Visas d'entrée et de séjour dans les États hôtes

Applicable à
General

1. Définitions

Espace Schengen 
Allemagne, Autriche, Belgique, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Islande, Italie, Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Malte, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Slovaquie, Slovénie, Suède et Suisse. La liste des États membres de l'espace Schengen est disponible sur le site du Gouvernement français.

Espace économique européen (EEE) 
Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Islande, Italie, Lettonie, Liechtenstein, Lituanie, Luxembourg, Malte, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Slovaquie, Slovénie et Suède. La liste des pays membres de l'Espace économique européen est disponible sur le site de l'Espace économique européen.

2. Restrictions sanitaires

Pour l'entrée en Suisse, veuillez-vous reporter à la page de la Mission permanente de la Suisse auprès de l'Office des Nations Unies et des autres organisations internationales à Genève.

Pour l'entrée en France, veuillez-vous reporter à la page du Gouvernement français.

3. Qu’est-ce qu’un visa ?

Le visa est une autorisation administrative permettant le transit, l’entrée ou le séjour, dans un État étranger et pendant un temps déterminé, des ressortissants de pays soumis à cette obligation. Parmi les nombreux types de visas, on relève tout particulièrement :  

  1. le visa court séjour (visa de type « C Schengen »)
    qui permet d’entrer et de résider dans l’Espace Schengen pour une période continue ou discontinue ne dépassant pas 90 jours sur une période de 180 jours, à compter de la 1ère entrée dans l’Espace Schengen. Sous certaines conditions, il peut être valable de six mois à cinq ans « visa de circulation » ;  

  2. le visa long séjour (visa de type « D » ou « visa national aux fins de prise de fonctions »)
    qui est exigé pour les séjours de plus de 90 jours, permettant l’obtention d’un document de légitimation (titre de séjour) des États hôtes :

    • Carte de légitimation du Département fédéral des Affaires étrangères suisse (« Carte suisse »);

    • Titre de séjour spécial du ministère français de l'Europe et des Affaires étrangères (« Carte française »).

    Depuis le 5 avril 2010, le visa de type « D » est également valable pour des séjours allant jusqu’à 90 jours maximum dans l’espace Schengen.

  3. le visa « 120 jours » (Suisse)
    pour un séjour en Suisse jusqu'à 120 jours en vue d'une activité professionnelle, continu (type C) ou discontinu (type D) ;

  4. le visa de long séjour temporaire (VLST),
    pour un séjour en France entre 91 jours et 12 mois maximum, qui dispense de titre de séjour spécial mais n'autorise ni le regroupement familial ni l'obtention de « plaques vertes ».

À noter : il est fortement recommandé de détenir un visa à entrées multiples, qui permet de voyager hors de la zone Schengen et dans la zone Schengen, durant toute sa validité.

4. Qui est soumis à l’obligation de visa ?

Tous les membres du personnel ressortissants de pays tiers (c’est-à-dire qui ne sont ressortissants ni de l’EEE, ni de la Suisse) qui se rendent dans les États hôtes de l’Organisation dans le cadre de leurs fonctions au CERN sont soumis à visa. Cette règle s’applique également aux membres de leur famille en cas de long séjour (regroupement familial).

En Suisse exclusivement, les ressortissants d’Australie, de Malaisie, de Nouvelle-Zélande, du Japon, du Royaume-Uni et de Singapour sont exemptés de visa pour tout type de séjour. Comme tout membre du personnel, ils devront demander une carte de légitimation dès leur arrivée en Suisse si leur séjour est supérieur à 90 jours par période de 180 jours.

Conformément à des accords internationaux, certains ressortissants de pays tiers peuvent également être dispensés de l’obligation de visa, principalement pour des courts séjours en Suisse sans activité lucrative (p. ex. participation à des séminaires, conférences, réunions d’échange d’informations générales).

En outre, les titulaires d’un passeport valable et d’une autorisation de séjour ou d’un visa D en cours de validité délivrés par un État Schengen, peuvent circuler ou séjourner dans les autres pays de l’espace Schengen pendant une période maximale de 90 jours par période de 180 jours. C’est le cas des membres du personnel ainsi que des membres de leur famille disposant de documents de légitimation délivrés par les États hôtes (voir le site du Secrétariat d'État aux Migrations et le site de la Direction générale des étrangers en France).

Il est rappelé que ni les copies de documents de légitimation en cours de renouvellement, ni les documents expirés ne sont valables pour le passage de frontières.

Remarque : les personnes qui ne sont pas ressortissantes des États de l’espace Schengen, quittant définitivement le CERN à l’issue de leurs fonctions, doivent conserver leurs documents de légitimation le temps nécessaire à leur départ de l’espace Schengen, pour autant que lesdits documents soient valides pendant toute la durée du voyage et qu’ils soient restitués au CERN dès l'arrivée dans leur nouveau pays de résidence. Si besoin, un mois avant l'échéance de leur carte de légitimation, elles peuvent en demander la prolongation pour une durée de deux mois (« délai de courtoisie ») afin d’organiser leur départ.

