Carte visiteur : accès au CERN pour les visiteurs et les participants aux conférences

Applicable à :  Visiteurs et participants aux conférences, n’ayant aucun accès au CERN

Généralités

Selon l'annexe 2 des mesures d'application de la Circulaire opérationnelle n° 2

  • les visiteurs individuels,
  • les participants aux visites de groupe organisés et
  • les participants aux conférences organisées sur le domaine du CERN

doivent être en possession d'une Carte CERN Visiteur court terme (ci-après "carte visiteur") qui peut prendre forme d'un badge spécifique pour les participants aux conférences.
Elle est nominative et sa validité maximale correspond à la durée de la visite ou de la conférence.

La carte visiteur permet à son détenteur d'accéder au domaine général du CERN (Meyrin et Prévessin) en la présentant aux agents de surveillance en poste. La carte visiteur ne permet aucun accès aux zones contrôlées.

En application du paragraphe 17.8 des mesures d'application de la Circulaire opérationnelle n° 2, les participants aux visites de groupe organisées et les visiteurs individuels sont dispensés de l'obligation d'être munis individuellement d'une carte visiteur si un membre du personnel CERN ou un collaborateur du Service des Visites du CERN ou l'Organisateur de la visite les accompagne en permanence, depuis leur entrée sur le domaine jusqu'au moment où ils le quittent.

Les participants aux conférences doivent être en possession soit de la carte visiteur soit du badge spécifique tout au long de la conférence.

Les visiteurs et les participants aux visites et conférences se rendant au CERN en véhicule privé peuvent se garer sur le parking visiteur à côté du Globe, sauf zone P+R. Ils sont autorisés par défaut à un accès unique, entrée/sortie.
Dans des cas justifiés, les détenteurs d'une carte visiteur peuvent obtenir une vignette "laissez-passer" qui leur permet d'accéder aux sites du CERN avec leur véhicule. 

Procédure

1. La carte visiteur pour les visiteurs individuels ou des groupes de visiteurs

Si un visiteur individuel ou un groupe de visiteurs souhaite rendre visite, à titre privé ou professionnel, à une personne présente sur le site du CERN, une personne du CERN doit se porter garant de la compatibilité de cette visite avec les activités du CERN et demander l'établissement de la carte visiteur.
Ce garant doit être nécessairement:

1.1 Obtention d'une carte visiteur dans le cas d'une visite programmée

La demande d'une carte visiteur doit être faite au préalable par le garant en complétant le formulaire Demande de carte CERN visiteur (visiteurs individuels ou en groupe) avec les informations suivantes :

  • personne visitée si différente du demandeur (considérée comme le garant CERN).
  • motif de la visite,
  • date et durée de la visite,
  • les coordonnées du ou des visiteurs :
    • nom, prénom du ou des visiteurs,
    • nationalité,
    • numéro d'immatriculation du véhicule si le visiteur vient en voiture et ne peut pas se garer sur le parking du Globe.

    Pour les groupes de visiteurs de plus de 10 personnes le garant doit préparer un fichier Excel qui réunit les coordonnées de chaque visiteur et l'attacher au formulaire de la demande.

Les demandes de carte visiteur pour une durée supérieure à 2 jours sont examinées au cas par cas par le chef du service accueil et contrôle d'accès.

Les cartes visiteurs, et éventuellement la vignette "laissez-passer", pour les visiteurs individuels ou en groupe de maximum 30 personnes sont produites par l'agent de surveillance (Service accueil et contrôle d'accès) présent dans le hall de la Réception du bâtiment 33 où elles peuvent être retirées soit par le garant CERN soit par le visiteur lui-même, sur présentation d'une pièce d'identité.
Pour les groupes de plus de 30 personnes, la carte visiteur est à produire par le garant lui-même en suivant la procédure "2.3 Production et distribution de cartes visiteurs pour les conférences accueillant plus de trente participants" ci-dessous.

1.2 Obtention d'une carte visiteurs dans le cas d'une visite non programmée

L'agent de surveillance présent dans le hall de la Réception du bâtiment 33 qui accueille un visiteur inattendu, contacte le garant pour s'assurer que la visite est justifiée.

Si cette visite est confirmée, une carte visiteur est produite et délivrée au visiteur.

2. La carte visiteurs pour les participants à une conférence sur le domaine du CERN (également "workshop" ou séminaire)

L'organisateur de la conférence - s'il est membre du personnel - est considéré comme le garant CERN pour tous les participants. Si l'organisateur n'est pas membre du personnel, une autre personne impliquée dans l'organisation de l'événement et membre du personnel, doit se porter garant.
Aucune carte visiteur ne peut être délivrée aux accompagnants non-inscrits sur la liste des participants à la conférence.

2.1 Demande de carte visiteur pour les participants aux conférences 

L'organisateur CERN de la conférence doit soumettre au moins 5 jours ouvrables avant l'évènement une Demande de carte CERN visiteur (participants aux conférences) en indiquant les informations suivantes :

  • Le titre de la conférence
  • Le nom de l'organisateur,
  • Le lieu de la conférence (bâtiment),
  • Les dates de début et de fin de la conférence,
  • La nécessité de mettre à disposition un service d'ordre (payant, indication d'un code budgétaire obligatoire)
  • Le moyen de déplacement (comment les participants devront se rendre sur le site du CERN, s'il ne viennent pas en transport public ou à pied) :
    • Bus
    • Taxi
    • Voiture : il faut dans ce cas que chaque participant dispose d'une vignette "laissez-passer"
  • Si la conférence n'accueille pas plus que 30 participants : le moyen de distribution souhaité pour les cartes visiteurs et éventuelles vignettes "laissez-passer" (voir chapitre 2.2).

