Cartes françaises

Applicable à
General

Tables des matières

1. Responsabilités administratives

2. Demande initiale

2.1 Enregistrer l'adresse privée

2.2 Compléter et transmettre le formulaire de demande

2.3 Justificatifs nécessaires

2.4 Traitement de la demande

3. Renouvellement

3.1 Justificatifs nécessaires 

3.2 Traitement de la demande 

4. Déménagement de France en Suisse 

4.1 Démarches à suivre

4.2 Justificatifs nécessaires

4.3 Traitement de la demande

5. Déménagement de Suisse en France

5.1 Démarches à suivre

5.2 Justificatifs nécessaires

5.3 Traitement de la demande

6. Motifs de changement de carte

6.1 Promotion (pour les titulaires seulement)

6.2 Changement de type de contrat, de nom ou de nationalité

7. Restitution des cartes

7.1 Extinction du contrat

7.2 Suite du séjour en France

7.3 Congé spécial non-rémunéré et absence autorisée (non rémunérée)


Le service administratif du CERN responsable de l’établissement des cartes de légitimation, à savoir le Bureau des cartes ou le Bureau des utilisateurs, dépend de la catégorie du membre du personnel (voir paragraphe 1 et la rubrique Contacts, dans la colonne de droite, en fonction du service concerné).

Une carte française (titre de séjour spécial ou attestation de fonctions) est délivrée par le Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères (ci-après dénommé MEAE), aux membres du personnel du CERN ainsi qu'aux membres de leur famille, selon les conditions d'attribution ci-après. 
Les membres du personnel en possession de cette carte jouissent de l'immunité de juridiction en France dans l'exercice de leurs fonctions. 
En outre, le titre de séjour spécial de type AT, FI ou CD donne le droit de résider en France et de voyager dans l'Espace Schengen sans visa jusqu'à 90 jours par période de 180 jours.

1. Conditions d'attribution

Pour bénéficier d'une carte française, les conditions générales relatives au contrat d'emploi ou d'association sont les suivantes :

  • temps de travail > 50%
  • durée du contrat > à 3 mois

A noter : pour tout contrat dont la durée est strictement supérieure à 3 mois et strictement inférieure à 6 mois, une carte « sans privilège » sera délivrée (des informations complémentaires sont disponibles sur le site du service des Relations avec les Pays-Hôtes).

La catégorie du document délivré diffère selon le pays de résidence et la nationalité de l'intéressé, comme indiqué ci-dessous :

1.1 Lieu de résidence en France

1.1.1 Membre du personnel non-français et non-résident de longue durée en France
Bénéficiaire Critères Type de carte
Membre du personnel Attribution décidée par les autorités françaises selon le niveau des fonctions au CERN.
Pour les titulaires aux grades 1 à 4 : Titre de séjour spécial AT
Pour les titulaires aux grades 5 à 8 : Titre de séjour spécial FI
Pour les titulaires aux grades 9 et 10 : Titre de séjour spécial CD
A noter : la première demande doit être adressée au MEAE dès l’entrée en France et l'entrée en fonctions du membre du personnel au CERN.
A défaut, et notamment en cas de dépassement d’un délai de deux mois, le MAE n’est pas en mesure de délivrer les documents auxquels le membre du personnel peut prétendre.
Titre de séjour spécial AT, FI ou CD
Conjoint/Partenaire Conditions d'attribution :
  • ne pas être de nationalité française et,
  • résider sous le même toit que le membre du personnel.

A noter : la demande de carte pour le conjoint/partenaire doit être faite dès l’installation en France, et au plus tard dans un délai de deux mois.
Si le ou les membres du personnel sont officiellement séparés ou s'ils ne vivent plus sous le même toit, ils doivent contacter hr-cards.support@cern.ch ou users.office@cern.ch selon leur statut pour vérifier l'impact sur leur(s) carte(s) familiale(s) française(s).

Enfant(s) Conditions d'attribution :
  • ne pas être de nationalité française et,
  • être à la charge effective du membre du personnel et, 
  • être âgé de moins de 20 ans et, 
  • être scolarisé dans la zone locale (France ou Suisse), non applicable aux enfants en âge préscolaire.

A noter : la demande doit être faite au plus tard dans un délai de deux mois dès la naissance ou l'installation en France (passeport obligatoire). La carte est retirée aux enfants dès l'âge de 21 ans (voir Restitution des cartes) ; s'ils souhaitent continuer à résider en France, les ressortissants extra-européens (hors UE, EEE ou Suisse) doivent contacter la Préfecture de leur domicile deux mois avant l'expiration de leur carte française.

1.1.2 Membre du personnel français ou résident de longue durée en France

Depuis le 15.08.2013, les membres du personnel français ou résidents depuis plus de trois mois en France ne reçoivent plus de cartes de type AR et FR. Toutefois, ils sont annoncés au MEAE par le CERN par voie électronique, afin de garantir leur immunité de juridiction en France, dans l'exercice de leurs fonctions. 
Les attestations de type CR (statut diplomatique) demeurent délivrées par les autorités françaises.

Aucune carte n'est délivrée pour les membres de la famille. Si la famille est soumise à visa, elle doit faire une demande de titre de séjour à la préfecture de son domicile. 

1.2 Lieu de résidence en Suisse

Quels que soient leur nationalité ou type de contrat, tous les membres du personnel domiciliés en Suisse doivent demander une Attestation de fonctions EF. Tout manquement à cette obligation porte préjudice à l'Organisation vis-à-vis de ses Etats hôtes. 
Aucune carte n'est délivrée pour les membres de leur famille. 

Procédure

1. Responsabilités administratives

Le service administratif responsable dépend de la catégorie du membre du personnel concerné:

a. Les titulaires (STAF), boursiers (FELL), nouveaux diplômés (GRAD), étudiants (DOCT, TECH, ADMI), stagiaires (TRNE), attachés de projet (PJAS), attachés d’expérience (EXAS), attachés scientifiques (SASS), attachés correspondants (CASS) et les professeurs invités (GPRO) doivent s'adresser

Le Service des cartes d’accès CERN collecte et vérifie la lisibilité et la conformité des documents, s’assure que les dossiers soient complets et délivre le cas échéant, et notamment à la restitution de cartes, une copie certifiée conforme desdites cartes.