Les prescriptions détaillées par pays sont consultables sur les sites du Secrétariat d’État aux Migrations suisse ou du ministère français de l’Europe et des Affaires étrangères.

Compte tenu de la complexité du sujet et des modifications qui peuvent intervenir à tout moment, toute personne devant se rendre au CERN doit se renseigner préalablement auprès du consulat compétent sur les conditions d’entrée qui lui sont applicables, en présentant la lettre d’invitation officielle précisant la nature et la durée de son séjour.   

5. Quel type de visa demander ?

5.1 Court séjour (maximum 90 jours par période de 180 jours)

Un visa de type « C Schengen », à entrées multiples, devra être obtenu au moyen d’une lettre d’invitation officielle et d’une Convention d’accueil auprès du consulat suisse ou français du lieu de résidence.

La Convention d’accueil reste nécessaire dans tous les cas, même si le visa « C Schengen » est obtenu auprès d'un consulat suisse, car elle fait également office d’autorisation de travail en France pour les ressortissants des pays non membres de l’Espace économique européen (EEE) ou non suisses, sauf s'ils sont d'une autorisation de séjour délivrée par un État Schengen.

Remarque : ce visa « C Schengen » n'autorise pas à séjourner plus de 90 jours par périodes de 180 jours dans l'espace Schengen et ne permet pas l'obtention d'un titre de séjour. Son titulaire doit impérativement quitter l'espace Schengen avant son échéance, sous peine de sanctions (amende et /ou blocage de future demande de visa pour l'ensemble des pays Schengen, en particulier dans le contexte de la future mise en place du système d'entrée/de sortie (« Entry/Exit System »)).

5.2 Long séjour (séjour supérieur à 90 jours)

  • Première prise de résidence en Suisse

Avant le départ, un visa suisse de long séjour « type D », à entrées multiples, devra être obtenu auprès du consulat de Suisse du lieu de résidence.

À noter : ce visa ne permet pas de prendre résidence en France. Si le membre du personnel décide finalement de s'installer en France, la procédure « En cas de déménagement » décrite ci-dessous s'appliquera. En revanche, dans le cadre d’une installation en Suisse, tout visa de type « D », ou autorisation de séjour délivrés par un État Schengen et en cours de validité, permet l’obtention d’une carte de légitimation suisse.

  • Première prise de résidence en France

Avant le départ, un visa français de long séjour « type D », mention « carte PRO-MAE à solliciter dès l’arrivée » et à entrées multiples, devra être obtenu auprès du consulat de France du lieu de résidence. 

Sauf cas particulier, les ressortissants extra-européens disposant d’un titre de séjour d’un pays membre de l’Union européenne ne sont pas exemptés de visa de long séjour « carte PRO-MAE » pour la France, y compris les membres de famille de ressortissants européens. Préalablement à leur prise de fonctions, ils doivent donc systématiquement se renseigner auprès du consulat compétent sur les conditions d’entrée qui leur sont applicables, en précisant la nature et la durée de leur séjour en France.

5.3 Cas particuliers

5.3.1 Visa de long séjour temporaire (VLST) - France

En cas de contrat de 12 mois maximum à temps complet, un visa de long séjour temporaire (VLST), qui dispense de la demande de titre de séjour spécial (carte spéciale), pourra être demandé. Attention, ce visa ne permet toutefois ni le regroupement familial, ni l’obtention de plaques vertes.

5.3.2 Visa de 120 jours - Suisse

Ce type de visa peut être délivré en cas de séjours professionnels en Suisse compris entre 90 et 120 jours maximum. Il peut s’agir de séjours professionnels de 120 jours consécutifs ou non consécutifs par périodes de 12 mois.

5.3.3 Visa de retour

Ce visa est sollicité exceptionnellement lorsque le titre de séjour spécial ou la carte de légitimation arrive à échéance pendant que son titulaire est en déplacement temporaire hors de la zone locale.

5.4 En cas de déménagement

  • Déménagement de Suisse en France

Un visa français de long séjour (type D, mention « carte PRO-MAE ») devra être obtenu auprès du consulat de France à Genève en vue de l’obtention d’un Titre de séjour spécial français.

À noter : lors d'une prise de fonctions, il est impératif de présenter le visa D délivré par le  pays de résidence définitif. Les membres du personnel ne doivent pas solliciter de visa suisse s’ils envisagent d’être domiciliés en France. En raison de la charge administrative, le déménagement en France n’est toléré en principe que 3 mois au plus tôt après l’arrivée en Suisse.

  • Déménagement de France en Suisse

Hormis le changement d’adresse via le document EDH Changement d'adresse locale / Change of local address, aucune formalité n’est nécessaire pour le membre du personnel déjà titulaire d’une carte de légitimation suisse. Les membres de la famille obtiendront une carte de légitimation suisse sur présentation aux autorités suisses d’une copie de leur titre de séjour spécial français.

À noter : le titre de séjour français devra être restitué lors du déménagement.

