1. Rôles and responsabilités

1.1 Responsable de l'organisme de financement ou agent autorisé

Une demande d’ouverture d’un Visiting Research Team account doit toujours être signée par le responsable de l'organisme de financement ou par un agent autorisé à prendre des engagements financiers pour le compte de l'organisme de financement (voir Enregistrement d’un compte de tiers).

Lorsqu’il désigne un gestionnaire de compte (TAM) représentant l'institut, mais présent au CERN, l’agent autorisé lui délègue pleine autorité pour les questions de contrôle financier et pour les responsabilités énumérées sous le point 1.2 ci-après.

L’agent autorisé peut mettre à jour le nom du gestionnaire de compte (TAM) ou l'adresse électronique à laquelle sont envoyées les factures en remplissant le formulaire de mise à jour.

À noter : pour les Collaboration accounts, il n'est pas nécessaire de nommer un agent autorisé. Par défaut, ce rôle est attribué au Coordinateur des Ressources ou au porte-parole de la collaboration.

1.2 Gestionnaire de compte (TAM)

Le gestionnaire de compte (TAM) est responsable de la gestion financière du compte de tiers, des rapports à l’institut ou l’organisme de financement, ainsi que de la maintenance des informations liées au compte de tiers dans la base de données du CERN. Il est le point de contact principal avec le service des comptes de tiers, pour toutes questions budgétaires/financières. 

Il ne peut y avoir qu’un seul gestionnaire de compte par compte de tiers.

1.2.1 Gestionnaire d’un Visiting Research Team account

Par définition, un Visiting Research Team account est rattaché à un institut de recherche externe. En conséquence, le gestionnaire de compte (TAM) doit avoir le statut de membre du personnel associé et ne peut pas être membre du personnel employé.

Le gestionnaire de compte (TAM) doit s’assurer que l’utilisation du compte de tiers est conforme avec son but initial et avec les règles du CERN. Il doit aussi s’assurer que les dépenses sont conformes aux règles en vigueur dans son institut. Le gestionnaire de compte (TAM) peut déléguer des droits de signature comme décrit dans le paragraphe 1.3 ci-après mais reste responsable de l’utilisation du compte de tiers.

En particulier, le gestionnaire de compte (TAM) est responsable des tâches suivantes :

• Communiquer avec le service des comptes de tiers pour les questions financières liées au Visiting Research Team account ;
• Attribuer les droits de signature sur le Visiting Research Team account pour l'approbation des dépenses (cinq personnes au maximum, qui doivent être membres du personnel associés et avoir un compte informatique CERN) ;
• Communiquer au CERN le budget des dépenses annuelles prévu ;
• Tenir à jour les informations (nom de l’agent autorisé, adresse de facturation de l'organisme de financement, etc.).
• Reporter à son institut toute information réclamée par celui-ci, selon les règles et procédures décidées entre l’institut et le gestionnaire de compte (TAM).

Le gestionnaire de compte (TAM) est informé par courrier électronique lors de l’émission d'une facture ou d’un rappel de facture, et sa collaboration peut être requise lorsque des factures restent impayées.

1.2.2 Gestionnaire d’un Collaboration account

La responsabilité financière d'une Expérience approuvée ou reconnue incombe au Coordinateur des Ressources nommé par la Collaboration. Si aucun Coordinateur des Ressources n'a été nommé, ce rôle est tenu par le porte-parole.

Par défaut, le Coordinateur des Ressources est le gestionnaire (TAM) des comptes de la Collaboration mais le droit de signature peut être délégué à d'autres personnes en accord avec la Collaboration.

En particulier, le gestionnaire de compte (TAM) est responsable des tâches suivantes :

• Communiquer avec le service des comptes de tiers pour les questions financières liées au Collaboration account ;
• Attribuer les droits de signature sur le Collaboration account pour l'approbation des dépenses (cinq personnes au maximum, qui doivent être présentes au CERN) ;
• S’assurer que le Collaboration account est utilisé uniquement pour les besoins de l’Expérience, suivant les règles applicables aux comptes de tiers ;
• Émettre les factures (RFF) auprès des organismes de financement et s’assurer du suivi des paiements, en collaboration avec le service des comptes débiteurs ;
• Reporter les informations financières à la Collaboration et aux organismes de financement, sur demande ou suivant les accords en place au sein de la Collaboration.

1.3 Détenteurs de signature

Les détenteurs de signature ont le droit d'approuver une dépense sur un compte de tiers jusqu'à une limite prédéfinie. Ils peuvent recevoir un accès à l'outil CET pour le contrôle du compte. L'accès à CET peut être donné si le gestionnaire de compte en fait la demande auprès du service des comptes de tiers.

Il peut y avoir au maximum cinq signataires par compte de tiers. À noter que, pour créer une demande EDH, il n’est pas nécessaire d'avoir les droits de signature sur un compte (en revanche, des droits de création ou des formations spécifiques peuvent être requis pour certains types de documents EDH).

Les demandes de dépenses sous forme de documents EDH électroniques seront transmises à la première personne de la liste, si celle-ci a les droits de signature suffisants pour le montant de la demande. Si cette personne n'est pas disponible, la demande sera adressée à la personne suivante sur la liste. Si le créateur du document dispose des droits de signature suffisants, aucun autre détenteur de signature ne recevra de demande, sauf si le créateur est lui-même le bénéficiaire de la demande, auquel cas une seconde signature est nécessaire.

Il est important que les droits de signature accordés soient suffisamment élevés pour couvrir toutes les demandes de dépenses prévisibles. Si un compte avec une seule personne autorisée à signer pour des montants de 1'000 CHF reçoit une demande d'achat de 1'300 CHF, la demande peut être bloquée dans le système. Certaines requêtes EDH spécifiques nécessitent des droits de signature supérieurs au montant effectivement débité (par exemple : les requêtes GSM et demandes d'expédition).

Il est donc recommandé d'accorder des droits de signature à au moins deux personnes afin d'éviter que des documents ne soient bloqués en raison d'absence et pour pouvoir approuver des paiements lorsque le bénéficiaire est le premier titulaire de la signature (vous ne pouvez signer pour vous-même). Le gestionnaire de compte (TAM) peut déléguer l'approbation pour des montants plus petits en donnant une priorité élevée à un droit de signature pour un montant inférieur. Le gestionnaire de compte (TAM) est invité à examiner régulièrement les droits de signature accordés aux comptes de tiers et à prendre en considération les conflits d'intérêts potentiels.

Tous les titulaires de signature doivent avoir un compte informatique CERN actif et être membre du personnel. Seuls les membres du personnel associés sont autorisés pour les Visiting Research Team accounts, tandis que les membres du personnel associés et employés sont autorisés pour les Collaboration accounts.

Les personnes externes, comme par exemple celles enregistrées en tant que « External PART » (participant externe à une expérience du CERN), ne peuvent pas bénéficier de droits de signature. 

En cas de problème d'accès, le statut du compte informatique peut être vérifié sur la page web: https://account.cern.ch.

1.4 Service de comptabilité fournisseurs de l'institut

L'administration du CERN envoie des factures mensuelles à l'adresse électronique indiquée dans le formulaire Application and update form for a visiting research Team Account.
Pour modifier cette adresse, l'agent autorisé doit remplir le formulaire de mise à jour ou informer le CERN par courrier électronique à l'adresse suivante : third.party.accounting@cern.ch.

Le CERN lance régulièrement des campagnes pour s’assurer que l’information est toujours valide, et se réserve le droit de suspendre ou clore un compte de tiers dont l’information serait manquante ou obsolète. 

1.5 Team Leader

Le Team Leader doit s’assurer que les membres de son équipe sont informés des règlements du CERN et des formalités à accomplir tout au long de leur séjour au CERN. Ce rôle ne doit pas être confondu avec celui de gestionnaire de compte (TAM), qui est responsable de la gestion financière d’un compte de tiers.

Plus d’information concernant le rôle de Team Leader dans la procédure Teams.

2. Droits d'accès

Il est nécessaire d’avoir un compte informatique CERN pour pouvoir accéder aux applications et ressources spécifiques du CERN. Pour cela, les gestionnaires de comptes de tiers (TAM) et les détenteurs de signature doivent s’adresser au Service Desk du CERN.

Les règles de sécurité informatique du CERN nécessitent le suivi d'un cours de sécurité informatique en ligne et la signature de ces règles. Ils disposent de cinq jours pour le faire, après quoi l'accès informatique est désactivé.

Toutes les personnes possédant un compte informatique CERN peuvent recevoir un courrier électronique du CERN les informant que leur accès informatique expirera prochainement et leur expliquant comment faire prolonger leurs droits d'accès. L’accès informatique peut être interrompu si le mot de passe a expiré et doit être renouvelé, si le cours de sécurité informatique n’a pas été suivi, si les règles informatiques du CERN n’ont pas été signées ou si la période d'enregistrement au CERN a expiré.

Il est nécessaire de réagir rapidement à ces courriers électroniques et de suivre les instructions données.
 
En cas de problème d'accès, il faut vérifier que le statut du compte informatique est actif en consultant la page web: https://account.cern.ch. Ce site permet également de changer le mot de passe, suivre le cours de sécurité informatique, signer les règles informatiques ou modifier l'adresse électronique.

3. Assistance pour les gestionnaires de compte de tiers

Les gestionnaires de compte (TAM) peuvent trouver de l'aide et des informations utiles afin de simplifier la gestion des comptes de tiers sur le site Sharepoint (uniquement accessible aux membres du personnel ayant le rôle de gestionnaire de compte "TAM").