Une fois les documents transmis par le Service des cartes d’accès CERN, le Bureau des cartes effectue le traitement des demandes auprès des autorités des pays hôtes et reste le point de contact principal pour tout conseil ou information sur les différents processus décrits ci-après.

b. Les utilisateurs (USER), attachés de coopération (COAS, exceptés les COAS LIT) et visiteurs scientifiques (VISC) doivent toujours s'adresser au Bureau des utilisateurs qui les informe également sur le retrait de la carte.

Dans le texte qui suit, il est fait référence à ces responsabilités selon la catégorie de membre de personnel.

2. Demande initiale

Dès que le membre du personnel remplissant les conditions d'attribution mentionnées ci-dessus a une adresse régulière en France ou en Suisse et qu'il y habite effectivement, et au plus tard dans les deux mois qui suivent son entrée en fonctions, il a l'obligation de faire une demande de carte française pour lui-même et les membres de sa famille.

A noter : l'obtention d'un titre de séjour spécial AT, FI ou CD pour les membres de la famille est une obligation pour la conduite d'un véhicule en plaques vertes
Pour le conjoint/partenaire/enfant(s), cette demande de carte doit être faite dès l’installation en France, et au plus tard dans un délai de deux mois. Passé ce délai, il est considéré comme résident et ne peut plus prétendre à un titre de séjour spécial AT, FI ou CD.

La procédure de demande de carte française est la suivante :

2.1 Enregistrer l'adresse privée

Si son adresse a changé depuis le début de son contrat, le membre du personnel doit enregistrer son adresse permanente dans le formulaire EDH Changement d'adresse locale / Change of local address.

2.2 Compléter et transmettre le formulaire de demande

Le Bureau des cartes a mis à la disposition des membres du personnel la requête « Application pour la nouvelle carte française » accessible via le Portail des services. Le membre du personnel accède aux formulaires de demande, les télécharge, les complète et les attache ensuite, non signés, à la demande.

Selon le cas, les formulaires suivants doivent être complétés :

  • le Formulaire de demande de carte française - Membre(s) du personnel (Attention: deux pages à compléter),
  • le Formulaire de demande de carte française - Membre(s) de la famille.

Il est important de nommer le(s) formulaire(s) en indiquant le nom et le lien de parenté pour les membres de la famille (par exemple NNPF-WagnerOtto, NNPF-WagnerOtto-epoux, NNPF-WagnerOtto-partenaire, NNPF-WagnerOtto-enfant1, NNPF-WagnerOtto-enfant2...).

Une fois les documents attachés et afin de pouvoir traiter la demande dans les meilleurs délais, il est demandé au membre du personnel de répondre à quelques questions, puis de soumettre la demande. Selon le statut du membre du personnel, la requête est ensuite transmise soit au Bureau des cartes, soit au Bureau des utilisateurs.

2.3 Justificatifs nécessaires 

En outre, pour chaque demande de carte, le membre du personnel doit, dans les meilleurs délais, déposer les justificatifs suivants exclusivement au format papier, au Service des cartes d’accès CERN (bâtiment 55/R-001) de 13h30 à 18h30 du lundi au vendredi ou au Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel (voir paragraphe 1).

  Membre du personnel   Conjoint/Partenaire Enfant(s)
3 photos identiques (conformité des photos demandées par le Protocole), format passeport (ProntoPhot) oui oui oui
Une fiche individuelle dûment remplie en lettres majuscules et signée à l'encre noire oui oui oui
Une photocopie du passeport ou de la carte d'identité (recto-verso) oui oui oui
Une photocopie de la carte de légitimation suisse (ne concerne que les membres du personnel résidant en Suisse) oui non non
Une photocopie du visa, le cas échéant oui oui oui
Une photocopie de l'acte de mariage ou du certificat de partenariat (document établi ou traduit en français)* non oui non
Une photocopie de l'acte de naissance (document établi ou traduit en français)* non non oui
Un certificat de scolarité pour les enfants âgés de plus de 18 ans non non oui
Une attestation de prise en charge pour les enfants âgés de plus de 18 ans non non oui

* Les documents établis par un Etat membre de l'Union Européenne peuvent être accompagnés d'un "document multilingue" (Règlement (UE) 2016/1191).

2.4 Traitement de la demande

Le dossier est adressé au MEAE qui établit la carte française (délai approximatif : 6-8 semaines). 

Le membre du personnel est informé des modalités de retrait de sa carte française dès réception de celle-ci par le service concerné, selon la catégorie du membre du personnel (voir paragraphe 1).

3. Renouvellement

Le membre du personnel est averti de l’expiration de sa carte par rappels automatiques avant la date d’expiration. La carte de chaque membre de la famille doit être renouvelée en même temps que celle du membre du personnel. Si le membre du personnel réside hors de la zone locale depuis plus de 12 mois, il doit contacter le Bureau des cartes ou le Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel (voir procédure paragraphe 1).

Si le membre du personnel était titulaire d'une Attestation de fonctions de type AR ou FR, sa carte ne sera pas renouvelée. Elle doit cependant être restituée aux autorités françaises. A défaut, une déclaration de perte/vol doit être adressée au MEAE, voir la procédure Perte / vol de documents de légitimation des Etats hôtes.

3.1 Justificatifs nécessaires

Le membre du personnel doit déposer les documents suivants au Service des cartes d’accès CERN (bâtiment 55/R-001) de 13h30 à 18h30 du lundi au vendredi ou au Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel (voir paragraphe 1) :

  • la carte à renouveler (et celles des membres de la famille le cas échéant) ;

  • une photocopie recto-verso de chaque carte (pour la délivrance d’une copie certifiée conforme) ;

  • pour tous les ressortissants non-européens, une photocopie de la carte de légitimation suisse (ne concerne que les membres du personnel résidant en Suisse et en possession d'une attestation de fonction de type EF uniquement) ;

  • une photocopie du passeport ou une photocopie recto-verso de la carte d'identité en cours de validité ;

  • une Déclaration sur l'honneur - renouvellement de carte française (ne concerne que les membres du personnel résidant en France depuis 10 ans et plus et en possession d'un titre de séjour spécial de type AT, FI ou CD uniquement) ;

  • pour les enfants âgés de plus de 18 ans: un certificat de scolarité ;

  • pour les enfants âgés de plus de 18 ans: une attestation de prise en charge ;

  • tous les 4 ans, fournir une photo récente format passeport datant de moins de six mois.

