1. Responsabilités administratives

Le service administratif responsable dépend de la catégorie du membre du personnel concerné:

a. Les titulaires (STAF), boursiers (FELL), nouveaux diplômés (GRAD), étudiants (DOCT, TECH, ADMI), stagiaires (TRNE), attachés de projet (PJAS), attachés d’expérience (EXAS), attachés scientifiques (SASS), attachés correspondants (CASS) et les professeurs invités (GPRO) doivent s'adresser

• au Centre de support de la communauté du CERN (bâtiment 33) de 7h00 à 18h30 du lundi au vendredi pour le dépôt de documents, le retrait et la restitution des cartes de légitimation.

• au Bureau des cartes pour toute autre démarche.

Le Centre de support de la communauté du CERN collecte et vérifie la lisibilité et la conformité des documents, s’assure que les dossiers soient complets et délivre le cas échéant, et notamment à la restitution de cartes, une copie certifiée conforme desdites cartes.

Une fois les documents transmis par le Centre de support de la communauté du CERN, le Bureau des cartes effectue le traitement des demandes auprès des autorités des pays hôtes et reste le point de contact principal pour tout conseil ou information sur les différents processus décrits ci-après.

b. Les utilisateurs (USER), attachés de coopération (COAS, exceptés les COAS LIT) et visiteurs scientifiques (VISC) doivent toujours s'adresser au Bureau des utilisateurs qui les informe également sur le retrait de la carte.

Dans le texte qui suit, il est fait référence à ces responsabilités selon la catégorie de membre de personnel.

2. Demande initiale

Dès que le membre du personnel remplissant les conditions d'attribution mentionnées ci-dessus a une adresse régulière en France ou en Suisse et qu'il y habite effectivement, et au plus tard dans les deux mois qui suivent son entrée en fonctions, il a l'obligation de faire une demande de carte française pour lui-même et les membres de sa famille.

À noter : l'obtention d'un titre de séjour spécial AT, FI ou CD pour les membres de la famille est une obligation pour la conduite d'un véhicule en plaques vertes. 
Pour le conjoint/partenaire/enfant(s), cette demande de carte doit être faite dès l’installation en France, et au plus tard dans un délai de deux mois. Passé ce délai, il est considéré comme résident et ne peut plus prétendre à un titre de séjour spécial AT, FI ou CD.

La procédure de demande de carte française est la suivante :

2.1 Enregistrer l'adresse privée

Si son adresse a changé depuis le début de son contrat, le membre du personnel doit enregistrer son adresse permanente dans le formulaire EDH Changement d'adresse locale / Change of local address.

2.2 Compléter et transmettre le formulaire de demande

Le Bureau des cartes a mis à la disposition des membres du personnel la requête « Application pour la nouvelle carte française » accessible via le Portail des services. Le membre du personnel accède aux formulaires de demande, les télécharge, les complète et les attache ensuite, non signés, à la demande.

Selon le cas, les formulaires suivants doivent être complétés :

• le Formulaire de demande de carte française - Membre(s) du personnel (Attention: deux pages à compléter),
• le Formulaire de demande de carte française - Membre(s) de la famille.

Il est important de nommer le(s) formulaire(s) en indiquant le nom et le lien de parenté pour les membres de la famille (par exemple NNPF-WagnerOtto, NNPF-WagnerOtto-epoux, NNPF-WagnerOtto-partenaire, NNPF-WagnerOtto-enfant1, NNPF-WagnerOtto-enfant2...).

Une fois les documents attachés et afin de pouvoir traiter la demande dans les meilleurs délais, il est demandé au membre du personnel de répondre à quelques questions, puis de soumettre la demande. Selon le statut du membre du personnel, la requête est ensuite transmise soit au Bureau des cartes, soit au Bureau des utilisateurs.

2.3 Justificatifs nécessaires 

En outre, pour chaque demande de carte, le membre du personnel doit, dans les meilleurs délais, déposer les justificatifs suivants exclusivement au format papier, au Centre de support de la communauté du CERN de 7h00 à 18h30 du lundi au vendredi ou au Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel (voir paragraphe 1).

* Les documents établis par un Etat membre de l'Union Européenne peuvent être accompagnés d'un "document multilingue" (Règlement (UE) 2016/1191).

2.4 Traitement de la demande

Le dossier est adressé au MEAE qui établit la carte française (délai approximatif : 6-8 semaines). 

Le membre du personnel est informé des modalités de retrait de sa carte française dès réception de celle-ci par le service concerné, selon la catégorie du membre du personnel (voir paragraphe 1).

