Rôles et droits d’accès (Équipes et Collaborations)

Applicable à :  Autres personnes concernées, Membres du personnel

Généralités

La présente procédure se base sur les définitions figurant dans le document Dispositions financières et administratives applicables aux équipes de visiteurs scientifiques et aux collaborations au CERN.

Procédure

1. Rôles

1.1 Chef de l'organisme de financement ou agent autorisé

Une demande d’ouverture d’un team account doit toujours être signée par le responsable de l'organisme de financement ou par un agent autorisé à prendre des engagements financiers pour le compte de l'organisme de financement. Dans le cas d'un nouveau team account à fonds commun pour une collaboration, il doit s’agir du porte-parole de la collaboration. L'ouverture de team accounts supplémentaires pour la collaboration peut être demandée par écrit par le coordinateur des ressources de la collaboration.

Lorsqu’il désigne un gestionnaire de team account présent au CERN, l’agent autorisé lui délègue pleine autorité pour les questions de contrôle financier et pour les responsabilités énumérées au paragraphe 1.2 ci-après. Il est important qu'une adresse électronique valide du responsable de l'organisme de financement ou de l’agent autorisé soit fournie ; cela permettra aux services financiers du CERN d'informer l'organisme de financement des mises à jour de la base de données réalisées à la demande du gestionnaire de team account, en particulier lorsque les modifications concernent le gestionnaire de team account. Dans le passé, ces informations étaient demandées uniquement sur le formulaire d'ouverture du compte et n'étaient pas enregistrées. Il se peut donc qu’elles soient manquantes ou obsolètes. Si le champ concerné est vide, il appartient au gestionnaire de team account de fournir cette information et de la tenir à jour, en se rendant sur la page web TAM (« Team Account Management »). Le gestionnaire de team account est tenu de rapporter toute information pertinente concernant le team account au responsable de l'organisme de financement et au département des finances de l'organisme de financement, conformément aux règles et aux procédures établies entre l’organisme de financement et le gestionnaire de team account.

1.2 Gestionnaire de team account (TAM - Team Account Manager) (responsable budgétaire)

a) Responsabilités et rôles

Le gestionnaire de team account est responsable de la gestion financière du team account et doit veiller à ce que les demandes de services des membres de l'équipe de visiteurs scientifiques soient conformes aux règles applicable de l’organisme de financement.

Le gestionnaire de team account est également responsable des tâches suivantes :

  • attribuer les droits de signature sur le team account pour l'approbation des dépenses (cinq personnes au maximum, qui doivent être présentes au CERN) ;
  • désigner un administrateur des factures au sein de l'organisme de financement, qui reçoit et paie les factures venant du CERN. Si aucun administrateur des factures n'est désigné, le gestionnaire de team account est chargé de transmettre l'ensemble des factures à l'administration de l'organisme de financement ;
  • communiquer au CERN le budget des dépenses prévu par l'organisme de financement ;
  • tenir à jour les informations (nom de l’agent autorisé, adresse de facturation de l'organisme de financement, etc.) ;
  • à la demande de l'organisme de financement, désigner un nouveau gestionnaire de team account pour remplacer la personne en poste.

Le gestionnaire de team account doit être un membre du personnel du CERN (voir procédure d'enregistrement sur le site web de Bureau des utilisateurs). Les personnes non enregistrées comme présentes au CERN, par exemple celles classées comme « External/PART » (participant externe à une expérience du CERN) ne peuvent pas recevoir de droits de signature. En cas de problèmes d'accès, il est possible de vérifier le statut du compte informatique en se rendant sur la page web https://account.cern.ch.

Le gestionnaire de team account sera informé par courrier électronique lors de l’émission d'une facture ou d’un rappel de facture. Il ne peut pas y avoir plus d'un TAM par team account.

b) Lignes directrices visant à faciliter l'administration des team accounts

Tous les mouvements enregistrés sur un team account (code budgétaire, centre de frais) peuvent être suivis au moyen de l'application CET (https://cet.cern.ch/cet/TeamTransactions).
Le CERN doit être informé dans un délai de 30 jours de tout désaccord relatif aux mouvements enregistrés sur le compte.

Les demandes de dépenses sont faites via EDH : https://edh.cern.ch
Exemples de demandes :

Si vous avez besoin d’aide pour utiliser EDH, veuillez vous référer à la page d'aide d'EDH : https://edh.cern.ch/Desktop/help.jsp ou contacter mailto:service.desk@cern.ch.

Selon le montant des dépenses, des factures détaillées seront émises tous les mois ou tous les deux mois, et seront envoyées par courrier électronique au gestionnaire de team account et à l'administrateur des factures. Le gestionnaire de team account peut également accéder aux factures directement depuis la page web https://aismedia.cern.ch/aismedia/AisMedia?node_id=3 ou en cliquant sur la petite icône verte représentant des billets dans CET.

Il est important que l'institut reçoive les factures aussi rapidement que possible et qu'elles soient réglées sans retard.
Les factures doivent être réglées de préférence par virement bancaire. Il est important de noter le numéro de team account et la référence de la facture sur tous les paiements.
Si le team account reste débiteur et que les factures ne sont pas réglées à temps, les demandes de dépenses peuvent être bloquées.

1.3 Détenteurs de signature

Les détenteurs de signature ont le droit d'approuver une dépense sur un team account, jusqu'à une limite prédéfinie. Ils peuvent recevoir un accès à des outils de contrôle et de gestion du compte (CET, EDH, etc.) à la demande spécifique du gestionnaire de team account, via la page web TAM. Seuls les gestionnaires de team accounts peuvent accéder à cette page web.

