1. Introduction

Le CERN Admin e-guide est un guide des procédures administratives, destiné aux services administratifs ainsi qu'aux membres du personnel et à d'autres catégories de personnes accédant au domaine ou aux installations de l'Organisation.
Il rassemble des informations concises en français et en anglais sur les procédures en vigueur.

Les sources des textes utilisées sont référencées dans le menu de gauche dans la partie  Documents de Référence .
Il s'agit principalement des documents suivants :

• les Statut et Règlement du Personnel
• les Circulaires Administratives
• les Circulaires Opérationnelles
• les Règles de sécurité
• le Règlement financier
• les Statut et Règlement de la Caisse de Pensions
• le Règlement du Régime d’Assurance maladie du CERN

En cas d'incompatibilité, les dispositions des Statut et Règlement du Personnel et des textes venant préciser leur application prévalent sur les informations du présent guide.

2. Utilisation du CERN Admin e-guide

2.1 Accès aux informations

L'accès au CERN Admin e-guide est protégé par le login CERN, à l'exception de certaines procédures qui sont accessibles sans authentification.
Le type d'accès (restreint ou public) est affiché en haut à droite de chaque procédure.

2.2 Recherche des informations

L'objectif du présent guide est de faciliter la recherche d'informations administratives variées.
Plusieurs portes d'entrée permettent d'accéder à l'information recherchée :

• Moteur de recherche par mot-clés situé dans la bannière de toutes les pages de ce guide.
• Menu par chapitre
• Index des procédures de A à Z

2.3 Structure des informations

Toutes les procédures utilisent le même format pour en faciliter la lecture et la compréhension.

A la suite du titre de la procédure, le paragraphe "Applicable à" permet d'identifier rapidement la catégorie de personnes à laquelle s'adresse la procédure.

Il est à noter que par commodité de lecture, les procédures sont rédigées en utilisant uniquement le genre masculin. Elles s'appliquent néanmoins aux hommes comme aux femmes, sauf s'il ressort clairement du contexte qu'il ne s'agit que des uns ou des autres.

Le contenu des procédures est ensuite organisé en deux parties :

- Généralités qui rassemblent les informations nécessaires à la compréhension de la procédure

- Procédure qui donne en détail les différentes étapes de la procédure

Certaines informations sont plus particulièrement destinées aux secrétariats de département ou de groupe pour faciliter l'exercice de leurs fonctions administratives. De telles précisions sont alors indiquées dans le format ci-dessous :

Les informations affichées dans le menu situé à droite des procédures sont organisées de la manière suivante :

Documents de référence
Textes officiels dont la procédure découle

Autres procédures
Autres procédures administratives traitant d'un sujet complémentaire.

Documents utiles
Formulaires utilisés dans le cadre de la procédure.

FAQ
Informations complémentaires sous forme de Questions-Réponses.

Contacts
Nom du service responsable de la procédure. Ce service peut être contacté pour obtenir des précisions concernant la procédure.

Liens externes
Informations externes au CERN Admin e-guide en rapport avec la procédure

Enfin, toutes les procédures affichent un tableau final intitulé "Historique des révisions" qui permet de suivre les modifications successives introduites dans les procédures.

A noter : les modifications mineures (correction d'unités organiques suite à une restructuration, changement de terminologie par ex. "Division" devient "Département", rétablissement de liens cassés ou correction d'une faute de frappe) sont directement effectuées par l'Editeur de la procédure sans suivre la procédure d'approbation telle que définie ci-dessus.
Ces corrections ne font pas l'objet d'une mise à jour du tableau "Historique des révisions".

3. Processus d'approbation des procédures administratives

3.1 Mandat de la Section des Processus Administratifs (FAP-DHO-TP)

La Section des Processus Administratifs est un organe central de l'administration qui surveille la mise en oeuvre et le bon fonctionnement de toutes les procédures administratives, à l'exception des procédures qu'appliquent les départements pour leur usage interne.

Dans l'exécution de ses fonctions, la Section des Processus Administratifs peut agir de sa propre initiative, sur demande de la Direction, de l'Audit interne, des départements ou du Groupe de Travail sur les Procédures Administratives (GTPA).

Le service propose si nécessaire de nouvelles procédures, examine les procédures existantes pour les améliorer du point de vue de l'efficacité et de la simplicité.
Il est le seul service habilité à autoriser la mise en oeuvre de formulaires administratifs nouveaux ou modifiés.

3.2 Mandat du Groupe de Travail sur les Procédures Administratives (GTPA)

Ce groupe de travail est chargé :

• d'établir, puis de tenir à jour le guide des procédures administratives du CERN,
• de proposer toutes mesures visant à simplifier et à optimiser les procédures existantes,
• de réaliser des travaux spécifiques liés aux procédures administratives.

Le GTPA est composé de représentants départementaux en matière de procédures administratives et des membres de la Section des Processus Administratifs. Le GTPA est présidé par un membre du service précité qui fixe le calendrier et l'ordre du jour des réunions.

Le rôle des représentants départementaux auprès du GTPA est défini comme suit :

• participer aux activités du GTPA,
• rapporter au GTPA, au nom de leurs Départements, toute question ou problème concernant les procédures administratives,
• demander à leurs Départements respectifs de prendre les mesures que nécessitent la diffusion, la mise en application et le suivi des dispositions procédurales qui ont été décidées.

Il est possible pour tous les membres du personnel qui le souhaitent d'être automatiquement informés des travaux du GTPA, en s'inscrivant dans la liste d'envoi suivante : info.gtpa

3.3 Approbation des procédures administratives

Les procédures sont classées selon trois catégories distinctes qui permettent de traiter l'ensemble des procédures administratives selon une procédure d'approbation adaptée au sujet couvert par chaque procédure.

• La catégorie A indique que son contenu a été examiné par le Groupe de Travail sur les Procédures Administratives (GTPA).
• La catégorie B indique que son contenu a été rédigé par le service expert de cette procédure.
• La catégorie C indique que son contenu a été examiné par le CCP.