Cartes françaises

Applicable à :  Membres du personnel et membres de leur famille

Généralités

Information COVID-19

Veuillez noter qu’au vu de la situation concernant le COVID-19, le Bureau des cartes et le Bureau des utilisateurs seront fermés au public dès le lundi 16 mars pour une durée indéterminée. Pour toute récupération urgente de carte merci de prendre contact par e-mail : HR-cards.support@cern.ch et Users.office@cern.ch selon votre statut. 

    Vous trouverez les modifications des procédures et les réponses aux questions les plus fréquemment posées ici.

Merci pour votre compréhension et prenez bien soin de vous !

Une carte française (titre de séjour spécial ou attestation de fonctions) est délivrée par le Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères (ci-après dénommé MEAE), aux membres du personnel du CERN ainsi qu'aux membres de leur famille, selon les conditions d'attribution ci-après. 
Les membres du personnel en possession de cette carte jouissent de l'immunité de juridiction en France dans l'exercice de leurs fonctions. 
En outre, le titre de séjour spécial de type AT, FI ou CD donne le droit de résider en France et de voyager dans l'Espace Schengen sans visa jusqu'à 90 jours par période de 180 jours.

1. Conditions d'attribution  

Pour bénéficier d'une carte française, les conditions générales relatives au contrat d'emploi ou d'association sont les suivantes :

  • temps de travail > 50%

  • durée du contrat > 3 mois

A noter : pour tout contrat dont la durée est strictement supérieure à 3 mois et strictement inférieure à 6 mois, une carte « sans privilège » sera délivrée (des informations complémentaires sont disponibles sur le site du service des Relations avec les Pays-Hôtes).

La catégorie du document délivré diffère selon le pays de résidence et la nationalité de l'intéressé, comme indiqué ci-dessous :

1.1 Lieu de résidence en France

1.1.1 Membre du personnel non-français et non-résident en France
Bénéficiaire Critères Type de carte
Membre du personnel Attribution décidée par les autorités françaises selon le niveau des fonctions au CERN.
Pour les titulaires aux grades 1 à 4 : Titre de séjour spécial AT
Pour les titulaires aux grades 5 à 8 : Titre de séjour spécial FI
Pour les titulaires aux grades 9 et 10 : Titre de séjour spécial CD
A noter : la première demande doit être adressée au MEAE dès l’entrée en fonctions du membre du personnel au CERN.
A défaut, et notamment en cas de dépassement d’un délai de deux mois, le MAE n’est pas en mesure de délivrer les documents auxquels le membre du personnel peut prétendre.
Titre de séjour spécial AT, FI ou CD
Conjoint/Partenaire Conditions d'attribution :
  • ne pas être de nationalité française et,
  • résider sous le même toit que le membre du personnel.

A noter : la demande de carte pour le conjoint/partenaire doit être faite dès l’installation en France, et au plus tard dans un délai de deux mois.

Enfant(s) Conditions d'attribution :
  • ne pas être de nationalité française et,
  • être à la charge effective du membre du personnel et, 
  • être âgé de moins de 20 ans et, 
  • être scolarisé dans la zone locale (France ou Suisse), non applicable aux enfants en âge préscolaire.

A noter : la demande doit être faite au plus tard dans un délai de deux mois dès la naissance ou l'installation en France (passeport obligatoire). La carte est retirée aux enfants dès l'âge de 21 ans (voir Restitution des cartes) ; s'ils souhaitent continuer à résider en France, les ressortissants extra-européens (hors UE, EEE ou Suisse) doivent contacter la Préfecture de leur domicile deux mois avant l'expiration de leur carte française.

1.1.2 Membre du personnel français ou résident en France

Depuis le 15.08.2013, les membres du personnel français ou résidents depuis plus de trois mois en France ne reçoivent plus de cartes de type AR et FR. Toutefois, ils sont annoncés au MEAE par le CERN par voie électronique, afin de garantir leur immunité de juridiction en France, dans l'exercice de leurs fonctions. 
Les attestations de type CR (statut diplomatique) demeurent délivrées par les autorités françaises.

