Un third-party account (compte de tiers) est un centre de frais dans la comptabilité du CERN mis à disposition d'un institut ou d'une collaboration ("account holder") dans le but de lui permettre de gérer et contrôler les fonds entrants et les dépenses liés à sa participation dans une expérience hébergée au CERN et enregistrée dans le Grey Book du CERN.
Les versements et entrées comptables sont exécutés par le CERN pour le compte du account holder. En conséquence, les comptes de tiers ne peuvent pas être utilisés pour les activités centrales du CERN mais uniquement pour des activités professionnelles de tiers se déroulant sur le site du CERN et dans le cadre d’une expérience "approuvée" ou "reconnue".
Les instituts de recherche qui participent activement à une expérience au CERN peuvent demander l'ouverture d'un compte de tiers de manière indépendante ou conjointement dans le cadre d'une collaboration.
A noter : les projets financés par des fonds externes qui ne sont pas éligibles à l’ouverture d’un compte de tiers sont sujets aux règles relatives aux External Contributions and Fundraising.
Les comptes de tiers et leur utilisation sont assujettis :
- aux conditions définies dans le document "Conditions applicable to the opening and use of third-party accounts",
- aux conditions et plafonds définies dans les "Statut et Règlement du personnel" du CERN et dans l'Admin e-guide,
- aux règles financières du CERN,
- aux décisions du management du CERN.
Le CERN est particulièrement attentif à la transparence envers les Instituts ainsi qu’à la prévention contre l’évasion fiscale, le blanchiment d’argent et l’accumulation de fonds.
1. Ouverture d'un compte de tiers
1.1 Définitions
Il existe différents types de compte de tiers, ayant chacun un but spécifique. Les définitions et procédures d'ouverture sont résumées ci-dessous :
| Type de compte de tiers | Description et fonctionnalités | Procédure d'ouverture |
|---|---|---|
| Visiting Research Team Account | Utilisé pour les dépenses courantes d'une équipe de scientifiques sur le site du CERN qui ne sont pas comprises dans le Mémorandum d'accord d’une Collaboration. | Formulaire de demande d'ouverture de compte signé par un agent autorisé de l'Institut (voir le paragraphe 1.2). Le formulaire signé peut être attaché au document EDH Administration des codes budgétaires / Budget Code Administration (BCA) ou envoyé par e-mail au Service des comptes de tiers. |
| Lié et financé par un seul institut. | ||
| Lié à une ou plusieurs expériences. | ||
| Facturation périodique automatique des dépenses. | ||
| Nécessite un budget annuel de dépenses par Visiting Research Team Account. | ||
| Le gestionnaire de compte (TAM) et les signataires représentent l'institut en tant que membres du personnel associés. | ||
| Le gestionnaire de compte (TAM) a la responsabilité de s'assurer que les activités sur un compte de tiers sont connues de son institut. | ||
| Le Visiting Research Team Account doit être clos lorsque le groupe de recherche n’a plus d’activités liées à une Expérience au CERN, ou lorsque les conditions d’utilisation définies à l’ouverture sont obsolètes. | ||
| Les paiements d’avance via le document EDH Appel de fonds externes (RFF) / Request For External Funds (RFF) sont permis sous certaines conditions (voir Créances clients, facturation et paiement). | ||
| Collaboration Account | Utilisé pour les investissements dans l'infrastructure et la maintenance des expériences, selon les modalités définies dans le ou les Mémorandums d'accord. |
Demande d'ouverture avec le document EDH Administration des codes budgétaires / Budget Code Administration (BCA) créée ou approuvée par le Coordinateur des ressources (RC) tel qu'enregistré dans le Grey Book ou par e-mail au Service des comptes de tiers. Première demande d'ouverture, attacher le Mémorandum d'accord (ou équivalent), pour chaque phase du projet (construction, maintenance & opération (M&O), phase de mise à jour, etc.). |
| Financements anticipés de plusieurs organismes de financement ou instituts de recherche. | ||
| Autorisations des dépenses en fonction du solde de trésorerie d'un seul Collaboration Account ou d’un groupe de Collaboration Accounts au sein de la Collaboration. | ||
| Facturation et rappels initiés par le Coordinateur des ressources (RC) via le document EDH Appel de fonds externes (RFF) / Request For External Funds (RFF), conformément aux documents financiers (RRB/FRC). | ||
| Le Coordinateur des ressources (RC) doit rendre compte aux instituts et organismes de financement, généralement lors des Resources Review Boards (RRB) ou Finance Review Committees (FRC). | ||
| Les Collaboration Accounts sont clos lorsque la Collaboration ou l'Expérience cesse ou n'a plus d'activités au CERN. | ||
| Special Fund Account (utilisation restreinte) |
Activités gérées par le CERN et sans lien direct avec des Expériences ou leurs Instituts de financement, sont gérées via les codes budgétaires du CERN, à quelques exceptions historiques près. |
|
1.2 Demande d'ouverture d'un compte de tiers
Les demandes d’ouverture de compte de tiers doivent être adressées au Service des comptes de tiers du département des Finances et Processus Administratifs (FAP).
