Rôles, responsabilités et droits d’accès (Équipes et Collaborations)

Applicable à :  Autres personnes concernées, Membres du personnel

Généralités

La présente procédure se base sur les définitions figurant dans le document Dispositions financières et administratives applicables aux équipes de visiteurs scientifiques et aux collaborations au CERN.

Procédure

1. Rôles and responsabilités

1.1 Responsable de l'organisme de financement ou agent autorisé

Une demande d’ouverture d’un Team Account de visiteurs scientifiques doit toujours être signée par le responsable de l'organisme de financement ou par un agent autorisé à prendre des engagements financiers pour le compte de l'organisme de financement.

L'agent autorisé doit indiquer une adresse électronique hébergée par l'organisme de financement, à laquelle le CERN enverra les factures pour paiement. Afin d'éviter les problèmes en cas de changement de personnel, il doit s'agir d'une adresse générique (par ex. account.payable@institute.com). À noter que cette adresse ne doit pas être celle du gestionnaire du Team Account, qui recevra de toute manière la facture.

Lorsqu’il désigne un gestionnaire de Team Account représentant l'institut, mais présent au CERN, l’agent autorisé lui délègue pleine autorité pour les questions de contrôle financier et pour les responsabilités énumérées sous le point 1.2 ci-après.

Il est important que soit fournie dans le formulaire de demande d'ouverture une adresse électronique valide du responsable de l'organisme de financement ou de l'agent autorisé. Cela permettra aux services financiers du CERN d'informer l'organisme de financement des mises à jour de la base de données réalisées à la demande du gestionnaire du Team Account, en particulier lorsque les modifications concernent le gestionnaire du Team Account.

Dans le passé, ces informations étaient demandées uniquement sur le formulaire d'ouverture du compte et n'étaient pas enregistrées. Il se peut donc qu'elles soient manquantes ou obsolètes. Si le champ concerné est vide, il appartient au gestionnaire du Team Account de fournir cette information et de la tenir à jour, en se rendant sur la page web Team Account Management webpage (TAM). Le gestionnaire du Team Account est tenu de rapporter toute information pertinente concernant le Team Account au responsable de l'organisme de financement et au département des finances de l'organisme de financement, conformément aux règles et aux procédures établies entre l’organisme de financement et le gestionnaire du Team Account.

L’agent autorisé peut mettre à jour le nom du gestionnaire de compte d'équipe ou l'adresse électronique à laquelle sont envoyées les factures en remplissant le formulaire de mise à jour.

N.B. : Pour les Team Accounts des collaborations et les Team Accounts à fonds spéciaux (special fund Team Account), il n'est pas nécessaire de nommer un agent autorisé. Par défaut, ce rôle est attribué au coordinateur des ressources ou au porte-parole de la collaboration, ou au signataire d'un Team Account à fonds spéciaux.

1.2 Gestionnaire de Team Account (TAM) (responsable budgétaire)

Le gestionnaire de Team Account est responsable de la gestion financière du Team Account et doit veiller à ce que les demandes de services des membres de l'équipe de visiteurs scientifiques soient conformes aux règles applicables de l’organisme de financement.

Le gestionnaire de Team Account est également responsable des tâches suivantes :

  • attribuer les droits de signature sur le Team Account pour l'approbation des dépenses (cinq personnes au maximum, qui doivent être présentes au CERN) ;
  • pour les Team Accounts de visiteurs scientifiques, communiquer au CERN le budget des dépenses prévu par l'organisme de financement. Il n'est pas nécessaire de remplir un budget pour un Team Account de collaboration ou un Team Account à fonds spéciaux ;
  • tenir à jour les informations (nom de l’agent autorisé, adresse de facturation de l'organisme de financement, etc.).

Les gestionnaires de Team Account pour les Team Accounts des collaborations ou les Team Accounts à fonds spéciaux sont souvent des membres du personnel employés du CERN ; des membres du personnel associés du CERN peuvent toutefois aussi être nommés par le porte-parole de la collaboration ou dans l'accord relatif au fonds spécial.

