Programme d’intégration

Applicable à :  Membres du personnel

Généralités

L’accueil et l’intégration des nouveaux arrivants se fait via le programme d’intégration.
Ce programme se déroule en deux parties :

  • La première partie (mensuelle) a lieu chaque premier jour ouvré du mois pour répondre aux besoins immédiats, concrets et ciblés de chaque nouvel arrivant. Le département dans lequel va travailler le nouvel arrivant contribue aussi à cette intégration.
  • La deuxième partie (trimestrielle) a lieu une fois par trimestre et permet aux nouveaux arrivants de comprendre le contexte du CERN et de s’y intégrer facilement.

Procédure

1. Première partie (mensuelle)

Cet accueil mensuel concerne les titulaires, les boursiers, les étudiants techniques, en doctorat et administratifs, les attachés de projet, scientifiques, de correspondance et de coopération (LIT uniquement), les professeurs invités et les stagiaires (FTC, FTEC, JPO, ADI et VIA).

Les nouveaux arrivants débutant le premier jour ouvrable du mois sont invités dès leur arrivée à participer à cette première partie.

1.1 Déroulement de la journée

Le programme de la session est disponible sur Indico.

La matinée se déroule généralement au Globe et se décompose en plusieurs étapes :

  • Un accueil général autour d'un café/croissants,

  • Un accueil par le chef du département HR,

  • Participation à un quiz interactif,

Les nouveaux arrivants se rendent ensuite auprès de leur secrétariat de département (DAO) pour un accueil au sein de leur département avant une immersion dans le nouvel environnement de travail (collègues, bureau, travail…).

Dans l'après-midi, outre l'intégration au sein de leur département, les nouveaux arrivants peuvent également finaliser leurs formalités d'arrivée.

À l’issue de la session d’accueil, les secrétariats de département (DAO) adressent un e-mail au Bureau des dossiers et au service de l'indemnité d'installation pour indiquer les noms des éventuels absents et retardataires parmi les membres du personnel employés puis un deuxième e-mail, aux mêmes services, est requis lorsque ces personnes sont effectivement arrivées. Le Bureau des dossiers confirme ensuite dans Oracle HR leur prise de fonctions.

1.2 La supervision

1.2.1 Rôle du superviseur

Le superviseur est encouragé à présenter le nouvel environnement de travail (rôle et responsabilités, équipe de collègues et lieu de travail).

1.2.2 Entretien d’entrée en fonctions 

Le superviseur devra fixer un entretien d’entrée en fonctions avec le nouvel arrivant pour déterminer des objectifs de travail clairs et précis et définir les besoins éventuels en formation.

Cet entretien est obligatoire pour les titulaires et pour les boursiers et doit avoir lieu dans les 6 semaines suivant le début du contrat.

Le document Formulaire d'entretien d'entrée en fonctions (titulaires) / Induction Form (Staff) ou Formulaire d'entretien d'entrée en fonctions (boursiers) / Induction Form (Fellows) doit être rempli via EDH.

2. Deuxième partie (trimestrielle)

Cette intégration trimestrielle concerne les titulaires, les boursiers, les étudiants en doctorat et les utilisateurs.

2.1. Déroulement de la journée

Le programme de la journée est disponible sur Indico:

  • Un accueil général autour d'un café/croissants.

  • Des présentations suivies de questions/réponses concernant les sujets suivants :

    • Activités scientifiques du CERN,
    • Membres du personnel au sein de l’Organisation (titulaires, boursiers, etc.),
    • Soutien et accompagnement des Ressources Humaines (HRA),
    • Sécurité informatique,
    • Communication interne et externe,
    • Bibliothèque,
    • Diversité,
    • Formation et développement,
    • Caisse de pensions,
    • Association du personnel (activités et clubs),
    • Ombuds,
    • Boursiers,
    • Transfert de connaissances.
  • Dialogue avec le Directeur général suivi de questions/réponses.

  • Cocktail de fin de journée et rencontres avec les chefs de département.

A noter également : toute la journée est ponctuée d’animations et de pauses pour favoriser les échanges entre les participants.

Révisions 

No révision Modifications Approuvé le
1 Introduction d’un nouveau document EDH Rapport d'induction (Boursiers) 14.03.2011
2 Suppression du paragraphe 1.2.2 Inventaire des compétences 16.03.2011
3 Entretien d'entrée en fonctions obligatoire pour les boursiers 01.01.2016
4 Induction actuellement en phase de révision 17.11.2017
5 Révision du programme d'intégration 03.04.2018