachés scientifiques :
- ayant eu un contrat d’au moins six mois ;
- lorsqu’ils prennent résidence avec ces derniers pour au minimum 6 mois, dans les deux ans suivant l’entrée en fonctions.
1.3 Paiement des frais de voyage
Lorsque le voyage est organisé par le CERN, via l'agence de voyage CWT, le membre du personnel reçoit directement les titres de transport.
Cette procédure s'applique en particulier pour les titulaires ayant retourné leur contrat d'emploi signé dans des délais permettant de faire intervenir l'agence de voyages avant leur entrée en fonctions.
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L'agence de voyage adresse dans ce cas la facture au secrétariat de département (DAO) qui complète une Demande de paiement au tiers / Third-party payment request dans EDH, en renseignant les informations suivantes :
Des renseignements complémentaires sont disponibles dans le Guide de référence rapide du document EDH. |
Dans les autres cas, le paiement des frais de voyage se fait sur demande du membre du personnel auprès du secrétariat de son département, à son arrivée ou dès réception des factures acquittées (et au plus tard dans les deux ans suivant son entrée en fonctions).
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Le secrétariat de département (DAO) établit une Demande de remboursement pour voyages d'arrivée et de départ / Arrival and Departure claim dans EDH en complétant les informations suivantes :
Des renseignements complémentaires sont disponibles dans le Guide de référence rapide du document EDH. Lorsque le membre du personnel se déplace par ses propres moyens, le voyage est payé sur la base de la grille des forfaits de voyages (aller-simple) des étudiants ADMI, TECH, DOCT (01.06.2023). Par analogie avec la procédure de voyage dans les foyers, la règle suivante doit être appliquée:
Les voyages qui sont traités au moyen de la Demande de mission / Travel request (TRVL), avec le type de voyage "autre voyage des membres du personnel associés" doivent suivre la procédure des missions et ne sont pas concernés par l'utilisation de cette grille. |
2. Les étudiants (techniques, en doctorat et administratifs)
2.1 Prestations
Un montant forfaitaire est payé pour les frais de voyage entre le lieu de résidence de l'étudiant déterminé lors de l'entrée en fonctions et le CERN.
Les montants par pays sont indexés annuellement: consulter le tableau annexé au mémo intitulé Payment scheme for student travel (simple-way) for ADMI, TECH, DOCT (01.06.2023).
Les frais de voyage des membres de la famille et les frais de bagages ne sont pas payés pour les étudiants.
2.2 Paiement des frais de voyage
Les remboursements se font sur demande de l'étudiant auprès du secrétariat de son département lors de son arrivée (lorsque son adresse permanente est connue) et au plus tard dans les deux ans suivant son entrée en fonctions.
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Pour procéder au paiement forfaitaire du voyage d'arrivée, le secrétariat de département (DAO) établit une Demande de paiement de voyage pour les étudiants / Travel claim for students dans EDH en complétant les informations suivantes :
La date effective, les dates du contrat, l'ancien lieu de résidence, le code budgétaire et le compte de débit sont affichés automatiquement dans le claim.
Dans le cas où l'ancien lieu de résidence affiché dans le claim est contesté par l'intéressé, le secrétariat de département (DAO) doit contacter le Coordinateur du programme des Etudiants concerné. |
3. Les volontaires internationaux
La procédure détaillant le paiement des frais de voyage lors de l'entrée en fonctions des volontaires internationaux est disponible via Volontaire International dans le cadre d’un accord avec un organisme de financement national ou international (TRNE "Programmes spéciaux").
4. Les étudiants d'été
Les frais de voyage des étudiants sont payés en une seule fois lors de l'extinction du contrat. Ce paiement est établi automatiquement de manière forfaitaire par le service responsable des étudiants d'été du département HR.
Les frais de voyage des membres de la famille et les frais de bagages ne sont pas payés pour les étudiants.
5. Attachés autres que scientifiques et utilisateurs
Les frais de voyage d'entrée en fonctions peuvent être payés à la discrétion du Directeur général si les conditions préalables sont remplies selon la date d'établissement du contrat d'association et dans les limites définies au paragraphe 1.1.1.
Dans ce cas, les membres du personnel concernés doivent s'adresser à leur secrétariat de département (DAO).
Les frais de voyage des membres de la famille et les frais de bagages ne sont pas payés pour les utilisateurs et attachés autres que scientifiques.
| No révision | Modifications | Approuvé le |
|---|---|---|
| 1 | Nouveau système forfaitaire pour les voyages d'arrivée et de départ pour les étudiants | 01.08.2014 |
| 2 | Application du système forfaitaire à l'intégralité des étudiants, independamment de leur date d'entrée en fonctions | 01.07.2016 |
| 3 | Suppression délai de soumission pour les demandes de remboursement pour les étudiants | 18.04.2017 |
| 4 | Précision : Si le membre du personnel choisit d'organiser lui-même son voyage, l'Organisation paie le coût du transport public le plus économique, compte tenu du temps de voyage, depuis la gare, l’aéroport ou le port le plus proche du lieu de résidence du membre du personnel. | 31.05.2018 |
| 5 | Ajout mémorandum "Payment scheme for student travel (TECH, DOCT, ADMI) - valid from 1st April 2019". | 26.03.2019 |
| 6 | Révision du paragraphe 1.3 avec l'utilisation de la grille des forfaits pour les étudiants lorsque le membre du personnel voyage par ses propres moyens. | 15.12.2020 |
| 7 | Ajout de la procédure détaillant le paiement des frais de voyage lors de l'entrée en fonctions des volontaires internationaux | 21.12.2021 |