Carte visiteur : accès au CERN pour les visiteurs et les participants aux conférences

Applicable à :  Visiteurs et participants aux conférences, n’ayant aucun accès au CERN

Généralités

Les conditions d’accès au domaine clôturé du CERN sont définies dans la Circulaire opérationnelle n° 2 et ses mesures d'application.

Les visiteurs peuvent se rendre au CERN :

  • lors de visites individuelles (invités) ou en groupe ;
  • en tant que participant aux conférences organisées sur le domaine du CERN ;
  • en tant que participant aux visites guidées organisées par le service des visites.

Ces visiteurs doivent être en possession d'une carte CERN visiteur qui doit être portée de façon apparente. Elle est nominative, seul son titulaire est autorisé à l’utiliser et sa validité maximale correspond à la durée de la visite ou de la conférence.

Cette carte permet à son détenteur d'accéder au domaine du CERN en la présentant aux agents de surveillance en poste. La carte visiteur ne permet en aucun cas d’accéder aux zones contrôlées à moins que le détenteur ne soit muni d’une autorisation spéciale ou ne soit accompagné d’une personne habilitée (guide, garant, etc…).

Les détenteurs d'une carte d'accès CERN ne pourront plus être accompagnés de personnes qui ne soient pas détentrices d’une carte visiteur.

A noter : les visiteurs qui restent en dehors des zones clôturées, par exemple dans les zones d’expositions permanentes (Microcosm ou le Globe), ainsi que la boutique CERN, ne sont pas concernés par le port obligatoire de la carte visiteur.

Les visiteurs et les participants aux visites et conférences se rendant au CERN en véhicule privé peuvent se garer sur le parking visiteur à côté du Globe, sauf zone P+R. Ils sont autorisés par défaut à un accès unique, entrée/sortie.
Dans des cas justifiés, les détenteurs d'une carte visiteur peuvent obtenir une vignette "laissez-passer" qui leur permet d'accéder aux sites du CERN avec leur véhicule. 

Procédure

1. Obtention de la carte visiteur

1.1 Pour les visiteurs individuels ou les groupes de visiteurs

Si un visiteur individuel ou un groupe de visiteurs souhaite rendre visite, à titre privé ou professionnel, à une personne présente sur le site du CERN, un membre du personnel doit se porter garant de la compatibilité de cette visite avec les activités du CERN et demander l'établissement de la carte visiteur.
Ce garant doit être nécessairement:

La demande d'une carte visiteur doit être faite au préalable par le garant en complétant le formulaire Demande de carte CERN visiteur (visiteurs individuels ou en groupe) avec les informations suivantes :

  • personne visitée si différente du demandeur (considérée comme le garant CERN).
  • motif de la visite,
  • date / heure d'arrivée et date / heure de départ,
  • les coordonnées du ou des visiteurs :
    • nom, prénom,
    • nationalité,
    • e-mail,
    • numéro de téléphone,
    • date et lieu de naissance,
    • numéro d'immatriculation du véhicule si le visiteur vient en voiture et ne peut pas se garer sur le parking du Globe.

Chaque demande peut comprendre jusqu'à 10 personnes. Dans le cas d'une visite plus importante, il est possible de faire plusieurs demandes.

Les demandes de carte visiteur pour une durée supérieure à 2 jours sont examinées au cas par cas par le chef de la sûreté.

Après approbation de la demande par le Service accueil et contrôle d'accès, une confirmation incluant la carte visiteur est envoyée au créateur de la demande ainsi qu’au garant qui sont, ensuite, responsables de transmettre cette information au(x) visiteur(s) concerné(s). Si le demandeur a mentionné dans la requête l’e-mail du ou des visiteurs, ces derniers recevront également cette confirmation. Il est important de noter que le demandeur et le garant sont responsables d’informer les visiteurs de la procédure à suivre ainsi que de transmettre les cartes visiteurs.

Si la visite a lieu du lundi au samedi entre 08h30 et 17h30 (heures d'ouverture de la Réception principale), le garant ou le visiteur se présente au bâtiment 33 (Réception principale) auprès de la borne d’impression, saisit le code personnel reçu précédemment, sélectionne le ou les noms des personnes concernées et récupère les cartes visiteurs auprès de l’agent de surveillance présent sur présentation d’une pièce d’identité en cours de validité.

En dehors de ces heures et 24h/24h, il est également possible pour le garant ou le visiteur de suivre la même procédure avec la borne d'impression située devant le bâtiment 55 (à l'intérieur de la cabine téléphonique). Les cartes visiteurs sont ensuite imprimées auprès de l’agent de surveillance de l’Entrée B.

La vignette «laissez-passer» est également produite par l’agent de surveillance présent sur place et remise au visiteur avec la carte visiteur.

