1. Conditions préalables
Le droit au paiement des frais de voyage est défini à l'article R V 1.09 des Statut et Règlement du personnel ainsi que dans la Circulaire administrative n° 30 « Prestations financières lors de l'entrée en fonctions et de l'extinction du contrat » (CA30).
Les conditions pour bénéficier du droit au voyage de départ sont les suivantes :
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Titulaires engagés avant le 1er janvier 2007 (à l'exception des ex-titulaires locaux)
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avoir ses foyers à l'extérieur d'un cercle de 20 km de rayon ayant son centre au CERN, et
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établir son nouveau lieu de résidence à 20 km ou plus en ligne droite de l'ancien de lieu de résidence, dans les deux ans suivant l'extinction du contrat ;
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Titulaires engagés à compter du 1er janvier 2007 (y compris les ex-titulaires locaux), boursiers, nouveaux diplômés, étudiants et attachés scientifiques :
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avoir ses foyers à l’extérieur d’un cercle de 70 km de rayon ayant son centre au CERN, et
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établir son nouveau lieu de résidence à l’extérieur d’un cercle de 70 km de rayon ayant son centre au CERN, dans les deux ans suivant l'extinction du contrat.
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Pour les titulaires et les boursiers, les foyers sont définis selon l'article R II 1.25 des Statut et Règlement du personnel ; pour les nouveaux diplômés (GRAE, GRAP, GRAF) et les membres du personnel associés, il s’agit de l’ancien lieu de résidence déterminé lors de l’entrée en fonctions.
À noter : lorsque l’ancien lieu de résidence du nouveau diplômé lors de l’entrée en fonctions est à l’intérieur d’un cercle de 70 km de rayon ayant son centre au lieu d’affectation et que le nouveau diplômé avait précédemment été au bénéfice d’un engagement en tant qu’attaché à des fins de formation ayant pris fin dans les 12 mois précédant l’engagement en tant que nouveau diplômé, l’ancien lieu de résidence visé au § 12 a) est l’ancien lieu de résidence lors de l’engagement en tant qu’attaché à des fins de formation.
2. Report du paiement des frais de voyage
Si le membre du personnel reste au bénéfice d'un nouveau contrat avec le CERN - sans interruption -, l'Organisation ne paie les frais de voyage d'extinction de contrat qu'une seule fois pour le membre du personnel et les membres de sa famille, selon les modalités suivantes :
- son droit au voyage est repoussé jusqu'à ce qu'il ne soit plus au bénéfice d'un contrat d'une durée hebdomadaire de travail supérieure à 20h. À partir de ce moment-là, le voyage doit être effectué dans les deux ans.
- si la durée hebdomadaire de travail est inférieure ou égale à 20h, son voyage doit avoir lieu dans les deux ans suivant l'extinction du contrat ouvrant droit au paiement.
3. Vue d'ensemble
Les conditions applicables au paiement des frais de voyage lors de l'extinction de contrat sont disponibles dans la Circulaire administrative n° 30 (CA30), dont voici un résumé sous forme de tableau :
| Catégorie | Paiement du voyage lors d'extinction de contrat | Paiement du voyage lors d'extinction de contrat pour les membres de la famille |
|---|---|---|
| Titulaire |
Voyage aller simple de l’ancien lieu de résidence au nouveau lieu de résidence, à hauteur d’un plafond correspondant au coût du voyage du CERN jusqu’aux foyers |
Oui, si les membres de leur famille prennent résidence avec le membre du personnel dans les deux ans suivant l'extinction du contrat |
| Boursier | ||
| Nouveau diplômé |
Voyage aller simple de l’ancien lieu de résidence au nouveau lieu de résidence, à hauteur d’un plafond correspondant au coût du voyage du CERN jusqu’ à l’ancien lieu de résidence déterminé lors de l’entrée en fonctions |
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| Attaché scientifique |
Oui, si :
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| Professeur invité | N/A | |
| Étudiant | ||
| Autres membres du personnel associés (à la discrétion du directeur général si les conditions préalables sont remplies) |
Le membre du personnel organise son voyage et les frais de voyage sont payés de manière forfaitaire, quel que soit le moyen de transport utilisé.
1. Paiement des frais de voyage des titulaires, nouveaux diplômés, attachés scientifiques, professeurs et étudiants
Le paiement des frais de voyage se fait sur demande du membre du personnel auprès du secrétariat de son département (DAO) à son départ, et au plus tard dans les deux ans suivant l'extinction du contrat.
La grille forfaitaire des montants par pays est indexée annuellement (grille applicable depuis le 01.01.2025).
Pour les enfants de moins de deux ans, le montant versé correspond à 50 % du forfait.
