Accès au CERN pour les participants aux activités de clubs

Applicable à :  Membres de clubs n’ayant aucun accès au CERN, non-membres participant aux activités de clubs

Généralités

Cette procédure est destinée à permettre

  • l'accès occasionnel au CERN à des membres de clubs et à des non-membres participant aux activités ponctuelles de clubs qui ont lieu sur le site du CERN (p.ex. pour une séance d'essai du club de fitness, pour les inscriptions aux cours du club de ski, ou pour un concert organisé par le club de music, etc.), et

  • l’accès régulier au CERN à des membres de clubs (p.ex. pour pouvoir participer régulièrement aux activités qui ont lieu sur le site du CERN)

sous condition que les personnes concernées n'ont aucune autorisation liée au statut ou au régime matrimonial et familial.

Afin de pouvoir se rendre occasionnellement sur le site du CERN, une autorisation d'accès doit être accordée par le club.
Pour un accès régulier, une carte CERN est requise et peut être établie pour un membre d'un club après enregistrement en tant qu'External.

Dans les deux cas, l'approbation par le président du club est demandée qui se porte garant pour la personne concernée. S'il n'est pas membre du personnel titulaire, un membre du comité du club et membre du personnel titulaire peut figurer comme garant. Avec sa signature, le garant engage la responsabilité de l'Association du Personnel (et non celle de son département) puisque "chaque club constitue une unité largement autonome, affiliée à l’Association".
Pour faciliter la lecture, nous utilisons le terme "garant" pour faire référence au président du club ou le cas échéant au membre du comité du club titulaire du CERN.

A noter qu'une autorisation d'accès n'est pas nécessaire pour se rendre aux événements organisés par les clubs qui ont lieu à l'extérieur du domaine clôturé du CERN, p.ex. dans les baraques à côté de l'entrée A.

Procédure

1. Accès occasionnel pour membres et non-membres

La procédure ci-dessous s'applique aux membres de clubs et aux non-membres de clubs qui désirent participer ponctuellement à une activité organisée par un club du CERN et qui a lieu sur le site du CERN.

Les membres du club qui souhaitent se rendre plus que 5 fois par an sur le site du CERN sont considérés comme visiteurs réguliers et doivent obtenir une carte CERN en suivant la procédure détaillée sous 2.

Il est de la responsabilité du club de veiller à ce qu'une personne n'accumule pas plus que 5 autorisations d'accès par an.

1.1 Demande d'accès

Le club qui a l'intention d'inviter des personnes à ses activités qui ont lieu sur le site du CERN peut :

  • soit demander à chaque personne de soumettre une demande d'accès individuelle,
  • soit opter pour une collecte des coordonnées de ces personnes au préalable pour que le club introduise une demande d'accès de groupe.
1.1.1 Accès individuels

Au moins deux jours ouvrés avant son déplacement, la personne qui désire accéder au site du CERN doit compléter le formulaire CERN Club Access Request en indiquant

  • son nom et prénom
  • son numéro de téléphone
  • son adresse e-mail
  • le numéro de plaques d'immatriculation du véhicule utilisé pour le déplacement, si applicable
  • le club concerné
  • la raison pour laquelle l'accès au CERN est nécessaire (p.ex. cours d'essai, inscription, etc.)
  • le site du CERN (Prévessin ou Meyrin) auquel la personne souhaite accéder
  • la date du déplacement (qui doit être dans le futur; elle ne peut pas être pour le jour même)

Après sa soumission, la demande d'accès sera envoyée au garant pour approbation.

La personne concernée sera informée automatiquement par e-mail sur l'approbation de sa demande.

1.1.2 Accès pour groupes

Les clubs qui organisent des événements sur le site du CERN qui s'adressent à un grand nombre de personnes qui n'ont pas d'accès, peuvent accorder une autorisation d'accès à un groupe de personnes.
Le club doit préparer un fichier Excel qui réunit

  • le nom et prénom
  • le numéro de plaques d'immatriculation du véhicule utilisé pour le déplacement, si applicable

de chaque personne qui participera à l'événement et qui a besoin d'une autorisation d'accès.

Au moins deux jours ouvrés avant l'événement, le garant complète le formulaire CERN Club Access Request for a group (formulaire accessible uniquement aux titulaires du CERN, membre du comité d'un club) en indiquant

  • le club concerné
  • la description de l'événement (p.ex. tournoi, concert, conférence, inscription, etc.)
  • le site du CERN (Prévessin ou Meyrin) où l'événement a lieu
  • la date de l'événement (qui doit être dans le futur), ses heures de début et de fin
  • le nom et prénom de la personne responsable de l'événement
  • le numéro de téléphone du responsable

et en attachant le fichier Excel avec les coordonnées des personnes concernées.

Après soumission de la demande par le club, le garant a la responsabilité d'informer les personnes figurant dans la liste Excel.

Note pour les clubs : Les droits de signature des demandes d'accès individuel et les droits de soumission des demandes d'accès de groupe sont gérés à l'aide d'un e-group qui comporte les noms des garants. Pour y ajouter ou retirer un garant, le président du club est prié de contacter le président du Comité de Coordination des Clubs (CCC).

1.2 Accès au domaine du CERN

Le service de surveillance reçoit quotidiennement une liste contenant les autorisations d'accès du jour accordées par les clubs aux individus et aux groupes.

Avant de se rendre au CERN, la personne doit se munir d'une pièce d'identité et de l'impression de l'e-mail avec son autorisation d'accès, dans le cas de demande d'accès individuel.

L'accès au CERN a lieu exclusivement via l'entrée B du site de Meyrin ou via l'entrée principale du site de Prévessin, au jour indiqué dans la confirmation.

Les agents de surveillance ont pour mission de contrôler, sur l’ensemble du domaine, l’identité des personnes et véhicules, les autorisations d’accès, ainsi que les biens transportés. Pour faciliter l'orientation, les agents de surveillance ont à disposition des plans du site du CERN.

2. Accès régulier pour membres

Pour qu'un membre de club puisse accéder régulièrement sur le site du CERN (plus que cinq fois par an), une carte CERN est à établir.

2.1 Obtention d'une carte CERN

Le membre de club qui a besoin d'une carte CERN s'adresse à son club en communiquant son nom, prénom et adresse e-mail.

  1. Le garant utilise l'outil Pre-Registration Tool (PRT) pour initialiser la demande d'enregistrement comme External, raison CLUB, au nom de la personne concernée en renseignant son nom, prénom et adresse e-mail.
    Il est également nécessaire d’indiquer dans la demande le nom du garant : en règle générale il s’agit du président du club ; s’il n’est pas titulaire, un autre membre du comité du club et membre du personnel titulaire peut figurer comme garant.

    Note pour les clubs : Les droits d'accès à PRT sont gérés par le Comité de Coordination des Clubs (CCC), à contacter par le président du club pour ajouter ou retirer un membre du comité de la liste des personnes disposant d'un accès à PRT. Seuls les détenteurs d’un compte informatique CERN primaire peuvent bénéficier de ce droit d’accès à PRT.

  2. Le membre du club est invité par un e-mail, généré automatiquement, à compléter dans PRT ses coordonnées en saisissant :
    • sa nationalité
    • sa date et lieu de naissance
    • son statut marital
    • les détails de sa pièce d'identité: type, numéro, pays de délivrance, dates de validité

    et de télécharger un scan de cette pièce d'identité.
    Il a un délai de 15 jours pour le faire; passée cette date, le lien vers PRT communiqué dans l'e-mail cessera de fonctionner.

  3. Ensuite, les services et personnes suivants doivent approuver la demande d'enregistrement via PRT :
    • le garant (mentionné dans la demande) qui valide l'identité du membre du club
    • le Service Enregistrement après avoir vérifié l'éligibilité du membre du club à une carte CERN
    • l'Association du personnel pour finaliser la saisie et créer l’enregistrement comme External, raison CLUB, dans la base de données. La validité de l'enregistrement est limitée à un an.
  4. Finalement, les services et personnes suivants sont automatiquement informés via un e-mail généré par PRT que l’enregistrement a eu lieu :
    • Le Service Enregistrement pour qu'il puisse produire la carte CERN.
    • le membre du club. Il est invité à se présenter au Service de l’Enregistrement (Bat. 55, 1er étage, du lundi au vendredi de 7h30 à 16h00) pour la prise de photo, indispensable pour l’établissement de la carte.

Cette carte CERN est valable un an avec possibilité de renouvellement.

2.2 Prolongation de validité de la carte CERN

Au moment de l’expiration de validité de la carte il faut suivre la procédure décrite dans le chapitre 2.1.

Pour l'établissement de la nouvelle carte CERN, la prise d'une nouvelle photo n'est pas nécessaire. Si le membre de club ne peut pas se rendre au Service de l'Enregistrement pour retirer sa carte CERN, le garant peut demander directement au Service de l’Enregistrement son établissement. Ensuite, le garant fait parvenir la carte au membre de club personnellement.

Révisions 

No révision Modifications Approuvé le
1 Mise en place d'une procédure distincte en cas d'accès occasionnel sur le site du CERN. 18.09.2014
2 Introduction de PRT pour l'enregistrement comme External des membres des clubs 08.12.2016