Carte visiteur : accès au CERN pour les visiteurs et les participants aux conférences

Applicable à
General

La Réception Principale (bâtiment 33) est fermée jusqu’à la fin juillet 2024 pour cause de travaux. Il est dorénavant possible d’imprimer les cartes visiteurs :

  • auprès du Service Serrurerie au bâtiment 55 (Porte B, site de Meyrin) du lundi au vendredi de 8h00 à 18h00 et le samedi de 8h30 à 17h30 ;
  • à la cabine téléphonique située devant le bâtiment 55 (Porte B, site de Meyrin), 24h/24, 7j/7 ;
  • auprès de l’Entrée Principale du site de Prévessin, 24h/24, 7j/7.

Les conditions d’accès au domaine clôturé du CERN sont définies dans la Circulaire opérationnelle n° 2 et ses mesures d'application.

Les visiteurs peuvent se rendre au CERN :

  • lors de visites individuelles (invités) ou en groupe ;
  • en tant que participant aux conférences organisées sur le domaine du CERN ;
  • en tant que participant aux visites guidées organisées par le service des visites.

Ces visiteurs doivent être en possession d'une carte CERN visiteur qui doit être portée de façon apparente. Elle est nominative, seul son titulaire est autorisé à l’utiliser et sa validité maximale correspond à la durée de la visite ou de la conférence.

Son détenteur n’ayant pas de relation contractuelle avec le CERN, il lui est interdit de venir travailler sur le site. Si une personne vient travailler sur le domaine du CERN dans le cadre d’un contrat avec l’Organisation, elle doit s’enregistrer comme contractant au bâtiment 55.

Cette carte permet à son détenteur d'accéder au domaine du CERN en la présentant aux agents de surveillance en poste. La carte visiteur ne permet en aucun cas d’accéder aux zones contrôlées à moins que le détenteur ne soit muni d’une autorisation spéciale ou ne soit accompagné d’une personne habilitée (guide, garant, etc…).

Les détenteurs d'une carte d'accès CERN ne pourront plus être accompagnés de personnes qui ne soient pas détentrices d’une carte visiteur.

À noter : les visiteurs qui restent en dehors des zones clôturées, par exemple dans les zones d’expositions permanentes (Microcosm ou le Globe), ainsi que la boutique CERN, ne sont pas concernés par le port obligatoire de la carte visiteur.

Dans des cas justifiés et si le garant l'a sollicité dans sa demande, les détenteurs d'une carte visiteur pourront rentrer sur le domaine du CERN avec leur véhicule. Dans ce cas, le numéro d'immatriculation du véhicule autorisé sera directement imprimé sur la carte visiteur. 

Procédure

1. Obtention de la carte visiteur

1.1 Pour les visiteurs individuels ou les groupes de visiteurs

Si un visiteur individuel ou un groupe de visiteurs souhaite rendre visite, à titre privé ou professionnel, à une personne présente sur le site du CERN, un membre du personnel doit se porter garant de la compatibilité de cette visite avec les activités du CERN et demander l'établissement de la carte visiteur.
Ce garant doit être nécessairement:

Il assume la responsabilité de la visite et, pour des raisons de sécurité, doit être sur place pendant toute sa durée. Il est également de sa responsabilité d'assurer que tous les visiteurs respectent le Code de Conduite du CERN à tous égards.

La demande d'une carte visiteur doit être soumise au préalable, 48 heures avant le début de la visite, par le garant en complétant le formulaire Demande de carte CERN visiteur (visiteurs individuels ou en groupe) avec les premiers renseignements concernant la description de la visite:

  • le garant de la visite,
  • le nom de la visite qui servira comme référence de la visite,
  • le motif de la visite en fournissant les détails nécessaires pour permettre au Service de la Sûreté de déterminer la légitimité de la visite,
  • les dates de début et de fin.

et ensuite l'enregistrement du ou des visiteurs(s):

1. soit en remplissant les coordonnées du ou des visiteurs :

  • nom, prénom (à remplir tels que mentionnés sur la pièce d'identité pour faciliter leur identification par le Service de la Sûreté lors de leur arrivée),
  • nationalité,
  • e-mail (information à mentionner seulement si le visiteur doit être informé du code de réservation),
  • numéro de téléphone (information facultative),
  • date et lieu de naissance,
  • numéro d'immatriculation du véhicule si le visiteur vient en voiture et ne peut pas se garer sur le parking du Globe.

