Visas d'entrée et de séjour dans les Etats hôtes

Applicable à
General

Information COVID-19

*** Sous réserve de modification par les autorités suisses et françaises***

Suisse :

Veuillez-vous reporter à la page https://www.eda.admin.ch/missions/mission-onu-geneve/fr/home/manuel-application-regime/introduction/manuel-visas.html (cf. notices).

France :

Veuillez-vous reporter à la page https://france-visas.gouv.fr/web/france-visas/conditions-sanitaires.

1. Définitions

Espace Schengen 
Allemagne, Autriche, Belgique, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Islande, Italie, Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Malte, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Slovaquie, Slovénie, Suède et Suisse.

Espace économique européen (EEE) 
Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Islande, Italie, Lettonie, Liechtenstein, Lituanie, Luxembourg, Malte, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Slovaquie, Slovénie et la Suède.

2. Qu’est-ce qu’un visa ?

Le visa est une autorisation administrative permettant le transit, l’entrée ou le séjour, dans un État étranger, des ressortissants de pays soumis à cette obligation. Parmi les nombreux types de visas, on relève tout particulièrement :  

  1. le visa court séjour (visa de type « C Schengen »)
    qui permet d’entrer et résider dans l’Espace Schengen pour une période continue ou discontinue ne dépassant pas 90 jours sur une période de 180 jours, à compter de la 1ère entrée dans l’Espace Schengen ;  

  2. le visa long séjour (visa de type « D » ou «visa national aux fins de prise de fonction»)
    qui est exigé pour les séjours de plus de 90 jours, permettant l’obtention d’un document de légitimation (titre de séjour) des États hôtes :

    • Carte de légitimation du Département fédéral des Affaires étrangères suisse ("Carte suisse");

    • Titre de séjour spécial du Ministère français des Affaires étrangères ("Carte française").

    Depuis le 5 avril 2010, le visa de type « D » est également valable pour des séjours allant jusqu’à trois mois au maximum dans l’Espace Schengen.

  3. le visa de long séjour temporaire (VLST),
    pour un séjour en France entre 91 jours et 6 mois maximum, qui dispense de titre de séjour spécial.

3. Qui est soumis à l’obligation du visa ?

Pour entrer et séjourner dans les États hôtes de l’Organisation, la Suisse et la France, tout ressortissant d’un pays tiers (personne non ressortissante de l’Espace économique européen ni de la Suisse) est en principe soumis à visa.

Toutefois, conformément à des accords internationaux, certains ressortissants de pays tiers sont dispensés de l’obligation du visa, principalement de court séjour. Il s’agit, par exemple, des ressortissants d’Argentine, d’Australie, d’Israël, du Canada ou des États-Unis pour un court séjour sans activité lucrative, ou, en Suisse exclusivement, des ressortissants britanniques, pour court ou long séjour.

En outre, les titulaires d’un passeport valable, accompagné d’une autorisation de séjour délivrée par un État Schengen, peuvent circuler ou séjourner dans les autres pays de l’Espace Schengen pendant une période maximale de 90 jours. C’est le cas des membres du personnel disposant de documents de légitimation délivrés par les États hôtes, ainsi que des membres de la famille. 
(voir : https://www.sem.admin.ch/sem/fr/home/themen/einreise/kurzfristig/drittstaaten.html et https://www.immigration.interieur.gouv.fr/Immigration/Les-visas/Les-dispenses-de-visa).

Il est rappelé que ni les copies de documents de légitimation en cours de renouvellement ni les documents expirés ne sont valables pour le passage de frontières.

Les personnes quittant définitivement le CERN à l’issue de leurs fonctions peuvent conserver leurs documents de légitimation le temps nécessaire au déplacement dans l’espace Schengen, pour autant que lesdits documents soient valides pendant toute la durée du déplacement et qu’ils soient restitués au CERN dès leur arrivée dans leur nouveau pays de résidence.  

Les prescriptions détaillées par pays sont consultables sur les sites du Secrétariat d’Etat aux Migrations suisse  ou du Ministère français de l’Europe et des Affaires étrangères.

Compte tenu de la complexité de la matière et des modifications qui peuvent intervenir à tout moment, toute personne devant se rendre au CERN doit se renseigner préalablement auprès du consulat compétent sur les conditions d’entrée qui lui sont applicables, en précisant la nature et la durée de son séjour.  