Rappel : les enfants disposant d'une carte spéciale doivent la restituer à l’âge de 21 ans au plus tard. Les ressortissants extra-européens (hors UE, EEE ou Suisse) souhaitant obtenir un titre de séjour ordinaire afin de continuer à résider en France doivent déposer une demande auprès de la préfecture de leur domicile au plus tard deux mois avant l'expiration de leur titre de séjour spécial, en y joignant l’attestation de restitution de ce titre, délivrée par le MEAE sur demande expresse.

3.2. Traitement de la demande

Une copie certifiée conforme est remise au membre du personnel.
Le dossier est envoyé au MEAE pour prolongation (délai approximatif: 6-8 semaines). 
Le membre du personnel est informé des modalités de retrait de sa carte française (voir procédure paragraphe 1).

4. Déménagement de France en Suisse

4.1 Démarche à suivre

Le membre du personnel doit enregistrer sa nouvelle adresse privée dans le formulaire EDH Changement d'adresse locale / Change of local address.

4.2 Justificatifs nécessaires

Le déménagement de France en Suisse implique le changement de carte française (pour les membres du personnel déjà détenteurs d'une carte) ou une demande initiale (pour les membres du personnel qui n'en disposaient pas en France).

Le membre du personnel doit déposer les documents suivants au Service des cartes d’accès CERN (bâtiment 55/R-001) de 13h30 à 18h30 du lundi au vendredi ou au Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel (voir paragraphe 1).

  • la carte du titulaire (et celles des membres de la famille s'ils en possèdent une) ;

  • une photocopie recto-verso de la carte du titulaire (et de celles de sa famille) pour la délivrance d’une copie certifiée conforme ;

  • une photocopie du passeport ou une photocopie recto-verso de la carte d'identité en cours de validité du titulaire uniquement ;

  • une photocopie de la carte de légitimation suisse (ne concerne que les membres du personnel résidant en Suisse et en possession d'une attestation de fonction de type EF uniquement).

Pour les formalités liées à la carte suisse, voir le paragraphe 5. Déménagement de France en Suisse de la procédure correspondante. Pour plus de détails, se reporter à l'article « Arrivée en Suisse, changement de domicile et « attestation de départ » suisse ».

A noter : le document EDH de changement d'adresse locale ne sera approuvé par le Bureau des cartes/Bureau des utilisateurs qu'à réception de tous les documents nécessaires à la demande de carte.

4.3 Traitement de la demande

Une copie certifiée conforme est remise au membre du personnel. 

Le dossier est envoyé aux autorités françaises (Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères à Paris) afin qu'une carte de type EF soit établie pour le membre du personnel (délai approximatif : 6-8 semaines). Les cartes de la famille seront annulées.

Le membre du personnel est informé des modalités de retrait de sa carte suisse dès réception de celle-ci par le service concerné, selon la catégorie du membre du personnel.

Pour toute information concernant les formalités d'exportation/importation des effets personnels et véhicules, consulter les pages du Service Installation.

5. Déménagement de Suisse en France

5.1 Démarches à suivre

5.2 Justificatifs nécessaires

Le membre du personnel doit déposer les documents suivants au Service des cartes d’accès CERN (bâtiment 55/R-001) de 13h30 à 18h30 du lundi au vendredi ou au Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel (voir paragraphe 1) :

  • la carte spéciale EF ;

  • une photocopie de la carte ;

  • une photocopie du passeport ou de la carte d'identité (recto-verso) ;

  • une photocopie du visa (le cas échéant).

A noter : le document EDH de changement d'adresse locale ne sera approuvé par le Bureau des cartes/Bureau des utilisateurs qu'à réception de tous les documents nécessaires à la demande de carte.

Il faut suivre la procédure décrite dans le paragraphe 2. Demande initiale pour :
a) les membres de la famille, si ceux-ci remplissent les conditions d'attributions pour la carte française, et
b) les membres du personnel ayant le statut diplomatique (titulaires aux grades 9 et 10).

A noter : les membres du personnel associé employés par un organisme suisse et non-ressortissants de l'UE/EEE/Suisse ne peuvent pas résider en France, le titre de séjour spécial français n'autorisant pas la délivrance d'un permis frontalier.

Pour les formalités liées à la carte suisse, voir le paragraphe 6. Déménagement de Suisse en France de la procédure correspondante. Pour plus de détails, se reporter à l'article « Arrivée en Suisse, changement de domicile et « attestation de départ » suisse ».

5.3 Traitement de la demande

Une copie certifiée conforme est remise au membre du personnel. 

Le dossier est envoyé au MEAE qui établit un titre de séjour spécial (délai approximatif : 6-8 semaines). 

Le membre du personnel est informé des modalités de retrait de sa carte française dès réception de celle-ci par le service concerné, selon la catégorie du membre du personnel.

Pour toute information concernant les formalités d'exportation/importation des effets personnels et véhicules, consulter les pages du Service Installation.

6. Motifs de changement de carte 

6.1 Promotion (pour les titulaires seulement)

L'obtention des grades 5 et 9 implique un changement de carte pour les titulaires résidant en France. Les membres du personnel concernés sont notifiés des modalités par e-mail.

6.2 Changement de type de contrat, de nom ou de nationalité

Le Bureau des cartes ou le Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel, sont en charge du changement de carte. 

7. Restitution des cartes  

7.1 Extinction du contrat 

A l'extinction du contrat, les cartes du membre du personnel et des membres de sa famille doivent impérativement être rendues au Service des cartes d’accès CERN (bâtiment 55/R-001) de 13h30 à 18h30 du lundi au vendredi ou au Bureau des utilisateurs, selon la catégorie du membre du personnel (voir paragraphe 1). Si nécessaire, une copie certifiée conforme peut être remise au membre du personnel, mais celle-ci ne vaut pas pour le passage de frontières au sein de l’espace Schengen.

