Visas d'entrée et de séjour dans les Etats hôtes

Applicable à :  Membres du personnel et membres de leur famille

Généralités

1. Définitions

Espace Schengen 
Allemagne, Autriche, Belgique, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Islande, Italie, Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Malte, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Slovaquie, Slovénie, Suède, Suisse.

Espace économique européen (EEE) 
Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Islande, Italie, Lettonie, Liechtenstein, Lituanie, Luxembourg, Malte, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Royaume-Uni, Slovaquie, Slovénie, Suède.

2. Qu’est-ce qu’un visa ?

Le visa est une autorisation administrative permettant le transit, l’entrée ou le séjour, dans un État étranger, des ressortissants de pays soumis à cette obligation. Parmi les nombreux types de visas, on relève tout particulièrement :  

  1. le visa court séjour (visa de type « C Schengen »)
    qui permet d’entrer et résider dans l’Espace Schengen pour une période continue ou discontinue ne dépassant pas 3 mois sur une période de 6 mois, à compter de la 1ère entrée dans l’Espace Schengen ;  

  2. le visa long séjour (visa de type « D » ou «visa national aux fins de prise de fonction»)
    qui est exigé pour les séjours de plus de 3 mois, permettant l’obtention d’un document de légitimation (titre de séjour) des États hôtes :

    • Carte de légitimation du Département fédéral des Affaires étrangères suisse ("Carte suisse");

    • Titre de séjour spécial du Ministère français des Affaires étrangères et européennes ("Carte française").

    Depuis le 5 avril 2010, le visa « D » est également valable pour des séjours allant jusqu’à trois mois au maximum dans l’Espace Schengen.

3. Qui est soumis à l’obligation du visa ?

Pour entrer et séjourner dans les États hôtes de l’Organisation, la Suisse et la France, tout ressortissant d’un pays tiers (personne non ressortissante de l’Espace économique européen ni de la Suisse) est en principe soumis à visa.  

Toutefois, conformément à des accords internationaux, certains ressortissants de pays tiers sont dispensés de l’obligation du visa, principalement de court séjour. Il s’agit, par exemple, des ressortissants d’Argentine, d’Australie, d’Israël, du Canada ou des États-Unis pour un court séjour sans activité lucrative.

En outre, les titulaires d’un passeport valable, accompagné d’une autorisation de séjour délivrée par un État Schengen, peuvent circuler ou séjourner dans les autres pays de l’Espace Schengen pendant une période maximale de 3 mois. C’est le cas des membres du personnel disposant de documents de légitimation délivrés par les États hôtes, ainsi que des membres de la famille. 
(voir : http://www.bfm.admin.ch/content/dam/data/bfm/rechtsgrundlagen/weisungen/visa/vhb/vhb1-anh02-f.pdf)

Il est rappelé que ni les copies de documents de légitimation en cours de renouvellement ni les documents expirés ne sont valables pour le passage de frontières.

Les personnes quittant définitivement le CERN à l’issue de leurs fonctions peuvent conserver leurs documents de légitimation le temps nécessaire au déplacement dans l’espace Schengen, pour autant que lesdits documents soient valides pendant toute la durée du déplacement et qu’ils soient restitués au CERN dès leur arrivée dans leur nouveau pays de résidence.  

Les prescriptions détaillées par pays sont consultables sur les sites de l’Office fédéral des Migrations suisse ou du Ministère des Affaires étrangères et européennes français.

Compte tenu de la complexité de la matière et des modifications qui peuvent intervenir à tout moment, toute personne devant se rendre au CERN doit se renseigner préalablement auprès du consulat compétent sur les conditions d’entrée qui lui sont applicables, en précisant la nature et la durée de son séjour.  

4. Quel type de visa demander ?

4.1 Court séjour (maximum 3 mois par période de 6 mois)

Un visa de type « C Schengen », à entrées multiples, devra être obtenu auprès du Consulat suisse ou français du lieu de résidence, au moyen d’une lettre d’invitation officielle ou d’une Convention d’accueil.

