Rôles, droits d'accès et de signature (Équipes et Collaborations)

Applicable à :  Autres personnes concernées, Membres du personnel

Généralités

La présente procédure se base sur les définitions figurant dans le document Dispositions financières et administratives applicables aux équipes de visiteurs scientifiques et aux collaborations au CERN.

Procédure

1. Rôles and responsabilités

1.1 Responsable de l'organisme de financement ou agent autorisé

Une demande d’ouverture d’un Team Account de visiteurs scientifiques doit toujours être signée par le responsable de l'organisme de financement ou par un agent autorisé à prendre des engagements financiers pour le compte de l'organisme de financement (voir Enregistrement d’un Team Account (Équipes et Collaborations)).

Lorsqu’il désigne un gestionnaire de Team Account représentant l'institut, mais présent au CERN, l’agent autorisé lui délègue pleine autorité pour les questions de contrôle financier et pour les responsabilités énumérées sous le point 1.2 ci-après.

L’agent autorisé peut mettre à jour le nom du gestionnaire de Team Account ou l'adresse électronique à laquelle sont envoyées les factures en remplissant le formulaire de mise à jour.

À noter : Pour les Team Accounts des collaborations et les Team Accounts à fonds spéciaux (special fund Team Account), il n'est pas nécessaire de nommer un agent autorisé. Par défaut, ce rôle est attribué au coordinateur des ressources ou au porte-parole de la collaboration, ou au signataire d'un Team Account à fonds spéciaux.

1.2 Gestionnaire de Team Account (TAM) (responsable budgétaire)

Le gestionnaire de Team Account (TAM) est responsable de la gestion financière du Team Account, des rapports à l’institut ou l’organisme de financement, ainsi que de la maintenance des informations liées au Team Account dans les registres du CERN.
Il est le point de contact principal avec la section des équipes de visiteurs scientifiques et collaborations, pour toutes les questions budgétaires/financières. 

Il ne peut y avoir qu’un seul gestionnaire de Team Account par Team Account.

1.2.1 Gestionnaire d’un Team account (TAM) de visiteurs scientifiques

Par définition, un Team Account de visiteurs scientifiques est rattaché à un institut de recherche externe. En conséquence, le gestionnaire de Team Account doit avoir le statut de membre du personnel associé et ne peut pas être un membre du personnel employé.

Le gestionnaire de Team Account doit s’assurer que l’utilisation du Team Account est conforme avec son but initial et avec les règles du CERN. Il doit aussi s’assurer que les dépenses sont conformes aux règles en vigueur dans son institut. Le gestionnaire de Team Account peut déléguer des droits de signature comme décrit dans le paragraphe 1.3 ci-après mais reste responsable de l’utilisation du Team Account.

En particulier, le gestionnaire de Team Account est responsable des tâches suivantes :

  • Communiquer avec la section des équipes de visiteurs scientifiques et collaborations pour les questions financières liées au Team Account ;
  • Attribuer les droits de signature sur le Team Account pour l'approbation des dépenses (cinq personnes au maximum, qui doivent être présentes au CERN) ;
  • Communiquer au CERN le budget des dépenses annuelles prévu ;
  • Tenir à jour les informations (nom de l’agent autorisé, adresse de facturation de l'organisme de financement, etc.).
  • Reporter à son institut toute information réclamée par celui-ci, selon les règles et procédures décidées entre l’institut et le gestionnaire de Team Account.

Le gestionnaire de Team Account  est informé par courrier électronique lors de l’émission d'une facture ou d’un rappel de facture, et sa collaboration peut être requise lorsque des factures restent impayées.

1.2.2 Gestionnaire d’un Team account (TAM) de Collaboration

Le gestionnaire d’un Team Account de Collaboration peut être un membre du personnel associé ou employé, désigné par la Collaboration.

L’ensemble des Team Accounts d’une Collaboration est en général géré centralement par le Coordinateur des Ressources, qui en est le gestionnaire (TAM). Dans certains cas, le Coordinateur des Ressources peut déléguer la gestion quotidienne d’un Team Account en attribuant des droits de signature à un membre du personnel associé. Le porte-parole d’une Collaboration peut en être Coordinateur des Ressources. 