À noter : En cas de visite non programmée, l'agent de surveillance présent dans le hall de la Réception du bâtiment 33 contacte le garant pour s'assurer que la visite est justifiée. Le garant suit ensuite la procédure ci-dessus pour produire la carte visiteur.

1.2 Pour les participants à une conférence sur le domaine du CERN (également "workshop" ou séminaire)

L'organisateur de la conférence - s'il est membre du personnel - est considéré comme le garant CERN pour tous les participants. Si l'organisateur n'est pas membre du personnel, une autre personne impliquée dans l'organisation de l'événement et membre du personnel, doit se porter garant.
Aucune carte visiteur ne peut être délivrée aux accompagnants non-inscrits sur la liste des participants à la conférence.

L'organisateur CERN de la conférence crée son événement via Indico. Il active ensuite la gestion des cartes visiteurs via l’option «CERN Visitor badges» dans le menu «Logistics». Lors de l’activation, l’organisateur indique quels formulaires d’enregistrement seront utilisés pour donner l’accès. Le participant doit s’enregistrer en ligne en utilisant un des formulaires indiqués. L’organisateur confirme ensuite dans Indico individuellement pour chaque participant le droit d’accéder au site et ce dernier reçoit un e-mail lui demandant de compléter en ligne (via un formulaire sur Indico) sa nationalité, date et lieu de naissance. Une fois ces informations transmises, chaque participant reçoit un e-mail comprenant un code de réservation ainsi qu’une carte visiteur imprimable au format A4 qu’il plie ensuite en quatre pour obtenir un format A6.

Il est possible pour l’organisateur de la conférence d’adapter le verso de la carte en ajoutant certaines informations liées à sa conférence tel que le logo…

L’organisateur peut également à tout moment supprimer ou accorder l’accès à un participant indiqué dans la liste Indico.

Lors de l’événement, le participant doit être en mesure de montrer sa carte visiteur, ainsi qu’une pièce d’identité en cours de validité, à l’agent de surveillance présent dans le hall de la Réception du bâtiment 33. Un porte-badge est distribué sur place afin qu’il puisse porter de façon apparente sa carte visiteur. En cas d’oubli de la carte ou en dehors des heures d'ouverture de la Réception principale, le participant peut en demander l’impression sur présentation du code de réservation à la borne prévue à cet effet à la Réception ou à celle située dans la cabine téléphonique devant le bâtiment 55 et auprès de l’agent de surveillance de l’Entrée B.

1.3 Pour les participants aux visites guidées organisées par le service des visites

Le Service des visites a publié sur son site la procédure et les conditions d’organisation des différents types de visites : visites pour scolaires ou étudiants, visites pour les groupes, visites pour les particuliers et visites privées.

L’organisateur soumet sa demande d’organisation de visite sur le site visit.cern (Guided tours). Si l'organisateur ne fait pas partie du CERN, il peut demander la création d'un CERN Lightweight Account. Dès l'approbation de la visite par le service des visites, l'organisateur reçoit un e-mail lui demandant de collecter les informations complémentaires sur chaque visiteur (nom, prénom, date de naissance, ville de naissance et pays de naissance).

Le Service des visites se charge ensuite d'imprimer les cartes visiteurs. Elles sont distribuées aux visiteurs à la Réception principale du bâtiment 33 par le personnel d'accueil. Ces cartes suivent le même format que pour les cartes visiteurs individuels.

1.4 Vue d'ensemble des différentes procédures d'obtention d'une carte visiteur

Catégorie d'événement

Visiteur professionnel

Visiteur personnel

Conférence

Séminaire, etc.

Visite guidée
Via

ServiceNow

Indico

Visit.cern

Demande validée par

Service du gardiennage

Organisateur de l'événement

Service des visites ou service responsable du point de visite

Garant
  • Un membre du personnel du CERN
  • Un membre du Conseil, d'un comité ou un autre organe subsidiaire du CERN (enregistré en tant qu'External raison COMT) ou
  • Un chargé de liaison avec l'industrie.

Organisateur de l'événement si membre du personnel

Service des visites ou responsable du point de visite

Nombre de visiteurs

Moins de 10 avec la possibilité de soumettre plusieurs demandes

Plus de 10

Moins de 50

Validité de la carte

2 jours ou plus sur approbation du chef de la sûreté

Au maximum la durée de l'événement

Au maximum la durée du programme de visite guidée

Qui soumet les données personnelles

Demandeur (membre du personnel)

Chaque visiteur individuellement ou l'organisateur

Demandeur de la visite guidée

Récupération des cartes visiteurs

Réception principale ou bâtiment 55 (en dehors des heures ouvrables)

Réception principale ou bâtiment 55 (en dehors des heures ouvrables)

Réception principale ou bâtiment 55 (aux heures ouvrables uniquement)

Impression à domicile

Non

Oui (optionnelle)

Non

 

Cas particulier pour les participants à une visite guidée et une visite d'un autre type durant la même période:

Lorsqu’un même groupe de visiteurs souhaite ajouter à une visite guidée une visite d’un autre type (conférence, visite personnelle ou visite professionnelle), il est recommandé de s’assurer que la demande de visite guidée pourra être acceptée puis de faire la demande de carte visiteur:

  • soit en complétant au préalable le formulaire Demande de carte CERN visiteur (visiteurs individuels ou en groupe) s’il s’agit d’un petit groupe de personnes et d’inclure toute la période de visite dans la demande ;
  • soit en créant un événement dans Indico pour les événements de groupe toujours en mentionnant la période complète.

Par exemple : une personne souhaite organiser une visite via le Service des visites sur une journée puis le lendemain de la visite guidée, elle prend la responsabilité en tant que garant de proposer une conférence supplémentaire sur le site de Prévessin. Le demandeur devra au préalable réserver une visite guidée s’inscrivant dans les dates de l’événement auprès du Service des visites tout en les informant que les cartes visiteurs seront demandées en parallèle. Une fois la demande de visite guidée acceptée par le Service des visites, il effectuera une demande de cartes visiteurs soit en passant par ServiceNow (cf paragraphe 1.1) soit par Indico (cf paragraphe 1.2) selon le nombre de visiteurs concernés.

2. Stationnement et accès en véhicules privés et cars au domaine du CERN

2.1 Véhicules privés

Les visiteurs et participants aux visites et conférences sont censés garer leur véhicule privé sur le parking du Globe, sauf zone P+R, si le lieu de leur visite se trouve sur le site de Meyrin et est à distance de marche.
Ils sont autorisés par défaut à un accès unique, entrée/sortie, au parking. En cas d'un événement d'une durée de deux jours ou plus, ils doivent se présenter à la réception au bâtiment 33 ou à l’interphone de l’entrée du parking en dehors des heures ouvrables avec leur carte visiteur ou leur badge spécifique pour réactiver le droit à un nouveau passage.

Si l'accès en voiture au site du CERN est justifié, par exemple quand le lieu de l'événement est éloigné, les détenteurs d'une carte visiteur peuvent obtenir une vignette "laissez-passer" pour leur véhicule privé. Le besoin de la vignette est à indiquer dans la demande de carte visiteur en précisant les raisons. La vignette est établie par le Service accueil et contrôle d'accès ; elle porte le numéro d'immatriculation du véhicule et sa validité correspond à celle de la carte visiteur de son détenteur.

2.2 Cars

Les cars peuvent accéder au site du CERN pour se rendre à l'endroit de l'événement, afin de déposer ou venir chercher les participants aux visites et conférences.

L'annonce de l'arrivée du car doit être faite par :

  • l'organisateur de la conférence en communiquant au Service accueil et contrôle d'accès les coordonnées du ou des chauffeurs (nom, prénom) et celles du car (marque, plaque d'immatriculation) ;
  • l'organisateur de la visite en renseignant les coordonnées du ou des chauffeurs (nom, prénom, date de naissance, ville de naissance, pays de naissance et plaques d’immatriculation) lors de la réservation de la visite guidée.

Pour le stationnement des cars, les emplacements spéciaux sont disponibles sur le parking du Globe, à l'extérieur du site de Meyrin.
Les cars sont autorisés par défaut à un accès unique, entrée/sortie, au parking. En cas d'un événement d'une durée de deux jours ou plus, le chauffeur du car doit se présenter à la Réception au bâtiment 33 pour réactiver le droit à un nouveau passage. Le stationnement des cars sur le site du CERN n'est pas autorisé.

Révisions 

No révision Modifications Approuvé le
1 Si le visiteur vient en voiture, il est possible de communiquer son numéro d’immatriculation pour obtenir en avance un ticket "parking-visiteur".  17.12.2010
2 Les "badges spécifiques" sont créés soit en utilisant un modèle Word soit en utilisant "Indico", comme indiqué dans les instructions de l'imprimerie du CERN. 21.10.2013
3 Révision pour l'adapter aux nouvelles dispositions de la CO 2: personnel d'entreprise ne peut plus demander de cartes visiteurs; visiteurs garent leur voiture sur le parking du Globe. 04.03.2015
4 Port du badge obligatoire. 02.05.2018
5 En dehors des heures ouvrables de la Réception principale et 24h/24h, ajout d'une borne devant le batiment 55 et impression de la carte visiteur auprès du gardien de l'Entrée B. 15.10.2018
6 Ajout d'un tableau récapitulatif et d'un paragraphe sur l'organisation d'une visite multiple.  02.11.2018