2. soit en mentionnant le nom, prénom et e-mail de chaque visiteur puis en soumettant le formulaire. Dans ce cas, le ou les visiteur(s) recevront un e-mail contenant les instructions leur permettant de compléter les informations les concernant dans la demande de carte visiteur.

À noter : Il est fortement recommandé de créer votre demande de carte visiteur au moins deux jours ouvrables (48 heures) avant le début de la visite.

Chaque demande peut comprendre jusqu'à 10 personnes. Dans le cas d'une visite plus importante, il est recommandé de créer un évènement dans Indico et de suivre la procédure.

Si le demandeur rempli la demande à la place du garant, il doit s'engager à ce que le garant ait bien lu les conditions mentionnées.

Le garant suit l'évolution de sa requête ainsi que le statut de chaque demande pour chaque personne: complétée, en attente, refusée et annulée (cf. KB0006227: Request for a visitor access card: Checking visitors status (en anglais seulement)). Il ne peut néanmoins pas voir les renseignements personnels soumis par le ou les visiteurs en accord avec la politique de gestion des données privées.

Dans le cas d'une annulation de visite, le garant a la responsabilité d'informer le Service de la Sûreté. Si un visiteur a transmis lui-même ses données privées dans la demande de carte visiteur, il aura également la possibilité d'annuler sa visite.

Les demandes de carte visiteur pour une durée supérieure à 2 jours sont examinées au cas par cas par le chef de la sûreté.

Une fois la visite autorisée par le Service accueil et contrôle d'accès et toutes les données collectées, le code de confirmation est envoyé au créateur de la demande ainsi qu’au garant qui sont, ensuite, responsables de transmettre cette information au(x) visiteur(s) concerné(s). Le Service accueil et contrôle d'accès peut rejeter les demandes reçues pour diverses raisons: le contrat du garant se termine avant les dates mentionnées dans la demande, il n'est pas possible de cumuler plusieurs demandes avec des dates accolées... Si le demandeur a mentionné dans la requête l’e-mail du ou des visiteurs, ces derniers recevront également cette confirmation. Il est important de noter que le demandeur et le garant sont responsables d’informer les visiteurs de la procédure à suivre ainsi que de transmettre les cartes visiteurs.

Si la visite a lieu du lundi au samedi entre 08h00 et 18h00 (heures d'ouverture de la Réception principale), le garant ou le visiteur se présente au bâtiment 33 (Réception principale) auprès de la borne d’impression, saisit le code personnel reçu précédemment, sélectionne le ou les noms des personnes concernées et récupère les cartes visiteurs auprès de l’agent de surveillance présent sur présentation d’une pièce d’identité en cours de validité.

En dehors de ces heures et 24h/24h, il est également possible pour le garant ou le visiteur de suivre la même procédure avec la borne d'impression située devant le bâtiment 55 (à l'intérieur de la cabine téléphonique). Les cartes visiteurs sont ensuite imprimées auprès de l’agent de surveillance de l’Entrée B.

En complément du bâtiment 33 et de la porte B à Meyrin, il est désormais possible imprimer les cartes visiteurs qui ont été approuvées à l’entrée du site de Prévessin au bâtiment 880. Un pupitre pour taper le code d’accès et une imprimante sont disponibles auprès de l’agent de sûreté chargé du contrôle d’accès.

À noter : En cas de visite non programmée, l'agent de surveillance présent dans le hall de la Réception du bâtiment 33 contacte le garant pour s'assurer que la visite est justifiée. Le garant suit ensuite la procédure ci-dessus pour produire la carte visiteur.

Si une personne vient travailler sur le domaine du CERN dans le cadre d’un contrat avec l’Organisation, elle ne doit pas faire de carte visiteur mais s’enregistrer comme contractant au bâtiment 55.