En particulier, le gestionnaire de Team Account est responsable des tâches suivantes :

  • Communiquer avec la section des équipes de visiteurs scientifiques et collaborations pour les questions financières liées au Team Account ;
  • Attribuer les droits de signature sur le Team Account pour l'approbation des dépenses (cinq personnes au maximum, qui doivent être présentes au CERN) ;
  • S’assurer que le Team Account est utilisé uniquement pour les besoins de l’Expérience, suivant les règles applicables aux Team Accounts ;
  • Émettre les factures (RFF) auprès des organismes de financement et s’assurer du suivi des paiements, en collaboration avec la section des équipes de visiteurs scientifiques et collaborations ;
  • Reporter les informations financières à la Collaboration et les organismes de financement, sur demande ou suivant les accords en place au sein de la Collaboration.
1.2.3 Gestionnaire d’un Team account (TAM) à fonds spéciaux

Le gestionnaire d’un Team Account à fonds spéciaux peut être un membre du personnel employé ou associé, généralement nommé dans l’accord établissant le Team Account.

Le gestionnaire de Team Account est responsable des tâches suivantes :

  • Communiquer avec la section des équipes de visiteurs scientifiques et collaborations pour les questions financières ou contractuelles liées au Team Account, et en particulier d’informer l’équipe de tout changement dans l’accord concernant les montants, le processus de facturation, la durée ou les conditions de terminaison de l’accord ;
  • Attribuer les droits de signature sur le Team Account pour l'approbation des dépenses (cinq personnes au maximum, qui doivent être présentes au CERN) ;
  • S’assurer que le Team Account est utilisé uniquement dans le cadre défini par l’accord, suivant les règles applicables aux Team Accounts ;
  • Reporter les informations financières aux parties de l’accord, sur demande ou selon les règles et procédures établies dans l’accord.

Sous certaines conditions, le gestionnaire de Team Account peut également être chargé d’émettre ou approuver des factures (RFF) auprès de la partie externe.

1.3 Détenteurs de signature

Les détenteurs de signature ont le droit d'approuver une dépense sur un Team Account jusqu'à une limite prédéfinie. Ils peuvent recevoir un accès à l'outil CET pour le contrôle du compte, à la demande spécifique du gestionnaire de Team Account.

Il peut y avoir au maximum cinq signataires par Team Account. À noter que, pour créer une demande EDH, il n’est pas nécessaire d'avoir les droits de signature sur un compte (en revanche, des droits de création ou des formations spécifiques peuvent être requis pour certains types de documents EDH).

Les demandes de dépenses sous forme de documents EDH électroniques seront transmises à la première personne de la liste, si celle-ci a les droits de signature suffisants pour le montant de la demande. Si cette personne n'est pas disponible, la demande sera adressée à la personne suivante sur la liste. Si le créateur du document dispose des droits de signature suffisants, aucun autre détenteur de signature ne recevra de demande, sauf si le créateur est lui-même le bénéficiaire de la demande, auquel cas une seconde signature est nécessaire.

Il est important que les droits de signature accordés soient suffisants pour couvrir toutes les demandes de dépenses prévues. Si un compte pour lequel il n’y a qu’une personne autorisée à signer pour des montants de 1 000 CHF reçoit une demande d'achat pour un montant de 1 300 CHF, la demande peut être bloquée dans le système. Certaines demandes EDH spécifiques exigent un droit de signature beaucoup plus élevé que le montant effectivement débité (par ex. les demandes GSM et les demandes d'expédition). Il est par conséquent recommandé que le gestionnaire de Team Account, au minimum, reçoive des droits de signature illimités. Il est également recommandé que plus d'une personne reçoive des droits de signature afin de pouvoir signer en cas d’absence. Le gestionnaire de Team Account peut également déléguer les droits de signature pour les montants faibles en donnant une plus haute priorité à une personne avec des droits de signature pour des montants limités. Le gestionnaire de Team Account  est invité à réviser régulièrement les droits de signature sur le Team Account dont il est responsable et à prendre en considération les possibles situations de conflits d’intérêt avec d’attribuer des droits de signature.

Comme le gestionnaire de Team Account, les détenteurs de signature d’un Team Account de visiteurs scientifiques doivent être membres du personnel associés du CERN et être présents au CERN. Aucun droit de signature ne peut être donné à un membre du personnel employé. 

Les détenteurs de signature des Team Account de Collaboration ou à Fonds spéciaux doivent être membres du personnel associés ou employés et être présents au CERN

Les personnes externes, comme par exemple celles classées comme « External/PART » (participant externe à une expérience du CERN), ne peuvent pas recevoir de droits de signature. 