4. Quel type de visa demander ?

4.1 Court séjour (maximum 90 jours par période de 180 jours)

Un visa de type « C Schengen », à entrées multiples, devra être obtenu auprès du consulat suisse ou français du lieu de résidence, au moyen d’une lettre d’invitation officielle ou d’une Convention d’accueil.

Même si le visa C Schengen est obtenu auprès d’un consulat suisse sur la base d’une lettre d’invitation, la Convention d’accueil reste nécessaire dans tous les cas, car elle fait également office d’autorisation de travail en France pour les ressortissants des pays non membres de l’Espace économique européen (EEE) ou non suisses.

Remarque : ce visa n'autorise pas à séjourner plus de 90 jours par périodes de 180 jours dans l'espace Schengen et ne permet pas l'obtention d'un titre de séjour. Son titulaire doit impérativement quitter l'espace Schengen lorsqu'il n'est plus valide, sous peine de sanctions (amende et /ou blocage de future demande de visa pour l'ensemble des pays Schengen).

4.2 Long séjour (séjour supérieur à 90 jours)

  • Première prise de résidence en Suisse

Avant le départ, un visa suisse de long séjour « type D », à entrées multiples, devra être obtenu auprès du consulat de Suisse du lieu de résidence.

A noter : ce visa ne permet pas de prendre résidence en France. Si finalement le membre du personnel décide de s'installer en France, la procédure "En cas de déménagement" ci-dessous s'appliquera.

  • Première prise de résidence en France

Avant le départ, un visa français de long séjour « type D », mention « carte PRO-MAE à solliciter dès l’arrivée » et à entrées multiples, devra être obtenu auprès du consulat de France du lieu de résidence. 

Cas particulier : en cas de contrat de 6 mois maximum à temps complet, un visa de long séjour temporaire (VLST), dispensant de la demande de carte spéciale française, pourra être demandé.

Sauf cas particulier, les ressortissants extra-européens disposant d’un titre de séjour d’un pays membre de l’Union européenne ne sont pas exemptés de visa de long séjour « carte PRO-MAE » pour la France, y compris les membres de famille de ressortissants européens. Préalablement à leur prise de fonctions, ils doivent donc systématiquement se renseigner auprès du consulat compétent sur les conditions d’entrée qui leur sont applicables, en précisant la nature et la durée de leur séjour en France.

A noter : ce visa ne permet pas de prendre résidence en Suisse. Si finalement le membre du personnel décide de s'installer en Suisse, la procédure "En cas de déménagement" ci-dessous s'appliquera.

4.3 En cas de déménagement

  • Déménagement de Suisse en France

Un visa français de long séjour (type D, mention « carte PRO-MAE ») devra être obtenu auprès du consulat de France à Genève en vue de l’obtention d’un Titre de séjour spécial français.

A noter : lors d'une prise de fonctions, il est impératif de présenter le visa D délivré par le  pays de résidence définitif. Les membres du personnel ne doivent pas solliciter de visa suisse s’ils envisagent d’être domiciliés en France. En raison de la charge administrative, le déménagement en France n’est toléré en principe que 3 mois au plus tôt après l’arrivée en Suisse.

  • Déménagement de France en Suisse

Aucun visa n’est nécessaire pour le membre du personnel déjà titulaire d’une carte de légitimation suisse. Les membres de la famille obtiendront une carte de légitimation suisse sur présentation d’une copie de leur titre de séjour spécial français aux autorités suisses.

Procédure

1. Comment obtenir un visa ?

La procédure d’invitation officielle doit être suivie.
Cette procédure est assurée soit par :

  • le Bureau des cartes (visa.hr@cern.ch) lorsque le membre du personnel concerné est recruté dans le cadre des programmes gérés par le département HR c’est-à-dire pour les titulaires (STAF), boursiers (FELL), scientifiques (SASS), correspondants (CASS), professeurs invités (GPRO), étudiants (DOCT, TECH, ADMI) et stagiaires (TRNE), ou par
  • le secrétariat du département ou de l’expérience d’accueil lorsqu’il s’agit des attachés de projet (PJAS), des attachés de coopération (COAS), des visiteurs scientifiques (VISC) ou des utilisateurs (USER).

