1. Conditions préalables
Le droit au paiement des frais de voyage est défini à l'article R V 1.09 des Statut et Règlement du Personnel ainsi que dans la Circulaire administrative n° 30.
Ainsi, les conditions pour bénéficier du droit au voyage de départ sont les suivantes :
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Titulaires engagés avant le 1er janvier 2007 (à l’exception des ex-titulaires locaux)
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avoir ses foyers à l’extérieur d’un cercle de 20 km de rayon ayant son centre au CERN, et
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établir son nouveau lieu de résidence à 20 km ou plus en ligne droite de l'ancien lieu de résidence, dans les deux ans suivant l'extinction du contrat;
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Titulaires engagés à compter du 1er janvier 2007 (y compris les ex-titulaires locaux), boursiers, nouveaux diplômés, étudiants et attachés scientifiques :
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avoir ses foyers à l’extérieur d’un cercle de 70 km de rayon ayant son centre au CERN, et
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établir son nouveau lieu de résidence à l’extérieur d’un cercle de 70 km de rayon ayant son centre au CERN, dans les deux ans suivant l'extinction du contrat;
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Pour les titulaires et les boursiers, les foyers sont définis selon l'article R II 1.25 du Règlement et déterminés lors de l'établissement de leur contrat.
Pour les nouveaux diplômés et les membres du personnel associés, les foyers sont remplacés par le lieu de résidence déterminé au moment de leur engagement.
2. Report du paiement des frais de voyage
Si le membre du personnel reste au bénéfice d'un nouveau contrat avec le CERN - sans interruption -, l'Organisation ne paie les frais de voyage d'extinction de contrat qu'une seule fois pour le membre du personnel et les membres de sa famille, selon les modalités suivantes :
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son droit au voyage est repoussé jusqu'à ce qu'il ne soit plus au bénéfice d'un contrat d'une durée hebdomadaire de travail supérieure à 20h. À partir de ce moment-là, le voyage doit être effectué dans les deux ans.
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si la durée hebdomadaire de travail est inférieure ou égale à 20h, son voyage doit avoir lieu dans les deux ans suivant l'extinction du contrat ouvrant droit au paiement.
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Le droit au voyage est déterniné par le département HR lors de l'extinction du contrat et peut être consultée par les secrétariats de département dans HRT (Menu Planning, rapport Departure entitlements). N.B. : les voyages de départ payés à partir du mois de mars 2024 sont visibles dans ce rapport sous le critère « Trip paid on ». Il est de la responsabilité du secrétariat de département (DAO) de vérifier que l'établissement du nouveau lieu de résidence est à l'extérieur du cercle de 20 ou de 70 km, selon le règlement applicable. De plus, le secrétariat de département (DAO) doit vérifier auprès du membre du personnel que son compte bancaire est toujours ouvert. Dans le cas contraire, le membre du personnel doit communiquer ses coordonnées bancaires au moyen du formulaire EDH Coordonnées bancaires / Bank details. Si son contrat s'est terminé plus de deux mois auparavant, l'ex-membre du personnel doit fournir ses coordonnées bancaires au secrétariat, qui les joindra à la Demande de remboursement pour voyages d'arrivée et de départ / Arrival and Departure claim (TCLM) et le spécifiera dans les commentaires. |
1. Les titulaires, boursiers et attachés scientifiques
1.1 Prestations
1.1.1 Coût du trajet
Lors de l'extinction du contrat, le coût du trajet correspond aux frais d'un voyage retour depuis le CERN jusqu'aux foyers ou jusqu'au nouveau lieu de résidence sous réserve que le montant n'excède pas celui du voyage aux foyers.
Le membre du personnel organise lui-même son voyage et l'Organisation paie le coût du transport public le plus économique, selon les classes de transport ci-dessous, compte tenu du temps de voyage, jusqu’à la gare, l’aéroport ou le port le plus proche du lieu de résidence du membre du personnel.
Classes de transport :
- avion : économique ou équivalent ;
- train : première, wagon-lit ou couchette ;
- bateau : cabine ou équivalent.
1.1.2 Frais de transport des bagages
L’Organisation rembourse les frais de transport des bagages :
- pour un maximum de 30 kg,
- par fret aérien CARGO,
- de l’aéroport de départ à celui d'arrivée.
Les membres de la famille ont également droit au remboursement de 30 kg de bagages par personne.
Pour obtenir ce remboursement, le membre du personnel doit présenter une facture acquittée du service CARGO d’une compagnie aérienne ou d’un transitaire de fret aérien éventuellement (par ex. Swiss World Cargo pour la compagnie Swiss).