Procédure

1. Comment obtenir un visa ?

La procédure d’invitation officielle doit être suivie.
Cette procédure est assurée soit par :

  • le Bureau des cartes (visa.hr@cern.ch) lorsque le membre du personnel concerné est recruté dans le cadre des programmes gérés par le département HR c’est-à-dire pour les titulaires (STAF), boursiers (FELL), nouveaux diplômés (GRAD), scientifiques (SASS), correspondants (CASS), professeurs invités (GPRO), étudiants (DOCT, TECH, ADMI) et stagiaires (TRNE), ou par
  • le secrétariat du département ou de l’expérience d’accueil lorsqu’il s’agit des attachés de projet (PJAS), des attachés d'expérience (EXAS), des attachés de coopération (COAS), des visiteurs scientifiques (VISC) ou des utilisateurs (USER).

La procédure à suivre pour les utilisateurs est également disponible sur le site du Bureau des utilisateurs.

Il est impératif que tous les visas nécessaires soient obtenus avant l'arrivée au CERN et qu'ils soient valables pendant la période nécessaire car aucune prolongation du séjour ou changement de type de visa n'est possible. Un visa peut être demandé jusqu'à six mois avant l'arrivée dans les États hôtes.

En résumé, les documents suivants doivent être initiés pour l'obtention d'un visa, selon la durée du contrat et le pays hôte :

  Durée du séjour
=< 90 jours > 90 jours
à plein temps
France Convention d’accueil Note verbale
Suisse Lettre d’invitation officielle

1.1 Pour la Suisse

Une lettre d’invitation officielle (cf. modèles, qui doivent être adaptés selon que la durée du séjour est inférieure ou supérieure à 90 jours consécutifs), signée par un membre du personnel autorisé, est communiquée au futur membre du personnel, soit par le département HR, soit par le secrétariat du groupe ou de l’expérience concernés.

Si un visa est requis, le membre du personnel en fait la demande, pour lui et, le cas échéant, pour sa famille, auprès du consulat suisse compétent (en règle générale, celui de sa résidence actuelle) en présentant l’original de la lettre d’invitation officielle.

En cas de regroupement familial postérieur à la prise de fonctions du membre du personnel, les membres de la famille (conjoints et enfants à charge jusqu'à 21 ans) soumis à l’obligation de visa doivent fournir au consulat suisse compétent, à l’appui de leur demande de visa, une copie de la carte de légitimation du titulaire principal et l’attestation « Regroupement familial en Suisse » signée par un membre du personnel autorisé. Dans le cas des ascendants à charge, le formulaire de la Mission suisse validé par l’Organisation (ajouter le formulaire disponible sur le site du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE) doit être présenté au consulat suisse.

À noter :

  1. les consulats suisses peuvent demander aux membres du personnel associés (cartes de légitimation de type « P ») les informations suivantes :
    • un curriculum vitae (CV) avec références ;
    • la copie des diplômes universitaires ;
    • une lettre de motivation ou, si possible, un petit rapport de recherches permettant par la même occasion de vérifier les connaissances linguistiques du membre du personnel ;
    • les réservations de voyage aller-retour et d'hôtel ;
    • toute information permettant à la représentation suisse de s’assurer que les ressources financières allouées au chercheur par son employeur sont suffisantes pour résider dans la région de Genève.
  2. les ascendants à charge doivent obligatoirement faire ménage commun en Suisse avec le titulaire pour bénéficier du regroupement familial.

1.2 Pour la France

1.2.1 Séjour maximum de 90 jours par période de 180 jours : Convention d’accueil

La Convention d'accueil est obligatoire pour tous les ressortissants d’un pays tiers (personnes non ressortissantes d'un pays de l’Espace économique européen ou de la Suisse et ne résidant pas dans l'un de ces pays) susceptibles de travailler sur le territoire français du domaine de l'Organisation, car elle sert également d'autorisation de travail en France. 

À noter : à compter du 1er janvier 2021, les ressortissants britanniques, même s’ils sont exemptés de visa de court séjour en France, doivent détenir une Convention d’accueil qui vaut autorisation de travail.

Seules les personnes qui, d’une part, sont ressortissantes d’un État n’appartenant pas à l’Espace économique européen ou non suisses et, d’autre part, mènent des travaux de recherche ou dispensent un enseignement de niveau universitaire au CERN peuvent bénéficier d’une Convention d’accueil.

L'original du formulaire Convention d’accueil, dûment rempli et signé par l'une des personnes autorisées, est transmis au Service des relations avec les Pays hôtes qui y appose son cachet et le retourne au service demandeur. Celui-ci communique la Convention d’accueil au scientifique concerné, en principe en l’annexant à la lettre d’invitation officielle pour la Suisse.

Si un visa est requis, ce dernier en fait la demande auprès du consulat compétent en présentant l’original de la Convention d’accueil. 

1.2.2 Séjour supérieur à 90 jours : note verbale au ministère français de l’Europe et des Affaires étrangères

Cette procédure s’applique aux personnes qui ont droit à un titre de séjour spécial du ministère français de l’Europe et des Affaires étrangères. S’agissant des membres de la famille, seuls les conjoints mariés, partenaires officiellement reconnus par l’Organisation et enfants à charge de moins de 21 ans peuvent en bénéficier. À titre exceptionnel, elle peut s’appliquer aux ascendants à charge et enfants handicapés de moins de 25 ans.

