1. Accès occasionnel pour membres et non-membres

La procédure ci-dessous s'applique aux membres de clubs et aux non-membres de clubs qui désirent participer ponctuellement à une activité organisée par un club du CERN et qui a lieu sur le site du CERN.

Les membres du club qui souhaitent se rendre plus de cinq fois par an sur le site du CERN sont considérés comme visiteurs réguliers et doivent obtenir une carte CERN en suivant la procédure détaillée sous le paragraphe 2.

Il est de la responsabilité du club de veiller à ce qu'une personne n'accumule pas plus de cinq autorisations d'accès par an.

1.1 Demande d'accès

Le club qui a l'intention d'inviter des personnes à ses activités qui ont lieu sur le site du CERN peut :

• soit demander à chaque personne de soumettre une demande d'accès individuelle,
• soit opter pour une collecte des coordonnées de ces personnes au préalable pour que le club introduise une demande d'accès de groupe.

1.1.1 Accès individuels

Au moins deux jours ouvrés avant son déplacement, la personne qui désire accéder au site du CERN doit compléter le formulaire Demande d'accès pour un club CERN (via le Portail des services) en indiquant

• son nom et prénom,
• sa nationalité,
• le numéro de plaques d'immatriculation du véhicule utilisé pour le déplacement, si applicable,
• son adresse e-mail,
• son numéro de téléphone,
• sa ville de naissance,
• sa date de naissance,
• le club concerné,
• la raison pour laquelle l'accès au CERN est nécessaire (p.ex. cours d'essai, inscription, etc.),
• le site du CERN (Prévessin ou Meyrin) auquel la personne souhaite accéder,
• la date du déplacement (qui doit être dans le futur; elle ne peut pas être pour le jour même).

Après sa soumission, la demande d'accès est envoyée au président du club concerné ainsi qu’aux personnes désignées par ce dernier pour approbation puis au Service accueil et contrôle d'accès. Une fois approuvée, une confirmation incluant un code de réservation est envoyée au demandeur ainsi qu’au président du club.

1.1.2 Accès pour groupes

Les clubs qui organisent des événements sur le site du CERN qui s'adressent à un grand nombre de personnes qui n'ont pas d'accès, peuvent accorder une autorisation d'accès à un groupe de personnes.

Le club doit préparer un événement via Indico. Il active ensuite la gestion des cartes visiteurs via l’option  « CERN Visitor badges » dans le menu « Logistics ». Lors de l’activation, le créateur de l’événement indique quels formulaires d’enregistrement seront utilisés pour donner l’accès. Le participant doit s’enregistrer en ligne en utilisant un des formulaires indiqués. Le créateur de l’événement confirme ensuite dans Indico individuellement pour chaque participant le droit d’accéder au site et ce dernier reçoit un e-mail lui demandant de compléter en ligne (via un formulaire sur Indico) sa nationalité, date et lieu de naissance. Une fois ces informations transmises, chaque participant reçoit un e-mail comprenant un code de réservation ainsi qu’une carte visiteur imprimable au format A4 qu’il plie ensuite en quatre pour obtenir un format A6.

Le créateur de l’événement peut à tout moment supprimer ou accorder l’accès à un participant indiqué dans la liste Indico.

Note pour les clubs : les droits de signature des demandes d'accès individuel et les droits de soumission des demandes d'accès de groupe sont gérés à l'aide d'un e-group qui comporte les noms des garants. Pour y ajouter ou retirer un garant, le président du club est prié de contacter le président du Comité de Coordination des Clubs (CCC).

1.2 Accès au domaine du CERN

Les agents de surveillance ont pour mission de contrôler, sur l’ensemble du domaine, l’identité des personnes et véhicules, les autorisations d’accès, ainsi que les biens transportés. Pour faciliter l'orientation, les agents de surveillance ont à disposition des plans du site du CERN.

1.2.1 Accès individuels

Le jour de l’événement, le membre du club se présente au bâtiment 33 (Réception principale) auprès de la borne d’impression, saisit le code personnel reçu précédemment et récupère sa carte visiteur auprès de l’agent de surveillance présent sur présentation d’une pièce d’identité en cours de validité.

En dehors des heures ouvrables, les cartes visiteurs restantes sont déposées à l’agent de surveillance présent à l’entrée B.

Si l’événement se déroule sur le site de Prévessin, le membre du club doit se rendre auparavant à la Réception du bâtiment 33 pour récupérer sa carte visiteur et se diriger ensuite vers le site de Prévessin.

L'accès au CERN a lieu exclusivement via l'entrée B du site de Meyrin ou via l'entrée principale du site de Prévessin, au jour indiqué dans la confirmation.

2. Accès régulier pour membres

Pour qu'un membre de club puisse accéder régulièrement sur le site du CERN (plus que cinq fois par an), une carte CERN est à établir.

2.1 Obtention d'une carte CERN

Le membre de club qui a besoin d'une carte CERN s'adresse à son club en communiquant son nom, prénom et adresse e-mail.

1. Le président du club utilise le formulaire formulaire de pré-enregistrement pour les Externals / Pre-registration form for Externals (PREGEX) disponible sous EDH pour initialiser la demande d'enregistrement comme External, raison CLUB, au nom de la personne concernée en renseignant son nom, prénom et adresse e-mail.
   Il est également nécessaire d’indiquer dans la demande le nom du garant : en règle générale il s’agit du président du club ; s’il n’est pas titulaire, un autre membre du comité du club et membre du personnel titulaire peut figurer comme garant.

2. Le membre du club est invité par un e-mail, généré automatiquement, à compléter dans le document EDH ses données personnelles telles que :
   • sa nationalité,
   • sa date et lieu de naissance,
   • son statut marital,
   • les détails de sa pièce d'identité: type, numéro, pays de délivrance, dates de validité,

   et de télécharger un scan de cette pièce d'identité en cours de validité.
   Le lien transmis est valable trois mois.

3. Ensuite, les services et personnes suivants doivent approuver la demande d'enregistrement via EDH :
   • le garant (mentionné dans la demande) qui valide l'identité du membre du club,
   • le Service Enregistrement après avoir vérifié l'éligibilité du membre du club à une carte CERN,
   • l'Association du personnel pour finaliser la saisie,
   • la personne est alors enregistrée comme External, raison CLUB dans la base de données. La validité de l'enregistrement est limitée à un maximum d'une année. Si la personne s'inscrit pour une durée inférieure à un an, la carte CERN sera valable pour cette même période.
4. Finalement, les personnes suivantes sont automatiquement informées via un e-mail généré par EDH que l’enregistrement a eu lieu :
   • le garant,
   • le membre du club. Il est invité à se présenter au Service Enregistrement (bâtiment 55) pour la prise de photo, indispensable pour l’établissement de la carte.

Cette carte CERN est valable un an avec possibilité de renouvellement. Elle permet au demandeur d'accéder au site uniquement pendant les activités des clubs pour lesquelles le membre du club est inscrit. En cas d'abus, elle sera annulée.

2.2 Prolongation de validité de la carte CERN

Au moment de l’expiration de validité de la carte, il faut suivre la procédure décrite dans le paragraphe 2.1.

Pour l'établissement de la nouvelle carte CERN, la prise d'une nouvelle photo n'est pas nécessaire. Si le membre de club ne peut pas se rendre au Service Enregistrement pour retirer sa carte CERN, le garant peut demander directement au Service Enregistrement son établissement. Ensuite, le garant fait parvenir la carte au membre de club personnellement.