Aucune carte n'est délivrée pour les membres de la famille. Si la famille est soumise à visa, elle doit faire une demande de titre de séjour à la préfecture de son domicile. 

1.2 Lieu de résidence en Suisse

Quels que soient leur nationalité ou type de contrat, tous les membres du personnel domiciliés en Suisse doivent demander une Attestation de fonctions EF. Tout manquement à cette obligation porte préjudice à l'Organisation vis-à-vis de ses Etats hôtes. 
Aucune carte n'est délivrée pour les membres de leur famille. 

Procédure

1. Responsabilités administratives

Le service administratif responsable dépend de la catégorie du membre du personnel concerné:

  1. Les titulaires (STAF), boursiers (FELL), apprentis (APPR), attachés de projet (PJAS), scientifiques (SASS), correspondants (CASS), professeurs invités (GPRO), attachés de coopération catégorie LIT (COAS LIT), étudiants (DOCT, TECH, ADMI) et stagiaires (TRNE)

    Les utilisateurs (USER), attachés de coopération (COAS, exceptés les COAS LIT) et visiteurs scientifiques (VISC) doivent toujours s'adresser au Bureau des utilisateurs qui les informe également sur le retrait de la carte.

Dans le texte qui suit, il est fait référence à ces responsabilités selon la catégorie de membre de personnel.

2. Demande initiale

Dès que le membre du personnel remplissant les conditions d'attribution mentionnées ci-dessus a une adresse régulière en France ou en Suisse et qu'il y habite effectivement, et au plus tard dans les deux mois qui suivent son entrée en fonctions, il a l'obligation de faire une demande de carte française pour lui-même et les membres de sa famille.

A noter : l'obtention d'un titre de séjour spécial AT, FI ou CD pour les membres de la famille est une obligation pour la conduite d'un véhicule en plaques vertes
Pour le conjoint/partenaire/enfant(s), cette demande de carte doit être faite dès l’installation en France, et au plus tard dans un délai de deux mois. Passé ce délai, il est considéré comme résident et ne peut plus prétendre à un titre de séjour spécial AT, FI ou CD.

La procédure de demande de carte française est la suivante :

2.1 Enregistrer l'adresse privée

Si son adresse a changé depuis le début de son contrat, le membre du personnel doit enregistrer son adresse permanente dans le formulaire EDH Changement d'adresse locale / Change of local address.

2.2 Compléter et transmettre le formulaire de demande

Le Bureau des cartes a mis à la disposition des membres du personnel la requête « Application pour la nouvelle carte française » accessible via le Service Portal. Le membre du personnel accède aux formulaires de demande, les télécharge, les complète et les attache ensuite, non signés, à la demande.

Selon le cas, les formulaires suivants doivent être complétés :

  • le Formulaire de demande de carte française - Membre(s) du personnel (Attention: deux pages à compléter),
  • le Formulaire de demande de carte française - Membre(s) de la famille.

Il est important de nommer le(s) formulaire(s) en indiquant le nom et le lien de parenté pour les membres de la famille (par exemple NNPF-WagnerOtto, NNPF-WagnerOtto-epoux, NNPF-WagnerOtto-partenaire, NNPF-WagnerOtto-enfant1, NNPF-WagnerOtto-enfant2...).

Une fois les documents attachés et afin de pouvoir traiter la demande dans les meilleurs délais, il est demandé au membre du personnel de répondre à quelques questions, puis de soumettre la demande. Selon le statut du membre du personnel, la requête est ensuite transmise soit au Bureau des cartes, soit au Bureau des utilisateurs.