La personne dûment autorisée, chargée de l’invitation, établit une note verbale (cf. modèle) et la communique au Service des relations avec les Pays hôtes par courrier électronique.

Ce Service transmet la note au ministère français de l’Europe et des Affaires étrangères, qui effectue les contrôles nécessaires et donne son accord pour la délivrance du visa long séjour de type « D » portant la mention « carte PRO-MAE à solliciter dès l’arrivée » ou du visa de long séjour temporaire (VLST).

L’intéressé se présente, au plus tôt une semaine et au plus tard deux mois après l’envoi de la note, au consulat ou au centre de visas compétent pour accomplir les formalités, muni du formulaire CERFA à remplir en ligne sur le site du Gouvernement français (code-barre nécessaire pour l'enregistrement de la demande).

À noter : lors d’un déménagement, les personnes résidant dans les cantons de Genève ou Vaud seront directement contactées par le Bureau des cartes en vue de déposer leur demande auprès du consulat de France à Genève. 

En cas de regroupement familial postérieur à la prise de fonctions du membre du personnel, les membres de la famille soumis à l’obligation de visa de long séjour doivent également suivre la procédure de la note verbale ci-dessus.

Les démarches pour l’obtention du visa de long séjour prennent environ trois semaines, sans compter le délai d'obtention d'un rendez-vous, c’est pourquoi elles doivent être entreprises à temps (jusqu'à six mois avant la prise de fonctions mais au minimum six semaines avant celle-ci). 

À noter : les titulaires de visa D « carte PRO-MAE » doivent demander leur titre de séjour spécial français dès leur arrivée en France, car la durée maximale de validité du visa de type « D » est limitée à 90 jours et le délai d’obtention est d’environ six semaines à compter de l’envoi du dossier au ministère de l’Europe et des Affaires étrangères. Les titulaires de visas VLST n’ont pas à solliciter de titre de séjour spécial, sauf prolongation de leur contrat au-delà de six mois. Dans ce cas, la demande doit être faite au minimum six semaines avant l’échéance du visa.

2. Personnes autorisées à signer les lettres d’invitation officielle

La liste des personnes autorisées à initier la procédure d’invitation officielle figure dans le document « Procédure d'obtention de visas suisses et français - Droit de signature », publié à la rubrique « Visas, séjour » du site web du Service des relations avec les États hôtes.

Révisions
No révision Modifications Approuvé le
1 Information ajoutée : la Convention d'Accueil sert également d'autorisation de travail en France. 24.03.2011
2 Information ajoutée : mention (+ Etats Schengen) pour les visas "D" 26.07.2011
3 La "Convention d'accueil" remplace le "Protocole d'accueil" (Directive européenne 2005/71/CE) 09.01.2012
4 Information ajoutée : Croatie dans la liste des pays de l'EEE. 02.11.2015
5 Information ajoutée : lors d'une prise de fonctions, il est impératif de présenter le visa D délivré par le  pays de résidence final. 10.09.2018
6 Modification des références à "3 mois" en "90 jours" et "6 mois" en "180 jours" par souci de précision. 08.10.2018
7 Révision suite brexit 13.02.2020
8 Gestion des visas suite au COVID-19. 20.03.2020
9 Polongation de la validité des visas français de long séjour pendant le covid-19 18.05.2020
10 - Les demandes de visa type D sont de nouveau acceptées par les autorités françaises.
- Extension de 6 mois des visas D s'ils arrivent à échéance entre le 16 mars et le 15 juin 2020.
- Si le membre du personnel est bénéficiaire d'un visa francais D expiré, il doit télécharger les documents de séjour disponibles sur la page "Information générale sur la prolongation des documents de séjour" et les présenter avec son visa D francais expiré.
- La procédure de délivrance des visas D "carte PRO-MAE" (1.2.2) reste inchangée.
- Exception pour les membres du personnel prenant leurs fonctions ainsi que leur famille.
- Mise à jour de la Note verbale du MEAE et nouvelle annexe.
17.06.2020
11 Le Royaume-Uni a cessé de faire partie de l'EEE depuis le 31.12.2020. 19.01.2021
12 Mise à jour des informations liées au covid 19 04.02.2021
13 L'applicabilité de la procédure du paragraphe 1.2.2 Séjour supérieur à 90 jours : Note verbale au Ministère français de l’Europe et des Affaires étrangères a été clarifiée. 15.02.2021
14 Modification de la procédure des visas (carte P seulement pour les MPAs),
Ajout d'un cas particulier sur les visas VLST (visa long-séjour temporaire de – de 6 mois).
21.07.2021
15 Modification des informations situées dans l'encart. 08.11.2021
16 Ajout du statut EXAS. 02.03.2022
17 Révision complète de la procédure par les services en charge et langage inclusif appliqué au genre. 18.08.2023

Généralités

1. Définitions

Espace Schengen 
Allemagne, Autriche, Belgique, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Islande, Italie, Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Malte, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Slovaquie, Slovénie, Suède et Suisse. La liste des États membres de l'espace Schengen est disponible sur le site du Gouvernement français.