De la restitution de ces cartes dépend l'attribution de documents émanant des autorités françaises dans le futur (titres de séjour préfectoraux et régularisation de la situation des véhicules en plaques vertes notamment).

7.2 Suite du séjour en France

Deux mois avant la fin de leur contrat, les ressortissants d’Etats tiers à l’UE/EEE/Suisse qui souhaitent garder leur résidence principale en France doivent contacter la préfecture de leur domicile pour connaître les démarches à suivre pour obtenir un titre de séjour préfectoral. Dans ce cas, une « attestation de restitution » du titre de séjour spécial doit être sollicitée auprès du MEAE par l’intermédiaire du Bureau des cartes ou du Bureau des utilisateurs lors des formalités de restitution des cartes spéciales.

Ces démarches peuvent être effectuées au plus tôt deux mois avant la fin du contrat, toutefois, les personnes soumises à visa de court séjour dans l’espace européen qui ont restitué leur titre de séjour spécial devront alors veiller à disposer d’un visa valable lors de leurs déplacements en dehors du territoire français.

7.3 Congé spécial non-rémunéré et absence autorisée (non rémunérée)

Les membres du personnel bénéficiant d'un congé spécial non-rémunéré ou d'une absence autorisée (non rémunérée) doivent restituer leur carte et celle des membres de leur famille avant leur départ en congé si celui-ci dure plus de 2 mois et s'ils quittent la zone locale.

Les personnes désirant garder leur résidence principale en France pendant leur congé spécial doivent contacter la préfecture de leur domicile pour connaître les démarches à suivre.

Révisions
No. révision Modifications Approuvé le
1 Le vol ou la perte d'une carte française peut être déclaré dans toute gendarmerie (plus seulement celle de Thoiry). 03.11.2010
2 Depuis le 15.08.2013, les membres du personnel français ou résidents permanents en France ne reçoivent plus de cartes de type AR et FR. 15.05.2013
3 La demande de carte française doit être faite au plus tard dans les trois mois qui suivent l'entrée en fonctions du membre du personnel. GTPA, 24.04.2014
4 - suppression de la définition de résident permanent.
- la première demande doit être adressée au MAE dès l’entrée en fonctions du membre du personnel au CERN.
- la demande de carte française pour le conjoint/partenaire doit être faite dès l’installation en France, et au plus tard dans un délai de trois mois.
Service des Relations avec les Pays-hôtes, 12.03.2015
5 Conditions d'attribution d'un titre de séjour spécial pour les conjoints/partenaires des membres du personnel. Note Verbale, 12.05.2015
6 3 photos suffisent pour une demande de carte française. 01.01.2016
7 Nouvelle structure des carrières à compter du 01.09.2016. Conseil du CERN, 17.12.2015
8 Ajout déclaration - renouvellement de carte francaise 15.02.2017
9 Ajout formulaire perte de la carte francaise suite communication MEAE. 06.07.2018
10 Clarification des documents à transmettre dans le cadre de la procédure de renouvellement de la carte francaise pour les ressortissants non-européens. 08.10.2018
11 Les justificatifs nécessaires pour les demandes initiales et les demandes de prolongation pour les enfants des membres du personnel ont été mis à jour. 15.10.2018
12 Retour de la carte suisse  lors d'un congé spécial ou d'une absence autorisée (non rémunérée) de plus de 2 mois. 08.03.2019
13 Le délai maximum pour la demande initiale pour la carte francaise est passé à deux mois. 12.04.2019
14 Nouvelle requête pour la demande de nouvelles cartes françaises : « Application pour la nouvelle carte française » accessible via le service portal. 16.09.2019
15 Quels que soient leur nationalité ou type de contrat, tous les membres du personnel domiciliés en Suisse doivent demander une Attestation de fonctions EF 26.09.2019
16 Justificatif nécessaire : Un certificat de scolarité pour les enfants âgés de plus de 18 ans 27.09.2019
17 Uniformisation de la procédure en cas de vol ou de perte avec la procédure cartes suisses.  12.11.2019
18 Modification du point Renouvellement (3.1) en raison du covid-19 18.03.2020
19 Les documents établis par un Etat membre de l'Union Européenne peuvent être accompagnés d'un "document multilingue" 17.04.2020
20 Aucun visa n’est délivré par les autorités françaises pendant le COVID-19 18.05.2020
21 - Prolongation de 6 mois des titres de séjour spéciaux échus entre le 16 mars et le 15 juin.
- Les demandes de renouvellement devront être présentées 2 mois avant la date d’expiration prolongée.
- Si le membre du personnel est bénéficiaire d'une carte francaise expirée, il doit télécharger les documents de séjour disponibles sur la page "Information générale sur la prolongation des documents de séjour" et les présenter avec sa carte francaise expirée.
- Les demandes de visa de type D sont de nouveau acceptées par les autorités françaises.
- Nouvelle note verbale du MEAE et son annexe.
- Suspension des attestations EF et des cartes françaises aux ressortissants européens de moins de 13 ans.
22.06.2020
22 Révision du paragraphe 8.1 Extinction du contrat. 08.02.2021
23 Si le ou les membres du personnel sont officiellement séparés ou s'ils ne vivent plus sous le même toit, ils doivent contacter hr-cards.support@cern.ch ou users.office@cern.ch selon leur statut pour vérifier l'impact sur leur(s) carte(s) familiale(s) française(s). 04.06.2021
24 Ajout de :
- l'article Ressortissants britanniques : séjour en France à l’issue des fonctions
- la Note verbale du MEAE - accord de retrait  
07.06.2021
25 Le Bureau des utilisateurs sera ouvert au public à compter du 19 juillet 2021.     13.07.2021
26 Transfert de la section Perte et vol dans une nouvelle procédure et ajout d'un index. 02.08.2021
27 Mise à jour de la procédure suite à l'intégration du Service des Cartes d'accès CERN dans le processus.  17.03.2022
28 Mise à jour du paragraphe 3.1 : tous les 4 ans, fournir une photo récente format passeport datant de moins de six mois. 08.02.2024
29 Suite à l'article "Arrivée en Suisse, changement de domicile et « attestation de départ » suisse", mise à jour des paragraphes 4 et 5. 27.03.2024