|
Le droit au voyage est déterminé par le département HR lors de l'établissement du contrat et peut être consulté par les secrétariats de département (DAO) dans HRT (Menu « Planning », rapport « Departure entitlements »). À noter : les voyages de départ payés à partir du mois de mars 2024 sont visibles dans ce rapport sous le critère « Trip paid on ». Il est de la responsabilité du secrétariat de département (DAO) de vérifier que l'établissement du nouveau lieu de résidence est à l'extérieur du cercle de 20 ou de 70 km, selon le règlement applicable. Pour cela, il est possible d'utiliser la fonctionnalité Calcul de distance en ligne droite depuis le CERN. Le secrétariat de département (DAO) vérifie dans HRT l'éligibilité au voyage de départ du membre du personnel, et demande quel est son nouveau lieu de résidence, c'est-à-dire le pays dans lequel le membre du personnel va effectivement voyager à l'extinction de son contrat. Le montant forfaitaire est payé pour les frais de voyage jusqu'aux foyers (pour les titulaires et les boursiers) et jusqu’au lieu de résidence déterminé lors de l'entrée en fonctions pour les autres membres du personnel éligibles. Dans le cas où le nouveau lieu de résidence serait différent, le forfait applicable est celui du pays de la nouvelle destination mais ne peut excéder celui d'un voyage jusqu'aux foyers (pour les titulaires et les boursiers) et jusqu’au lieu de résidence déterminé lors de l'entrée en fonctions pour les autres membres du personnel éligibles. Pour procéder au paiement forfaitaire du voyage de départ, le secrétariat de département (DAO) établit, au cours du dernier mois de contrat, le claim Document de voyage d'arrivée et de départ / Arrival and Departure Travel document (ADFT) dans EDH en complétant et vérifiant les informations suivantes :
Le secrétariat de département (DAO) vérifie également auprès du membre du personnel que son compte bancaire est toujours ouvert et le spécifie dans le document EDH. Dans le cas contraire, le membre du personnel doit communiquer ses coordonnées bancaires au moyen du formulaire EDH Coordonnées bancaires / Bank details. Si son contrat s'est terminé plus de deux mois auparavant, l'ex-membre du personnel doit fournir ses coordonnées bancaires au secrétariat, qui les joindra au claim Document de voyage d'arrivée et de départ / Arrival and Departure Travel document (ADFT) et le spécifiera dans les commentaires. |
2. Paiement des frais de voyage des étudiants d'été
Les frais de voyage (équivalent aller-retour) des étudiants d'été sont payés de façon forfaitaire en une seule fois lors de l'entrée en fonctions. Ce paiement est versé automatiquement de manière forfaitaire par le Service de la comptabilité du personnel sur la base d'un forfait de voyage aller-retour par pays.
3. Situation particulière
Le paragraphe 18 de la Circulaire administrative no 30 précise « Dans des circonstances dûment justifiées, le chef du Département des ressources humaines peut autoriser le remboursement aux titulaires, aux boursiers et aux nouveaux diplômés des frais réels engagés pour un voyage aller lors de l’entrée en fonctions ou de l’extinction du contrat, sur la base du billet de transport public le plus économique, compte tenu du temps du voyage. La demande d’un remboursement en frais réels doit être présentée, dans la mesure du possible, au plus tard 21 jours civils avant le départ et être approuvées avant le voyage. »
La demande doit être adressée par le membre du personnel, dans les délais requis, à l’adresse HR-Official-travel@cern.ch et accompagnée d’une justification de la situation ainsi que d’une estimation des coûts réels de transport prévus pour le voyage. Si l’autorisation est accordée, le membre du personnel ainsi que le secrétariat de son département (DAO) en seront informés. Le remboursement sera effectué selon la procédure de paiement du voyage décrite ci-dessus ; le complément du forfait sera versé au moyen d’un claim Frais divers / Sundry expenditure (SUN) établi par le service HR.
| No révision | Modifications | Approuvé le |
|---|---|---|
| 1 | Suppression de la phrase : "le paiement du voyage d'extinction de contrat n'est pas accordé en cas de démission au cours de la première année de service" suite au corrigendum de la CA 30 (Rév. 2/Corr.) | Septembre 2009 |
| 2 | Nouveau système forfaitaire pour les voyages d'arrivée et de départ pour les étudiants | 01.08.2014 |
| 3 | Application du système forfaitaire à l'intégralité des étudiants, independamment de leur date d'entrée en fonctions | 01.07.2016 |
| 4 | Suppression délai de soumission pour les demandes de remboursement pour les étudiants | 18.04.2017 |
| 5 | Précision : Si le membre du personnel choisit d'organiser lui-même son voyage, l'Organisation paie le coût du transport public le plus économique, compte tenu du temps de voyage, jusqu’à la gare, l’aéroport ou le port le plus proche du lieu de résidence du membre du personnel. | 31.05.2018 |
| 6 | Ajout mémorandum "Payment scheme for student travel (TECH, DOCT, ADMI) - valid from 1st April 2019". | 26.03.2019 |
| 7 | Précision : Si le membre du personnel reste au bénéfice d'un nouveau contrat avec le CERN - sans interruption -, l'Organisation ne paie les frais de voyage d'extinction de contrat qu'une seule fois pour le membre du personnel et les membres de sa famille. | 09.09.2020 |
| 8 | Révision du paragraphe 1.3 avec l'utilisation de la grille des forfaits pour les étudiants lorsque le membre du personnel voyage par ses propres moyens. | 15.12.2020 |
| 9 | Mise à jour de la gestion des coordonnées bancaires. | 06.08.2021 |
| 10 | Ajout de la procédure concernant les Volontaires Internationaux | 21.12.2021 |
| 11 | Révision des paragraphes 2.1 et 2.2: Dans le cas où le nouveau lieu de résidence serait différent, le forfait applicable est celui du pays de la nouvelle destination mais ne peut excéder celui d'un voyage jusqu'au lieu de résidence déterminé lors de l'entrée en fonctions. | 15.06.2022 |
| 12 | Procédure révisée par le service en charge. | 30.09.2024 |
| 13 | Procédure révisée par le service en charge en lien avec la révision de CA30. | 17.12.2025 |