a) Visiting Research Team Account
Le responsable de l’institut ou un agent autorisé à prendre des engagements financiers pour le compte de l’institut doit renseigner et signer le formulaire Application and update form for a visiting research Team Account. Il est recommandé de renseigner le formulaire en ligne car il inclut des liens vers d’autres pages et services en ligne.
L’agent autorisé nomme un gestionnaire de compte (TAM) de l'institut qui est enregistré en tant que membre du personnel associé au CERN. Pour plus d’informations sur les différents rôles, consulter Rôles, droits d'accès et de signature (voir le paragraphe 1.1).
L'adresse de facturation doit être l'adresse officielle du service comptabilité fournisseurs de l'institut demandant l'ouverture du compte. Afin de s’assurer que cette adresse reste valide en permanence, il est recommandé d’utiliser l’adresse générique d’un service (ex : comptabilité.fournisseurs@ institut.com). Il ne peut pas s’agir de l’adresse e-mail du gestionnaire de compte (TAM), qui reçoit également les factures.
L’adresse e-mail du responsable de l’institut ou de l’agent autorisé est obligatoire, doit être valable en permanence et mise à jour en cas de changement. Cela permet aux services comptables du CERN de fournir des rapports financiers et de communiquer aux personnes concernées. Le gestionnaire de compte (TAM) doit ensuite s’assurer que cette information reste correcte, et la mettre à jour si nécessaire sur la page web dédiée Account Management. Le CERN organise régulièrement des campagnes d’information pour s’assurer que les données soient toujours valides.
Le formulaire doit être signé et envoyé par courrier électronique à l'adresse third.party.accounting@cern.ch.
b) Collaboration Account
La demande d'un nouveau Collaboration Account se fait via le formulaire EDH Administration des codes budgétaires / Budget Code Administration (BCA). Celle-ci est ensuite approuvée par la personne qui est enregistrée dans le Grey Book en tant que Coordinateur des ressources (ou porte-parole si aucun Coordinateur n'est nommé). Pour la première demande, il est nécessaire d'attacher le Mémorandum d'accord (MoU) ou l'équivalent pour chaque phase du projet (construction, maintenance et opération (M&O), phase de mise à jour, etc.).
Une demande peut également être envoyée par courrier électronique à l'adresse third.party.accounting@cern.ch.
c) Special Fund Account (utilisation restreinte)
Auparavant, certains comptes de tiers étaient ouverts dans le cadre d’accords ou de contrats de collaboration (contrats K) sans lien direct avec des Expériences ou leurs Instituts de financement.
Aujourd'hui, ce type d'activité est normalement géré sur des codes budgétaires CERN même si certains comptes de tiers sont maintenus pour des raisons historiques.
Les activités financées par des sources externes gérées par le CERN sont désormais principalement gérées sur les codes budgétaires CERN, à quelques exceptions historiques près.
Les comptes existants continuent d'être soumis aux conditions définies dans les accords en place.
Lorsque l’accord se termine, le Special Fund Account doit être clos. Sauf mention contraire dans l’accord, les éventuels fonds restants sont retournés au financeur. Lorsque les fonds proviennent des deux parties de l’accord (le CERN et le tiers), sans distinction quant à leur utilisation, ceux-ci sont retournés au prorata du financement de chacun.