3. Renouvellement

Le membre du personnel est averti de l’expiration de sa carte par rappels automatiques avant la date d’expiration. La carte de chaque membre de la famille doit être renouvelée en même temps que celle du membre du personnel. Si le membre du personnel réside hors de la zone locale depuis plus de 12 mois, il doit contacter le Bureau des cartes ou le Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel (voir procédure paragraphe 1).

Si le membre du personnel était titulaire d'une Attestation de fonctions de type AR ou FR, sa carte ne sera pas renouvelée. Elle doit cependant être restituée aux autorités françaises. A défaut, une déclaration de perte/vol doit être adressée au MEAE, voir la procédure Perte / vol de documents de légitimation des Etats hôtes.

3.1 Justificatifs nécessaires

Le membre du personnel doit déposer les documents suivants au Centre de support de la communauté du CERN de 7h00 à 18h30 du lundi au vendredi ou au Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel (voir paragraphe 1) :

• la carte à renouveler (et celles des membres de la famille le cas échéant) ;

• une photocopie recto-verso de chaque carte (pour la délivrance d’une copie certifiée conforme) ;

• pour tous les ressortissants non-européens, une photocopie de la carte de légitimation suisse (ne concerne que les membres du personnel résidant en Suisse et en possession d'une attestation de fonction de type EF uniquement) ;

• une photocopie du passeport ou une photocopie recto-verso de la carte d'identité en cours de validité ;

• une Déclaration sur l'honneur - renouvellement de carte française (ne concerne que les membres du personnel résidant en France depuis 10 ans et plus et en possession d'un titre de séjour spécial de type AT, FI ou CD uniquement) ;

• pour les enfants âgés de plus de 18 ans: un certificat de scolarité ;

• pour les enfants âgés de plus de 18 ans: une attestation de prise en charge ;

• tous les 4 ans, fournir une photo récente format passeport datant de moins de six mois.

Rappel : les enfants disposant d'une carte spéciale doivent la restituer à l’âge de 21 ans au plus tard. Les ressortissants extra-européens (hors UE, EEE ou Suisse) souhaitant obtenir un titre de séjour ordinaire afin de continuer à résider en France doivent déposer une demande auprès de la préfecture de leur domicile au plus tard deux mois avant l'expiration de leur titre de séjour spécial, en y joignant l’attestation de restitution de ce titre, délivrée par le MEAE sur demande expresse.

3.2. Traitement de la demande

Une copie certifiée conforme est remise au membre du personnel.
Le dossier est envoyé au MEAE pour prolongation (délai approximatif: 6-8 semaines). 
Le membre du personnel est informé des modalités de retrait de sa carte française (voir procédure paragraphe 1).

4. Déménagement de France en Suisse

4.1 Démarche à suivre

Le membre du personnel doit enregistrer sa nouvelle adresse privée dans le formulaire EDH Changement d'adresse locale / Change of local address.

4.2 Justificatifs nécessaires

Le déménagement de France en Suisse implique le changement de carte française (pour les membres du personnel déjà détenteurs d'une carte) ou une demande initiale (pour les membres du personnel qui n'en disposaient pas en France).

Le membre du personnel doit déposer les documents suivants au Centre de support de la communauté du CERN de 7h00 à 18h30 du lundi au vendredi ou au Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel (voir paragraphe 1).

• la carte du titulaire (et celles des membres de la famille s'ils en possèdent une) ;

• une photocopie recto-verso de la carte du titulaire (et de celles de sa famille) pour la délivrance d’une copie certifiée conforme ;

• une photocopie du passeport ou une photocopie recto-verso de la carte d'identité en cours de validité du titulaire uniquement.

Pour les formalités liées à la carte suisse, voir le paragraphe 5. Déménagement de France en Suisse de la procédure correspondante. Pour plus de détails, se reporter à l'article « Arrivée en Suisse, changement de domicile et « attestation de départ » suisse ».

À noter : le document EDH de changement d'adresse locale ne sera approuvé par le Bureau des cartes/Bureau des utilisateurs qu'à réception de tous les documents nécessaires à la demande de carte.

4.3 Traitement de la demande

Une copie certifiée conforme est remise au membre du personnel. 

Le dossier est envoyé aux autorités françaises (Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères à Paris) afin qu'une carte de type EF soit établie pour le membre du personnel (délai approximatif : 6-8 semaines). Les cartes de la famille seront annulées.

Le membre du personnel est informé des modalités de retrait de sa carte suisse dès réception de celle-ci par le service concerné, selon la catégorie du membre du personnel.

Pour toute information concernant les formalités d'exportation/importation des effets personnels et véhicules, consulter les pages du Service Installation.

5. Déménagement de Suisse en France

5.1 Démarches à suivre

• Se renseigner à l'avance auprès du Bureau des cartes/Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel.