La procédure à suivre pour les utilisateurs est également disponible sur le site du Bureau des utilisateurs.

Il est impératif que tous les visas nécessaires soient obtenus avant l'arrivée au CERN et qu'ils soient valables pendant la période nécessaire car aucune prolongation du séjour ou changement de type de visa n'est possible.

En résumé, les documents suivants doivent être initiés pour l'obtention d'un visa, selon la durée du contrat et du pays hôte :

  Durée du séjour
=< 90 jours > 90 jours
à plein temps
France Convention d’accueil Note verbale
Suisse Lettre d’invitation

1.1 Pour la Suisse

Une lettre d’invitation officielle (cf. modèles, qui doivent être adaptés selon la durée du séjour, inférieure ou supérieure à 90 jours consécutifs), signée par un membre du personnel autorisé, est communiquée au futur membre du personnel, soit par le département HR, soit par le secrétariat du groupe ou de l’expérience concerné.

Si un visa est requis, le membre du personnel en fait la demande, pour lui et sa famille, auprès du consulat suisse compétent (en règle générale, celui de sa résidence actuelle) en présentant l’original de la lettre d’invitation officielle.

En cas de regroupement familial postérieur à la prise de fonctions du membre du personnel, les membres de la famille soumis à l’obligation du visa doivent fournir au consulat suisse compétent, à l’appui de leur demande de visa, une copie de la carte de légitimation du titulaire principal et l’attestation « Regroupement familial en Suisse » signée par un membre du personnel autorisé.

A noter : les consulats suisses peuvent demander aux membres du personnel associé (cartes de légitimation de type « P ») les informations suivantes :

  • un curriculum vitae (CV) avec références ;
  • la copie des diplômes universitaires ;
  • une lettre de motivation ou, si possible, un petit rapport de recherches permettant par la même occasion de vérifier les connaissances linguistiques du membre du personnel ;
  • toute information permettant à la représentation suisse de s’assurer que les ressources financières allouées au chercheur par son employeur sont suffisantes pour résider dans la région de Genève. 

1.2 Pour la France

1.2.1 Séjour maximum de 90 jours par période de 180 jours : Convention d’accueil

La Convention d'accueil est obligatoire pour tous les ressortissants d’un pays tiers (personne non ressortissante de l’Espace économique européen ni de la Suisse) susceptibles de travailler sur le territoire français du domaine de l'Organisation, car elle sert également d'autorisation de travail en France. 

A noter : à compter du 1er janvier 2021, les ressortissants britanniques, même s’ils sont exemptés de visa de court séjour en France, doivent détenir une Convention d’accueil qui vaut autorisation de travail.

Seules les personnes qui, d’une part, sont ressortissantes d’un État n’appartenant pas à l’Espace économique européen ou non suisses et, d’autre part, mènent des travaux de recherche ou dispensent un enseignement de niveau universitaire au CERN peuvent bénéficier d’une Convention d’accueil.

Le formulaire Convention d’accueil, dûment complétée et signée par une des personnes autorisées, est transmise au Service des relations avec les Pays hôtes. Ce dernier y appose son cachet, la fait viser par la Sous-préfecture de Gex (le lundi uniquement, sauf cas d’urgence à organiser avec le Service des Relations avec les Pays hôtes) et la retourne, le jour même, à la personne précitée. Celle-ci communique la Convention d’accueil au scientifique concerné, en principe en l’annexant à la lettre d’invitation officielle pour la Suisse.

Si un visa est requis, ce dernier en fait la demande auprès du consulat compétent en présentant l’original de la Convention d’accueil. 

1.2.2 Séjour supérieur à 90 jours : Note verbale au Ministère français de l’Europe et des Affaires étrangères

Cette procédure s’applique aux personnes qui ont droit à un titre de séjour spécial du Ministère français de l’Europe et des Affaires étrangères. S’agissant des membres de la famille, seuls les conjoints mariés, partenaires officiellement reconnus par l’Organisation et enfants à charge de moins de 21 ans peuvent en bénéficier. A titre exceptionnel, elle peut s’appliquer aux ascendants à charge et enfants handicapés de moins de 25 ans.

La personne dûment autorisée, chargée de l’invitation, établit une note verbale (cf. modèle) et la communique au Service des relations avec les Pays hôtes par courrier électronique.