Espace économique européen (EEE) 
Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Islande, Italie, Lettonie, Liechtenstein, Lituanie, Luxembourg, Malte, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Slovaquie, Slovénie et Suède. La liste des pays membres de l'Espace économique européen est disponible sur le site de l'Espace économique européen.

2. Restrictions sanitaires

Pour l'entrée en Suisse, veuillez-vous reporter à la page de la Mission permanente de la Suisse auprès de l'Office des Nations Unies et des autres organisations internationales à Genève.

Pour l'entrée en France, veuillez-vous reporter à la page du Gouvernement français.

3. Qu’est-ce qu’un visa ?

Le visa est une autorisation administrative permettant le transit, l’entrée ou le séjour, dans un État étranger et pendant un temps déterminé, des ressortissants de pays soumis à cette obligation. Parmi les nombreux types de visas, on relève tout particulièrement :  

  1. le visa court séjour (visa de type « C Schengen »)
    qui permet d’entrer et de résider dans l’Espace Schengen pour une période continue ou discontinue ne dépassant pas 90 jours sur une période de 180 jours, à compter de la 1ère entrée dans l’Espace Schengen. Sous certaines conditions, il peut être valable de six mois à cinq ans « visa de circulation » ;  

  2. le visa long séjour (visa de type « D » ou « visa national aux fins de prise de fonctions »)
    qui est exigé pour les séjours de plus de 90 jours, permettant l’obtention d’un document de légitimation (titre de séjour) des États hôtes :

    • Carte de légitimation du Département fédéral des Affaires étrangères suisse (« Carte suisse »);

    • Titre de séjour spécial du ministère français de l'Europe et des Affaires étrangères (« Carte française »).

    Depuis le 5 avril 2010, le visa de type « D » est également valable pour des séjours allant jusqu’à 90 jours maximum dans l’espace Schengen.

  3. le visa « 120 jours » (Suisse)
    pour un séjour en Suisse jusqu'à 120 jours en vue d'une activité professionnelle, continu (type C) ou discontinu (type D) ;

  4. le visa de long séjour temporaire (VLST),
    pour un séjour en France entre 91 jours et 12 mois maximum, qui dispense de titre de séjour spécial mais n'autorise ni le regroupement familial ni l'obtention de « plaques vertes ».

À noter : il est fortement recommandé de détenir un visa à entrées multiples, qui permet de voyager hors de la zone Schengen et dans la zone Schengen, durant toute sa validité.

4. Qui est soumis à l’obligation de visa ?

Tous les membres du personnel ressortissants de pays tiers (c’est-à-dire qui ne sont ressortissants ni de l’EEE, ni de la Suisse) qui se rendent dans les États hôtes de l’Organisation dans le cadre de leurs fonctions au CERN sont soumis à visa. Cette règle s’applique également aux membres de leur famille en cas de long séjour (regroupement familial).

En Suisse exclusivement, les ressortissants d’Australie, de Malaisie, de Nouvelle-Zélande, du Japon, du Royaume-Uni et de Singapour sont exemptés de visa pour tout type de séjour. Comme tout membre du personnel, ils devront demander une carte de légitimation dès leur arrivée en Suisse si leur séjour est supérieur à 90 jours par période de 180 jours.

Conformément à des accords internationaux, certains ressortissants de pays tiers peuvent également être dispensés de l’obligation de visa, principalement pour des courts séjours en Suisse sans activité lucrative (p. ex. participation à des séminaires, conférences, réunions d’échange d’informations générales).

En outre, les titulaires d’un passeport valable et d’une autorisation de séjour ou d’un visa D en cours de validité délivrés par un État Schengen, peuvent circuler ou séjourner dans les autres pays de l’espace Schengen pendant une période maximale de 90 jours par période de 180 jours. C’est le cas des membres du personnel ainsi que des membres de leur famille disposant de documents de légitimation délivrés par les États hôtes (voir le site du Secrétariat d'État aux Migrations et le site de la Direction générale des étrangers en France).

Il est rappelé que ni les copies de documents de légitimation en cours de renouvellement, ni les documents expirés ne sont valables pour le passage de frontières.

Remarque : les personnes qui ne sont pas ressortissantes des États de l’espace Schengen, quittant définitivement le CERN à l’issue de leurs fonctions, doivent conserver leurs documents de légitimation le temps nécessaire à leur départ de l’espace Schengen, pour autant que lesdits documents soient valides pendant toute la durée du voyage et qu’ils soient restitués au CERN dès l'arrivée dans leur nouveau pays de résidence. Si besoin, un mois avant l'échéance de leur carte de légitimation, elles peuvent en demander la prolongation pour une durée de deux mois (« délai de courtoisie ») afin d’organiser leur départ.

