Cartes suisses

Applicable à :  Membres du personnel et membres de leur famille

Généralités

Information COVID-19

Veuillez noter qu’au vu de la situation concernant le COVID-19, le Bureau des cartes et le Bureau des utilisateurs seront fermés au public dès le lundi 16 mars pour une durée indéterminée. Pour toute récupération urgente de carte merci de prendre contact par e-mail : HR-cards.support@cern.ch et Users.office@cern.ch selon votre statut. 

     Vous trouverez les modifications des procédures et les réponses aux questions les plus fréquemment posées ici.

Merci pour votre compréhension et prenez bien soin de vous !

Une carte de légitimation est délivrée par le Département fédéral des affaires étrangères (DFAE), aux membres du personnel du CERN ainsi qu'aux membres de leur famille, selon les conditions d'attribution ci-après. 
Les membres du personnel en possession de cette carte jouissent de l'immunité de juridiction en Suisse dans l'exercice de leurs fonctions. 
En outre, la carte de légitimation (ci-après désignée "carte suisse") donne le droit de résider en Suisse et de voyager dans l'Espace Schengen sans visa.

Conditions d'attribution  

Pour bénéficier d'une carte suisse, les conditions générales relatives au contrat d'emploi ou d'association sont les suivantes :

  • temps de travail > 50 %

  • durée du contrat > 3 mois

  • organisme d'origine situé hors de Suisse

La catégorie du document délivré diffère selon la nationalité et le type de contrat de l'intéressé, comme indiqué dans le tableau ci-dessous :

Nationalité Catégorie de membre du personnel  Type de carte Membres de la famille
Résidence en Suisse Résidence en France
non suisse Titulaires aux grades 1 à 4  Carte E (violette)

La demande de carte de légitimation est obligatoire pour le conjoint/partenaire et les enfants qui répondent aux conditions d'attribution suivantes :

  • ne pas être de nationalité suisse,
  • faire ménage commun avec le membre du personnel en Suisse,
  • pour les enfants, être célibataire, âgé de moins de 25 ans et à la charge effective du membre du personnel.

La carte suisse doit être demandée dès la naissance. Lorsque les enfants ne font plus ménage commun avec le titulaire principal, elle doit être rendue au Bureau des cartes pour restitution à la Mission suisse, sauf demande de dérogation expresse en cas d’études à l’étranger (article 2.5.1 des Lignes directrices). Dans ce cas, la demande doit être complétée et transmise au Bureau des cartes pour validation et transmission à la Mission suisse, qui statue sur la demande.

Au plus tard à l'âge de 25 ans, s'ils désirent rester en Suisse, les enfants doivent restituer leur carte de légitimation et solliciter un permis de séjour suisse auprès de l’Office cantonal de la population et des migrations.

Les membres de la famille souhaitant exercer une activité lucrative en Suisse doivent faire une demande d'attestation 'permis Ci'.

Les cartes suisses ne sont normalement pas délivrées pour les membres de la famille résidant en France.
Titulaires aux grades 5 à 8,
Boursiers
Carte D (brune)
Titulaires aux grades 9 et 10 Carte C (rose)
Directeur général et Directeurs Carte B (rose)
Membres du personnel associé
Utilisateurs, étudiants administratifs, techniques et doctorants, attachés de coopération, attachés de projet, attachés scientifiques, attachés correspondants, visiteurs scientifiques, professeurs invités et stagiaires.
Carte P (bleue)
 
suisse Tous les membres du personnel de nationalité suisse quelle que soit leur position salariale ou type de contrat, à l’exception des membres du personnel associé. Carte S (verte) Il n'est pas délivré de carte suisse pour les membres de la famille. S'ils n'ont pas la nationalité suisse, ils doivent faire une demande de permis de séjour Suisse.

A noter :
- les titulaires en position salariale Bc, Cc et Ce avant le 1er septembre 2016 conservent leur carte de légitimation de type D.
- Les apprentis qui n'ont pas la nationalité suisse sont mis au bénéfice d'un permis de droit commun.
- Les étudiants administratifs, techniques et doctorants déjà titulaires d'une carte de légitimation E avant le 1er septembre 2016 la conservent jusqu'à l'échéance de leur contrat avec le CERN.