En cas de problème d'accès, le statut du compte informatique peut être vérifié sur la page web: https://account.cern.ch.

1.4 Service de comptabilité fournisseurs de l'institut

L'administration du CERN enverra des factures mensuelles à l'adresse électronique indiquée dans le Application and update form for a visiting research Team Account.
Pour modifier cette adresse, l'agent autorisé doit remplir le formulaire de mise à jour ou informer le CERN par courrier électronique.

Le CERN lancera régulièrement des campagnes pour s’assurer que l’information est toujours valide, et se réserve le droit de suspendre ou clore un Team Account dont l’information serait manquante ou obsolète. 

1.5 Chef d'équipe (Team Leader)

Le Team Leader doit s’assurer que les membres de son équipe sont informés des règlements du CERN et des formalités à accomplir tout au long de leur séjour au CERN. Ce rôle ne doit pas être confondu avec celui de gestionnaire de Team Account (TAM), qui est responsable de la gestion financière d’un Team Account.

Plus d’information concernant le rôle de Team Leader dans la procédure Teams .

2. Droits d'accès

Il est nécessaire d’avoir un compte informatique CERN pour pouvoir accéder aux applications et ressources spécifiques du CERN. Pour cela, les gestionnaires de Team Accounts et les détenteurs de signature doivent s’adresser au Service Desk du CERN.

Les règles de sécurité informatique du CERN nécessitent l’enregistrement à la fois la nationalité et de la date de naissance de la personne, en plus de son nom et de son adresse électronique. En outre, la personne doit suivre un cours de sécurité informatique en ligne et signer les règles informatiques du CERN. Elle dispose de cinq jours pour le faire, après quoi l'accès informatique est désactivé.

Toutes les personnes possédant un compte informatique CERN peuvent recevoir un courrier électronique du CERN les informant que leur accès informatique expirera prochainement et leur expliquant comment faire prolonger leurs droits d'accès. L’accès informatique peut être interrompu si le mot de passe a expiré et doit être renouvelé, si le cours de sécurité informatique n’a pas été suivi, si les règles informatiques du CERN n’ont pas été signées, ou si la période d'enregistrement au CERN a expiré.
Il est nécessaire de réagir rapidement à ces courriers électroniques et de suivre les instructions données.
 
En cas de problème d'accès, il faut vérifier que le statut du compte informatique est actif en consultant la page web : https://account.cern.ch. Ce site permet également de changer le mot de passe, suivre le cours de sécurité informatique, signer les règles informatiques ou modifier l'adresse électronique.

3. Lignes directrices pour le gestionnaire de Team Account pour faciliter l'administration d'un Team Account

Tous les mouvements enregistrés sur un Team Account peuvent être suivis au moyen de l'application CET : https://cet.cern.ch/cet/TeamTransactions.

Le gestionnaire de Team Account peut voir quelles personnes disposent d'un accès CERN sur la page https://cet.cern.ch/cet/CETRoleAssignments. Pour modifier la liste, contacter la section des équipes de visiteurs scientifiques et collaborations.

Le CERN doit être informé dans un délai de 30 jours de tout désaccord relatif aux mouvements enregistrés sur le compte.

Les demandes de dépenses sont faites via EDH : https://edh.cern.ch.

La liste complète des services que le CERN propose pour gérer un Team Account est disponible dans le Financial Service Catalogue.

Exemples de demandes :

Informations complémentaires concernant la liste des demandes EDH : Informations sur les formulaires de paiements et de remboursements (claims EDH).

Pour toute aide concernant l'utilisation d'EDH, se référer à la page d'aide d'EDH https://edh.cern.ch/Desktop/help.jsp ou contacter le Service Desk.

Pour les Team Accounts de visiteurs scientifiques, des factures contenant le détail des dépenses sont émises et envoyées au gestionnaire de Team Account et à l'adresse électronique du service de comptabilité fournisseurs de l'institut indiquée par l'agent autorisé dans le formulaire d'ouverture. Informations complémentaires sur les factures : Créances fournisseurs, facturation et paiement (Équipes et Collaborations).

Révisions 

No révision Modifications Approuvé
1 Updated application form and opening procedure 28.06.2017
2 Révision complète de la procédure 17.01.2018