Cette facture doit présenter :
- le nombre de kg de bagages transportés,
- l’aéroport de départ et celui d’arrivée,
- les frais afférents aux formalités d’importation/exportation et de droits de douane, et
- le détail de tout autre prestation supplémentaire facturée (ex : assurance spéciale, etc…).
L'Organisation rembourse uniquement le coût du fret aérien. Ainsi, elle ne rembourse pas :
- les frais de livraison (du ou au domicile) et d’emballage,
- les frais afférents aux formalités d’importation/exportation et aux droits de douanes, et
- toute autre prestation supplémentaire.
Attention, les bagages excédentaires appelés "excess luggage" enregistrés au moment du "check-in" ne rentrent pas dans la catégorie "fret aérien". Par conséquent, la surtaxe facturée par les compagnies aériennes à cet effet ne sera pas remboursée au membre du personnel. De la même façon, les services d’expédition express ne sont pas considérés comme fret aérien cargo.
Cas particulier : si aucun service CARGO n’est disponible pour le transport de matériel de particuliers, comme c’est le cas, par exemple, au départ de certains aéroports des Etats-Unis, le membre du personnel doit contacter le service HR.Official.travel@cern.ch avant d’engager des frais auprès d’une compagnie de fret aérien CARGO. Le service peut alors dans ces cas recommander, dans la mesure du possible, que des bagages supplémentaires (jusqu’à 30 kg) soient pris en charge lors du voyage vers le CERN (à ne pas confondre avec les frais d’excédent de bagages).
1.2 Membres de la famille
Les frais de voyage d’extinction du contrat sont payés dans les mêmes conditions pour les membres de la famille des :
- Titulaires ou boursiers : lorsqu’ils prennent résidence avec ces derniers dans les deux ans suivant l'extinction du contrat
- Attachés scientifiques :
- ayant eu un contrat d’au moins six mois ;
- lorsqu’ils prennent résidence avec ces derniers dans les deux ans suivant l’extinction du contrat.
1.3 Paiement des frais de voyage
Le paiement des frais de voyage se fait sur demande du membre du personnel auprès du secrétariat de son département, à son départ sur présentation de ses titres de transport et factures acquittées (et au plus tard dans les deux ans suivant l'extinction de son contrat).
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Le secrétariat de département (DAO) établit une Demande de remboursement pour voyages d'arrivée et de départ / Arrival and Departure claim (TCLM) dans EDH en complétant les informations suivantes :
Lorsque le membre du personnel se déplace par ses propres moyens, le voyage est payé sur la base de la grille des forfaits de voyages (aller-simple) des étudiants ADMI, TECH, DOCT (01.06.2024). Par analogie avec la procédure de voyage dans les foyers, la règle suivante doit être appliquée :
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2. Les nouveaux diplômés et les étudiants (techniques, en doctorat et administratifs)
Le membre du personnel organise son voyage et les frais de voyage sont payés de manière forfaitaire, quel que soit le moyen de transport utilisé.
Les montants par pays sont indexés annuellement et sont disponibles via la grille des forfaits de voyages (aller-simple) des étudiants ADMI, TECH, DOCT et GRAD (01.06.2024).
Le paiement se fait sur demande du membre du personnel auprès du secrétariat de son département, lors de son départ et au plus tard dans les deux ans suivant son entrée en fonctions.
2.1 Prestations
Un montant forfaitaire est payé pour les frais de voyage jusqu'au lieu de résidence déterminé lors de l'entrée en fonctions. Dans le cas où le nouveau lieu de résidence serait différent, le forfait applicable est celui du pays de la nouvelle destination mais ne peut excéder celui d'un voyage jusqu'au lieu de résidence déterminé lors de l'entrée en fonctions.
2.2 Membres de la famille
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Nouveaux diplômés : les frais de voyage des membres de la famille sont payés dans les mêmes conditions, lorsqu’ils voyagent avec ces derniers dans les deux ans suivant l'extinction de contract. 50% du montant forfaitaire est versé pour les enfants de moins de 2 ans.
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Étudiants : les frais de voyage des membres de la famille ne sont pas payés.
2.3 Paiement des frais de voyage
Les remboursements se font sur demande du nouveau diplômé ou de l'étudiant auprès du secrétariat de son département lors de son départ et au plus tard dans les deux ans suivant l'extinction de son contrat.