Procédure

1. Responsabilités administratives

Le service administratif responsable dépend de la catégorie du membre du personnel concerné:

  1. Les titulaires (STAF), boursiers (FELL), apprentis (APPR), attachés de projet (PJAS), scientifiques (SASS), correspondants (CASS), professeurs invités (GPRO), étudiants (DOCT, TECH, ADMI) et stagiaires (TRNE)

    • doivent s'adresser au Bureau des cartes pour toutes les démarches à l'exception du retrait de cartes.

    • sont informés par le Bureau des cartes lorsque leur carte suisse est disponible. Ils doivent alors se rendre au Bureau du courrier interne du CERN.

  2. Les utilisateurs (USER), les attachés de coopération (COAS) et les visiteurs scientifiques (VISC) doivent s'adresser toujours au Bureau des utilisateurs qui les informe également sur le retrait de la carte.

Dans le texte qui suit il est fait référence à ces responsabilités selon la catégorie de membre de personnel.

2. Demande initiale

2.1 Justificatifs nécessaires

  Membre du personnel Conjoint/Partenaire Enfant(s)
Une photo prise au Service de l'enregistrement du CERN
(La photo qui apparaîtra sur la carte suisse est celle prise lors de l'établissement de la carte d'accès CERN. Chaque membre de la famille demandeur de carte suisse doit se rendre au Service enregistrement afin de se faire prendre en photo.)
oui oui oui
Une photocopie scannée du passeport ou de la carte d'identité (recto-verso) oui oui oui
Une photocopie scannée du visa suisse (le cas échéant) oui oui oui
Une photocopie scannée de l'acte de mariage ou du certificat de partenariat (document établi ou traduit en français, anglais, allemand, espagnol ou italien) non oui non
Une photocopie scannée de l'acte de naissance (document établi ou traduit en français, anglais, allemand, espagnol ou italien) non non oui

2.2 Nouveaux arrivants

La procédure diffère selon la catégorie de membre du personnel:

  1. Titulaires (STAF), boursiers (FELL), apprentis (APPR), attachés de projet (PJAS), scientifiques (SASS), correspondants (CASS), professeurs invités (GPRO), étudiants (DOCT, TECH, ADMI) et stagiaires (TRNE) :
    Les justificatifs utilisés sont ceux que les nouveaux arrivants ont envoyé lors de la phase de préparation de leur contrat : photocopie scannée de leur passeport ou de leur carte d'identité, de leur visa (pour les personnes soumises à visa). Aucune autre démarche n’est nécessaire.

  2. Les utilisateurs (USER), les attachés de coopération (COAS) et les visiteurs scientifiques (VISC) doivent se présenter le premier jour de leur contrat au Bureau des utilisateurs avec tous les justificatifs nécessaires, pour eux-mêmes et les membres de leur famille si applicable, pour procéder à la demande de la carte suisse.

2.3 Cas particulier : détenteur de permis suisse

2.3.1 Pour les membres du personnel

A l'exception des stagiaires et des membres du personnel associés rattachés à un organisme d'origine suisse, les membres du personnel doivent impérativement restituer au Bureau des cartes leur permis de travail ou de séjour suisse lors de leur entrée en fonctions au CERN (par exemple, permis frontalier de type G, permis C ou B). Le permis sera retourné aux autorités suisses avec le dossier de demande de carte de légitimation.
Les stagiaires (TRNE) au bénéfice d’un permis de droit commun (L, B ou C) peuvent le conserver selon certaines conditions examinées au cas par cas par le Bureau des cartes.

Les membres du personnel associés rattachés à un organisme d'origine suisse doivent dans tous les cas conserver leur permis ordinaire suisse ou en obtenir un par l'intermédiaire de leur organisme d'origine. A noter : les ressortissants extra-européens ne bénéficiant pas d'un droit au séjour durable en France ne peuvent pas obtenir de permis frontalier (cf. le site du Secrétariat d'Etat aux migrations). Ils sont donc dans l'obligation de résider en Suisse lorsqu'ils sont rattachés à un organisme d'origine suisse.

2.3.2 Pour les membres de la famille

En vertu de l’Accord sur la libre circulation des personnes, les membres de la famille, ressortissants de l’Union européenne ou de l’Association européenne de libre-échange, admis en Suisse au titre du regroupement familial, peuvent demander à l’office cantonal de la population du canton de domicile une autorisation de séjour (permis B) en lieu et place d’une carte de légitimation. En étant détenteurs d’un permis, les membres de la famille sont soumis au droit suisse et ne peuvent se prévaloir de privilèges, ni d’immunités. (cf. article 2.3 des Lignes directrices sur la délivrance des cartes de légitimation du DFAE aux fonctionnaires des organisations internationales du 15.07.2015, modifiées le 16.07.2019).

Les membres de la famille disposant déjà d’un permis suisse de droit ordinaire sont libres de demander à l’office cantonal de la population du lieu de domicile à pouvoir conserver leur permis sans l’échanger contre une carte de légitimation. En étant détenteurs d’un permis, les membres de famille sont soumis au droit suisse et ne peuvent se prévaloir de privilèges, ni d’immunités. Si les membres de la famille qui ne sont pas ressortissants de l’Union européenne ou de l’Association européenne de libre-échange optent pour la délivrance d’une carte de légitimation, ce choix est définitif et doit s’effectuer dans les deux mois qui suivent la prise de fonction du titulaire principal (cf. article 4.1 des Lignes directrices sur la délivrance des cartes de légitimation du DFAE aux fonctionnaires des organisations internationales du 15.07.2015, modifiées le 16.07.2019).

2.4 Traitement de la demande

Le dossier est envoyé électroniquement aux autorités suisses afin qu'une carte soit établie (délai approximatif : 2-3 semaines). 
Le membre du personnel est informé des modalités de retrait de sa carte suisse (voir procédure paragraphe 1).

3. Demande d'attestation 'Permis Ci'

Cette demande d'attestation ("Permis Ci") pour les membres de la famille souhaitant exercer une activité lucrative en Suisse, ne peut être soumise que pour les membres de la famille qui répondent aux conditions d'attribution d'une carte de légitimation B, C, D, E ou P.

Pour l'obtenir, le demandeur doit compléter électroniquement le formulaire de demande, l'imprimer, le signer et le faire parvenir au Bureau des cartes/Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel.

L'attestation de permis Ci est ensuite directement adressée au domicile dans un délai de 3 semaines au moins, sans transiter par le CERN. 

Informations complémentaires :

4. Renouvellement

Message important: En raison de la fermeture du Bureau des cartes liée aux mesures prises suite au COVID-19, veuillez vous référer à la FAQ pour prendre connaissance de la nouvelle procédure.

La prolongation doit être envisagée au plus tôt six semaines avant la date d'expiration de la carte. La carte de chaque membre de la famille doit être renouvelée en même temps que celle du membre du personnel.

4.1 Justificatifs nécessaires à fournir au service concerné

  • la carte (et celles des membres de la famille le cas échéant) ;

  • une photocopie recto-verso de chaque carte ;

  • une photocopie du passeport ou de la carte d'identité ;

  • une photo récente, format passeport, si les cartes ont été établies il y a plus de 4 ans.

4.2 Traitement de la demande

Une copie certifiée conforme est remise au membre du personnel.
Le dossier est envoyé aux autorités suisses pour renouvellement (délai approximatif : 2-3 semaines). 
Le membre du personnel est informé des modalités de retrait de sa carte suisse (voir procédure paragraphe 1).

5. Déménagement de France en Suisse

En premier lieu, le membre du personnel doit enregistrer sa nouvelle adresse privée dans le formulaire Changement d'adresse locale / Change of local address sur EDH.

Le département HR se charge de communiquer à la Mission suisse les changements d'adresse privée, toutefois, il est recommandé par les autorités suisses d'annoncer son arrivée en Suisse ainsi que tout changement d'adresse dans un délai de 14 jours :

Pour toute information concernant les formalités d'exportation/importation des effets personnels et véhicules, consulter les pages du Service Installation.

A noter : le changement de pays de résidence n'implique aucun changement pour la carte de légitimation du membre du personnel.

La procédure de demande initiale doit être suivie pour les membres de la famille qui remplissent les conditions d'attribution.

6. Déménagement de Suisse en France

En premier lieu, le membre du personnel doit enregistrer sa nouvelle adresse privée dans le formulaire Changement d'adresse locale / Change of local address sur EDH. Le cas échéant, il doit restituer au ureau des cartes/bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel, les cartes suisses des membres de sa famille afin de les annuler.

Le département HR se charge de communiquer à la Mission suisse les changements d'adresse privée, toutefois, il est recommandé par les autorité suisses d'annoncer son départ de Suisse ainsi que tout changement d'adresse dans un délai de 14 jours :

Pour les formalités liées à la carte française, voir la procédure correspondante.

Pour toute information concernant les formalités d'exportation/importation des effets personnels et véhicules, consulter les pages du Service Installation.

Une attestation de départ est indispensable pour certaines formalités liées à un départ de Suisse (douanes, compagnies d’assurances, etc.). Elle est valable deux mois et peut être délivrée au plus tôt un mois avant le départ. Les procédures à suivre sont les suivantes :

  • pour les membres du personnel quittant le canton de Genève, il est fortement recommandé :
  • pour les membres du personnel quittant le canton de Vaud, il est recommandé de :
    • se présenter personnellement au Contrôle de l’habitant de la commune de résidence, muni de sa carte de légitimation du Département fédéral des Affaires étrangères.

A noter : le changement de pays de résidence n'implique aucun changement pour la carte de légitimation du membre du personnel.

7. Perte, vol

En cas de perte ou de vol d'une carte de légitimation, son titulaire doit compléter la requête "Déclaration de perte ou vol" disponible via le Service Portal. Puis, après réception du numéro et de la date de délivrance de la carte perdue/volée, suivre les démarches ci-dessous.

7.1 Démarches à suivre

7.1.1 Perte

En cas de perte en Suisse ou à l'étranger, le titulaire de la carte doit : 

7.1.2 Vol

En cas de vol en Suisse, le titulaire de la carte doit :

En cas de vol à l'étranger, le titulaire de la carte doit :  

7.2 Justificatifs nécessaires à fournir au service concerné

Liste des documents à fournir ci-dessous :

  • une photocopie de la déclaration de perte/vol ;

  • une photocopie du passeport ou de la carte d'identité ;

  • une photo récente, format passeport, si les cartes ont été établies il y a plus de 4 ans.

7.3 Traitement de la demande

Le dossier est envoyé aux autorités suisses à Genève afin qu'une nouvelle carte soit établie (délai approximatif : 2-3 semaines). 
Le membre du personnel est informé des modalités de retrait de la nouvelle carte suisse (voir procédure paragraphe 1) dès que celle-ci est réceptionnée par le Bureau des cartes / Bureau des utilisateurs

8. Autres motifs de changement de carte 

8.1 Promotion (pour les titulaires seulement)

L'obtention des grades 5 et 9 implique un changement de carte (sauf pour les détenteurs de carte S, c'est-à-dire les titulaires de nationalité suisse). Suite à leur promotion, les titulaires concernés sont notifiés par e-mail des documents à fournir au Bureau des cartes.

8.2 Changement de nom ou de nationalité

Tout changement de nom ou de nationalité peut impliquer un changement de carte. Il faut dans ce cas contacter le Bureau des cartes / Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel.  