Les prescriptions détaillées par pays sont consultables sur les sites du Secrétariat d’État aux Migrations suisse ou du ministère français de l’Europe et des Affaires étrangères.

Compte tenu de la complexité du sujet et des modifications qui peuvent intervenir à tout moment, toute personne devant se rendre au CERN doit se renseigner préalablement auprès du consulat compétent sur les conditions d’entrée qui lui sont applicables, en présentant la lettre d’invitation officielle précisant la nature et la durée de son séjour.   

5. Quel type de visa demander ?

5.1 Court séjour (maximum 90 jours par période de 180 jours)

Un visa de type « C Schengen », à entrées multiples, devra être obtenu au moyen d’une lettre d’invitation officielle et d’une Convention d’accueil auprès du consulat suisse ou français du lieu de résidence.

La Convention d’accueil reste nécessaire dans tous les cas, même si le visa « C Schengen » est obtenu auprès d'un consulat suisse, car elle fait également office d’autorisation de travail en France pour les ressortissants des pays non membres de l’Espace économique européen (EEE) ou non suisses, sauf s'ils sont d'une autorisation de séjour délivrée par un État Schengen.

Remarque : ce visa « C Schengen » n'autorise pas à séjourner plus de 90 jours par périodes de 180 jours dans l'espace Schengen et ne permet pas l'obtention d'un titre de séjour. Son titulaire doit impérativement quitter l'espace Schengen avant son échéance, sous peine de sanctions (amende et /ou blocage de future demande de visa pour l'ensemble des pays Schengen, en particulier dans le contexte de la future mise en place du système d'entrée/de sortie (« Entry/Exit System »)).

5.2 Long séjour (séjour supérieur à 90 jours)

  • Première prise de résidence en Suisse

Avant le départ, un visa suisse de long séjour « type D », à entrées multiples, devra être obtenu auprès du consulat de Suisse du lieu de résidence.

À noter : ce visa ne permet pas de prendre résidence en France. Si le membre du personnel décide finalement de s'installer en France, la procédure « En cas de déménagement » décrite ci-dessous s'appliquera. En revanche, dans le cadre d’une installation en Suisse, tout visa de type « D », ou autorisation de séjour délivrés par un État Schengen et en cours de validité, permet l’obtention d’une carte de légitimation suisse.

  • Première prise de résidence en France

Avant le départ, un visa français de long séjour « type D », mention « carte PRO-MAE à solliciter dès l’arrivée » et à entrées multiples, devra être obtenu auprès du consulat de France du lieu de résidence. 

Sauf cas particulier, les ressortissants extra-européens disposant d’un titre de séjour d’un pays membre de l’Union européenne ne sont pas exemptés de visa de long séjour « carte PRO-MAE » pour la France, y compris les membres de famille de ressortissants européens. Préalablement à leur prise de fonctions, ils doivent donc systématiquement se renseigner auprès du consulat compétent sur les conditions d’entrée qui leur sont applicables, en précisant la nature et la durée de leur séjour en France.

5.3 Cas particuliers

5.3.1 Visa de long séjour temporaire (VLST) - France

En cas de contrat de 12 mois maximum à temps complet, un visa de long séjour temporaire (VLST), qui dispense de la demande de titre de séjour spécial (carte spéciale), pourra être demandé. Attention, ce visa ne permet toutefois ni le regroupement familial, ni l’obtention de plaques vertes.

5.3.2 Visa de 120 jours - Suisse

Ce type de visa peut être délivré en cas de séjours professionnels en Suisse compris entre 90 et 120 jours maximum. Il peut s’agir de séjours professionnels de 120 jours consécutifs ou non consécutifs par périodes de 12 mois.

5.3.3 Visa de retour

Ce visa est sollicité exceptionnellement lorsque le titre de séjour spécial ou la carte de légitimation arrive à échéance pendant que son titulaire est en déplacement temporaire hors de la zone locale.

5.4 En cas de déménagement

  • Déménagement de Suisse en France

Un visa français de long séjour (type D, mention « carte PRO-MAE ») devra être obtenu auprès du consulat de France à Genève en vue de l’obtention d’un Titre de séjour spécial français.

À noter : lors d'une prise de fonctions, il est impératif de présenter le visa D délivré par le  pays de résidence définitif. Les membres du personnel ne doivent pas solliciter de visa suisse s’ils envisagent d’être domiciliés en France. En raison de la charge administrative, le déménagement en France n’est toléré en principe que 3 mois au plus tôt après l’arrivée en Suisse.

  • Déménagement de France en Suisse

Hormis le changement d’adresse via le document EDH Changement d'adresse locale / Change of local address, aucune formalité n’est nécessaire pour le membre du personnel déjà titulaire d’une carte de légitimation suisse. Les membres de la famille obtiendront une carte de légitimation suisse sur présentation aux autorités suisses d’une copie de leur titre de séjour spécial français.

À noter : le titre de séjour français devra être restitué lors du déménagement.