Ce Service transmet la note au Ministère français de l’Europe et des Affaires étrangères, qui effectue les contrôles nécessaires et donne son accord pour la délivrance du visa long séjour de type « D » portant la mention « carte PRO-MAE à solliciter dès l’arrivée » ou du visa de long séjour temporaire (VLST).

L’intéressé se présente, au plus tôt une semaine et au plus tard deux mois après l’envoi de la note, au consulat ou au centre de visas compétent pour accomplir les formalités. Toutefois, si le consulat compétent est celui de Genève (personnes résidant dans les cantons de Genève ou Vaud), l’intéressé attend que le Bureau des cartes du département HR prenne contact avec lui.

En cas de regroupement familial postérieur à la prise de fonctions du membre du personnel, les membres de la famille soumis à l’obligation du visa de long séjour doivent également suivre la procédure de la note verbale ci-dessus. Les démarches pour l’obtention du visa de long séjour prennent environ trois semaines, c’est pourquoi elles doivent être entreprises à temps (jusqu'à 3 mois avant la prise de fonctions mais au minimum 6 semaines avant celle-ci). 

A noter : les titulaires de visa D « carte PRO-MAE » doivent demander leur titre de séjour spécial français dès leur arrivée en France, car la durée maximale de validité du visa de type « D » est limitée à 90 jours et le délai d’obtention est d’environ 6 semaines à compter de l’envoi du dossier au Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères. Les titulaires de visas VLST n’ont pas à solliciter de titre de séjour spécial, sauf prolongation de leur contrat au-delà de 6 mois. Dans ce cas, la demande doit être faite au minimum 6 semaines avant l’échéance du visa.

2. Personnes autorisées à signer les lettres d’invitation officielle

La liste des personnes autorisées à initier la procédure d’invitation officielle figure dans le document Procédure d'obtention de visas suisses et français - Droit de signature, publié dans la rubrique « Visas, séjour » du site web du Service des relations avec les Pays hôtes.  
Révisions
No révision Modifications Approuvé le
1 Information ajoutée : la Convention d'Accueil sert également d'autorisation de travail en France. 24.03.2011
2 Information ajoutée : mention (+ Etats Schengen) pour les visas "D" 26.07.2011
3 La "Convention d'accueil" remplace le "Protocole d'accueil" (Directive européenne 2005/71/CE) 09.01.2012
4 Information ajoutée : Croatie dans la liste des pays de l'EEE. 02.11.2015
5 Information ajoutée : lors d'une prise de fonctions, il est impératif de présenter le visa D délivré par le  pays de résidence final. 10.09.2018
6 Modification des références à "3 mois" en "90 jours" et "6 mois" en "180 jours" par souci de précision. 08.10.2018
7 Révision suite brexit 13.02.2020
8 Gestion des visas suite au COVID-19. 20.03.2020
9 Polongation de la validité des visas français de long séjour pendant le covid-19 18.05.2020
10 - Les demandes de visa type D sont de nouveau acceptées par les autorités françaises.
- Extension de 6 mois des visas D s'ils arrivent à échéance entre le 16 mars et le 15 juin 2020.
- Si le membre du personnel est bénéficiaire d'un visa francais D expiré, il doit télécharger les documents de séjour disponibles sur la page "Information générale sur la prolongation des documents de séjour" et les présenter avec son visa D francais expiré.
- La procédure de délivrance des visas D "carte PRO-MAE" (1.2.2) reste inchangée.
- Exception pour les membres du personnel prenant leurs fonctions ainsi que leur famille.
- Mise à jour de la Note verbale du MEAE et nouvelle annexe.
17.06.2020
11 Le Royaume-Uni a cessé de faire partie de l'EEE depuis le 31.12.2020. 19.01.2021
12 Mise à jour des informations liées au covid 19 04.02.2021
13 L'applicabilité de la procédure du paragraphe 1.2.2 Séjour supérieur à 90 jours : Note verbale au Ministère français de l’Europe et des Affaires étrangères a été clarifiée. 15.02.2021
14 Modification de la procédure des visas (carte P seulement pour les MPAs),
Ajout d'un cas particulier sur les visas VLST (visa long-séjour temporaire de – de 6 mois).
21.07.2021
15 Modification des informations situées dans l'encart. 08.11.2021

Généralités

Information COVID-19

*** Sous réserve de modification par les autorités suisses et françaises***

Suisse :

Veuillez-vous reporter à la page https://www.eda.admin.ch/missions/mission-onu-geneve/fr/home/manuel-application-regime/introduction/manuel-visas.html (cf. notices).

