Enregistrement de personnel d’entreprises contractantes

Applicable à :  Personnel d'entreprises contractantes

Généralités

Le Service Enregistrement du département SMB délivre toutes les cartes d'accès CERN, enregistre les véhicules et effectue les enrôlements biométriques. Par ailleurs, ce service est en charge de la gestion des dossiers du personnel d'entreprise.

Procédure

Toute personne travaillant au CERN pour une entreprise contractante ou dans le cadre d'une commande doit se conformer aux règles en vigueur au sein de l'Organisation.

1. Pré-enregistrement

Le ou les référents de l’entreprise contractante doivent utiliser l’application PRT pour pré-enregistrer le personnel d'entreprise appelé à travailler au CERN, en suivant les instructions indiquées dans l'aide en ligne de l'application.

Les prestations prévues par le contrat sont exécutées soit:

  • sur un seul territoire (partie suisse ou partie française du domaine du CERN) ;
  • tant sur la partie française que sur la partie suisse du domaine du CERN.

Pour chaque contrat, la "part prépondérante prévisible de la prestation à exécuter" (4P) est indiquée dans la spécification technique de l'appel d'offres ou de la demande d'offres. Cette part prépondérante est déterminée conformément à l'Accord entre le Gouvernement de la République française, le Conseil fédéral suisse et l'Organisation européenne pour la recherche nucléaire (CERN) sur le droit applicable aux entreprises intervenant sur le domaine de l'Organisation afin d'y réaliser des prestations de services revêtant un caractère transnational ainsi qu'au Protocole d'amendement de la Convention entre le Gouvernement de la République française et le Conseil fédéral suisse relative à l'extension en territoire français du domaine de l'Organisation européenne pour la recherche nucléaire conclue le 13 septembre 1965. Pour plus d'informations, veuillez consulter le site http://procurement.web.cern.ch/en/law-applicable-to-contractors-personnel.

Lors du pré-enregistrement, le contractant introduit dans l’application PRT les versions numérisées des documents suivants:

  • une pièce d'identité en cours de validité (carte d'identité ou passeport) ;
  • le permis de travail, s'il y a lieu ;
  • le permis de résidence, s'il y a lieu.

Documents à fournir selon le territoire où sont exécutées les prestations:

  1. Lorsque les prestations sont exécutées uniquement sur territoire français ou uniquement sur territoire suisse:

TERRITOIRE D’INTERVENTION DU CONTRACTANT

(défini lors de la mise en place de l’appel d’offres)

NATIONALITÉ DE L’ENTREPRISE ET DES SOUS-TRAITANTS DOCUMENTS À TRANSMETTRE
France uniquement Française
  • Pièce d'identité en cours de validité,
  • Permis de résidence, s'il y a lieu.
Suisse ou autre
  • Pièce d'identité en cours de validité,
  • Permis de travail, s'il y a lieu,
  • Une preuve de l'accomplissement des formalités de détachement.
Suisse uniquement Française ou autre
  • Pièce d'identité en cours de validité,
  • Permis de résidence, s'il y a lieu.
Suisse
  • Pièce d'identité en cours de validité,
  • Permis de travail, s'il y a lieu,
  • Permis de résidence, s'il y a lieu.

 

  1. Lorsque les prestations sont exécutées sur deux territoires (France et Suisse) et que le contrat n'est pas assujetti à la règle 4P (appels d’offres envoyés avant le 18/01/2014):

TERRITOIRE D’INTERVENTION DU CONTRACTANT

(défini lors de la mise en place de l’appel d’offres)

NATIONALITÉ DE L’ENTREPRISE ET DES SOUS-TRAITANTS DOCUMENTS À TRANSMETTRE
Sur France et sur Suisse Française
  • Pièce d'identité en cours de validité,
  • Permis de résidence, s'il y a lieu.
Suisse ou autre
  • Pièce d'identité en cours de validité,
  • Permis de travail, s'il y a lieu,
  • Permis de résidence, s'il y a lieu,
  • Une preuve de l'accomplissement des formalités de détachement (si la personne doit travailler sur le territoire français).

 

  1. Lorsque les prestations sont exécutées sur deux territoires (France et Suisse) et que le contrat est assujetti à la règle 4P (appels d’offres envoyés après le 18/01/2014):

TERRITOIRE D’INTERVENTION DU CONTRACTANT

(défini lors de la mise en place de l’appel d’offres)

DROIT APPLICABLE

(découlant de la définition du territoire d’intervention)

NATIONALITÉ DE L’ENTREPRISE ET DES SOUS-TRAITANTS DOCUMENTS À TRANSMETTRE
En France et en Suisse Droit français Française
  • Pièce d'identité en cours de validité,
  • Permis de résidence, s'il y a lieu.
Suisse ou autre
  • Pièce d'identité en cours de validité,
  • Permis de travail, s'il y a lieu,
  • Permis de résidence, s'il y a lieu,
  • Une preuve de l'accomplissement des formalités de détachement.
Droit suisse Française ou autre
  • Pièce d'identité en cours de validité,
  • Permis (G CERN),
  • Permis de résidence, s'il y a lieu.
Suisse
  • Pièce d'identité en cours de validité,
  • Permis de travail, s'il y a lieu,
  • Permis de résidence, s'il y a lieu.

Certaines situations nécessitent des documents supplémentaires, qui pourront être demandés par le Service Enregistrement.

Le service Enregistrement vérifie la demande reçue via PRT et communique à l’entreprise la suite donnée au dossier:

  • en cas de rejet, l’entreprise est informée des documents à fournir pour compléter le dossier.
  • en cas de validation, un courriel automatique est adressé au référent de l’entreprise indiquant que l’employé peut se présenter, muni des originaux des documents numérisés, au service Enregistrement pour finaliser son dossier.

Si l’entreprise contractante fait intervenir un sous-traitant, celui-ci doit être déclaré préalablement dans le contrat pour pouvoir être sélectionné dans PRT. Si le sous-traitant n’apparaît pas dans la liste des sous-traitants, le responsable technique CERN du contrat doit contacter le service Achats pour demander qu'il soit procédé à la validation et à l'enregistrement nécessaires.

À noter : Pour l’enregistrement de tout personnel intervenant au CERN dans le cadre d’une commande, il est nécessaire de compléter la fiche d'enregistrement du personnel d'entreprise et de fournir les documents susmentionnés.

2. Enregistrement

Une fois la commande ou le contrat signé par le CERN et le dossier validé par le Service Enregistrement, le personnel d’entreprise contractant (à l’exception du personnel d’entreprise en télétravail) doit se présenter au Service Enregistrement situé au bâtiment 55 avec les originaux des documents qui ont été soumis dans son dossier PRT.

Cas particulier: personnel d’entreprise contractante en télétravail

Certains contrats ou commandes prévoient la possibilité pour le personnel de travailler exclusivement à distance (télétravail). Dans ce cas, le responsable technique CERN du contrat communique au Service Enregistrement les informations suivantes :

  • la référence du contrat ou de la commande ;
  • les fiches d’enregistrement et les pièces d’identité des personnes concernées;
  • un courriel de sa part autorisant le télétravail à distance des personnes concernées.

Ce type d’enregistrement à des fins de télétravail ne permet en aucun cas l'obtention d'une carte d’accès CERN.

Le document Prestations sur le site du CERN détaille les conditions d’accès et de travail applicables.

Révisions 

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