Généralités

Tables des matières

1. Responsabilités administratives

2. Demande initiale

2.1 Enregistrer l'adresse privée

2.2 Compléter et transmettre le formulaire de demande

2.3 Justificatifs nécessaires

2.4 Traitement de la demande

3. Renouvellement

3.1 Justificatifs nécessaires 

3.2 Traitement de la demande 

4. Déménagement de France en Suisse 

4.1 Démarches à suivre

4.2 Justificatifs nécessaires

4.3 Traitement de la demande

5. Déménagement de Suisse en France

5.1 Démarches à suivre

5.2 Justificatifs nécessaires

5.3 Traitement de la demande

6. Motifs de changement de carte

6.1 Promotion (pour les titulaires seulement)

6.2 Changement de type de contrat, de nom ou de nationalité

7. Restitution des cartes

7.1 Extinction du contrat

7.2 Suite du séjour en France

7.3 Congé spécial non-rémunéré et absence autorisée (non rémunérée)


Le service administratif du CERN responsable de l’établissement des cartes de légitimation, à savoir le Bureau des cartes ou le Bureau des utilisateurs, dépend de la catégorie du membre du personnel (voir paragraphe 1 et la rubrique Contacts, dans la colonne de droite, en fonction du service concerné).

Une carte française (titre de séjour spécial ou attestation de fonctions) est délivrée par le Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères (ci-après dénommé MEAE), aux membres du personnel du CERN ainsi qu'aux membres de leur famille, selon les conditions d'attribution ci-après. 
Les membres du personnel en possession de cette carte jouissent de l'immunité de juridiction en France dans l'exercice de leurs fonctions. 
En outre, le titre de séjour spécial de type AT, FI ou CD donne le droit de résider en France et de voyager dans l'Espace Schengen sans visa jusqu'à 90 jours par période de 180 jours.

1. Conditions d'attribution

Pour bénéficier d'une carte française, les conditions générales relatives au contrat d'emploi ou d'association sont les suivantes :

  • temps de travail > 50%
  • durée du contrat > à 3 mois

A noter : pour tout contrat dont la durée est strictement supérieure à 3 mois et strictement inférieure à 6 mois, une carte « sans privilège » sera délivrée (des informations complémentaires sont disponibles sur le site du service des Relations avec les Pays-Hôtes).

La catégorie du document délivré diffère selon le pays de résidence et la nationalité de l'intéressé, comme indiqué ci-dessous :

1.1 Lieu de résidence en France

1.1.1 Membre du personnel non-français et non-résident de longue durée en France
Bénéficiaire Critères Type de carte
Membre du personnel Attribution décidée par les autorités françaises selon le niveau des fonctions au CERN.
Pour les titulaires aux grades 1 à 4 : Titre de séjour spécial AT
Pour les titulaires aux grades 5 à 8 : Titre de séjour spécial FI
Pour les titulaires aux grades 9 et 10 : Titre de séjour spécial CD
A noter : la première demande doit être adressée au MEAE dès l’entrée en France et l'entrée en fonctions du membre du personnel au CERN.
A défaut, et notamment en cas de dépassement d’un délai de deux mois, le MAE n’est pas en mesure de délivrer les documents auxquels le membre du personnel peut prétendre.
Titre de séjour spécial AT, FI ou CD
Conjoint/Partenaire Conditions d'attribution :
  • ne pas être de nationalité française et,
  • résider sous le même toit que le membre du personnel.

A noter : la demande de carte pour le conjoint/partenaire doit être faite dès l’installation en France, et au plus tard dans un délai de deux mois.
Si le ou les membres du personnel sont officiellement séparés ou s'ils ne vivent plus sous le même toit, ils doivent contacter hr-cards.support@cern.ch ou users.office@cern.ch selon leur statut pour vérifier l'impact sur leur(s) carte(s) familiale(s) française(s).

Enfant(s) Conditions d'attribution :
  • ne pas être de nationalité française et,
  • être à la charge effective du membre du personnel et, 
  • être âgé de moins de 20 ans et, 
  • être scolarisé dans la zone locale (France ou Suisse), non applicable aux enfants en âge préscolaire.

A noter : la demande doit être faite au plus tard dans un délai de deux mois dès la naissance ou l'installation en France (passeport obligatoire). La carte est retirée aux enfants dès l'âge de 21 ans (voir Restitution des cartes) ; s'ils souhaitent continuer à résider en France, les ressortissants extra-européens (hors UE, EEE ou Suisse) doivent contacter la Préfecture de leur domicile deux mois avant l'expiration de leur carte française.

1.1.2 Membre du personnel français ou résident de longue durée en France

Depuis le 15.08.2013, les membres du personnel français ou résidents depuis plus de trois mois en France ne reçoivent plus de cartes de type AR et FR. Toutefois, ils sont annoncés au MEAE par le CERN par voie électronique, afin de garantir leur immunité de juridiction en France, dans l'exercice de leurs fonctions. 
Les attestations de type CR (statut diplomatique) demeurent délivrées par les autorités françaises.

Aucune carte n'est délivrée pour les membres de la famille. Si la famille est soumise à visa, elle doit faire une demande de titre de séjour à la préfecture de son domicile. 

1.2 Lieu de résidence en Suisse

Quels que soient leur nationalité ou type de contrat, tous les membres du personnel domiciliés en Suisse doivent demander une Attestation de fonctions EF. Tout manquement à cette obligation porte préjudice à l'Organisation vis-à-vis de ses Etats hôtes. 
Aucune carte n'est délivrée pour les membres de leur famille. 

Procédure

1. Responsabilités administratives

Le service administratif responsable dépend de la catégorie du membre du personnel concerné:

a. Les titulaires (STAF), boursiers (FELL), nouveaux diplômés (GRAD), étudiants (DOCT, TECH, ADMI), stagiaires (TRNE), attachés de projet (PJAS), attachés d’expérience (EXAS), attachés scientifiques (SASS), attachés correspondants (CASS) et les professeurs invités (GPRO) doivent s'adresser

Le Service des cartes d’accès CERN collecte et vérifie la lisibilité et la conformité des documents, s’assure que les dossiers soient complets et délivre le cas échéant, et notamment à la restitution de cartes, une copie certifiée conforme desdites cartes.

