1. Facturation

1.1. Factures périodiques

Les factures périodiques visent à recouvrer les fonds avancés par le CERN sur un compte de tiers. Elles listent les dépenses effectuées par le CERN au nom de l’institut. Bien qu’elles soient principalement destinées aux Visiting Research Team accounts, elles peuvent également être utilisées sur certains Collaboration accounts lorsqu’accordé par le Service des comptes débiteurs.

Un mécanisme similaire existe également pour la refacturation des frais engagés sur place par les entreprises présentes sur le site du CERN, mais ceux-ci sont générés manuellement par le RFF, se référer au paragraphe 1.2 pour plus de détails.

a) Génération de factures

Les factures périodiques pour les comptes de tiers sont générées automatiquement et envoyées après chaque clôture comptable mensuelle, excepté dans les cas suivants :

• Les dépenses cumulées depuis la dernière facture sont inférieures à 500 CHF (de janvier à novembre) ;
• Le solde du compte de tiers est positif grâce à des avances de fonds (voir ci-dessous le paragraphe concernant les RFFs sur les Visiting Research Team accounts).

Tous les frais encourus pendant l'année seront facturés avec la facture périodique de décembre au plus tard, même si le montant cumulé est inférieur à 500 CHF (ou négatif, avec l'émission d'une note de crédit).

b) Envoi des factures

Le gestionnaire de compte (TAM) et le service de la comptabilité fournisseurs (tel qu'enregistré sur le site Web du gestionnaire de compte) reçoivent la facture au format .pdf en tant que pièce jointe à un e-mail de notification lorsqu'une nouvelle facture périodique est émise.

c) Détails des montants facturés

Les factures périodiques résument les dépenses effectuées sur le compte de tiers depuis l'envoi de la dernière facture. Le gestionnaire de compte (TAM) a accès aux détails des montants refacturés via plusieurs applications financières :

• EDH (DAI, TID, Claims etc.)
• CET Team Transactions,
• CET Stores Details,
• CET Telephone Details.

Dans certains cas, les factures originales reçues des fournisseurs externes peuvent être consultées directement dans CET. Un symbole orange apparaît alors dans la colonne « Document number » (voir capture d'écran ci-dessous). Il faut cliquer sur cette icône orange pour accéder à la facture du fournisseur. 

Si la colonne « Document number » n'apparaît pas dans CET, il faut s'assurer que la case correspondante soit cochée sous le bouton « Columns » (en haut à droite dans la capture d'écran ci-dessous).

S'il n'est pas possible de trouver la facture d’un fournisseur, ou si des clarifications supplémentaires sont nécessaires à propos des factures de fournisseurs externes reçues par le CERN, il faut contacter le service de la Comptabilité Fournisseurs du CERN.
Il est de la responsabilité du gestionnaire de compte de fournir des pièces justificatives (demandes EDH, factures fournisseurs, etc.) si l’institution le demande.

1.2 Appels de fonds (RFFs)

Les appels de fonds (RFFs) servent à alimenter le compte de tiers avant que les dépenses n’aient lieu ou à permettre au CERN de recevoir le paiement de clients pour des commandes et des accords de vente. Les demandes de factures sont initiées et approuvées dans EDH par les responsables budgétaires, les coordinateurs des ressources expérimentales et les OPH qui attendent un paiement. Le service des comptes débiteurs vérifie la justification de la demande et émet les factures.

Pour l’émission d’un RFF, voir la documentation technique.

L'utilisation des RFFs est soumise à des règles différentes selon le type de code budgétaire ou de compte de tiers, comme décrit dans les paragraphes suivants :

a) Sur les Collaboration accounts

Les appels de fonds externes sont utilisés principalement pour les collaborations de recherche financées par des sources multiples. Les montants dus doivent être précisés dans les documents officiels des collaborations (protocole d'accord et/ou plans financiers approuvés par le comité d'examen de la recherche / comité d'examen des finances). La justification de la facture doit être indiquée dans le RFF, il peut s'agir d'un lien hypertexte vers un document du RRB, du FRC ou du MoU définissant les contributions attendues de l'entité facturée. D'autres documents justificatifs peuvent également être joints au document RFF.