1.2 Pour les participants à une conférence sur le domaine du CERN (également "workshop" ou séminaire)

L'organisateur de la conférence - s'il est membre du personnel - est considéré comme le garant CERN pour tous les participants. Si l'organisateur n'est pas membre du personnel, une autre personne impliquée dans l'organisation de l'événement et membre du personnel, doit se porter garant.
Aucune carte visiteur ne peut être délivrée aux accompagnants non-inscrits sur la liste des participants à la conférence.

L'organisateur CERN de la conférence crée son événement via Indico. Il active ensuite la gestion des cartes visiteurs via l’option «CERN Visitor badges» dans le menu «Logistics». Lors de l’activation, l’organisateur indique quels formulaires d’enregistrement seront utilisés pour donner l’accès. Le participant doit s’enregistrer en ligne en utilisant un des formulaires indiqués. L’organisateur confirme ensuite dans Indico individuellement pour chaque participant le droit d’accéder au site et ce dernier reçoit un e-mail lui demandant de compléter en ligne (via un formulaire sur Indico) sa nationalité, date et lieu de naissance. Une fois ces informations transmises, chaque participant reçoit un e-mail comprenant un code de réservation ainsi qu’une carte visiteur imprimable au format A4 qu’il plie ensuite en quatre pour obtenir un format A6.

Il est possible pour l’organisateur de la conférence d’adapter le verso de la carte en ajoutant certaines informations liées à sa conférence telles que le logo…

L’organisateur peut également à tout moment supprimer ou accorder l’accès à un participant indiqué dans la liste Indico.

Lors de l’événement, le participant doit être en mesure de montrer sa carte visiteur, ainsi qu’une pièce d’identité en cours de validité, à l’agent de surveillance présent dans le hall de la Réception du bâtiment 33. Un porte-badge est distribué sur place afin qu’il puisse porter de façon apparente sa carte visiteur. En cas d’oubli de la carte ou en dehors des heures d'ouverture de la Réception principale, le participant peut en demander l’impression sur présentation du code de réservation à la borne prévue à cet effet à la Réception ou à celle située dans la cabine téléphonique devant le bâtiment 55 et auprès de l’agent de surveillance de l’Entrée B.

1.3 Pour les participants aux visites guidées organisées par le service des visites

Le Service des visites a publié sur son site la procédure et les conditions d’organisation des différents types de visites : visites pour scolaires ou étudiants, visites pour les groupes, visites pour les particuliers et visites privées.

L’organisateur soumet sa demande d’organisation de visite sur le site visit.cern (visites guidées). Si l'organisateur ne fait pas partie du CERN, il peut demander la création d'un CERN Lightweight Account. Dès l'approbation de la visite par le service des visites, l'organisateur reçoit un e-mail lui demandant de collecter les informations complémentaires sur chaque visiteur (nom, prénom, date de naissance, ville de naissance et pays de naissance).

Le Service des visites se charge ensuite d'imprimer les cartes visiteurs. Elles sont distribuées aux visiteurs à la Réception principale du bâtiment 33 par le personnel d'accueil. Ces cartes suivent le même format que pour les cartes visiteurs individuels.

1.4 Vue d'ensemble des différentes procédures d'obtention d'une carte visiteur

Catégorie d'événement

Visiteur professionnel

Visiteur personnel

Conférence

Séminaire, etc.

Visite guidée
Via

ServiceNow

Indico

Visit.cern

Demande validée par

Service du gardiennage

Organisateur de l'événement

Service des visites ou service responsable du point de visite

Garant
  • Un membre du personnel du CERN
  • Un membre du Conseil, d'un comité ou un autre organe subsidiaire du CERN (enregistré en tant qu'External raison COMT) ou
  • Un chargé de liaison avec l'industrie.

Organisateur de l'événement si membre du personnel

Service des visites ou responsable du point de visite

Nombre de visiteurs

Moins de 10 avec la possibilité de soumettre plusieurs demandes

Plus de 10

Moins de 50

Validité de la carte

2 jours ou plus sur approbation du chef de la sûreté

Au maximum la durée de l'événement

Au maximum la durée du programme de visite guidée

Qui soumet les données personnelles

Demandeur (membre du personnel) ou chaque visiteur individuellement

Chaque visiteur individuellement ou l'organisateur

Demandeur de la visite guidée

Récupération des cartes visiteurs

Réception principale ou bâtiment 55 (en dehors des heures ouvrables)