Procédure

1. Comment obtenir un visa ?

La procédure d’invitation officielle doit être suivie.
Cette procédure est assurée soit par :

  • le Bureau des cartes (visa.hr@cern.ch) lorsque le membre du personnel concerné est recruté dans le cadre des programmes gérés par le département HR c’est-à-dire pour les titulaires (STAF), boursiers (FELL), nouveaux diplômés (GRAD), scientifiques (SASS), correspondants (CASS), professeurs invités (GPRO), étudiants (DOCT, TECH, ADMI) et stagiaires (TRNE), ou par
  • le secrétariat du département ou de l’expérience d’accueil lorsqu’il s’agit des attachés de projet (PJAS), des attachés d'expérience (EXAS), des attachés de coopération (COAS), des visiteurs scientifiques (VISC) ou des utilisateurs (USER).

La procédure à suivre pour les utilisateurs est également disponible sur le site du Bureau des utilisateurs.

Il est impératif que tous les visas nécessaires soient obtenus avant l'arrivée au CERN et qu'ils soient valables pendant la période nécessaire car aucune prolongation du séjour ou changement de type de visa n'est possible. Un visa peut être demandé jusqu'à six mois avant l'arrivée dans les États hôtes.

En résumé, les documents suivants doivent être initiés pour l'obtention d'un visa, selon la durée du contrat et le pays hôte :

  Durée du séjour
=< 90 jours > 90 jours
à plein temps
France Convention d’accueil Note verbale
Suisse Lettre d’invitation officielle

1.1 Pour la Suisse

Une lettre d’invitation officielle (cf. modèles, qui doivent être adaptés selon que la durée du séjour est inférieure ou supérieure à 90 jours consécutifs), signée par un membre du personnel autorisé, est communiquée au futur membre du personnel, soit par le département HR, soit par le secrétariat du groupe ou de l’expérience concernés.

Si un visa est requis, le membre du personnel en fait la demande, pour lui et, le cas échéant, pour sa famille, auprès du consulat suisse compétent (en règle générale, celui de sa résidence actuelle) en présentant l’original de la lettre d’invitation officielle.

En cas de regroupement familial postérieur à la prise de fonctions du membre du personnel, les membres de la famille (conjoints et enfants à charge jusqu'à 21 ans) soumis à l’obligation de visa doivent fournir au consulat suisse compétent, à l’appui de leur demande de visa, une copie de la carte de légitimation du titulaire principal et l’attestation « Regroupement familial en Suisse » signée par un membre du personnel autorisé. Dans le cas des ascendants à charge, le formulaire de la Mission suisse validé par l’Organisation (ajouter le formulaire disponible sur le site du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE) doit être présenté au consulat suisse.

À noter :

  1. les consulats suisses peuvent demander aux membres du personnel associés (cartes de légitimation de type « P ») les informations suivantes :
    • un curriculum vitae (CV) avec références ;
    • la copie des diplômes universitaires ;
    • une lettre de motivation ou, si possible, un petit rapport de recherches permettant par la même occasion de vérifier les connaissances linguistiques du membre du personnel ;
    • les réservations de voyage aller-retour et d'hôtel ;
    • toute information permettant à la représentation suisse de s’assurer que les ressources financières allouées au chercheur par son employeur sont suffisantes pour résider dans la région de Genève.
  2. les ascendants à charge doivent obligatoirement faire ménage commun en Suisse avec le titulaire pour bénéficier du regroupement familial.

1.2 Pour la France

1.2.1 Séjour maximum de 90 jours par période de 180 jours : Convention d’accueil

La Convention d'accueil est obligatoire pour tous les ressortissants d’un pays tiers (personnes non ressortissantes d'un pays de l’Espace économique européen ou de la Suisse et ne résidant pas dans l'un de ces pays) susceptibles de travailler sur le territoire français du domaine de l'Organisation, car elle sert également d'autorisation de travail en France. 

À noter : à compter du 1er janvier 2021, les ressortissants britanniques, même s’ils sont exemptés de visa de court séjour en France, doivent détenir une Convention d’accueil qui vaut autorisation de travail.

Seules les personnes qui, d’une part, sont ressortissantes d’un État n’appartenant pas à l’Espace économique européen ou non suisses et, d’autre part, mènent des travaux de recherche ou dispensent un enseignement de niveau universitaire au CERN peuvent bénéficier d’une Convention d’accueil.

L'original du formulaire Convention d’accueil, dûment rempli et signé par l'une des personnes autorisées, est transmis au Service des relations avec les Pays hôtes qui y appose son cachet et le retourne au service demandeur. Celui-ci communique la Convention d’accueil au scientifique concerné, en principe en l’annexant à la lettre d’invitation officielle pour la Suisse.

Si un visa est requis, ce dernier en fait la demande auprès du consulat compétent en présentant l’original de la Convention d’accueil. 

1.2.2 Séjour supérieur à 90 jours : note verbale au ministère français de l’Europe et des Affaires étrangères

Cette procédure s’applique aux personnes qui ont droit à un titre de séjour spécial du ministère français de l’Europe et des Affaires étrangères. S’agissant des membres de la famille, seuls les conjoints mariés, partenaires officiellement reconnus par l’Organisation et enfants à charge de moins de 21 ans peuvent en bénéficier. À titre exceptionnel, elle peut s’appliquer aux ascendants à charge et enfants handicapés de moins de 25 ans.