9. Restitution des cartes  

9.1 Extinction du contrat

A l'extinction du contrat, les cartes du membre du personnel et des membres de sa famille doivent impérativement être rendues au Bureau des cartes/Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel. 
Si nécessaire, une copie certifiée conforme peut être remise au membre du personnel, notamment pour faciliter son voyage de retour.

De la restitution de ces cartes dépend l'attribution de documents émanant des autorités suisses dans le futur (titres de séjour, etc.).

Les personnes désirant garder leur résidence principale en Suisse après la fin de leur contrat doivent demander un permis de séjour à l'Office cantonal de la population et des migrations de Genève ou au Contrôle des habitants du canton de Vaud.

Sous certaines conditions, un délai de courtoisie ou un délai usuel peuvent être accordés par la Mission permanente de la Suisse. Pour toute information complémentaire, les membres du personnel doivent s'adresser au Bureau des cartes/Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel.

Délai de courtoisie
 
Les personnes soumises à visa pour séjourner en Suisse doivent quitter le territoire suisse munies de leur carte de légitimation en cours de validité et avant l’échéance du délai de courtoisie - ou délai usuel - accordé par les autorités suisses, soit 2 mois à compter de la date de fin de fonctions.
La prolongation de la carte de légitimation doit impérativement être faite un mois avant son échéance afin d’en disposer au moment du départ.
 
En cas de transit par un Etat de l’espace Schengen lors du voyage vers le pays de destination, la carte de légitimation doit être présentée aux contrôles de police aux frontières en même temps que le document de voyage (passeport).
 
Dès l'arrivée dans le pays de destination, la carte de légitimation doit être restituée à la Mission suisse, soit en la retournant au CERN, soit en la remettant à l’ambassade ou au consulat suisse sur place.

9.2 Congé spécial et absence autorisée (non rémunérée)

Les membres du personnel bénéficiant d'un congé spécial ou d'une absence autorisée (non rémunérée) doivent restituer leur carte et celle des membres de leur famille avant leur départ en congé si celui-ci dure plus de 2 mois.

Les personnes désirant garder leur résidence principale en Suisse pendant leur congé spécial doivent demander un permis de séjour à l'Office cantonal de la population et des migrations de Genève ou au Contrôle des habitants du canton de Vaud.

Révisions 

No révision Modifications Approuvé le
1 La prolongation doit être envisagée au plus tôt six semaines avant la date d'expiration de la carte. 11.03.2014
2 Prise en compte des cartes délivrées aux membres du personnel gérés par le Bureau des utilisateurs ; précision concernant le délai de courtoisie accordé lors de l'extinction du contrat.  10.11.2014
3 Les membres du personnel sont invités à contacter l'Office cantonal de la population de Genève afin de les informer de leur changement d'adresse. 02.02.2016
4 Lignes directrices sur la délivrance des cartes de légitimation du DFAE du 15 janvier 2016 15.01.2016
5 Délai de courtoisie pour les personnes soumises à visa pour séjourner en Suisse. 22.04.2016
6 Nouvelle structure des carrières à compter du 01.09.2016. Conseil du CERN, 17.12.2015
7 Clarification pour les MPA rattachés à un organisme d'origine suisse. 19.12.2017
8 Retour de la carte suisse lors d'un congé spécial ou d'une absence autorisée (non rémunérée) de plus de 2 mois 08.03.2019
9 Nouveaux cas particuliers pour pour les membres de la famille détenteurs ou souhaitant détenir un permis suisse 06.09.2019
10 Suite à une communication de la Mission Suisse, modification de la procédure pour les vols et pertes des cartes suisses. Deux nouveaux formulaires pour la déclaration de perte ou de vol.  12.11.2019
11 Modification des points 5 et 6 (déménagement de France en Suisse / Suisse en France). 14.02.2020
12 Aucun visa n’est délivré par les autorités françaises pendant le COVID-19. 18.05.2020
13 Les demandes de visa de type D sont de nouveau acceptées par les autorités françaises. 17.06.2020
14 Ajout du formulaire pour une demande de dispense de l’obligation de restituer la carte de légitimation des enfants étudiant à l’étranger 23.09.2020