1. Facturation

1.1. Factures périodiques

Les factures périodiques visent à recouvrer les fonds avancés par le CERN sur un compte de tiers. Elles listent les dépenses effectuées par le CERN au nom de l’institut. Bien qu’elles soient principalement destinées aux Visiting Research Team accounts, elles peuvent également être utilisées sur certains Collaboration accounts lorsqu’accordé par le Service des comptes débiteurs.

a) Emission et rappels

Les factures périodiques sont générées automatiquement et envoyées après chaque clôture comptable mensuelle, excepté dans les cas suivants :

• Les dépenses cumulées depuis la dernière facture sont inférieures à 500 CHF (de janvier à novembre) ;
• Le solde du compte de tiers est positif grâce à des avances de fonds (voir ci-dessous le paragraphe concernant les RFFs sur les Visiting Research Team accounts).

Tous les frais encourus pendant l'année seront facturés avec la facture périodique de décembre au plus tard, même si le montant cumulé est inférieur à 500 CHF (ou négatif, avec l'émission d'une note de crédit).

En cas d’impayés, le gestionnaire de compte (TAM) et le service de la comptabilité fournisseurs reçoivent une notification de la part de Service des comptes débiteurs, par courriel, listant les factures concernées.

Pour permettre au CERN de continuer à proposer ses services, les instituts sont appelés à régler les factures sous 30 jours. Si le compte de tiers présente un solde négatif et que les factures ne sont pas réglées, les futures dépenses peuvent être refusées. Le CERN se réserve le droit de suspendre ou clore un compte de tiers pour lequel des factures sont impayées.

À noter : sous certaines conditions, il est possible que les factures soient réglées directement par un organisme gouvernemental plutôt que par l’institut. Un justificatif écrit est alors nécessaire, ainsi que la preuve que les fonds sont garantis (ex. un accord entre le gouvernement et l’institut). La responsabilité du contrôle du compte de tiers et du reporting reste néanmoins celle de l’institut et de ses représentants.
L’institut reste l’unique débiteur légal jusqu’au paiement des factures adressées à un organisme gouvernemental.

b) Envoi des factures

Le gestionnaire de compte (TAM) et le service de la comptabilité fournisseurs (tel qu'enregistré sur le site Web du gestionnaire de compte) reçoivent la facture au format .pdf en tant que pièce jointe à un e-mail de notification lorsqu'une nouvelle facture périodique est émise. L'e-mail indique également le solde du compte.

L’état du paiement des factures peut être suivi au quotidien par le gestionnaire de compte (TAM) au moyen de l'outil CERN Expenditure Tracking (CET), en consultant le tableau des transactions. De là, toutes les factures archivées peuvent également être téléchargées en cliquant sur l’icône verte qui représente des billets de banque (ne pas sélectionner l’hyperlien bleu).

Vous trouverez plus d’information dans la procédure des Rôles, droits d’accès et de signature.

c) Détails des montants facturés

Les factures périodiques résument les dépenses effectuées sur le compte de tiers depuis l'envoi de la dernière facture. Le gestionnaire de compte (TAM) a accès aux détails des montants refacturés via plusieurs applications financières :

• EDH (DAI, TID, Claims etc.)
• CET Team Transactions,
• CET Stores Details,
• CET Telephone Details.

Dans certains cas, les factures originales reçues des fournisseurs externes peuvent être consultées directement dans CET. Un symbole orange apparaît alors dans la colonne « Document number » (voir capture d'écran ci-dessous). Il faut cliquer sur cette icône orange pour accéder à la facture du fournisseur. 

Si la colonne « Document number » n'apparaît pas dans CET, il faut s'assurer que la case correspondante soit cochée sous le bouton « Columns » (en haut à droite dans la capture d'écran ci-dessous).

S'il n'est pas possible de trouver la facture d’un fournisseur, ou si des clarifications supplémentaires sont nécessaires à propos des factures de fournisseurs externes reçues par le CERN, il faut contacter le service de la Comptabilité Fournisseurs du CERN.
Il est de la responsabilité du gestionnaire de compte de fournir des pièces justificatives (demandes EDH, factures fournisseurs, etc.) si l’institution le demande.

1.2 Appels de fonds (RFFs)

Les appels de fonds (RFFs) servent à alimenter le compte de tiers avant que les dépenses n’aient lieu ou à permettre au CERN de recevoir le paiement de clients pour des commandes et des accords de vente. Les demandes de factures sont initiées et approuvées dans EDH par les responsables budgétaires, les coordinateurs des ressources expérimentales et les OPH qui attendent un paiement. Le service des comptes débiteurs vérifie la justification de la demande et émet les factures.

Pour l’émission d’un RFF, voir la documentation technique.

L'utilisation des RFFs est soumise à des règles différentes selon le type de code budgétaire ou de compte de tiers, comme décrit dans les paragraphes suivants :

a) Sur les Collaboration accounts

Les appels de fonds externes sont utilisés principalement pour les collaborations de recherche financées par des sources multiples. Les montants dus doivent être précisés dans les documents officiels des collaborations (protocole d'accord et/ou plans financiers approuvés par le comité d'examen de la recherche / comité d'examen des finances). La justification de la facture doit être indiquée dans le RFF, il peut s'agir d'un lien hypertexte vers un document du RRB, du FRC ou du MoU définissant les contributions attendues de l'entité facturée. D'autres documents justificatifs peuvent également être joints au document RFF.