Réception principale ou bâtiment 55 (en dehors des heures ouvrables)

Réception principale ou bâtiment 55 (aux heures ouvrables uniquement)

Impression à domicile

Non

Oui (optionnelle)

Non

Cas particulier pour les participants à une visite guidée et une visite d'un autre type durant la même période:

Lorsqu’un même groupe de visiteurs souhaite ajouter à une visite guidée une visite d’un autre type (conférence, visite personnelle ou visite professionnelle), il est recommandé de s’assurer que la demande de visite guidée pourra être acceptée puis de faire la demande de carte visiteur:

  • soit en complétant au préalable le formulaire Demande de carte CERN visiteur (visiteurs individuels ou en groupe) s’il s’agit d’un petit groupe de personnes et d’inclure toute la période de visite dans la demande ;
  • soit en créant un événement dans Indico pour les événements de groupe toujours en mentionnant la période complète.

Par exemple : une personne souhaite organiser une visite via le Service des visites sur une journée puis le lendemain de la visite guidée, elle prend la responsabilité en tant que garant de proposer une conférence supplémentaire sur le site de Prévessin. Le demandeur devra au préalable réserver une visite guidée s’inscrivant dans les dates de l’événement auprès du Service des visites tout en les informant que les cartes visiteurs seront demandées en parallèle. Une fois la demande de visite guidée acceptée par le Service des visites, il effectuera une demande de cartes visiteurs soit en passant par ServiceNow (cf paragraphe 1.1) soit par Indico (cf paragraphe 1.2) selon le nombre de visiteurs concernés.

2. Stationnement et accès en véhicules privés et cars au domaine du CERN

2.1 Véhicules privés

Si l'accès en voiture au site du CERN est justifié et si le garant l'a bien spécifié dans sa demande, par exemple quand le lieu de l'événement est éloigné, les détenteurs d'une carte visiteur peuvent obtenir l'autorisation de rentrer au CERN avec leur véhicule.

Dans ce cas, le numéro d'immatriculation du véhicule est directement imprimé sur la carte visiteur.

2.2 Cars

Les cars peuvent accéder au site du CERN pour se rendre à l'endroit de l'événement, afin de déposer ou venir chercher les participants aux visites et conférences.

L'annonce de l'arrivée du car doit être faite par :

  • l'organisateur de la conférence en communiquant au Service accueil et contrôle d'accès les coordonnées du ou des chauffeurs (nom, prénom) et celles du car (marque, plaque d'immatriculation) ;
  • l'organisateur de la visite en renseignant les coordonnées du ou des chauffeurs (nom, prénom, date de naissance, ville de naissance, pays de naissance et plaques d’immatriculation) lors de la réservation de la visite guidée.

Pour le stationnement des cars, les emplacements spéciaux sont disponibles sur le parking du Globe, à l'extérieur du site de Meyrin.
Les cars sont autorisés par défaut à un accès unique, entrée/sortie, au parking. En cas d'un événement d'une durée de deux jours ou plus, le chauffeur du car doit se présenter à la Réception au bâtiment 33 pour réactiver le droit à un nouveau passage. Le stationnement des cars sur le site du CERN n'est pas autorisé.

Révisions
No révision Modifications Approuvé 9le
1 Si le visiteur vient en voiture, il est possible de communiquer son numéro d’immatriculation pour obtenir en avance un ticket "parking-visiteur".  17.12.2010
2 Les "badges spécifiques" sont créés soit en utilisant un modèle Word soit en utilisant "Indico", comme indiqué dans les instructions de l'imprimerie du CERN. 21.10.2013
3 Révision pour l'adapter aux nouvelles dispositions de la CO 2: personnel d'entreprise ne peut plus demander de cartes visiteurs; visiteurs garent leur voiture sur le parking du Globe. 04.03.2015
4 Port du badge obligatoire. 02.05.2018
5 En dehors des heures ouvrables de la Réception principale et 24h/24h, ajout d'une borne devant le batiment 55 et impression de la carte visiteur auprès du gardien de l'Entrée B. 15.10.2018
6 Ajout d'un tableau récapitulatif et d'un paragraphe sur l'organisation d'une visite multiple.  02.11.2018
7 Le garant peut soumettre de deux manières sa demande de carte visiteur: soit en mentionnant toutes les informations concernant le ou les visiteurs, soit en mentionnant le nom, prénom et e-mail puis les personnes concernées complètent elles-memes les informations manquantes. 23.05.2019
8 Les laissez-passer ne sont plus nécessaires. Les références de plaques sont maintenant mentionnées sur le badge visiteur. 05.08.2019
9 L'impression des cartes visiteurs est désormais possible sur le site de Prévessin au bâtiment 880. 18.08.2021
10 Modification des heures d'ouverture de la Réception principale. Insister sur le fait que si une personne vient travailler sur le domaine du CERN dans le cadre d’un contrat avec l’organisation, elle ne doit pas faire de carte visiteur mais s’enregistrer comme contractant au bâtiment 55. 04.07.2022
11

