En tout premier lieu, il est nécessaire de désigner un référent de l’entreprise contractante qui sera en charge du pré-enregistrement du personnel.
Ensuite, les référents de l’entreprise contractante utilisent soit le formulaire de pré-enregistrement pour les contractants / Pre-registration form for Contractors (PREGRO), soit l’application PRT pour pré-enregistrer le personnel d'entreprise appelé à travailler au CERN, en suivant les instructions indiquées dans l'aide en ligne du document EDH.
Selon la personne désignée :
Scénario no 1 : vous n'êtes pas enregistré au CERN et n'avez pas de compte informatique |
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Quelques jours avant l'arrivée du personnel d'entreprise sur le site du CERN, vous devez suivre les étapes ci-dessous (étapes à suivre en ligne car pour des besoins de synchronisation entre les différents outils, celles-ci ne pourront avoir lieu le premier jour) :
Remplir le formulaire papier « Fiche d'enregistrement du personnel d'entreprises » et l'envoyer au Service Desk via l'adresse Access.Registration@cern.ch en demandant l'activation d'un compte informatique qui sera créé seulement lorsque la personne est enregistrée. Un délai de 2 heures est nécessaire pour que le compte soit activé. Il est important que le cours de sécurité informatique soit suivi dans un délai de 5 jours maximum dès la validation du compte informatique, sinon celui-ci sera bloqué.
Une fois l'enregistrement et la validation du compte informatique effectués, demander l'accès au document EDH formulaire de pré-enregistrement pour les contractants / Pre-registration form for Contractors (PREGRO) en créant le ticket « Request EDH PREGRO access » via le Portail des services si celui-si est adapté aux besoins ou utiliser l'application PRT si le formulaire en ligne EDH ne convient pas. L'accès au document sera valide tout au long du contrat.
Le ou les référents de l’entreprise contractante soumettent ensuite, pour chaque personne de l'entreprise devant intervenir sur le site du CERN, un formulaire de pré-enregistrement pour les contractants / Pre-registration form for Contractors (PREGRO) ou utilisent l'application PRT selon l'outil choisi initialement.
Le premier jour de contrat, le personnel d'entreprise se rend physiquement au Centre de Support de la Communauté du CERN (bâtiment 33) afin de récupérer leur carte d'accès.
La synchronisation entre les nouveaux comptes informatique et l'outil Learning Hub (LMS) a lieu 2 fois par jour (midi et minuit). |
Scénario no 2 : vous êtes enregistré au CERN mais n'avez pas accès au document EDH formulaire de pré-enregistrement pour les contractants / Pre-registration form for Contractors (PREGRO) |
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Quelques jours avant l'arrivée du personnel d'entreprise sur le site du CERN, vous devez suivre les étapes ci-dessous (étapes à suivre en ligne car pour des besoins de synchronisation entre les différents outils, celles-si ne pourront avoir lieu le premier jour) :
Demander l'accès au document EDH formulaire de pré-enregistrement pour les contractants / Pre-registration form for Contractors (PREGRO) en créant le ticket « Request EDH PREGRO access » via le Portail des services.
Le ou les référents de l’entreprise contractante soumettent ensuite, pour chaque personne de l'entreprise devant intervenir sur le site du CERN, un formulaire de pré-enregistrement pour les contractants / Pre-registration form for Contractors (PREGRO).
Le premier jour de contrat, le personnel d'entreprise se rend physiquement au Centre de Support de la Communauté du CERN (bâtiment 33) afin de récupérer leur carte d'accès. Une fois l'enregistrement effectué et le compte informatique validé, il est nécessaire que le personnel contractant suive les formations en ligne obligatoires via le catalogue de formation du CERN (Learning Hub). La synchronisation entre les nouveaux comptes informatique et l'outil Learning Hub a lieu 2 fois par jour (midi et minuit). |