Paiement des frais de voyage lors de l'extinction du contrat

Applicable à :  Membres du personnel

Généralités

1. Conditions préalables

Le droit au paiement des frais de voyage est défini à l'article R V 1.09 des Statut et Règlement du Personnel ainsi que dans la Circulaire administrative n° 30.

Ainsi, les conditions pour bénéficier du droit au voyage de départ sont les suivantes :

  • Titulaires, boursiers, attachés scientifiques ou étudiants engagés avant le 1er janvier 2007 (à l’exception des ex-titulaires locaux)

    • avoir ses foyers à l’extérieur d’un cercle de 20 km de rayon ayant son centre au CERN, et

    • établir son nouveau lieu de résidence à 20 km ou plus en ligne droite de l'ancien lieu de résidence, dans les deux ans suivant l'extinction du contrat;

  • Titulaires, boursiers, attachés scientifiques ou étudiants engagés à compter du 1er janvier 2007 (y compris les ex-titulaires locaux)

    • avoir ses foyers à l’extérieur d’un cercle de 70 km de rayon ayant son centre au CERN, et

    • établir son nouveau lieu de résidence à l’extérieur d’un cercle de 70 km de rayon ayant son centre au CERN, dans les deux ans suivant l'extinction du contrat;

Pour les titulaires et les boursiers, les foyers sont définis selon l'article R II 1.25 du Règlement et déterminés lors de l'établissement de leur contrat.
Pour les membres du personnel associés, les foyers sont remplacés par le lieu de résidence déterminé au moment de leur engagement.

2. Report du paiement des frais de voyage

Si le membre du personnel reste au bénéfice d'un nouveau contrat avec le CERN, l'Organisation ne paie les frais de voyage d'extinction de contrat qu'une seule fois pour le membre du personnel et les membres de sa famille, selon les modalités suivantes :

  • son droit au voyage est repoussé jusqu'à ce qu'il ne soit plus au bénéfice d'un contrat d'une durée hebdomadaire de travail supérieure à 20h. A partir de ce moment là, le voyage doit être effectué dans les deux ans.

  • si la durée hebdomadaire de travail est inférieure ou égale à 20h, son voyage doit avoir lieu dans les deux ans suivant l'extinction du contrat ouvrant droit au paiement.

 

Une vue d'ensemble des conditions applicables au paiement des frais de voyage est disponible dans ce tableau.

Procédure

Le droit au voyage est déterminé par le département HR lors de l'extinction du contrat et peut être consulté par les secrétariats de département dans HRT (Menu Planning, rapports Arrival entitlements et Departure entitlements).

Il est de la responsabilité du secrétariat de département (DAO) de vérifier que l'établissement du nouveau lieu de résidence est à l'extérieur du cercle de 20 ou de 70 km, selon le règlement applicable.
Pour cela, il est possible d'utiliser la fonctionnalité Calcul de distance en ligne droite depuis le CERN.

De plus, le secrétariat de département (DAO) doit vérifier auprès du membre du personnel si son compte bancaire est toujours ouvert. Dans le cas contraire, le membre du personnel doit communiquer ses coordonnées bancaires que le secrétariat indiquera dans la demande Voyage officiel / Official travel claim dans EDH (type = paiement manuel).

1. Les titulaires, boursiers et attachés scientifiques

1.1 Prestations

1.1.1 Coût du trajet

Lors de l'extinction du contrat, le coût du trajet correspond aux frais d'un voyage retour depuis le CERN jusqu'aux foyers ou jusqu'au nouveau lieu de résidence sous réserve que le montant n'excède pas celui du voyage aux foyers.

Si le voyage est organisé par le CERN via Carlson Wagonlit Travel, les classes de transport sont les suivantes :

  • avion : économique ou équivalent

  • train : première, wagon-lit ou couchette

  • bateau : cabine ou équivalent

Si le membre du personnel choisit d'organiser lui-même son voyage, l'Organisation paie le coût du transport public le plus économique, compte tenu du temps de voyage.

1.1.2 Frais de transport des bagages

L’Organisation rembourse les frais de transport des bagages :

  • pour un maximum de 30 kg,

  • par fret aérien CARGO,

  • de l’aéroport de départ à celui d'arrivée.

Les membres de la famille ont également droit au remboursement de 30 kg de bagages par personne.

Pour obtenir ce remboursement, le membre du personnel doit présenter une facture acquittée du service CARGO d’une compagnie aérienne ou d’un transitaire de fret aérien éventuellement (par ex. Swiss World Cargo pour la compagnie Swiss).

Cette facture doit présenter :

  • le nombre de kg de bagages transportés,

  • l’aéroport de départ et celui d’arrivée,

  • les frais afférents aux formalités d’importation/exportation et de droits de douane, et

  • le détail de tout autre prestation supplémentaire facturée (ex : assurance spéciale, etc…)  

L'Organisation rembourse uniquement le coût du fret aérien. Ainsi, elle ne rembourse pas :

  • les frais de livraison (du ou au domicile) et d’emballage,

  • les frais afférents aux formalités d’importation/exportation et aux droits de douanes, et

  • toute autre prestation supplémentaire

Attention, les bagages excédentaires appelés "excess luggage" enregistrés au moment du "check-in" ne rentrent pas dans la catégorie "fret aérien". Par conséquent, la surtaxe facturée par les compagnies aériennes à cet effet ne sera pas remboursée au membre du personnel.