Il peut y avoir au maximum cinq détenteurs de signature sur un team account. À noter que, pour créer une demande EDH, il n’est pas nécessaire d'avoir les droits de signature sur un compte.

Les demandes de dépenses sous forme de documents EDH électroniques seront transmises à la première personne de la liste, si celle-ci a les droits de signature suffisants pour le montant de la demande. Si cette personne n'est pas disponible, la demande sera adressée à la personne suivante sur la liste. Si le créateur du document dispose des droits de signature suffisants, aucun autre détenteur de signature ne recevra de demande, sauf si le créateur est lui-même le bénéficiaire de la demande, auquel cas une seconde signature est nécessaire.

Il est important que les droits de signature accordés soient suffisants pour couvrir toutes les demandes de dépenses prévues. Si un compte pour lequel il n’y a qu’une personne autorisée à signer pour des montants de 1 000 CHF reçoit une demande d'achat pour un montant de 1 300 CHF, la demande peut être bloquée dans le système. Certaines demandes EDH spécifiques exigent des droits de signature beaucoup plus élevés que le montant effectivement débité (par ex. les demandes de GSM et les demandes d'expédition). Il est par conséquent recommandé que le gestionnaire de team account, au minimum, reçoive des droits de signature illimités. Il est également recommandé que plus d'une personne reçoive des droits de signature, en prévision des cas d'absence. Le gestionnaire de team account peut éviter de recevoir trop de demandes en désignant un assistant, qui aura la priorité la plus élevée mais un montant de signature limité.

Les détenteurs de signature doivent avoir un contrat d’emploi ou d’association avec le CERN être présents au CERN (voir procédure d'enregistrement). Les personnes non enregistrées comme présentes au CERN, par exemple celles classées comme « External/PART » (participant externe à une expérience du CERN), ne peuvent pas recevoir de droits de signature. En cas de problème d'accès, le statut du compte informatique peut être vérifié sur la page web https://espace.cern.ch/teamaccounts/TAM.

1.4 Administrateur des factures

L'administrateur des factures travaille normalement dans la section comptabilité fournisseurs ou dans le département des finances de l'organisme de financement, et il est responsable du traitement des factures envoyées par l'administration du CERN. L'administrateur des factures recevra par courrier électronique les factures mensuelles, ainsi que les rappels de factures, le cas échéant.

Il n'est pas nécessaire que l'administrateur des factures ait un compte informatique CERN actif.

Toutefois, l’accès à CET (pour les détails des transactions financières), comprenant l’accès aux archives des factures, ne peut être donné que si la personne dispose d'un compte informatique CERN.
Il ne peut pas y avoir plus d'un administrateur des factures par team account.
L'administrateur des factures est désigné par le gestionnaire de team account, via la page web TAM. Seuls les gestionnaires de team accounts peuvent accéder à cette page web.

1.5 Chef d'équipe (« Team Leader ») (voir les procédures "Teams" et "Gestion des rôles dans les expériences)

Le rôle du team leader est souvent confondu avec le rôle de gestionnaire de team account. Le rôle de team leader est géré par le Bureau des utilisateurs, et il consiste plutôt à gérer les personnes d'instituts tiers. Le team leader peut être le gestionnaire de team account, mais ce n'est pas nécessairement le cas.

2. Droits d’accès

Il est nécessaire d’avoir un compte informatique CERN pour pouvoir accéder aux applications et ressources spécifiques du CERN. En cas de problème, les gestionnaires de team accounts ou les détenteurs de signature doivent s’adresser au Service Desk du CERN.

Depuis 2015, les administrateurs des factures n'ont plus besoin d'avoir un compte informatique CERN, sauf s'ils ont besoin d'un accès direct à l'application financière interne du CERN CET : https://cet.cern.ch. Cet accès spécifique doit être demandé par le gestionnaire de team account sur la page web TAM. Nous vous recommandons d’éviter de demander cet accès s’il n’est pas réellement nécessaire, car la procédure administrative associée est relativement compliquée.

Nos règles de sécurité informatique actuelles nous demandent d'enregistrer à la fois la nationalité et la date de naissance de la personne, en plus de son nom et de son adresse électronique. En outre, la personne doit suivre un bref cours de sécurité informatique sur ordinateur et signer les règles informatiques du CERN. Elle dispose de cinq jours pour le faire, sans quoi l'accès informatique est désactivé.

Toutes les personnes possédant un compte informatique CERN peuvent recevoir un courrier électronique du CERN les informant que leur accès informatique expirera prochainement et leur expliquant comment faire prolonger leurs droits d'accès. L’accès informatique peut être interrompu si le mot de passe a expiré et doit être renouvelé, si le cours de sécurité informatique n’a pas été suivi, si les règles informatiques du CERN n’ont pas été signées, ou si la période d'enregistrement au CERN a expiré.

Il est nécessaire de réagir rapidement à ces courriers électroniques et de suivre les instructions données.
En cas de problèmes d'accès, vous pouvez vérifier que le statut du compte informatique est actif en vous rendant sur la page web : https://account.cern.ch. Vous pouvez également utiliser ce site pour changer votre mot de passe, suivre le cours de sécurité informatique, signer les règles informatiques ou modifier votre adresse électronique.

Révisions 

No révision Modifications Approuvé