Même si le visa C Schengen est obtenu auprès d’un consulat suisse sur la base d’une lettre d’invitation, la Convention d’accueil reste nécessaire dans tous les cas, car elle fait également office d’autorisation de travail en France pour les ressortissants des pays non membres de l’Espace économique européen (EEE) ou non suisses.

Remarque : ce visa n'autorise pas à séjourner plus de trois mois par périodes de 6 mois dans l'espace Schengen et ne permet pas l'obtention d'un titre de séjour. Son titulaire doit impérativement quitter l'espace Schengen lorsqu'il n'est plus valide, sous peine de sanctions (amende et /ou blocage de future demande de visa pour l'ensemble des pays Schengen).

4.2 Long séjour (séjour supérieur à 3 mois)

  • Première prise de résidence en Suisse

    Avant le départ, un visa suisse de long séjour « type D », à entrées multiples, devra être obtenu auprès du Consulat de Suisse du lieu de résidence.

    A noter : ce visa ne permet pas de prendre résidence en France. Si finalement le membre du personnel décide de s'installer en France, la procédure "En cas de déménagement" ci-dessous s'appliquera.

  • Première prise de résidence en France

    Avant le départ, un visa français de long séjour « type D », à entrées multiples, devra être obtenu auprès du Consulat de France du lieu de résidence.

    Dès lors qu’ils l’accompagnent ou le rejoignent en France, les conjoints, enfants ou ascendants à charge d’un ressortissant suisse ou d’un Etat de l’Espace économique européen, à l’exception de la France, qui sont déjà résidents dans l'Union européenne et détenteurs d'une carte de séjour "membre de famille UE" délivrée par un autre Etat membre de l'UE, sont dispensés de visa.

    Remarque : ce visa ne permet pas de prendre résidence en Suisse. Si finalement le membre du personnel décide de s'installer en Suisse, la procédure "En cas de déménagement" ci-dessous s'appliquera.  

4.3 En cas de déménagement

  • Déménagement de Suisse en France

    Un visa français de long séjour (« type D ») devra être obtenu auprès du Consulat de France à Genève en vue de l’obtention d’un Titre de séjour spécial français.

  • Déménagement de France en Suisse

    Aucune démarche n’est nécessaire pour le membre du personnel déjà titulaire d’une carte de légitimation suisse. Les membres de la famille obtiendront une carte de légitimation suisse sur présentation d’une copie de leur titre de séjour spécial français aux autorités suisses.

Procédure

1. Comment obtenir un visa ?

La procédure d’invitation officielle doit être suivie.
Cette procédure est habituellement assurée par l'Unité de recrutement lorsque le membre du personnel concerné est recruté dans le cadre des programmes gérés par le département HR
Dans les autres cas, la procédure est en général initiée par le secrétariat du département ou de l’expérience d'accueil. 
La procédure à suivre pour les utilisateurs est également disponible sous la forme d'un schéma récapitulatif.

En résumé, les documents suivants doivent être initiés pour l'obtention d'un visa, selon la durée du contrat et du Pays-hôte:

  Durée du séjour
=< 3 mois > 3 mois
à plein temps
France Convention d’accueil Note verbale
Suisse Lettre d’invitation

1.1 Pour la Suisse

Une lettre d’invitation officielle (cf. nouveaux modèles, qui doivent être adaptés selon la durée du séjour, inférieure ou supérieure à 90 jours consécutifs), signée par un membre du personnel autorisé, est communiquée au futur membre du personnel, soit par le département HR, soit par le secrétariat du groupe ou de l’expérience concerné.

Si un visa est requis, le membre du personnel en fait la demande, pour lui et sa famille, auprès du consulat suisse compétent (en règle générale, celui de sa résidence actuelle) en présentant l’original de la lettre d’invitation officielle.