Il joint à la demande la liste des participants avec leurs informations suivantes :

  • le nom et prénom
  • la nationalité
  • la date d'arrivé et de départ si elles diffèrent des dates de début et de fin de la conférence,
  • le numéro de plaques d'immatriculation du véhicule utilisé pour le déplacement, si applicable

2.2 Production et distribution de cartes visiteurs pour les conférences accueillant maximum trente participants

Après approbation de la demande par le Service accueil et contrôle d'accès, ce dernier produit les cartes visiteurs et les vignettes "laissez-passer" si la conférence accueille 30 participants maximum. Le moyen de distribution adéquat pour les cartes visiteurs et éventuelles vignettes "laissez-passer" est à choisir par le garant. Les cartes peuvent être :

  1. remises à l'avance à l'organisateur qui les envoie aux participants,

  2. remises aux participants directement le jour de l'évènement, par l'agent de surveillance présent dans le hall de la Réception du bâtiment 33, ou

  3. conservées par l'agent de surveillance présent dans le hall de la Réception du bâtiment 33 et l'organisateur ou un membre du comité d'organisation est présent le jour de la manifestation au bâtiment 33 pour accueillir les participants et leur distribuer.

  4. Il est également possible que l'organisateur récupère les documents au bâtiment 33 pour les distribuer à l’intérieur du site. Par conséquent, les participants devront se munir d’une lettre d’invitation ou confirmation écrite de leur inscription pour entrer sur le site. L’agent de surveillance situé aux postes d'entrée de site se chargera ensuite de les diriger vers le point d’accueil.

Dans le cas où les participants arrivent la veille au soir de la conférence et que les documents n'ont pas pu être délivrés à l'avance à l'organisateur, ils sont remis à l'agent de surveillance qui les distribuera aux participants lorsqu'ils se présenteront à l'entrée du CERN.

2.3 Production et distribution de cartes visiteurs pour les conférences accueillant plus de trente participants

Après approbation de la demande par le Service accueil et contrôle d'accès, l'organisateur CERN doit lui-même produire soit une carte visiteur standard, soit une carte visiteur spécifique appelée "badge spécifique" en suivant les instructions de l'imprimerie du CERN

Le badge créé à cette occasion doit être validé au préalable par le chef du service accueil et contrôle d'accès.

Les éventuelles vignettes "laissez-passer" sont produites par l'agent de surveillance présent dans le hall de la Réception du bâtiment 33.

La distribution des badges et des vignettes aux participants à la conférence est gérée selon la convenance de l'organisateur qui contacte le Service accueil et contrôle d'accès pour déterminer l'arrangement adéquat.

3. Stationnement et accès en véhicule privé et bus au domaine du CERN

3.1 Véhicules privés

Les visiteurs et participants aux visites et conférence sont censés garer leur véhicule privé sur le parking du Globe, sauf zone P+R, si le lieu de leur visite se trouve sur le site de Meyrin et est à distance de marche.
Ils sont autorisés par défaut à un accès unique, entrée/sortie, au parking. En cas d'un événement d'une durée de deux jours ou plus, ils doivent se présenter à la réception au bâtiment 33 avec leur carte visiteur ou leur badge spécifique pour réactiver le droit à un nouveau passage.

Si l'accès en voiture au site du CERN est justifié, par exemple quand le lieu de l'événement est éloigné, les détenteurs d'une carte visiteur peuvent obtenir une vignette "laissez-passer" pour leur véhicule privé. Le besoin de la vignette est à indiquer dans la demande de carte visiteur en précisant les raisons. La vignette est établie par le Service accueil et contrôle d'accès ; elle porte le numéro d'immatriculation du véhicule et sa validité correspond à celle de la carte visiteur de son détenteur.

3.2 Cars

Les cars peuvent accéder au site du CERN pour se rendre à l'endroit de l'événement, afin de déposer ou venir chercher les participants aux visites et conférences.
L'organisateur de la visite ou de la conférence doit annoncer au préalable l'arrivée du car en communiquant au Service accueil et contrôle d'accès les coordonnées du ou des chauffeurs (nom, prénom) et celles du car (marque, plaque d'immatriculation).

Pour le stationnement des cars, les emplacements spéciaux sont disponibles sur le parking du Globe, à l'extérieur du site de Meyrin.
Les cars sont autorisés par défaut à un accès unique, entrée/sortie, au parking. En cas d'un événement d'une durée de deux jours ou plus, le chauffeur du car doit se présenter à la réception au bâtiment 33 pour réactiver le droit à un nouveau passage. Le stationnement des cars sur le site du CERN n'est pas autorisé.

Révisions 

No révision Modifications Approuvé le
1 Si le visiteur vient en voiture, il est possible de communiquer son numéro d’immatriculation pour obtenir en avance un ticket "parking-visiteur".  17.12.2010
2 Les "badges spécifiques" sont créés soit en utilisant un modèle Word soit en utilisant "Indico", comme indiqué dans les instructions de l'imprimerie du CERN. 21.10.2013
3 Révision pour l'adapter aux nouvelles dispositions de la CO 2: personnel d'entreprise ne peut plus demander de cartes visiteurs; visiteurs garent leur voiture sur le parking du Globe 04.03.2015