2.3 Justificatifs nécessaires 

En outre, pour chaque demande de carte, le membre du personnel doit dans les meilleurs délais se rendre personnellement au Bureau des cartes/Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel, pour déposer les documents suivants :

  Membre du personnel   Conjoint/Partenaire Enfant(s)
3 photos identiques (conformité des photos demandées par le Protocole), format passeport (ProntoPhot) oui oui oui
Une fiche individuelle dûment remplie en lettres majuscules et signée à l'encre noire oui oui oui
Une photocopie du passeport ou de la carte d'identité (recto-verso) oui oui oui
Une photocopie du visa, le cas échéant oui oui oui
Une photocopie de l'acte de mariage ou du certificat de partenariat (document établi ou traduit en français)* non oui non
Une photocopie de l'acte de naissance (document établi ou traduit en français)* non non oui
Un certificat de scolarité pour les enfants âgés de plus de 18 ans non non oui
Une attestation de prise en charge pour les enfants âgés de plus de 18 ans non non oui

* Les documents établis par un Etat membre de l'Union Européenne peuvent être accompagnés d'un "document multilingue" (Règlement (UE) 2016/1191).

Message important : En raison de la fermeture du Bureau des cartes liée aux mesures prises suite au COVID-19, veuillez rassembler la totalité des justificatifs nécessaires tels qu'énoncés ci-dessus et joindre les scans des documents au ticket créé via le Service Portal grâce à l'option "Pièce jointe" ceci à l’exception des photographies, portant au dos le nom, prénom et ID CERN, qui peuvent nous parvenir, soit:

  • en les apportant en personne au bâtiment 55 (Entrée B), rez-de-chaussée, dans une enveloppe à l’attention du Bureau des cartes;
  • en les envoyant par courrier à l’adresse: Bureau des cartes, Département HR, CERN, Esplanade des Particules, CH - 1211 Genève 23.

2.4 Traitement de la demande

Le dossier est adressé aux autorités françaises (Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères à Paris) afin qu'une carte soit établie (délai approximatif : 6-8 semaines). 
Le membre du personnel est informé des modalités de retrait de sa carte française (voir procédure paragraphe 1).

3. Renouvellement

La prolongation doit être envisagée six semaines avant la date d'expiration de la carte.

Si le membre du personnel était titulaire d'une Attestation de fonctions de type AR ou FR, sa carte ne sera pas renouvelée. Elle doit cependant être restituée aux autorités françaises. A défaut, une déclaration de perte/vol doit être adressée au Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères (MEAE, voir procédure paragraphe 6).

Message important du MEAE en date du 16 juin 2020 : veuillez noter qu’en raison des mesures prises dans le cadre du COVID-19, la validité des cartes spéciales françaises expirées entre le 16 mars et le 15 juin 2020 est prolongée de 6 mois sans formalités. Si vous êtes dans ce cas, il vous est demandé de conserver votre carte et celles de votre famille, le cas échéant, et de procéder à leur renouvellement 2 mois avant la date d’expiration prolongée.

Pour faire valoir le maintien de vos droits ou faciliter le passage des frontières, vous êtes invités à télécharger l'information générale sur la prolongation des documents de séjour fournie par le Ministère de l’intérieur français et à la présenter avec votre carte française expirée. 
La procédure habituelle de renouvellement s’applique aux cartes expirant à partir du 16 juin 2020.

En outre, jusqu’à nouvel avis, les autorités françaises ont suspendu la délivrance des attestations EF (personnel résidant en Suisse) et des cartes spéciales des ressortissants européens âgés de moins de 13 ans.

3.1 Justificatifs nécessaires

Le membre du personnel doit faire parvenir les documents suivants en se rendant personnellement au Bureau des cartes/Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel:

  • la carte (et celles des membres de la famille le cas échéant) ;
  • une photocopie recto-verso de chaque carte ;
  • pour tous les ressortissants non-européens, une photocopie de la carte suisse ;
  • une photocopie du passeport ou une photocopie recto-verso de la carte d'identité en cours de validité ;
  • une Déclaration sur l'honneur - renouvellement de carte francaise (ne concerne que les membres du personnel résidant en France et en possession d'un titre de séjour spécial de type AT, FI ou CD uniquement) ;
  • pour les enfants âgés de plus de 18 ans: un certificat de scolarité ;
  • pour les enfants âgés de plus de 18 ans: une attestation de prise en charge.