Il appartient au coordinateur des ressources de la collaboration d'émettre les appels de fonds et de contacter le débiteur en cas d’impayés.

b) Sur les Visiting Research Team accounts 

Les Visiting Research Team accounts sont établis de façon à être facturés automatiquement via des factures périodiques (voir 1.1.a) et ne nécessitent généralement pas l’utilisation d’appels de fonds (RFFs). Toutefois, il arrive que des instituts souhaitent transférer des fonds d’avance afin de réduire le nombre de factures et paiements à traiter chaque année.

L’utilisation de RFFs est autorisée sous réserve que le solde positif résultant du paiement d’avance n’excède pas le montant estimé d’une année de dépenses (qui doit correspondre au montant budgétaire de l’année en cours).

Il est interdit d’accumuler des fonds sur un Visiting Research Team account. Le CERN se réserve le droit de refuser ou retourner à l’institut des fonds lorsque le solde du Third-Party account excède le montant prévu d’une année de dépenses.

À noter : aucune facture périodique n’est envoyée entre janvier et novembre lorsqu’un paiement d’avance a été effectué et qu’aucune note de crédit n’a été émise. Aucun règlement n’est attendu lorsque le solde du Visiting Research Team account est positif.

Les comptes de tiers ne peuvent pas être utilisés pour outrepasser les règles financières nationales ou internationales, telles que les règlements européens sur les taxes ou la lutte contre le blanchiment d’argent. En conséquence:

• Toutes les factures en provenance d’un Visiting Research Team account doivent être destinées à l’institut qui l'a ouvert (voir 1.1.a).
• Seul l’institut ayant ouvert le Visiting Research Team account peut y allouer des fonds.
• Les instituts ne peuvent établir de facture en leur nom (c'est-à-dire avec l’en-tête de l’institut) qui prévoit un paiement sur un Visiting Research Team Account.
• Les instituts ne peuvent établir de facture en leur nom (c'est-à-dire avec l’en-tête de l’institut) qui demande un règlement sur un compte bancaire du CERN.
• Aucune vente n’est autorisée sur un Visiting Research Team account. Dans le cas d’une vente de biens achetés au moyen des fonds d’un Visiting Research Team account, le gestionnaire de compte (TAM) doit contacter au préalable le Service des comptes débiteurs.
• Aucune transaction financière (y compris les TIDs) n’est autorisée entre deux Visiting Research Team account d’instituts différents, à moins qu'elles ne visent à corriger une erreur dans le compte utilisé pour une transaction antérieure. À noter : les transactions entre deux comptes de tiers d’un même institut sont autorisées si la transaction est validée par les deux gestionnaires de comptes.
• Des fonds du CERN ne devraient pas être transférés sur un Visiting Research Team account, avec ou sans facture.

c) Sur des codes budgétaires CERN

Les règles régissant l’émission d'appel de fonds sur les codes budgétaires du CERN sont établies dans la procédure Produits des ventes de biens et de services par le CERN (appel de fonds externe - RFF).

2. Relances et recouvrement

2.1 Vérification du statut de paiement des factures

a) Sur les Visiting Research Team accounts et Collaboration accounts

Le gestionnaire de compte peut suivre le statut de paiement des factures à l'aide de l'outil CERN Expenditure Tracking (CET), dans le tableau « Transactions de facturation ». Les factures peuvent être téléchargées en cliquant sur l'icône verte représentant des « pièces de monnaie » (et non sur le lien hypertexte bleu).

Les factures RFF peuvent également être suivies dans le tableau « Transactions RFF ». Ce tableau permet de filtrer par codes budgétaires spécifiques, expériences, pays, codes client, montants, etc.

De plus amples informations sur les droits d’accès sont disponibles dans la procédure « Rôles, droits d’accès et droits de signature ».

b) Sur les codes budgétaires CERN

Les factures RFF peuvent être suivies dans RFF Transactions. Ce tableau permet de filtrer les informations par codes budgétaires spécifiques, expériences, pays, codes client, montants, etc.