Il appartient au coordinateur des ressources de la collaboration d'émettre les appels de fonds et de contacter le débiteur en cas d’impayés. Sur demande de la collaboration, le Service des comptes débiteurs peut également envoyer des rappels.

b) Sur les Visiting Research Team accounts 

Les Visiting Research Team accounts sont établis de façon à être facturés automatiquement via des factures périodiques (voir 1.1.a) et ne nécessitent généralement pas l’utilisation d’appels de fonds (RFFs). Toutefois, il arrive que des instituts souhaitent transférer des fonds d’avance afin de réduire le nombre de factures et paiements à traiter chaque année.

L’utilisation de RFFs est autorisée sous réserve que le solde positif résultant du paiement d’avance n’excède pas le montant estimé d’une année de dépenses (qui doit correspondre au montant budgétaire de l’année en cours).

Il est interdit d’accumuler des fonds sur un Visiting Research Team account. Le CERN se réserve le droit de refuser ou retourner à l’institut des fonds lorsque le solde du Third-Party account excède le montant prévu d’une année de dépenses.

En général, aucun rappel n’est envoyé en cas de non-paiement de RFF sur un Visiting Research Team account.

À noter : aucune facture périodique n’est envoyée entre janvier et novembre lorsqu’un paiement d’avance a été effectué et qu’aucune note de crédit n’a été émise. Aucun règlement n’est attendu lorsque le solde du Visiting Research Team account est positif.

Les comptes de tiers ne peuvent pas être utilisés pour outrepasser les règles financières nationales ou internationales, telles que les règlements européens sur les taxes ou la lutte contre le blanchiment d’argent. En conséquence:

• Toutes les factures en provenance d’un Visiting Research Team account doivent être destinées à l’institut qui l'a ouvert (voir 1.1.a).
• Seul l’institut ayant ouvert le Visiting Research Team account peut y allouer des fonds.
• Les instituts ne peuvent établir de facture en leur nom (c'est-à-dire avec l’en-tête de l’institut) qui prévoit un paiement sur un Visiting Research Team Account.
• Les instituts ne peuvent établir de facture en leur nom (c'est-à-dire avec l’en-tête de l’institut) qui demande un règlement sur un compte bancaire du CERN.
• Aucune vente n’est autorisée sur un Visiting Research Team account. Dans le cas d’une vente de biens achetés au moyen des fonds d’un Visiting Research Team account, le gestionnaire de compte (TAM) doit contacter au préalable le Service des comptes débiteurs.
• Aucune transaction financière (y compris les TIDs) n’est autorisée entre deux Visiting Research Team account d’instituts différents, à moins qu'elles ne visent à corriger une erreur dans le compte utilisé pour une transaction antérieure. À noter : les transactions entre deux comptes de tiers d’un même institut sont autorisées si la transaction est validée par les deux gestionnaires de comptes.
• Des fonds du CERN ne devraient pas être transférés sur un Visiting Research Team account, avec ou sans facture.

c) Sur des codes budgétaires CERN

Les règles régissant l’émission d'appel de fonds sur les codes budgétaires du CERN sont établies dans la procédure Produits des ventes de biens et de services par le CERN (appel de fonds externe - RFF).

2. Règlement des factures

2.1 Transfert bancaire

Tout paiement en faveur du CERN doit correspondre à une facture.

Les factures doivent être réglées sous 30 jours par transfert bancaire, en francs suisses ou dans la devise stipulée sur la facture. Les paiements par chèque ne sont pas souhaités.

Il est recommandé de grouper les paiements pour diminuer les frais bancaires.

Les références des factures doivent être mentionnées dans tout règlement et dans toute correspondance avec le CERN.

2.2 Coordonnées bancaires et devises

Les coordonnées bancaires sont indiquées sur la facture. Le CERN disposant de plusieurs comptes bancaires dans différentes devises, il est demandé aux instituts et organismes de financement de veiller à payer dans la devise et sur le compte bancaire stipulés sur la facture. Un règlement dans une autre devise que celle du compte est converti par la banque, ce qui peut entraîner une perte de change ou des frais bancaires pour l’institut ou l’organisme de financement.

La devise officielle du CERN est le franc suisse. En conséquence, tous les montants sont reportés en francs suisses. 

Les factures périodiques sont toujours émises en francs suisses. Les RFFs peuvent être émis dans d’autres devises, et le paiement est alors attendu dans la même devise. Dans le cas d’un paiement reçu dans une autre devise que celle de la facture, le montant est converti en francs suisses selon les règles comptables internes du CERN. Le risque de change est supporté uniquement par les instituts et les organismes de financement.

3. Exonération de TVA

Pour plus d'information concernant la TVA CERN : 

• TVA et facturation,
• France (SIRET) and Suisse (IDE).