Une fois les documents transmis par le Service des cartes d’accès CERN, le Bureau des cartes effectue le traitement des demandes auprès des autorités des pays hôtes et reste le point de contact principal pour tout conseil ou information sur les différents processus décrits ci-après.

b. Les utilisateurs (USER), attachés de coopération (COAS, exceptés les COAS LIT) et visiteurs scientifiques (VISC) doivent toujours s'adresser au Bureau des utilisateurs qui les informe également sur le retrait de la carte.

Dans le texte qui suit, il est fait référence à ces responsabilités selon la catégorie de membre de personnel.

2. Demande initiale

Dès que le membre du personnel remplissant les conditions d'attribution mentionnées ci-dessus a une adresse régulière en France ou en Suisse et qu'il y habite effectivement, et au plus tard dans les deux mois qui suivent son entrée en fonctions, il a l'obligation de faire une demande de carte française pour lui-même et les membres de sa famille.

A noter : l'obtention d'un titre de séjour spécial AT, FI ou CD pour les membres de la famille est une obligation pour la conduite d'un véhicule en plaques vertes
Pour le conjoint/partenaire/enfant(s), cette demande de carte doit être faite dès l’installation en France, et au plus tard dans un délai de deux mois. Passé ce délai, il est considéré comme résident et ne peut plus prétendre à un titre de séjour spécial AT, FI ou CD.

La procédure de demande de carte française est la suivante :

2.1 Enregistrer l'adresse privée

Si son adresse a changé depuis le début de son contrat, le membre du personnel doit enregistrer son adresse permanente dans le formulaire EDH Changement d'adresse locale / Change of local address.

2.2 Compléter et transmettre le formulaire de demande

Le Bureau des cartes a mis à la disposition des membres du personnel la requête « Application pour la nouvelle carte française » accessible via le Portail des services. Le membre du personnel accède aux formulaires de demande, les télécharge, les complète et les attache ensuite, non signés, à la demande.

Selon le cas, les formulaires suivants doivent être complétés :

  • le Formulaire de demande de carte française - Membre(s) du personnel (Attention: deux pages à compléter),
  • le Formulaire de demande de carte française - Membre(s) de la famille.

Il est important de nommer le(s) formulaire(s) en indiquant le nom et le lien de parenté pour les membres de la famille (par exemple NNPF-WagnerOtto, NNPF-WagnerOtto-epoux, NNPF-WagnerOtto-partenaire, NNPF-WagnerOtto-enfant1, NNPF-WagnerOtto-enfant2...).

Une fois les documents attachés et afin de pouvoir traiter la demande dans les meilleurs délais, il est demandé au membre du personnel de répondre à quelques questions, puis de soumettre la demande. Selon le statut du membre du personnel, la requête est ensuite transmise soit au Bureau des cartes, soit au Bureau des utilisateurs.

2.3 Justificatifs nécessaires 

En outre, pour chaque demande de carte, le membre du personnel doit, dans les meilleurs délais, déposer les justificatifs suivants exclusivement au format papier, au Service des cartes d’accès CERN (bâtiment 55/R-001) de 13h30 à 18h30 du lundi au vendredi ou au Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel (voir paragraphe 1).

  Membre du personnel   Conjoint/Partenaire Enfant(s)
3 photos identiques (conformité des photos demandées par le Protocole), format passeport (ProntoPhot) oui oui oui
Une fiche individuelle dûment remplie en lettres majuscules et signée à l'encre noire oui oui oui
Une photocopie du passeport ou de la carte d'identité (recto-verso) oui oui oui
Une photocopie de la carte de légitimation suisse (ne concerne que les membres du personnel résidant en Suisse) oui non non
Une photocopie du visa, le cas échéant oui oui oui
Une photocopie de l'acte de mariage ou du certificat de partenariat (document établi ou traduit en français)* non oui non
Une photocopie de l'acte de naissance (document établi ou traduit en français)* non non oui
Un certificat de scolarité pour les enfants âgés de plus de 18 ans non non oui
Une attestation de prise en charge pour les enfants âgés de plus de 18 ans non non oui

* Les documents établis par un Etat membre de l'Union Européenne peuvent être accompagnés d'un "document multilingue" (Règlement (UE) 2016/1191).

2.4 Traitement de la demande

Le dossier est adressé au MEAE qui établit la carte française (délai approximatif : 6-8 semaines). 

Le membre du personnel est informé des modalités de retrait de sa carte française dès réception de celle-ci par le service concerné, selon la catégorie du membre du personnel (voir paragraphe 1).

3. Renouvellement

Le membre du personnel est averti de l’expiration de sa carte par rappels automatiques avant la date d’expiration. La carte de chaque membre de la famille doit être renouvelée en même temps que celle du membre du personnel. Si le membre du personnel réside hors de la zone locale depuis plus de 12 mois, il doit contacter le Bureau des cartes ou le Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel (voir procédure paragraphe 1).

Si le membre du personnel était titulaire d'une Attestation de fonctions de type AR ou FR, sa carte ne sera pas renouvelée. Elle doit cependant être restituée aux autorités françaises. A défaut, une déclaration de perte/vol doit être adressée au MEAE, voir la procédure Perte / vol de documents de légitimation des Etats hôtes.

3.1 Justificatifs nécessaires

Le membre du personnel doit déposer les documents suivants au Service des cartes d’accès CERN (bâtiment 55/R-001) de 13h30 à 18h30 du lundi au vendredi ou au Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel (voir paragraphe 1) :

  • la carte à renouveler (et celles des membres de la famille le cas échéant) ;

  • une photocopie recto-verso de chaque carte (pour la délivrance d’une copie certifiée conforme) ;

  • pour tous les ressortissants non-européens, une photocopie de la carte de légitimation suisse (ne concerne que les membres du personnel résidant en Suisse et en possession d'une attestation de fonction de type EF uniquement) ;

  • une photocopie du passeport ou une photocopie recto-verso de la carte d'identité en cours de validité ;

  • une Déclaration sur l'honneur - renouvellement de carte française (ne concerne que les membres du personnel résidant en France depuis 10 ans et plus et en possession d'un titre de séjour spécial de type AT, FI ou CD uniquement) ;

  • pour les enfants âgés de plus de 18 ans: un certificat de scolarité ;

  • pour les enfants âgés de plus de 18 ans: une attestation de prise en charge ;

  • tous les 4 ans, fournir une photo récente format passeport datant de moins de six mois.