Le détenteur d'une carte visiteur n’ayant pas de relation contractuelle avec le CERN, il lui est interdit de venir travailler sur le site. Si une personne vient travailler sur le domaine du CERN dans le cadre d’un contrat avec l’Organisation, elle doit s’enregistrer comme contractant au bâtiment 55.

06.03.2024

Généralités

La Réception Principale (bâtiment 33) est fermée jusqu’à la fin juillet 2024 pour cause de travaux. Il est dorénavant possible d’imprimer les cartes visiteurs :

  • auprès du Service Serrurerie au bâtiment 55 (Porte B, site de Meyrin) du lundi au vendredi de 8h00 à 18h00 et le samedi de 8h30 à 17h30 ;
  • à la cabine téléphonique située devant le bâtiment 55 (Porte B, site de Meyrin), 24h/24, 7j/7 ;
  • auprès de l’Entrée Principale du site de Prévessin, 24h/24, 7j/7.

Les conditions d’accès au domaine clôturé du CERN sont définies dans la Circulaire opérationnelle n° 2 et ses mesures d'application.

Les visiteurs peuvent se rendre au CERN :

  • lors de visites individuelles (invités) ou en groupe ;
  • en tant que participant aux conférences organisées sur le domaine du CERN ;
  • en tant que participant aux visites guidées organisées par le service des visites.

Ces visiteurs doivent être en possession d'une carte CERN visiteur qui doit être portée de façon apparente. Elle est nominative, seul son titulaire est autorisé à l’utiliser et sa validité maximale correspond à la durée de la visite ou de la conférence.

Son détenteur n’ayant pas de relation contractuelle avec le CERN, il lui est interdit de venir travailler sur le site. Si une personne vient travailler sur le domaine du CERN dans le cadre d’un contrat avec l’Organisation, elle doit s’enregistrer comme contractant au bâtiment 55.

Cette carte permet à son détenteur d'accéder au domaine du CERN en la présentant aux agents de surveillance en poste. La carte visiteur ne permet en aucun cas d’accéder aux zones contrôlées à moins que le détenteur ne soit muni d’une autorisation spéciale ou ne soit accompagné d’une personne habilitée (guide, garant, etc…).

Les détenteurs d'une carte d'accès CERN ne pourront plus être accompagnés de personnes qui ne soient pas détentrices d’une carte visiteur.

À noter : les visiteurs qui restent en dehors des zones clôturées, par exemple dans les zones d’expositions permanentes (Microcosm ou le Globe), ainsi que la boutique CERN, ne sont pas concernés par le port obligatoire de la carte visiteur.

Dans des cas justifiés et si le garant l'a sollicité dans sa demande, les détenteurs d'une carte visiteur pourront rentrer sur le domaine du CERN avec leur véhicule. Dans ce cas, le numéro d'immatriculation du véhicule autorisé sera directement imprimé sur la carte visiteur. 

Procédure

1. Obtention de la carte visiteur

1.1 Pour les visiteurs individuels ou les groupes de visiteurs

Si un visiteur individuel ou un groupe de visiteurs souhaite rendre visite, à titre privé ou professionnel, à une personne présente sur le site du CERN, un membre du personnel doit se porter garant de la compatibilité de cette visite avec les activités du CERN et demander l'établissement de la carte visiteur.
Ce garant doit être nécessairement:

Il assume la responsabilité de la visite et, pour des raisons de sécurité, doit être sur place pendant toute sa durée. Il est également de sa responsabilité d'assurer que tous les visiteurs respectent le Code de Conduite du CERN à tous égards.