Les Team Accounts de visiteurs scientifiques sont par définition liés à un institut de recherche ou à un organisme de financement externe, et ils ne doivent pas être représentés pas des membres du personnel employés du CERN. Pour ces Team Accounts, le gestionnaire de Team Account doit avoir le statut de membre du personnel associé.

Le gestionnaire de Team Account sera informé par courrier électronique lors de l’émission d'une facture ou d’un rappel de facture. Si le Team Account reste débiteur et que les factures ne sont pas réglées à temps, les demandes de dépenses peuvent être bloquées.

Il ne peut pas y avoir plus d'un gestionnaire de Team Account par Team Account.

1.3 Détenteurs de signature

Les détenteurs de signature ont le droit d'approuver une dépense sur un Team Account jusqu'à une limite prédéfinie. Ils peuvent recevoir un accès à l'outil CET pour le contrôle du compte, à la demande spécifique du gestionnaire du Team Account, via la page web TAM https://cern.ch/teamaccounts/TAM. Seuls les gestionnaires de Team Accounts peuvent accéder à cette page.

Il peut y avoir au maximum cinq détenteurs de signature sur un Team Account. À noter que, pour créer une demande EDH, il n’est pas nécessaire d'avoir les droits de signature sur un compte.

Les demandes de dépenses sous forme de documents EDH électroniques seront transmises à la première personne de la liste, si celle-ci a les droits de signature suffisants pour le montant de la demande. Si cette personne n'est pas disponible, la demande sera adressée à la personne suivante sur la liste. Si le créateur du document dispose des droits de signature suffisants, aucun autre détenteur de signature ne recevra de demande, sauf si le créateur est lui-même le bénéficiaire de la demande, auquel cas une seconde signature est nécessaire.

Il est important que les droits de signature accordés soient suffisants pour couvrir toutes les demandes de dépenses prévues. Si un compte pour lequel il n’y a qu’une personne autorisée à signer pour des montants de 1 000 CHF reçoit une demande d'achat pour un montant de 1 300 CHF, la demande peut être bloquée dans le système. Certaines demandes EDH spécifiques exigent un droit de signature beaucoup plus élevé que le montant effectivement débité (par ex. les demandes GSM et les demandes d'expédition). Il est par conséquent recommandé que le gestionnaire de Team Account, au minimum, reçoive des droits de signature illimités. Il est également recommandé que plus d'une personne reçoive des droits de signature, en prévision des cas d'absence. Le gestionnaire de Team Account peut éviter de recevoir trop de demandes en désignant un assistant, qui aura la priorité la plus élevée mais un montant de signature limité.

Les détenteurs de signature doivent avoir un contrat d’emploi ou d’association avec le CERN et être présents au CERN. Les personnes non enregistrées comme présentes au CERN, par exemple celles classées comme « External/PART » (participant externe à une expérience du CERN), ne peuvent pas recevoir de droits de signature. Les comptes d'équipes de visiteurs scientifiques sont par définition liés à un institut de recherche ou un organisme de financement externe, et ils ne doivent pas être représentés par des membres du personnel du CERN. Pour ces Team Accounts, les détenteurs de signature doivent avoir le statut de membres du personnel associés.

En cas de problème d'accès, le statut du compte informatique peut être vérifié sur la page web: https://account.cern.ch.

1.4 Service de comptabilité fournisseurs de l'institut

L'administration du CERN enverra des factures mensuelles à l'adresse électronique indiquée dans le Application and update form for a visiting research Team Account.

Pour modifier cette adresse, l'agent autorisé doit remplir le formulaire de mise à jour ou informer le CERN par écrit ou par courrier électronique.

Il est important que l'institut règle les factures sans retard.

Les factures doivent être réglées de préférence par virement bancaire. Il est important de noter le numéro de Team Account et la référence de la facture sur tous les paiements.

Il ne faut jamais envoyer de fonds sur un Team Account du CERN si le montant ne correspond pas à des factures émises par le CERN.

Si le Team Account reste débiteur et que les factures ne sont pas réglées à temps, les demandes de dépenses peuvent être bloquées.