Rappel : les enfants disposant d'une carte spéciale doivent la restituer à l’âge de 21 ans au plus tard. Les ressortissants extra-européens (hors UE, EEE ou Suisse) souhaitant obtenir un titre de séjour ordinaire afin de continuer à résider en France doivent déposer une demande auprès de la préfecture de leur domicile au plus tard deux mois avant l'expiration de leur carte spéciale.

Message important : En raison de la fermeture provisoire du Bureau des cartes liée aux mesures prises suite au COVID-19, veuillez rassembler la totalité des justificatifs nécessaires tels qu'énoncés ci-dessous (y compris votre carte actuelle) et, soit :

  • les déposer au bâtiment 55 (Entrée B), rez-de-chaussée, dans une enveloppe à l'attention du Bureau des cartes;
  • les envoyer par courrier à l'adresse: Bureau des cartes, Département HR, CERN, Esplanade des Particules, CH - 1211 Genève 23.

3.2. Traitement de la demande

Une copie certifiée conforme est remise au membre du personnel.
Le dossier est envoyé aux autorités françaises (Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères à Paris) pour prolongation (délai approximatif: 6-8 semaines). 
Le membre du personnel est informé des modalités de retrait de sa carte française (voir procédure paragraphe 1).

4. Déménagement de France en Suisse

4.1 Démarche à suivre

Le membre du personnel doit enregistrer sa nouvelle adresse privée dans le formulaire EDH Changement d'adresse locale / Change of local address.

4.2 Justificatifs nécessaires

Le déménagement de France en Suisse implique le changement de carte française (pour les membres du personnel déjà détenteurs d'une carte) ou une demande initiale (pour les membres du personnel qui n'en disposaient pas en France).

Le membre du personnel doit remettre les documents suivants personnellement au Bureau des cartes/Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel.

  • la carte du titulaire (et celles des membres de la famille s'ils en possèdent une) ;
  • une photocopie recto-verso de la carte du titulaire (et de celles de sa famille) ;
  • une photocopie du passeport ou une photocopie recto-verso de la carte d'identité en cours de validité du titulaire uniquement.

Pour les formalités liées à la carte suisse, voir la procédure correspondante.

A noter : le document EDH de changement d'adresse locale ne sera approuvé par le Bureau des cartes/Bureau des utilisateurs qu'à réception de tous les documents nécessaires à la demande de carte.

4.3 Traitement de la demande

Une copie certifiée conforme est remise au membre du personnel. 
Le dossier est envoyé aux autorités françaises (Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères à Paris) afin qu'une carte de type EF soit établie pour le membre du personnel (délai approximatif : 6-8 semaines). Les cartes de la famille seront annulées.

Le membre du personnel est informé des modalités de retrait de sa carte française (voir procédure paragraphe 1).

Pour toute information concernant les formalités d'exportation/importation des effets personnels et véhicules, consulter les pages du Service Installation.

5. Déménagement de Suisse en France

5.1 Démarches à suivre

5.2 Justificatifs nécessaires

Le membre du personnel doit remettre les documents suivants personnellement au Bureau des cartes/Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel :

  • la carte ;
  • une photocopie de la carte ;
  • une photocopie du passeport ou de la carte d'identité (recto-verso) ;
  • une photocopie du visa (le cas échéant).

A noter : le document EDH de changement d'adresse locale ne sera approuvé par le Bureau des cartes/Bureau des utilisateurs qu'à réception de tous les documents nécessaires à la demande de carte.