La demande d'une carte visiteur doit être soumise au préalable, 48 heures avant le début de la visite, par le garant en complétant le formulaire Demande de carte CERN visiteur (visiteurs individuels ou en groupe) avec les premiers renseignements concernant la description de la visite:

  • le garant de la visite,
  • le nom de la visite qui servira comme référence de la visite,
  • le motif de la visite en fournissant les détails nécessaires pour permettre au Service de la Sûreté de déterminer la légitimité de la visite,
  • les dates de début et de fin.

et ensuite l'enregistrement du ou des visiteurs(s):

1. soit en remplissant les coordonnées du ou des visiteurs :

  • nom, prénom (à remplir tels que mentionnés sur la pièce d'identité pour faciliter leur identification par le Service de la Sûreté lors de leur arrivée),
  • nationalité,
  • e-mail (information à mentionner seulement si le visiteur doit être informé du code de réservation),
  • numéro de téléphone (information facultative),
  • date et lieu de naissance,
  • numéro d'immatriculation du véhicule si le visiteur vient en voiture et ne peut pas se garer sur le parking du Globe.

2. soit en mentionnant le nom, prénom et e-mail de chaque visiteur puis en soumettant le formulaire. Dans ce cas, le ou les visiteur(s) recevront un e-mail contenant les instructions leur permettant de compléter les informations les concernant dans la demande de carte visiteur.

À noter : Il est fortement recommandé de créer votre demande de carte visiteur au moins deux jours ouvrables (48 heures) avant le début de la visite.

Chaque demande peut comprendre jusqu'à 10 personnes. Dans le cas d'une visite plus importante, il est recommandé de créer un évènement dans Indico et de suivre la procédure.

Si le demandeur rempli la demande à la place du garant, il doit s'engager à ce que le garant ait bien lu les conditions mentionnées.

Le garant suit l'évolution de sa requête ainsi que le statut de chaque demande pour chaque personne: complétée, en attente, refusée et annulée (cf. KB0006227: Request for a visitor access card: Checking visitors status (en anglais seulement)). Il ne peut néanmoins pas voir les renseignements personnels soumis par le ou les visiteurs en accord avec la politique de gestion des données privées.

Dans le cas d'une annulation de visite, le garant a la responsabilité d'informer le Service de la Sûreté. Si un visiteur a transmis lui-même ses données privées dans la demande de carte visiteur, il aura également la possibilité d'annuler sa visite.

Les demandes de carte visiteur pour une durée supérieure à 2 jours sont examinées au cas par cas par le chef de la sûreté.

Une fois la visite autorisée par le Service accueil et contrôle d'accès et toutes les données collectées, le code de confirmation est envoyé au créateur de la demande ainsi qu’au garant qui sont, ensuite, responsables de transmettre cette information au(x) visiteur(s) concerné(s). Le Service accueil et contrôle d'accès peut rejeter les demandes reçues pour diverses raisons: le contrat du garant se termine avant les dates mentionnées dans la demande, il n'est pas possible de cumuler plusieurs demandes avec des dates accolées... Si le demandeur a mentionné dans la requête l’e-mail du ou des visiteurs, ces derniers recevront également cette confirmation. Il est important de noter que le demandeur et le garant sont responsables d’informer les visiteurs de la procédure à suivre ainsi que de transmettre les cartes visiteurs.

Si la visite a lieu du lundi au samedi entre 08h00 et 18h00 (heures d'ouverture de la Réception principale), le garant ou le visiteur se présente au bâtiment 33 (Réception principale) auprès de la borne d’impression, saisit le code personnel reçu précédemment, sélectionne le ou les noms des personnes concernées et récupère les cartes visiteurs auprès de l’agent de surveillance présent sur présentation d’une pièce d’identité en cours de validité.

En dehors de ces heures et 24h/24h, il est également possible pour le garant ou le visiteur de suivre la même procédure avec la borne d'impression située devant le bâtiment 55 (à l'intérieur de la cabine téléphonique). