La première condition donnant droit au voyage est déterminée par le département HR lors de l'établissement du contrat.

1. Les titulaires et attachés scientifiques

1.1 Prestations

1.1.1 Coût du trajet

Lors de l'entrée en fonctions, le coût du trajet correspond aux frais d'un voyage aller depuis les foyers ou depuis le lieu de résidence au moment de l'engagement (au choix du titulaire) au CERN.

Pour les titulaires, les foyers sont définis selon l'article R II 1.25 du Règlement et déterminés lors de l'établissement de leur contrat. Pour les membres du personnel associés, les foyers sont remplacés par le lieu de résidence déterminé au moment de leur engagement.

Le membre du personnel organise son voyage, et l'Organisation paie le coût du transport public le plus économique selon les classes ci-dessous, compte tenu du temps de voyage, depuis la gare, l’aéroport ou le port le plus proche du lieu de résidence du membre du personnel. 

Classes de transport : 

1. avion : économique ou équivalent ;
2. train : première, wagon-lit ou couchette ;
3. bateau : cabine ou équivalent.

1.1.2 Frais de transport des bagages

L’Organisation rembourse les frais de transport des bagages :

• pour un maximum de 30 kg,
• par fret aérien CARGO,
• de l’aéroport de départ à celui d'arrivée.

Les membres de la famille ont également droit au remboursement de 30 kg de bagages par personne.

Pour obtenir ce remboursement, le membre du personnel doit présenter une facture acquittée du service CARGO d’une compagnie aérienne ou d’un transitaire de fret aérien éventuellement (par ex. Swiss World Cargo pour la compagnie Swiss).

Cette facture doit présenter :

• le nombre de kg de bagages transportés,
• l’aéroport de départ et celui d’arrivée,
• les frais afférents aux formalités, d’importation/exportation et de droits de douane, et
• le détail de tout autre prestation supplémentaire facturée (ex : assurance spéciale, etc…).  

L'Organisation rembourse uniquement le coût du fret aérien. Ainsi, elle ne rembourse pas :

• les frais de livraison (du ou au domicile) et d’emballage,
• les frais afférents aux formalités d’importation/exportation et aux droits de douanes, et
• toute autre prestation supplémentaire.

Attention, les bagages excédentaires appelés "excess luggage" enregistrés au moment du "check-in" ne rentrent pas dans la catégorie "fret aérien". Par conséquent, la surtaxe facturée par les compagnies aériennes à cet effet ne sera pas remboursée au membre du personnel. De la même façon, les services d’expédition express ne sont pas considérés comme fret aérien cargo.

Cas particulier : si aucun service CARGO n’est disponible pour le transport de matériel de particuliers, comme c’est le cas, par exemple, au départ de certains aéroports des Etats-Unis, le membre du personnel doit contacter le service HR.Official.travel@cern.ch avant d’engager des frais auprès d’une compagnie de fret aérien CARGO. Le service peut alors dans ces cas recommander, dans la mesure du possible, que des bagages supplémentaires (jusqu’à 30 kg) soient pris en charge lors du voyage vers le CERN (à ne pas confondre avec les frais d’excédent de bagages). 

1.2 Membres de la famille

Les frais de voyage d’entrée en fonctions sont payés dans les mêmes conditions pour les membres de la famille des :

• Titulaires : lorsqu’ils prennent résidence avec ces derniers dans les deux ans suivant l'entrée en fonctions ;
• Attachés scientifiques :
  • ayant eu un contrat d’au moins six mois ;
  • lorsqu’ils prennent résidence avec ces derniers pour au minimum 6 mois, dans les deux ans suivant l’entrée en fonctions.

1.3 Paiement des frais de voyage

Le paiement des frais de voyage se fait sur demande du membre du personnel auprès du secrétariat de son département (DAO), à son arrivée sur présentation de ses titres de transport et factures acquittées, au plus tard dans les deux ans suivant son entrée en fonctions.

2. Les nouveaux diplômés et les étudiants (techniques, en doctorat et administratifs)

Le membre du personnel organise son voyage et les frais de voyage sont payés de manière forfaitaire, quel que soit le moyen de transport utilisé.  

Les montants par pays sont indexés annuellement et sont disponibles via la grille des forfaits de voyages (aller-simple) des étudiants ADMI, TECH, DOCT et GRAD (01.06.2024). 

Le paiement se fait sur demande du membre du personnel auprès du secrétariat de son département, à son arrivée et au plus tard dans les deux ans suivant son entrée en fonctions. 

2.1 Prestations

Un montant forfaitaire est payé pour les frais de voyage entre le lieu de résidence des nouveaux diplômés ou des étudiants, déterminé lors de l'entrée en fonctions et le CERN. 

2.2 Membres de la famille

• Nouveaux diplômés : les frais de voyage des membres de la famille sont payés dans les mêmes conditions, lorsqu’ils prennent résidence avec ces derniers dans les deux ans suivant l'entrée en fonctions. 50% du montant forfaitaire est versé pour les enfants de moins de 2 ans.

• Étudiants : les frais de voyage des membres de la famille ne sont pas payés. 

2.3 Paiement des frais de voyage

3. Les étudiants d'été

Les frais de voyage (équivalent aller-retour) des étudiants sont payés de façon forfaitaire en une seule fois lors de l'entrée en fonctions. Ce paiement est versé automatiquement de manière forfaitaire par le service de la comptabilité du personnel sur la base d’un forfait de voyage aller-retour par pays. 

Les frais de voyage des membres de la famille et les frais de bagages ne sont pas payés pour les étudiants.

4. Attachés autres que scientifiques et utilisateurs

Les frais de voyage d'entrée en fonctions peuvent être payés à la discrétion du Directeur général si les conditions préalables sont remplies selon la date d'établissement du contrat d'association et dans les limites définies au paragraphe 1.1.1.

Dans ce cas, les membres du personnel concernés doivent s'adresser à leur secrétariat de département (DAO).

Les frais de voyage des membres de la famille et les frais de bagages ne sont pas payés pour les utilisateurs et attachés autres que scientifiques.