1.2 Membres de la famille

Les frais de voyage d’extinction du contrat sont payés dans les mêmes conditions pour les membres de la famille des :

  • Titulaires ou boursiers : lorsqu’ils prennent résidence avec ces derniers dans les deux ans suivant l'extinction du contrat

  • Attachés scientifiques :

    • ayant eu un contrat d’au moins six mois ;

    • lorsqu’ils prennent résidence avec ces derniers dans les deux ans suivant l’extinction du contrat

1.3 Paiement des frais de voyage

Lorsque le voyage est organisé par le CERN, via l'agence de voyage Carlson Wagonlit, le membre du personnel reçoit directement les titres de transport.

L'agence de voyage adresse dans ce cas la facture au secrétariat de département (DAO) qui complète une Demande de paiement au tiers / Third-party payment request dans EDH, en renseignant les informations suivantes :

  • fournisseur = Carlson Wagontlit
  • code budgétaire = budget du groupe (par défaut)
  • compte de débit = selon le statut du membre du personnel concerné
  • compte de crédit = Wagonlit

Des renseignements complémentaires sont disponibles dans le Guide de référence rapide du document EDH.

Dans les autres cas, le paiement des frais de voyage se fait sur demande du membre du personnel auprès du secrétariat de son département, à son départ ou dès réception des factures acquittées (et au plus tard dans les deux ans suivant l'extinction de son contrat).

Le secrétariat de département (DAO) établit un Voyage officiel / Official travel claim dans EDH en complétant les informations suivantes :

  • date effective = dernier jour du contrat
  • type de voyage = départ
  • itinéraire et montant du voyage

Des renseignements complémentaires sont disponibles dans le Guide de référence rapide du document EDH.

2. Les étudiants (techniques, en doctorat et administratifs)

2.1 Prestations

Le voyage d'extinction du contrat des étudiants est obligatoirement payé de manière forfaitaire.

Les montants par pays sont indexés annuellement: consulter le tableau annexé au mémo intitulé Payment scheme for student travel (10.06.2016).

Le voyage de départ est payé jusqu'au lieu de résidence déterminé lors de l'entrée en fonctions. Dans le cas où le nouveau lieu de résidence serait différent, le secrétariat de département (DAO) doit contacter le Coordinateur du programme des Etudiants concerné pour autoriser le changement et demander la modification des droits de départ enregistrés dans la base de données du personnel. Dans tous les cas, le coût du trajet de départ ne peut excéder celui d'un voyage jusqu'au lieu de résidence déterminé lors de l'entrée en fonctions.

Les frais de voyage des membres de la famille et les frais de bagages ne sont pas payés pour les étudiants.

2.2 Paiement des frais de voyage

Les remboursements se font sur demande de l'étudiant auprès du secrétariat de son département lors de son départ et au plus tard dans les deux ans suivant l'extinction de son contrat.

Pour procéder au paiement forfaitaire du voyage de départ, le secrétariat de département (DAO) établit une Demande de paiement de voyage pour les étudiants / Travel claim for students dans EDH en complétant les informations suivantes :

  • type du claim = voyage de départ étudiant

  • bénéficiaire = nom de l'étudiant

La date effective, les dates du contrat, l'ancien lieu de résidence (avant la prise de fonctions au CERN), le code budgétaire et le compte de débit sont affichés automatiquement dans le claim.

  • Ajouter une nouvelle position

  • Recopier dans cette nouvelle position le pays de l'ancien lieu de résidence, le code budgétaire et le compte de débit affichés dans la position de frais de voyage (= oui)

  • Introduire dans cette nouvelle position le montant applicable au pays concerné (consulter la liste complète des pays pour déterminer le bon montant)

  • Fermer la position de frais de voyage (= non).

Dans le cas où le nouveau lieu de résidence est différent, le secrétariat de département (DAO) doit contacter le Coordinateur du programme des Etudiants concerné pour autoriser le changement et demander la modification des droits de départ enregistrés dans la base de données du personnel.

Des renseignements complémentaires sont disponibles dans le Guide de référence rapide du document EDH.

3. Les étudiants d'été

Les frais de voyage des étudiants sont payés en une seule fois lors de l'extinction du contrat. Ce paiement est établi automatiquement de manière forfaitaire par le service responsable des étudiants d'été du département HR. C'est le même forfait qui est appliqué pour les étudiants techniques, en doctorat et administratifs.

Les frais de voyage des membres de la famille et les frais de bagages ne sont pas payés pour les étudiants.

4. Attachés autres que scientifiques et utilisateurs

Les frais de voyage d'extinction du contrat peuvent être payés à la discrétion du Directeur général si les conditions préalables sont remplies selon la date d'établissement du contrat d'association et dans les limites définies au paragraphe 1.1.1.

Dans ce cas, les membres du personnel concernés doivent s'adresser à leur secrétariat de département (DAO).

Les frais de voyage des membres de la famille et les frais de bagages ne sont pas payés pour les utilisateurs et attachés autres que scientifiques.

Révisions 

No révision Modifications Approuvé le
1 Suppression de la phrase : "le paiement du voyage d'extinction de contrat n'est pas accordé en cas de démission au cours de la première année de service" suite au corrigendum de la CA 30 (Rév. 2/Corr.) Septembre 2009
2 Nouveau système forfaitaire pour les voyages d'arrivée et de départ pour les étudiants 01.08.2014
3 Application du système forfaitaire à l'intégralité des étudiants, independamment de leur date d'entrée en fonctions 01.07.2016
4 Suppression délai de soumission pour les demandes de remboursement pour les étudiants 18.04.2017