Rappel : les enfants disposant d'une carte spéciale doivent la restituer à l’âge de 21 ans au plus tard. Les ressortissants extra-européens (hors UE, EEE ou Suisse) souhaitant obtenir un titre de séjour ordinaire afin de continuer à résider en France doivent déposer une demande auprès de la préfecture de leur domicile au plus tard deux mois avant l'expiration de leur titre de séjour spécial, en y joignant l’attestation de restitution de ce titre, délivrée par le MEAE sur demande expresse.

3.2. Traitement de la demande

Une copie certifiée conforme est remise au membre du personnel.
Le dossier est envoyé au MEAE pour prolongation (délai approximatif: 6-8 semaines). 
Le membre du personnel est informé des modalités de retrait de sa carte française (voir procédure paragraphe 1).

4. Déménagement de France en Suisse

4.1 Démarche à suivre

Le membre du personnel doit enregistrer sa nouvelle adresse privée dans le formulaire EDH Changement d'adresse locale / Change of local address.

4.2 Justificatifs nécessaires

Le déménagement de France en Suisse implique le changement de carte française (pour les membres du personnel déjà détenteurs d'une carte) ou une demande initiale (pour les membres du personnel qui n'en disposaient pas en France).

Le membre du personnel doit déposer les documents suivants au Service des cartes d’accès CERN (bâtiment 55/R-001) de 13h30 à 18h30 du lundi au vendredi ou au Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel (voir paragraphe 1).

  • la carte du titulaire (et celles des membres de la famille s'ils en possèdent une) ;

  • une photocopie recto-verso de la carte du titulaire (et de celles de sa famille) pour la délivrance d’une copie certifiée conforme ;

  • une photocopie du passeport ou une photocopie recto-verso de la carte d'identité en cours de validité du titulaire uniquement ;

  • une photocopie de la carte de légitimation suisse (ne concerne que les membres du personnel résidant en Suisse et en possession d'une attestation de fonction de type EF uniquement).

Pour les formalités liées à la carte suisse, voir le paragraphe 5. Déménagement de France en Suisse de la procédure correspondante. Pour plus de détails, se reporter à l'article « Arrivée en Suisse, changement de domicile et « attestation de départ » suisse ».

A noter : le document EDH de changement d'adresse locale ne sera approuvé par le Bureau des cartes/Bureau des utilisateurs qu'à réception de tous les documents nécessaires à la demande de carte.

4.3 Traitement de la demande

Une copie certifiée conforme est remise au membre du personnel. 

Le dossier est envoyé aux autorités françaises (Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères à Paris) afin qu'une carte de type EF soit établie pour le membre du personnel (délai approximatif : 6-8 semaines). Les cartes de la famille seront annulées.

Le membre du personnel est informé des modalités de retrait de sa carte suisse dès réception de celle-ci par le service concerné, selon la catégorie du membre du personnel.

Pour toute information concernant les formalités d'exportation/importation des effets personnels et véhicules, consulter les pages du Service Installation.

5. Déménagement de Suisse en France

5.1 Démarches à suivre

5.2 Justificatifs nécessaires

Le membre du personnel doit déposer les documents suivants au Service des cartes d’accès CERN (bâtiment 55/R-001) de 13h30 à 18h30 du lundi au vendredi ou au Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel (voir paragraphe 1) :

  • la carte spéciale EF ;

  • une photocopie de la carte ;

  • une photocopie du passeport ou de la carte d'identité (recto-verso) ;

  • une photocopie du visa (le cas échéant).

A noter : le document EDH de changement d'adresse locale ne sera approuvé par le Bureau des cartes/Bureau des utilisateurs qu'à réception de tous les documents nécessaires à la demande de carte.

Il faut suivre la procédure décrite dans le paragraphe 2. Demande initiale pour :
a) les membres de la famille, si ceux-ci remplissent les conditions d'attributions pour la carte française, et
b) les membres du personnel ayant le statut diplomatique (titulaires aux grades 9 et 10).

A noter : les membres du personnel associé employés par un organisme suisse et non-ressortissants de l'UE/EEE/Suisse ne peuvent pas résider en France, le titre de séjour spécial français n'autorisant pas la délivrance d'un permis frontalier.

Pour les formalités liées à la carte suisse, voir le paragraphe 6. Déménagement de Suisse en France de la procédure correspondante. Pour plus de détails, se reporter à l'article « Arrivée en Suisse, changement de domicile et « attestation de départ » suisse ».

5.3 Traitement de la demande

Une copie certifiée conforme est remise au membre du personnel. 

Le dossier est envoyé au MEAE qui établit un titre de séjour spécial (délai approximatif : 6-8 semaines). 

Le membre du personnel est informé des modalités de retrait de sa carte française dès réception de celle-ci par le service concerné, selon la catégorie du membre du personnel.

Pour toute information concernant les formalités d'exportation/importation des effets personnels et véhicules, consulter les pages du Service Installation.

6. Motifs de changement de carte 

6.1 Promotion (pour les titulaires seulement)

L'obtention des grades 5 et 9 implique un changement de carte pour les titulaires résidant en France. Les membres du personnel concernés sont notifiés des modalités par e-mail.

6.2 Changement de type de contrat, de nom ou de nationalité

Le Bureau des cartes ou le Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel, sont en charge du changement de carte. 

7. Restitution des cartes  

7.1 Extinction du contrat 

A l'extinction du contrat, les cartes du membre du personnel et des membres de sa famille doivent impérativement être rendues au Service des cartes d’accès CERN (bâtiment 55/R-001) de 13h30 à 18h30 du lundi au vendredi ou au Bureau des utilisateurs, selon la catégorie du membre du personnel (voir paragraphe 1). Si nécessaire, une copie certifiée conforme peut être remise au membre du personnel, mais celle-ci ne vaut pas pour le passage de frontières au sein de l’espace Schengen.