1.3 Approbation de la demande
Lorsque la demande est approuvée, le gestionnaire de compte (TAM) désigné reçoit un e-mail lui donnant accès au site web Account Management, ainsi que des informations importantes sur la manière de gérer financièrement le compte de tiers et de le contrôler. Pour en savoir plus : Rôles, droits d'accès et de signature (voir le paragraphe 1.2).
2. Modification des informations du compte de tiers
Tout changement de but d’un compte de tiers doit être communiqué au Service des comptes de tiers. Certaines informations peuvent être mises à jour directement par le gestionnaire de compte comme décrit ci-dessous :
2.1 Qui peut modifier des informations enregistrées
a) Visiting Research Team Account
L'agent autorisé peut mettre à jour certaines informations en remplissant le Application and update form for a visiting research Team Account. Le CERN informera l'agent autorisé de toute demande de modification concernant l'adresse électronique du gestionnaire de compte (TAM) ou de l'institut à laquelle sont envoyées les factures du CERN.
Le gestionnaire de compte (TAM) peut mettre à jour le budget, les droits de signature, les droits d’accès aux factures ainsi que les autres informations enregistrées pour le Visiting Research Team Account via la page web : Account Management.
b) Collaboration Account et Special Fund Account
Le gestionnaire de compte peut modifier toutes les informations sur la page: Account Management.
2.2 Comment modifier des informations sur le site
Ouvrir la page web : Account Management.
Cliquer sur le lien du compte de tiers Txxxxxx et choisir « Edit Item » pour effectuer des modifications. Cliquer sur Save. L'approbation de la modification et son transfert vers la base de données principale du CERN peuvent prendre plusieurs jours.
Seuls les gestionnaires de compte (TAM) qui se sont identifiés (bouton « Sign in », en haut à droite) peuvent y accéder. Une personne peut posséder les droits de signature sans être gestionnaire de compte (TAM). Elle n'aura alors pas accès à cette page.
3. Fermeture d'un compte de tiers
3.1 Demande de clôture
Un compte de tiers peut être fermé lorsque :
- une personne autorisée en fait la demande (gestionnaire de compte (TAM), agent autorisé, porte-parole, etc.) ;
- le compte de tiers n’est plus utilisé ;
- les conditions d’existence ne sont plus réunies.
Les conditions préalables à la clôture sont les suivantes :
- Toutes les dépenses ont été facturées ;
- Toutes les factures ont été payées ;
- Le solde est à 0.
Les éventuels fonds restants sur un Visiting Research Team Account peuvent être retournés à l'institut par transfert bancaire ou par transfert de fonds vers un autre Visiting Research Team Account du même institut, à condition que les fonds proviennent bien dudit institut.
La fermeture du compte de tiers peut être initiée via le document EDH Administration des codes budgétaires / Budget Code Administration (BCA). Des abonnements en cours (téléphone, e-pool…) peuvent être réalloués à un autre compte de l’institut à définir dans le formulaire.
3.2 Campagnes de mise à jour
Afin d'effectuer des contrôles et de gérer au mieux l’administration des Visiting Research Team Accounts, le Service des comptes de tiers organise périodiquement des campagnes de mise à jour pour s’assurer que les comptes de tiers non utilisés sont clos et que les informations dans la base de données du CERN sont à jour.
Il est de la responsabilité des gestionnaires de compte (TAM) de tenir les informations enregistrées à jour en suivant les informations indiquées au paragraphe 2 ci-dessus.
3.3 Violation des règles applicables
Le CERN se réserve le droit de suspendre ou de clore un compte de tiers dont l’utilisation n’est plus conforme à celle décrite à l’ouverture ou aux règles du CERN, ou pour lequel les renseignements obligatoires seraient manquants ou obsolètes.
| No révision | Modifications | Approuvé le |
|---|---|---|
| 1 | Retour des fonds restants. | 15.03.2017 |
| 2 | Procédure revue. | 28.06.2017 |
| 3 | Révision complète de la procédure | 17.01.2018 |
| 4 | Remplacement du terme Team Account par Third-Party Account | 07.10.2019 |
| 5 | Révision de la procédure suite à la restructuration du département FAP | 18.03.2022 |
| 6 | Révision de la procédure par le service concerné. | 17.06.2022 |