1.5 Chef d'équipe (Team Leader) (voir les procédures « Teams  » et « Gestion des rôles dans les expériences »)

Le rôle de Team Leader est souvent confondu avec le rôle de gestionnaire de Team Account. Le rôle de Team Leader est géré par le Bureau des utilisateurs, et il consiste plutôt à gérer les personnes d'instituts tiers. Le Team Leader peut être le gestionnaire de Team Account, mais ce n'est pas nécessairement le cas.

2. Droits d'accès

Il est nécessaire d’avoir un compte informatique CERN pour pouvoir accéder aux applications et ressources spécifiques du CERN. Pour cela, les gestionnaires de Team Accounts et les détenteurs de signature doivent s’adresser au Service Desk du CERN.

Nos règles de sécurité informatique actuelles nous demandent d'enregistrer à la fois la nationalité et la date de naissance de la personne, en plus de son nom et de son adresse électronique. En outre, la personne doit suivre un bref cours de sécurité informatique sur ordinateur et signer les règles informatiques du CERN. Elle dispose de cinq jours pour le faire, sans quoi l'accès informatique est désactivé.

Toutes les personnes possédant un compte informatique CERN peuvent recevoir un courrier électronique du CERN les informant que leur accès informatique expirera prochainement et leur expliquant comment faire prolonger leurs droits d'accès. L’accès informatique peut être interrompu si le mot de passe a expiré et doit être renouvelé, si le cours de sécurité informatique n’a pas été suivi, si les règles informatiques du CERN n’ont pas été signées, ou si la période d'enregistrement au CERN a expiré.

Il est nécessaire de réagir rapidement à ces courriers électroniques et de suivre les instructions données.
 

En cas de problème d'accès, vous pouvez vérifier que le statut du compte informatique est actif en vous rendant sur la page web : https://account.cern.ch. Vous pouvez également utiliser ce site pour changer votre mot de passe, suivre le cours de sécurité informatique, signer les règles informatiques ou modifier votre adresse électronique.

3. Lignes directrices pour les gestionnaires de Team Accounts visant à faciliter l'administration des Team Accounts

Tous les mouvements enregistrés sur un compte d'équipe (code budgétaire, centre de frais) peuvent être suivis au moyen de l'application CET (https://cet.cern.ch/cet/TeamTransactions).

Le gestionnaire de Team Account peut voir quelles personnes disposent d'un accès CERN sur la page https://cet.cern.ch/cet/CETRoleAssignments. Pour modifier la liste, contacter la section responsable de la comptabilité pour les Comptabilité des équipes de visiteurs scientifiques et collaborations.

Le CERN doit être informé dans un délai de 30 jours de tout désaccord relatif aux mouvements enregistrés sur le compte.

Les demandes de dépenses sont faites via EDH : https://edh.cern.ch.

Exemples de demandes :

Vous trouverez une liste des demandes EDH dans l'Admin e-guide du CERN: Informations sur les formulaires de paiements et de remboursements (claims EDH).

Si vous avez besoin d’aide pour utiliser EDH, veuillez vous référer à la page d'aide d'EDH : https://edh.cern.ch/Desktop/help.jsp ou contacter le Service Desk.

Pour les Team Accounts de visiteurs scientifiques, des factures contenant le détail des dépenses sont émises et envoyées au gestionnaire de Team Account et à l'adresse électronique du service de comptabilité fournisseurs de l'institut indiquée par l'agent autorisé dans le formulaire d'ouverture.

Le gestionnaire de Team Account peut également accéder aux factures directement depuis la page web https://aismedia.cern.ch/aismedia/AisMedia?node_id=3 ou en cliquant sur la petite icône verte représentant des billets dans CET.

Il appartient au gestionnaire de Team Account de fournir les pièces justificatives (demandes EDH, factures des fournisseurs, etc.) si l'institut en fait la demande.

Si le Team Account reste débiteur et que les factures ne sont pas réglées à temps, les demandes de dépenses peuvent être bloquées.

Pour les Team Accounts des collaborations ou les Team Accounts à fonds spécial, les factures sont créées dans EDH (https://edh.cern.ch/Document/RFF) sur la base des accords existants avec l'organisme de financement concerné.

Révisions 

No révision Modifications Approuvé
1 Updated application form and opening procedure 28.06.2017