France :

Veuillez-vous reporter à la page https://france-visas.gouv.fr/web/france-visas/conditions-sanitaires.

1. Définitions

Espace Schengen 
Allemagne, Autriche, Belgique, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Islande, Italie, Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Malte, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Slovaquie, Slovénie, Suède et Suisse.

Espace économique européen (EEE) 
Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Islande, Italie, Lettonie, Liechtenstein, Lituanie, Luxembourg, Malte, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Slovaquie, Slovénie et la Suède.

2. Qu’est-ce qu’un visa ?

Le visa est une autorisation administrative permettant le transit, l’entrée ou le séjour, dans un État étranger, des ressortissants de pays soumis à cette obligation. Parmi les nombreux types de visas, on relève tout particulièrement :  

  1. le visa court séjour (visa de type « C Schengen »)
    qui permet d’entrer et résider dans l’Espace Schengen pour une période continue ou discontinue ne dépassant pas 90 jours sur une période de 180 jours, à compter de la 1ère entrée dans l’Espace Schengen ;  

  2. le visa long séjour (visa de type « D » ou «visa national aux fins de prise de fonction»)
    qui est exigé pour les séjours de plus de 90 jours, permettant l’obtention d’un document de légitimation (titre de séjour) des États hôtes :

    • Carte de légitimation du Département fédéral des Affaires étrangères suisse ("Carte suisse");

    • Titre de séjour spécial du Ministère français des Affaires étrangères ("Carte française").

    Depuis le 5 avril 2010, le visa de type « D » est également valable pour des séjours allant jusqu’à trois mois au maximum dans l’Espace Schengen.

  3. le visa de long séjour temporaire (VLST),
    pour un séjour en France entre 91 jours et 6 mois maximum, qui dispense de titre de séjour spécial.

3. Qui est soumis à l’obligation du visa ?

Pour entrer et séjourner dans les États hôtes de l’Organisation, la Suisse et la France, tout ressortissant d’un pays tiers (personne non ressortissante de l’Espace économique européen ni de la Suisse) est en principe soumis à visa.

Toutefois, conformément à des accords internationaux, certains ressortissants de pays tiers sont dispensés de l’obligation du visa, principalement de court séjour. Il s’agit, par exemple, des ressortissants d’Argentine, d’Australie, d’Israël, du Canada ou des États-Unis pour un court séjour sans activité lucrative, ou, en Suisse exclusivement, des ressortissants britanniques, pour court ou long séjour.

En outre, les titulaires d’un passeport valable, accompagné d’une autorisation de séjour délivrée par un État Schengen, peuvent circuler ou séjourner dans les autres pays de l’Espace Schengen pendant une période maximale de 90 jours. C’est le cas des membres du personnel disposant de documents de légitimation délivrés par les États hôtes, ainsi que des membres de la famille. 
(voir : https://www.sem.admin.ch/sem/fr/home/themen/einreise/kurzfristig/drittstaaten.html et https://www.immigration.interieur.gouv.fr/Immigration/Les-visas/Les-dispenses-de-visa).

Il est rappelé que ni les copies de documents de légitimation en cours de renouvellement ni les documents expirés ne sont valables pour le passage de frontières.

Les personnes quittant définitivement le CERN à l’issue de leurs fonctions peuvent conserver leurs documents de légitimation le temps nécessaire au déplacement dans l’espace Schengen, pour autant que lesdits documents soient valides pendant toute la durée du déplacement et qu’ils soient restitués au CERN dès leur arrivée dans leur nouveau pays de résidence.  

Les prescriptions détaillées par pays sont consultables sur les sites du Secrétariat d’Etat aux Migrations suisse  ou du Ministère français de l’Europe et des Affaires étrangères.

Compte tenu de la complexité de la matière et des modifications qui peuvent intervenir à tout moment, toute personne devant se rendre au CERN doit se renseigner préalablement auprès du consulat compétent sur les conditions d’entrée qui lui sont applicables, en précisant la nature et la durée de son séjour.  