Il faut suivre la procédure décrite dans le paragraphe 2. Demande initiale pour :
a) les membres de la famille, si ceux-ci remplissent les conditions d'attributions pour la carte française, et
b) les membres du personnel ayant le statut diplomatique (titulaires aux grades 9 et 10).

A noter : les membres du personnel associé employés par un organisme suisse et non-ressortissants de l'UE/EEE/Suisse ne peuvent pas résider en France, la carte spéciale francaise n'autorisant pas la délivrance d'un permis frontalier. 

5.3 Traitement de la demande

Une copie certifiée conforme est remise au membre du personnel. 
Le dossier est envoyé aux autorités françaises (Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères à Paris) afin qu'une nouvelle carte soit établie (délai approximatif : 6-8 semaines). 

Le membre du personnel est informé des modalités de retrait de sa carte française (voir procédure paragraphe 1).

Pour toute information concernant les formalités d'exportation/importation des effets personnels et véhicules, consulter les pages du Service Installation.

6. Vol, perte

En cas de perte ou de vol de sa carte française (titre de séjour spécial ou attestation de fonctions), le membre du personnel complète la requête "Déclaration de perte ou vol" disponible via le Service Portal. Après l'avoir complétée, le membre du personnel reçoit le numéro et la date de délivrance de la carte perdue/volée puis suit les démarches ci-dessous.

6.1 Démarches à suivre

6.1.1 Perte

En cas de perte, le membre du personnel doit :

6.1.2 Vol

En cas de vol, le membre du personnel doit : 

  • remplir une déclaration de vol auprès de l'autorité de police compétente (de préférence à Thoiry dans le cas d'une perte en France) ;

  • apporter une copie de la déclaration de vol, soit au Bureau des cartes, soit au Bureau des utilisateurs afin que le service concerné puisse mettre en place une demande de duplicata.

6.2 Justificatifs nécessaires à fournir au service concerné

Liste des documents à fournir ci-dessous : 

  • une photocopie de la déclaration de vol ou de perte remplie et signée (cf le paragraphe 6.1 ci-dessus) ;

  • une photocopie du passeport ou de la carte d'identité (recto-verso).

6.3 Traitement de la demande

Le dossier est envoyé aux autorités françaises (Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères à Paris) afin qu'un duplicata de la carte soit établi (délai approximatif : 6-8 semaines)
Le membre du personnel est informé des modalités de retrait de son duplicata (voir procédure paragraphe 1) dès que la carte est réceptionnée par le Bureau des cartes / Bureau des utilisateurs.

7. Autres motifs de changement de carte 

7.1 Promotion (pour les titulaires seulement)

L'obtention des grades 5 et 9 implique un changement de carte (sauf pour les détenteurs de carte EF, c'est-à-dire les titulaires résidant en Suisse). Suite à leur promotion, les titulaires concernés sont notifiés par e-mail des documents à fournir au Bureau des cartes.

7.2 Changement de type de contrat, de nom ou de nationalité

Le Bureau des cartes ou le Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel, sont en charge du changement de carte. 

8. Restitution des cartes  

8.1 Extinction du contrat 

A l'extinction du contrat, les cartes du membre du personnel et des membres de sa famille doivent impérativement être rendues au Bureau des cartes/Bureau des utilisateurs, selon la catégorie de membre du personnel. 
Si nécessaire, une copie certifiée conforme peut être remise au membre du personnel.

De la restitution de ces cartes dépend l'attribution de documents émanant des autorités françaises dans le futur (titres de séjour, et plaques vertes notamment).

Les personnes qui souhaitent garder leur résidence principale en France après la fin de leur contrat doivent contacter la préfecture de leur domicile pour connaître les démarches à suivre. 
Afin de faciliter la demande d'un titre de séjour préfectoral, une attestation de restitution de la carte peut être obtenue auprès du Bureau des cartes.