2.2 Relances et recouvrement des factures impayées

a) Sur les Visiting Research Team accounts

En cas d’impayés des factures périodiques, le gestionnaire de compte (TAM) et le Service de la comptabilité fournisseurs reçoivent une notification de la part de Service des comptes débiteurs, par courriel, listant les factures concernées.

Pour permettre au CERN de continuer à proposer ce service, il est important que les montants dus soient payés par les instituts dans les délais indiqués sur la facture. Si le compte de tiers présente un solde négatif et que les factures ne sont pas réglées dans les temps, les futures dépenses peuvent être refusées. Le CERN se réserve le droit de suspendre ou clore un compte de tiers pour lequel des factures sont impayées.

En général, aucun rappel n’est envoyé en cas de non-paiement de RFF sur un Visiting Research Team account.

b) Sur les Collaboration accounts

La date d’échéance de la facture est définie par le créateur du RFF.

Il appartient au coordinateur des ressources de la collaboration d'émettre les appels de fonds et de contacter le débiteur en cas d’impayés. Sur demande de la collaboration, le Service des comptes débiteurs peut également envoyer des rappels.

c) Sur les codes budgétaires CERN

Les services comptables envoient des relances en cas de retard de paiement. La relance est adressée au destinataire principal de la facture, tel qu’indiqué dans le formulaire RFF. Après la première relance, le créateur et le contact technique du RFF reçoivent également des rappels et sont invités à aider les services comptables dans le recouvrement.

Les destinataires indiqués dans le champ « Cc » du formulaire RFF ne reçoivent pas par défaut les relances, mais le créateur et/ou le contact technique du RFF peuvent transférer ces relances à toute autre personne susceptible d’apporter son aide.

En cas de factures impayées depuis longtemps, les services comptables saisissent la direction du département FAP et le département concerné. Les litiges et les conflits graves sont examinés par le Service juridique du CERN.

3. Règlement des factures

3.1 Transfert bancaire

Tout paiement en faveur du CERN doit correspondre à une facture.

Les factures doivent être réglées par transfert bancaire dans le délai indiqué sur la facture (par défaut, 30 jours). Veuillez vous assurer que le paiement est effectué dans la devise indiquée sur la facture.

Il est recommandé de grouper les paiements pour diminuer les frais bancaires.

Les références des factures doivent être mentionnées dans tout règlement et dans toute correspondance avec le CERN.

Le CERN n'accepte de recevoir des fonds que de la part de l'entité facturée. Dans des circonstances exceptionnelles, il peut arriver que des factures adressées à une institution soient réglées directement par un organisme gouvernemental. Cela doit être justifié par écrit, accompagné d'une preuve attestant que les fonds sont garantis (par exemple, un accord entre l'organisme de financement et l'institution). Cela ne dispense pas l'institution facturée et ses représentants désignés de leur responsabilité en matière de contrôle et de reporting.
L'institution facturée reste le seul débiteur légal jusqu'au paiement des factures. 

3.2 Coordonnées bancaires et devises

Les coordonnées bancaires sont indiquées sur la facture. Le CERN disposant de plusieurs comptes bancaires dans différentes devises, il est demandé aux instituts et organismes de financement de veiller à payer dans la devise et sur le compte bancaire stipulés sur la facture. Le paiement dans une devise autre que celle indiquée sur la facture peut entraîner des pertes de change ou des frais bancaires supplémentaires pour l’institut ou l’organisme de financement.

La devise officielle du CERN est le franc suisse. En conséquence, tous les montants sont reportés en francs suisses. 

Les factures périodiques sont toujours émises en francs suisses. Les RFFs peuvent être émis dans d’autres devises, et le paiement est alors attendu dans la même devise. Dans le cas d’un paiement reçu dans une autre devise que celle de la facture, le montant est converti en francs suisses selon les règles comptables internes du CERN. Le risque de change est supporté uniquement par les instituts et les organismes de financement.

4. Exonération de TVA

Pour plus d'information concernant la TVA CERN : 

• TVA et facturation,
• France (SIRET) and Suisse (IDE).