4. Quel type de visa demander ?

4.1 Court séjour (maximum 90 jours par période de 180 jours)

Un visa de type « C Schengen », à entrées multiples, devra être obtenu auprès du consulat suisse ou français du lieu de résidence, au moyen d’une lettre d’invitation officielle ou d’une Convention d’accueil.

Même si le visa C Schengen est obtenu auprès d’un consulat suisse sur la base d’une lettre d’invitation, la Convention d’accueil reste nécessaire dans tous les cas, car elle fait également office d’autorisation de travail en France pour les ressortissants des pays non membres de l’Espace économique européen (EEE) ou non suisses.

Remarque : ce visa n'autorise pas à séjourner plus de 90 jours par périodes de 180 jours dans l'espace Schengen et ne permet pas l'obtention d'un titre de séjour. Son titulaire doit impérativement quitter l'espace Schengen lorsqu'il n'est plus valide, sous peine de sanctions (amende et /ou blocage de future demande de visa pour l'ensemble des pays Schengen).

4.2 Long séjour (séjour supérieur à 90 jours)

  • Première prise de résidence en Suisse

Avant le départ, un visa suisse de long séjour « type D », à entrées multiples, devra être obtenu auprès du consulat de Suisse du lieu de résidence.

A noter : ce visa ne permet pas de prendre résidence en France. Si finalement le membre du personnel décide de s'installer en France, la procédure "En cas de déménagement" ci-dessous s'appliquera.

  • Première prise de résidence en France

Avant le départ, un visa français de long séjour « type D », mention « carte PRO-MAE à solliciter dès l’arrivée » et à entrées multiples, devra être obtenu auprès du consulat de France du lieu de résidence. 

Cas particulier : en cas de contrat de 6 mois maximum à temps complet, un visa de long séjour temporaire (VLST), dispensant de la demande de carte spéciale française, pourra être demandé.

Sauf cas particulier, les ressortissants extra-européens disposant d’un titre de séjour d’un pays membre de l’Union européenne ne sont pas exemptés de visa de long séjour « carte PRO-MAE » pour la France, y compris les membres de famille de ressortissants européens. Préalablement à leur prise de fonctions, ils doivent donc systématiquement se renseigner auprès du consulat compétent sur les conditions d’entrée qui leur sont applicables, en précisant la nature et la durée de leur séjour en France.

A noter : ce visa ne permet pas de prendre résidence en Suisse. Si finalement le membre du personnel décide de s'installer en Suisse, la procédure "En cas de déménagement" ci-dessous s'appliquera.

4.3 En cas de déménagement

  • Déménagement de Suisse en France

Un visa français de long séjour (type D, mention « carte PRO-MAE ») devra être obtenu auprès du consulat de France à Genève en vue de l’obtention d’un Titre de séjour spécial français.

A noter : lors d'une prise de fonctions, il est impératif de présenter le visa D délivré par le  pays de résidence définitif. Les membres du personnel ne doivent pas solliciter de visa suisse s’ils envisagent d’être domiciliés en France. En raison de la charge administrative, le déménagement en France n’est toléré en principe que 3 mois au plus tôt après l’arrivée en Suisse.

  • Déménagement de France en Suisse

Aucun visa n’est nécessaire pour le membre du personnel déjà titulaire d’une carte de légitimation suisse. Les membres de la famille obtiendront une carte de légitimation suisse sur présentation d’une copie de leur titre de séjour spécial français aux autorités suisses.

Procédure

1. Comment obtenir un visa ?

La procédure d’invitation officielle doit être suivie.
Cette procédure est assurée soit par :

  • le Bureau des cartes (visa.hr@cern.ch) lorsque le membre du personnel concerné est recruté dans le cadre des programmes gérés par le département HR c’est-à-dire pour les titulaires (STAF), boursiers (FELL), scientifiques (SASS), correspondants (CASS), professeurs invités (GPRO), étudiants (DOCT, TECH, ADMI) et stagiaires (TRNE), ou par
  • le secrétariat du département ou de l’expérience d’accueil lorsqu’il s’agit des attachés de projet (PJAS), des attachés de coopération (COAS), des visiteurs scientifiques (VISC) ou des utilisateurs (USER).