8.2 Congé spécial non-rémunéré et absence autorisée (non rémunérée)

Les membres du personnel bénéficiant d'un congé spécial non-rémunéré ou d'une absence autorisée (non rémunérée) doivent restituer leur carte et celle des membres de leur famille avant leur départ en congé si celui-ci dure plus de 2 mois.

Les personnes désirant garder leur résidence principale en France pendant leur congé spécial doivent contacter la préfecture de leur domicile pour connaître les démarches à suivre.

Révisions 

No. révision Modifications Approuvé le
1 Le vol ou la perte d'une carte française peut être déclaré dans toute gendarmerie (plus seulement celle de Thoiry). 03.11.2010
2 Depuis le 15.08.2013, les membres du personnel français ou résidents permanents en France ne reçoivent plus de cartes de type AR et FR. 15.05.2013
3 La demande de carte française doit être faite au plus tard dans les trois mois qui suivent l'entrée en fonctions du membre du personnel. GTPA, 24.04.2014
4 - suppression de la définition de résident permanent.
- la première demande doit être adressée au MAE dès l’entrée en fonctions du membre du personnel au CERN.
- la demande de carte française pour le conjoint/partenaire doit être faite dès l’installation en France, et au plus tard dans un délai de trois mois.
Service des Relations avec les Pays-hôtes, 12.03.2015
5 Conditions d'attribution d'un titre de séjour spécial pour les conjoints/partenaires des membres du personnel. Note Verbale, 12.05.2015
6 3 photos suffisent pour une demande de carte française. 01.01.2016
7 Nouvelle structure des carrières à compter du 01.09.2016. Conseil du CERN, 17.12.2015
8 Ajout déclaration - renouvellement de carte francaise 15.02.2017
9 Ajout formulaire perte de la carte francaise suite communication MEAE. 06.07.2018
10 Clarification des documents à transmettre dans le cadre de la procédure de renouvellement de la carte francaise pour les ressortissants non-européens. 08.10.2018
11 Les justificatifs nécessaires pour les demandes initiales et les demandes de prolongation pour les enfants des membres du personnel ont été mis à jour. 15.10.2018
12 Retour de la carte suisse  lors d'un congé spécial ou d'une absence autorisée (non rémunérée) de plus de 2 mois. 08.03.2019
13 Le délai maximum pour la demande initiale pour la carte francaise est passé à deux mois. 12.04.2019
14 Nouvelle requête pour la demande de nouvelles cartes françaises : « Application pour la nouvelle carte française » accessible via le service portal. 16.09.2019
15 Quels que soient leur nationalité ou type de contrat, tous les membres du personnel domiciliés en Suisse doivent demander une Attestation de fonctions EF 26.09.2019
16 Justificatif nécessaire : Un certificat de scolarité pour les enfants âgés de plus de 18 ans 27.09.2019
17 Uniformisation de la procédure en cas de vol ou de perte avec la procédure cartes suisses.  12.11.2019
18 Modification du point Renouvellement (3.1) en raison du covid-19 18.03.2020
19 Les documents établis par un Etat membre de l'Union Européenne peuvent être accompagnés d'un "document multilingue" 17.04.2020
20 Aucun visa n’est délivré par les autorités françaises pendant le COVID-19 18.05.2020
21 - Prolongation de 6 mois des titres de séjour spéciaux échus entre le 16 mars et le 15 juin.
- Les demandes de renouvellement devront être présentées 2 mois avant la date d’expiration prolongée.
- Si le membre du personnel est bénéficiaire d'une carte francaise expirée, il doit télécharger les documents de séjour disponibles sur la page "Information générale sur la prolongation des documents de séjour" et les présenter avec sa carte francaise expirée.
- Les demandes de visa de type D sont de nouveau acceptées par les autorités françaises.
- Nouvelle note verbale du MEAE et son annexe.
- Suspension des attestations EF et des cartes françaises aux ressortissants européens de moins de 13 ans.
22.06.2020