• Le membre du personnel doit enregistrer sa nouvelle adresse privée dans le formulaire EDH Changement d'adresse locale / Change of local address.

• En règle générale, un visa long séjour (type D) est obligatoire pour tous les ressortissants non-européens emménageant en France. Pour plus d'information, se reporter à la procédure « Visas d'entrée et de séjour dans les États hôtes ».

5.2 Justificatifs nécessaires

Le membre du personnel doit déposer les documents suivants au Centre de support de la communauté du CERN de 7h00 à 18h30 du lundi au vendredi ou au Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel (voir paragraphe 1) :

• l'attestation de fonctions EF original et une copie ;

• une photocopie de la carte ;

• une photocopie du passeport ou de la carte d'identité (recto-verso) ;

• une photocopie du visa D français (le cas échéant).

À noter : le document EDH de changement d'adresse locale ne sera approuvé par le Bureau des cartes/Bureau des utilisateurs qu'à réception de tous les documents nécessaires à la demande de carte.

Il faut suivre la procédure décrite dans le paragraphe 2. Demande initiale pour :
a) les membres de la famille, si ceux-ci remplissent les conditions d'attributions pour la carte française, et
b) les membres du personnel ayant le statut diplomatique (titulaires aux grades 9 et 10).

À noter : les membres du personnel associé employés par un organisme suisse et non-ressortissants de l'UE/EEE/Suisse ne peuvent pas résider en France, le titre de séjour spécial français n'autorisant pas la délivrance d'un permis frontalier.

Pour les formalités liées à la carte suisse, voir le paragraphe 6. Déménagement de Suisse en France de la procédure correspondante. Pour plus de détails, se reporter à l'article « Arrivée en Suisse, changement de domicile et « attestation de départ » suisse ».

5.3 Traitement de la demande

Une copie certifiée conforme est remise au membre du personnel. 

Le dossier est envoyé au MEAE qui établit un titre de séjour spécial (délai approximatif : 6-8 semaines). 

Le membre du personnel est informé des modalités de retrait de sa carte française dès réception de celle-ci par le service concerné, selon la catégorie du membre du personnel.

Pour toute information concernant les formalités d'exportation/importation des effets personnels et véhicules, consulter les pages du Service Installation.

6. Motifs de changement de carte 

6.1 Promotion (pour les titulaires seulement)

L'obtention des grades 5 et 9 implique un changement de carte pour les titulaires résidant en France. Les membres du personnel concernés sont notifiés des modalités par e-mail.

6.2 Changement de type de contrat, de nom ou de nationalité

Le Bureau des cartes ou le Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel, sont en charge du changement de carte. 

7. Restitution des cartes  

7.1 Extinction du contrat 

A l'extinction du contrat, les cartes du membre du personnel et des membres de sa famille doivent impérativement être rendues au Centre de support de la communauté du CERN de 7h00 à 18h30 du lundi au vendredi ou au Bureau des utilisateurs, selon la catégorie du membre du personnel (voir paragraphe 1). Si nécessaire, une copie certifiée conforme peut être remise au membre du personnel, mais celle-ci ne vaut pas pour le passage de frontières au sein de l’espace Schengen.

De la restitution de ces cartes dépend l'attribution de documents émanant des autorités françaises dans le futur (titres de séjour préfectoraux et régularisation de la situation des véhicules en plaques vertes notamment).

7.2 Suite du séjour en France

Deux mois avant la fin de leur contrat, les ressortissants d’Etats tiers à l’UE/EEE/Suisse qui souhaitent garder leur résidence principale en France doivent contacter la préfecture de leur domicile pour connaître les démarches à suivre pour obtenir un titre de séjour préfectoral. Dans ce cas, une « attestation de restitution » du titre de séjour spécial doit être sollicitée auprès du MEAE par l’intermédiaire du Bureau des cartes ou du Bureau des utilisateurs lors des formalités de restitution des cartes spéciales.

Ces démarches peuvent être effectuées au plus tôt deux mois avant la fin du contrat, toutefois, les personnes soumises à visa de court séjour dans l’espace européen qui ont restitué leur titre de séjour spécial devront alors veiller à disposer d’un visa valable lors de leurs déplacements en dehors du territoire français.

7.3 Congé spécial non-rémunéré et absence autorisée (non rémunérée)

Les membres du personnel bénéficiant d'un congé spécial non-rémunéré ou d'une absence autorisée (non rémunérée) doivent restituer leur carte et celle des membres de leur famille avant leur départ en congé si celui-ci dure plus de 2 mois et s'ils quittent la zone locale.

Les personnes désirant garder leur résidence principale en France pendant leur congé spécial doivent contacter la préfecture de leur domicile pour connaître les démarches à suivre.