La procédure à suivre pour les utilisateurs est également disponible sur le site du Bureau des utilisateurs.

Il est impératif que tous les visas nécessaires soient obtenus avant l'arrivée au CERN et qu'ils soient valables pendant la période nécessaire car aucune prolongation du séjour ou changement de type de visa n'est possible.

En résumé, les documents suivants doivent être initiés pour l'obtention d'un visa, selon la durée du contrat et du pays hôte :

  Durée du séjour
=< 90 jours > 90 jours
à plein temps
France Convention d’accueil Note verbale
Suisse Lettre d’invitation

1.1 Pour la Suisse

Une lettre d’invitation officielle (cf. modèles, qui doivent être adaptés selon la durée du séjour, inférieure ou supérieure à 90 jours consécutifs), signée par un membre du personnel autorisé, est communiquée au futur membre du personnel, soit par le département HR, soit par le secrétariat du groupe ou de l’expérience concerné.

Si un visa est requis, le membre du personnel en fait la demande, pour lui et sa famille, auprès du consulat suisse compétent (en règle générale, celui de sa résidence actuelle) en présentant l’original de la lettre d’invitation officielle.

En cas de regroupement familial postérieur à la prise de fonctions du membre du personnel, les membres de la famille soumis à l’obligation du visa doivent fournir au consulat suisse compétent, à l’appui de leur demande de visa, une copie de la carte de légitimation du titulaire principal et l’attestation « Regroupement familial en Suisse » signée par un membre du personnel autorisé.

A noter : les consulats suisses peuvent demander aux membres du personnel associé (cartes de légitimation de type « P ») les informations suivantes :

  • un curriculum vitae (CV) avec références ;
  • la copie des diplômes universitaires ;
  • une lettre de motivation ou, si possible, un petit rapport de recherches permettant par la même occasion de vérifier les connaissances linguistiques du membre du personnel ;
  • toute information permettant à la représentation suisse de s’assurer que les ressources financières allouées au chercheur par son employeur sont suffisantes pour résider dans la région de Genève. 

1.2 Pour la France

1.2.1 Séjour maximum de 90 jours par période de 180 jours : Convention d’accueil

La Convention d'accueil est obligatoire pour tous les ressortissants d’un pays tiers (personne non ressortissante de l’Espace économique européen ni de la Suisse) susceptibles de travailler sur le territoire français du domaine de l'Organisation, car elle sert également d'autorisation de travail en France. 

A noter : à compter du 1er janvier 2021, les ressortissants britanniques, même s’ils sont exemptés de visa de court séjour en France, doivent détenir une Convention d’accueil qui vaut autorisation de travail.

Seules les personnes qui, d’une part, sont ressortissantes d’un État n’appartenant pas à l’Espace économique européen ou non suisses et, d’autre part, mènent des travaux de recherche ou dispensent un enseignement de niveau universitaire au CERN peuvent bénéficier d’une Convention d’accueil.

Le formulaire Convention d’accueil, dûment complétée et signée par une des personnes autorisées, est transmise au Service des relations avec les Pays hôtes. Ce dernier y appose son cachet, la fait viser par la Sous-préfecture de Gex (le lundi uniquement, sauf cas d’urgence à organiser avec le Service des Relations avec les Pays hôtes) et la retourne, le jour même, à la personne précitée. Celle-ci communique la Convention d’accueil au scientifique concerné, en principe en l’annexant à la lettre d’invitation officielle pour la Suisse.

Si un visa est requis, ce dernier en fait la demande auprès du consulat compétent en présentant l’original de la Convention d’accueil. 

1.2.2 Séjour supérieur à 90 jours : Note verbale au Ministère français de l’Europe et des Affaires étrangères

Cette procédure s’applique aux personnes qui ont droit à un titre de séjour spécial du Ministère français de l’Europe et des Affaires étrangères. S’agissant des membres de la famille, seuls les conjoints mariés, partenaires officiellement reconnus par l’Organisation et enfants à charge de moins de 21 ans peuvent en bénéficier. A titre exceptionnel, elle peut s’appliquer aux ascendants à charge et enfants handicapés de moins de 25 ans.

La personne dûment autorisée, chargée de l’invitation, établit une note verbale (cf. modèle) et la communique au Service des relations avec les Pays hôtes par courrier électronique.