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Vérifier dans HRT l'éligibilité au voyage de départ et l'ancien lieu de résidence du nouveau diplômé ou de l'étudiant déterminé lors de l'entrée en fonctions. Demander au nouveau diplômé ou à l'étudiant quel est son nouveau lieu de résidence, c'est-à-dire le pays dans lequel il a ou va effectivement voyager à l'extinction de son contrat. Pour procéder au paiement forfaitaire du voyage de départ, le secrétariat de département (DAO) établit, au cours du dernier mois de contrat, une demande de paiement du voyage Arrivée et départ (ADFT) dans EDH en complétant et vérifiant les informations suivantes :
N.B. : le critère d’éligibilité au paiement des frais de voyage de départ (visible dans le rapport HRT « Departure Entitlements ») est également vérifié dans ce document EDH. Des informations complémentaires concernant l’utilisation de la demande de paiement du voyage Arrivée et départ / Arrival and departure (ADFT) sont disponibles dans cette présentation (accès aux rôles DAO et GAO uniquement). Dans le cas où le nouveau diplômé ou l'étudiant prend résidence et voyage dans un autre pays que son ancien lieu de résidence déterminé lors de l'entrée en fonctions, le forfait applicable est le moins élevé des deux forfaits, c'est-à-dire que le voyage de départ est payé dans la limite du forfait du pays de l'ancien lieu de résidence. Il n'est pas nécessaire de modifier le lieu de destination dans la base de données du personnel car l'indication de l'ancien lieu de résidence déterminé lors de l'entrée en fonctions ne change pas et constitue la limite du forfait qui peut être octroyé. |
3. Les étudiants d'été
Les frais de voyage (équivalent aller-retour) des étudiants sont payés de façon forfaitaire en une seule fois lors l'entrée en fonctions.
Les frais de voyage des membres de la famille et les frais de bagages ne sont pas payés pour les étudiants.
4. Attachés autres que scientifiques et utilisateurs
Les frais de voyage d'extinction du contrat peuvent être payés à la discrétion du Directeur général si les conditions préalables sont remplies selon la date d'établissement du contrat d'association et dans les limites définies au paragraphe 1.1.1.
Dans ce cas, les membres du personnel concernés doivent s'adresser à leur secrétariat de département (DAO).
Les frais de voyage des membres de la famille et les frais de bagages ne sont pas payés pour les utilisateurs et attachés autres que scientifiques.
| No révision | Modifications | Approuvé le |
|---|---|---|
| 1 | Suppression de la phrase : "le paiement du voyage d'extinction de contrat n'est pas accordé en cas de démission au cours de la première année de service" suite au corrigendum de la CA 30 (Rév. 2/Corr.) | Septembre 2009 |
| 2 | Nouveau système forfaitaire pour les voyages d'arrivée et de départ pour les étudiants | 01.08.2014 |
| 3 | Application du système forfaitaire à l'intégralité des étudiants, independamment de leur date d'entrée en fonctions | 01.07.2016 |
| 4 | Suppression délai de soumission pour les demandes de remboursement pour les étudiants | 18.04.2017 |
| 5 | Précision : Si le membre du personnel choisit d'organiser lui-même son voyage, l'Organisation paie le coût du transport public le plus économique, compte tenu du temps de voyage, jusqu’à la gare, l’aéroport ou le port le plus proche du lieu de résidence du membre du personnel. | 31.05.2018 |
| 6 | Ajout mémorandum "Payment scheme for student travel (TECH, DOCT, ADMI) - valid from 1st April 2019". | 26.03.2019 |
| 7 | Précision : Si le membre du personnel reste au bénéfice d'un nouveau contrat avec le CERN - sans interruption -, l'Organisation ne paie les frais de voyage d'extinction de contrat qu'une seule fois pour le membre du personnel et les membres de sa famille. | 09.09.2020 |
| 8 | Révision du paragraphe 1.3 avec l'utilisation de la grille des forfaits pour les étudiants lorsque le membre du personnel voyage par ses propres moyens. | 15.12.2020 |
| 9 | Mise à jour de la gestion des coordonnées bancaires. | 06.08.2021 |
| 10 | Ajout de la procédure concernant les Volontaires Internationaux | 21.12.2021 |
| 11 | Révision des paragraphes 2.1 et 2.2: Dans le cas où le nouveau lieu de résidence serait différent, le forfait applicable est celui du pays de la nouvelle destination mais ne peut excéder celui d'un voyage jusqu'au lieu de résidence déterminé lors de l'entrée en fonctions. | 15.06.2022 |
| 12 | Procédure révisée par le service en charge. | 30.09.2024 |