La personne dûment autorisée, chargée de l’invitation, établit une note verbale (cf. modèle) et la communique au Service des relations avec les Pays hôtes par courrier électronique.

Ce Service transmet la note au ministère français de l’Europe et des Affaires étrangères, qui effectue les contrôles nécessaires et donne son accord pour la délivrance du visa long séjour de type « D » portant la mention « carte PRO-MAE à solliciter dès l’arrivée » ou du visa de long séjour temporaire (VLST).

L’intéressé se présente, au plus tôt une semaine et au plus tard deux mois après l’envoi de la note, au consulat ou au centre de visas compétent pour accomplir les formalités, muni du formulaire CERFA à remplir en ligne sur le site du Gouvernement français (code-barre nécessaire pour l'enregistrement de la demande).

À noter : lors d’un déménagement, les personnes résidant dans les cantons de Genève ou Vaud seront directement contactées par le Bureau des cartes en vue de déposer leur demande auprès du consulat de France à Genève. 

En cas de regroupement familial postérieur à la prise de fonctions du membre du personnel, les membres de la famille soumis à l’obligation de visa de long séjour doivent également suivre la procédure de la note verbale ci-dessus.

Les démarches pour l’obtention du visa de long séjour prennent environ trois semaines, sans compter le délai d'obtention d'un rendez-vous, c’est pourquoi elles doivent être entreprises à temps (jusqu'à six mois avant la prise de fonctions mais au minimum six semaines avant celle-ci). 

À noter : les titulaires de visa D « carte PRO-MAE » doivent demander leur titre de séjour spécial français dès leur arrivée en France, car la durée maximale de validité du visa de type « D » est limitée à 90 jours et le délai d’obtention est d’environ six semaines à compter de l’envoi du dossier au ministère de l’Europe et des Affaires étrangères. Les titulaires de visas VLST n’ont pas à solliciter de titre de séjour spécial, sauf prolongation de leur contrat au-delà de six mois. Dans ce cas, la demande doit être faite au minimum six semaines avant l’échéance du visa.

2. Personnes autorisées à signer les lettres d’invitation officielle

La liste des personnes autorisées à initier la procédure d’invitation officielle figure dans le document « Procédure d'obtention de visas suisses et français - Droit de signature », publié à la rubrique « Visas, séjour » du site web du Service des relations avec les États hôtes.

Révisions

No révision Modifications Approuvé le
1 Information ajoutée : la Convention d'Accueil sert également d'autorisation de travail en France. 24.03.2011
2 Information ajoutée : mention (+ Etats Schengen) pour les visas "D" 26.07.2011
3 La "Convention d'accueil" remplace le "Protocole d'accueil" (Directive européenne 2005/71/CE) 09.01.2012
4 Information ajoutée : Croatie dans la liste des pays de l'EEE. 02.11.2015
5 Information ajoutée : lors d'une prise de fonctions, il est impératif de présenter le visa D délivré par le  pays de résidence final. 10.09.2018
6 Modification des références à "3 mois" en "90 jours" et "6 mois" en "180 jours" par souci de précision. 08.10.2018
7 Révision suite brexit 13.02.2020
8 Gestion des visas suite au COVID-19. 20.03.2020
9 Polongation de la validité des visas français de long séjour pendant le covid-19 18.05.2020
10 - Les demandes de visa type D sont de nouveau acceptées par les autorités françaises.
- Extension de 6 mois des visas D s'ils arrivent à échéance entre le 16 mars et le 15 juin 2020.
- Si le membre du personnel est bénéficiaire d'un visa francais D expiré, il doit télécharger les documents de séjour disponibles sur la page "Information générale sur la prolongation des documents de séjour" et les présenter avec son visa D francais expiré.
- La procédure de délivrance des visas D "carte PRO-MAE" (1.2.2) reste inchangée.
- Exception pour les membres du personnel prenant leurs fonctions ainsi que leur famille.
- Mise à jour de la Note verbale du MEAE et nouvelle annexe.
17.06.2020
11 Le Royaume-Uni a cessé de faire partie de l'EEE depuis le 31.12.2020. 19.01.2021
12 Mise à jour des informations liées au covid 19 04.02.2021
13 L'applicabilité de la procédure du paragraphe 1.2.2 Séjour supérieur à 90 jours : Note verbale au Ministère français de l’Europe et des Affaires étrangères a été clarifiée. 15.02.2021
14 Modification de la procédure des visas (carte P seulement pour les MPAs),
Ajout d'un cas particulier sur les visas VLST (visa long-séjour temporaire de – de 6 mois).
21.07.2021
15 Modification des informations situées dans l'encart. 08.11.2021
16 Ajout du statut EXAS. 02.03.2022
17 Révision complète de la procédure par les services en charge et langage inclusif appliqué au genre. 18.08.2023