Ce Service transmet la note au Ministère français de l’Europe et des Affaires étrangères, qui effectue les contrôles nécessaires et donne son accord pour la délivrance du visa long séjour de type « D » portant la mention « carte PRO-MAE à solliciter dès l’arrivée » ou du visa de long séjour temporaire (VLST).

L’intéressé se présente, au plus tôt une semaine et au plus tard deux mois après l’envoi de la note, au consulat ou au centre de visas compétent pour accomplir les formalités. Toutefois, si le consulat compétent est celui de Genève (personnes résidant dans les cantons de Genève ou Vaud), l’intéressé attend que le Bureau des cartes du département HR prenne contact avec lui.

En cas de regroupement familial postérieur à la prise de fonctions du membre du personnel, les membres de la famille soumis à l’obligation du visa de long séjour doivent également suivre la procédure de la note verbale ci-dessus. Les démarches pour l’obtention du visa de long séjour prennent environ trois semaines, c’est pourquoi elles doivent être entreprises à temps (jusqu'à 3 mois avant la prise de fonctions mais au minimum 6 semaines avant celle-ci). 

A noter : les titulaires de visa D « carte PRO-MAE » doivent demander leur titre de séjour spécial français dès leur arrivée en France, car la durée maximale de validité du visa de type « D » est limitée à 90 jours et le délai d’obtention est d’environ 6 semaines à compter de l’envoi du dossier au Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères. Les titulaires de visas VLST n’ont pas à solliciter de titre de séjour spécial, sauf prolongation de leur contrat au-delà de 6 mois. Dans ce cas, la demande doit être faite au minimum 6 semaines avant l’échéance du visa.

2. Personnes autorisées à signer les lettres d’invitation officielle

La liste des personnes autorisées à initier la procédure d’invitation officielle figure dans le document Procédure d'obtention de visas suisses et français - Droit de signature, publié dans la rubrique « Visas, séjour » du site web du Service des relations avec les Pays hôtes.  

Révisions

No révision Modifications Approuvé le
1 Information ajoutée : la Convention d'Accueil sert également d'autorisation de travail en France. 24.03.2011
2 Information ajoutée : mention (+ Etats Schengen) pour les visas "D" 26.07.2011
3 La "Convention d'accueil" remplace le "Protocole d'accueil" (Directive européenne 2005/71/CE) 09.01.2012
4 Information ajoutée : Croatie dans la liste des pays de l'EEE. 02.11.2015
5 Information ajoutée : lors d'une prise de fonctions, il est impératif de présenter le visa D délivré par le  pays de résidence final. 10.09.2018
6 Modification des références à "3 mois" en "90 jours" et "6 mois" en "180 jours" par souci de précision. 08.10.2018
7 Révision suite brexit 13.02.2020
8 Gestion des visas suite au COVID-19. 20.03.2020
9 Polongation de la validité des visas français de long séjour pendant le covid-19 18.05.2020
10 - Les demandes de visa type D sont de nouveau acceptées par les autorités françaises.
- Extension de 6 mois des visas D s'ils arrivent à échéance entre le 16 mars et le 15 juin 2020.
- Si le membre du personnel est bénéficiaire d'un visa francais D expiré, il doit télécharger les documents de séjour disponibles sur la page "Information générale sur la prolongation des documents de séjour" et les présenter avec son visa D francais expiré.
- La procédure de délivrance des visas D "carte PRO-MAE" (1.2.2) reste inchangée.
- Exception pour les membres du personnel prenant leurs fonctions ainsi que leur famille.
- Mise à jour de la Note verbale du MEAE et nouvelle annexe.
17.06.2020
11 Le Royaume-Uni a cessé de faire partie de l'EEE depuis le 31.12.2020. 19.01.2021
12 Mise à jour des informations liées au covid 19 04.02.2021
13 L'applicabilité de la procédure du paragraphe 1.2.2 Séjour supérieur à 90 jours : Note verbale au Ministère français de l’Europe et des Affaires étrangères a été clarifiée. 15.02.2021
14 Modification de la procédure des visas (carte P seulement pour les MPAs),
Ajout d'un cas particulier sur les visas VLST (visa long-séjour temporaire de – de 6 mois).
21.07.2021
15 Modification des informations situées dans l'encart. 08.11.2021