En cas de regroupement familial postérieur à la prise de fonctions du membre du personnel, les membres de la famille soumis à l’obligation du visa doivent fournir au Consulat suisse compétent, à l’appui de leur demande de visa, une copie de la carte de légitimation du titulaire principal.

1.2 Pour la France

1.2.1 Séjour maximum de 3 mois par période de 6 mois : Convention d’accueil

La Convention d'accueil est obligatoire pour tous les ressortissants d’un pays tiers (personne non ressortissante de l’Espace économique européen ni de la Suisse) susceptibles de travailler sur le territoire français du domaine de l'Organisation, car elle sert également d'autorisation de travail en France.

Seules les personnes qui, d’une part, sont ressortissantes d’un État n’appartenant pas à l’Espace économique européen ou non suisses et, d’autre part, mènent des travaux de recherche ou dispensent un enseignement de niveau universitaire au CERN peuvent bénéficier d’une Convention d’accueil.

Le formulaire Convention d’accueil, dûment complétée et signée par une des personnes autorisées, est transmise au Service des relations avec les Pays hôtes. Ce dernier y appose son cachet, la fait viser par la Sous-Préfecture de Gex (les lundis et vendredis) et la retourne, le jour même, à la personne précitée. Celle-ci communique la Convention d’accueil au scientifique concerné, en principe en l’annexant à la lettre d’invitation officielle pour la Suisse.

Si un visa est requis, ce dernier en fait la demande auprès du consulat compétent en présentant l’original de la Convention d’accueil. Les membres de la famille sont également couverts par la Convention d’accueil.  

1.2.2 Séjour supérieur à 3 mois : Note verbale au Ministère des affaires étrangères et européennes

Cette procédure s’applique aux personnes qui ont droit à un titre de séjour spécial du Ministère français des affaires étrangères et européennes.

La personne dûment autorisée, chargée de l’invitation, établit une note verbale (cf. modèle) et la communique au Service des relations avec les Pays hôtes par courrier électronique.

Ce Service transmet la note au Ministère français des affaires étrangères et européennes, qui effectue les contrôles nécessaires et donne son accord pour la délivrance du visa long séjour de type « D » portant la mention « carte PRO-MAE à solliciter dès l’arrivée ».

L’intéressé se présente, au plus tôt une semaine et au plus tard deux mois après l’envoi de la note, au consulat indiqué pour accomplir les formalités. Toutefois, si le consulat compétent est celui de Genève (personnes résidant dans les cantons de Genève ou Vaud), l’intéressé attend que le Bureau des cartes du département HR prenne contact avec lui.  

En cas de regroupement familial postérieur à la prise de fonctions du membre du personnel, les membres de la famille soumis à l’obligation du visa de long séjour doivent également suivre la procédure de la note verbale ci-dessus. Les démarches pour l’obtention du visa de long séjour prennent environ trois semaines, c’est pourquoi elles doivent être entreprises à temps (jusqu'à 3 mois avant la prise de fonctions mais au minimum 6 semaines avant celle-ci). La demande de titre de séjour spécial doit être faite dès l’arrivée au CERN, car la durée maximale de validité du visa de type « D » est limitée à 3 mois.

2. Personnes autorisées à signer les lettres d’invitation officielle

La liste des personnes autorisées à initier la procédure d’invitation officielle figure dans le document Procédure d'obtention de visas suisses et français - Droit de signature, publié dans la rubrique «Visas, séjour» du site web du Service des relations avec les Pays hôtes.  

Révisions 

No révision Modifications Approuvé le
1 Information ajoutée : la Convention d'Accueil sert également d'autorisation de travail en France. 24.03.2011
2 Information ajoutée : mention (+ Etats Schengen) pour les visas "D" 26.07.2011
3 La "Convention d'accueil" remplace le "Protocole d'accueil" (Directive européenne 2005/71/CE) 09.01.2012
4 Information ajoutée : Croatie dans la liste des pays de l'EEE. 02.11.2015