1. Conditions préalables
Le droit au paiement des frais de voyage est défini à l'article R V 1.08 des Statut et Règlement du personnel ainsi que dans la Circulaire administrative n° 30 « Prestations financières lors de l'entrée en fonctions et de l'extinction du contrat » (CA30).
Les conditions pour bénéficier du droit au voyage d'arrivée sont les suivantes :
- résider à plus de 70 km du CERN (en ligne droite) au moment de la notification de la sélection. Ce lieu de résidence n'est pas obligatoirement situé sur le territoire d'un État membre ou État membre associé.
Lorsqu’un membre du personnel bénéficie déjà d’un permis de résidence accordé par un des États hôtes, l'ancien lieu de résidence est l’adresse communiquée aux autorités de celui-ci.
et
- établir son nouveau lieu de résidence à l'intérieur d'un cercle de 50 km ayant son centre au CERN, dans les deux ans suivant l'entrée en fonctions.
2. Vue d'ensemble
Les conditions applicables au paiement des frais de voyage lors de l'entrée en fonctions sont disponibles dans la Circulaire administrative n° 30 (CA30), dont voici un résumé sous forme de tableau :
| Catégorie | Conditions préalables | Paiement du voyage d'entrée en fonctions | Paiement du voyage d'entrée en fonctions pour les membres de la famille |
|---|---|---|---|
| Titulaire |
|
Voyage aller simple depuis les foyers ou depuis l'ancien lieu de résidence (au choix du titulaire) | Oui, si les membres de leur famille prennent résidence avec le membre du personnel dans les deux ans suivant l'entrée en fonctions du membre du personnel |
| Nouveau diplômé | Voyage aller simple depuis l'ancien lieu de résidence | ||
| Attaché scientifique |
Oui, si :
|
||
| Professeur invité | N/A | ||
| Étudiant | |||
| Autres membres du personnel associés |
|
Le membre du personnel organise son voyage et les frais de voyage sont payés de manière forfaitaire, quel que soit le moyen de transport utilisé.
1. Paiement des frais de voyage des titulaires, nouveaux diplômés, attachés scientifiques, professeurs et étudiants
Le paiement des frais de voyage se fait sur demande du membre du personnel auprès du secrétariat de son département (DAO) à son arrivée, au plus tard dans les deux ans suivant son entrée en fonctions.
La grille forfaitaire des montants par pays est indexée annuellement (grille applicable depuis le 01.01.2025).
Pour les enfants de moins de deux ans, le montant versé correspond à 50 % du forfait.
|
Le droit au voyage est déterminé par le département HR lors de l'établissement du contrat et peut être consulté par les secrétariats de département dans HRT (Menu « Planning », rapport « Arrival entitlements »). À noter : les voyages d’entrée en fonctions payés à partir du mois de mars 2024 sont visibles dans le rapport « Arrival entitlements » sous le critère « Trip paid on ». Il est de la responsabilité du secrétariat de département (DAO) de s’assurer que le membre du personnel a bien enregistré son adresse locale via le document EDH Changement d'adresse locale / Change of local address et de vérifier que la deuxième condition (établissement du nouveau lieu de résidence est à l'intérieur du cercle de 50 km ayant son centre au CERN) est respectée. Pour cela, il est possible d'utiliser la fonctionnalité Calcul de distance en ligne droite depuis le CERN. Le critère de distance est intégré au claim Document de voyage d'arrivée et de départ / Arrival and Departure Travel document (ADFT). Pour procéder au paiement forfaitaire du voyage d'arrivée, le secrétariat de département (DAO) établit le claim Document de voyage d'arrivée et de départ / Arrival and Departure Travel document (ADFT) dans EDH en complétant et vérifiant les informations suivantes :
|
2. Paiement des frais de voyage des étudiants d'été
Les frais de voyage (équivalent aller-retour) des étudiants d'été sont payés de façon forfaitaire en une seule fois lors de l'entrée en fonctions. Ce paiement est versé automatiquement de manière forfaitaire par le Service de la comptabilité du personnel sur la base d'un forfait de voyage aller-retour par pays.
3. Situation particulière
Le paragraphe 18 de la Circulaire administrative no 30 précise « Dans des circonstances dûment justifiées, le chef du Département des ressources humaines peut autoriser le remboursement aux titulaires, aux boursiers et aux nouveaux diplômés des frais réels engagés pour un voyage aller lors de l’entrée en fonctions ou de l’extinction du contrat, sur la base du billet de transport public le plus économique, compte tenu du temps du voyage. La demande d’un remboursement en frais réels doit être présentée, dans la mesure du possible, au plus tard 21 jours civils avant le départ et être approuvées avant le voyage. »
La demande doit être adressée par le membre du personnel, dans les délais requis, à l’adresse HR-Official-travel@cern.ch et accompagnée d’une justification de la situation ainsi que d’une estimation des coûts réels de transport prévus pour le voyage. Si l’autorisation est accordée, le membre du personnel ainsi que le secrétariat de son département (DAO) en seront informés. Le remboursement sera effectué selon la procédure de paiement du voyage décrite ci-dessus ; le complément du forfait sera versé au moyen d’un claim Frais divers / Sundry expenditure (SUN) établi par le service HR.
| No révision | Modifications | Approuvé le |
|---|---|---|
| 1 | Nouveau système forfaitaire pour les voyages d'arrivée et de départ pour les étudiants | 01.08.2014 |
| 2 | Application du système forfaitaire à l'intégralité des étudiants, independamment de leur date d'entrée en fonctions | 01.07.2016 |
| 3 | Suppression délai de soumission pour les demandes de remboursement pour les étudiants | 18.04.2017 |
| 4 | Précision : Si le membre du personnel choisit d'organiser lui-même son voyage, l'Organisation paie le coût du transport public le plus économique, compte tenu du temps de voyage, depuis la gare, l’aéroport ou le port le plus proche du lieu de résidence du membre du personnel. | 31.05.2018 |
| 5 | Ajout mémorandum "Payment scheme for student travel (TECH, DOCT, ADMI) - valid from 1st April 2019". | 26.03.2019 |
| 6 | Révision du paragraphe 1.3 avec l'utilisation de la grille des forfaits pour les étudiants lorsque le membre du personnel voyage par ses propres moyens. | 15.12.2020 |
| 7 | Ajout de la procédure détaillant le paiement des frais de voyage lors de l'entrée en fonctions des volontaires internationaux | 21.12.2021 |
| 8 | Procédure révisée par le service en charge. | 18.09.2024 |
| 9 | Procédure révisée par le service en charge en lien avec la révision de CA30. | 12.12.2025 |