De la restitution de ces cartes dépend l'attribution de documents émanant des autorités françaises dans le futur (titres de séjour préfectoraux et régularisation de la situation des véhicules en plaques vertes notamment).

7.2 Suite du séjour en France

Deux mois avant la fin de leur contrat, les ressortissants d’Etats tiers à l’UE/EEE/Suisse qui souhaitent garder leur résidence principale en France doivent contacter la préfecture de leur domicile pour connaître les démarches à suivre pour obtenir un titre de séjour préfectoral. Dans ce cas, une « attestation de restitution » du titre de séjour spécial doit être sollicitée auprès du MEAE par l’intermédiaire du Bureau des cartes ou du Bureau des utilisateurs lors des formalités de restitution des cartes spéciales.

Ces démarches peuvent être effectuées au plus tôt deux mois avant la fin du contrat, toutefois, les personnes soumises à visa de court séjour dans l’espace européen qui ont restitué leur titre de séjour spécial devront alors veiller à disposer d’un visa valable lors de leurs déplacements en dehors du territoire français.

7.3 Congé spécial non-rémunéré et absence autorisée (non rémunérée)

Les membres du personnel bénéficiant d'un congé spécial non-rémunéré ou d'une absence autorisée (non rémunérée) doivent restituer leur carte et celle des membres de leur famille avant leur départ en congé si celui-ci dure plus de 2 mois et s'ils quittent la zone locale.

Les personnes désirant garder leur résidence principale en France pendant leur congé spécial doivent contacter la préfecture de leur domicile pour connaître les démarches à suivre.

Révisions

No. révision Modifications Approuvé le
1 Le vol ou la perte d'une carte française peut être déclaré dans toute gendarmerie (plus seulement celle de Thoiry). 03.11.2010
2 Depuis le 15.08.2013, les membres du personnel français ou résidents permanents en France ne reçoivent plus de cartes de type AR et FR. 15.05.2013
3 La demande de carte française doit être faite au plus tard dans les trois mois qui suivent l'entrée en fonctions du membre du personnel. GTPA, 24.04.2014
4 - suppression de la définition de résident permanent.
- la première demande doit être adressée au MAE dès l’entrée en fonctions du membre du personnel au CERN.
- la demande de carte française pour le conjoint/partenaire doit être faite dès l’installation en France, et au plus tard dans un délai de trois mois.
Service des Relations avec les Pays-hôtes, 12.03.2015
5 Conditions d'attribution d'un titre de séjour spécial pour les conjoints/partenaires des membres du personnel. Note Verbale, 12.05.2015
6 3 photos suffisent pour une demande de carte française. 01.01.2016
7 Nouvelle structure des carrières à compter du 01.09.2016. Conseil du CERN, 17.12.2015
8 Ajout déclaration - renouvellement de carte francaise 15.02.2017
9 Ajout formulaire perte de la carte francaise suite communication MEAE. 06.07.2018
10 Clarification des documents à transmettre dans le cadre de la procédure de renouvellement de la carte francaise pour les ressortissants non-européens. 08.10.2018
11 Les justificatifs nécessaires pour les demandes initiales et les demandes de prolongation pour les enfants des membres du personnel ont été mis à jour. 15.10.2018
12 Retour de la carte suisse  lors d'un congé spécial ou d'une absence autorisée (non rémunérée) de plus de 2 mois. 08.03.2019
13 Le délai maximum pour la demande initiale pour la carte francaise est passé à deux mois. 12.04.2019
14 Nouvelle requête pour la demande de nouvelles cartes françaises : « Application pour la nouvelle carte française » accessible via le service portal. 16.09.2019
15 Quels que soient leur nationalité ou type de contrat, tous les membres du personnel domiciliés en Suisse doivent demander une Attestation de fonctions EF 26.09.2019
16 Justificatif nécessaire : Un certificat de scolarité pour les enfants âgés de plus de 18 ans 27.09.2019
17 Uniformisation de la procédure en cas de vol ou de perte avec la procédure cartes suisses.  12.11.2019
18 Modification du point Renouvellement (3.1) en raison du covid-19 18.03.2020
19 Les documents établis par un Etat membre de l'Union Européenne peuvent être accompagnés d'un "document multilingue" 17.04.2020
20 Aucun visa n’est délivré par les autorités françaises pendant le COVID-19 18.05.2020
21 - Prolongation de 6 mois des titres de séjour spéciaux échus entre le 16 mars et le 15 juin.
- Les demandes de renouvellement devront être présentées 2 mois avant la date d’expiration prolongée.
- Si le membre du personnel est bénéficiaire d'une carte francaise expirée, il doit télécharger les documents de séjour disponibles sur la page "Information générale sur la prolongation des documents de séjour" et les présenter avec sa carte francaise expirée.
- Les demandes de visa de type D sont de nouveau acceptées par les autorités françaises.
- Nouvelle note verbale du MEAE et son annexe.
- Suspension des attestations EF et des cartes françaises aux ressortissants européens de moins de 13 ans.
22.06.2020
22 Révision du paragraphe 8.1 Extinction du contrat. 08.02.2021
23 Si le ou les membres du personnel sont officiellement séparés ou s'ils ne vivent plus sous le même toit, ils doivent contacter hr-cards.support@cern.ch ou users.office@cern.ch selon leur statut pour vérifier l'impact sur leur(s) carte(s) familiale(s) française(s). 04.06.2021
24 Ajout de :
- l'article Ressortissants britanniques : séjour en France à l’issue des fonctions
- la Note verbale du MEAE - accord de retrait  
07.06.2021
25 Le Bureau des utilisateurs sera ouvert au public à compter du 19 juillet 2021.     13.07.2021
26 Transfert de la section Perte et vol dans une nouvelle procédure et ajout d'un index. 02.08.2021
27 Mise à jour de la procédure suite à l'intégration du Service des Cartes d'accès CERN dans le processus.  17.03.2022
28 Mise à jour du paragraphe 3.1 : tous les 4 ans, fournir une photo récente format passeport datant de moins de six mois. 08.02.2024
29 Suite à l'article "Arrivée en Suisse, changement de domicile et « attestation de départ » suisse", mise à jour des paragraphes 4 et 5. 27.03.2024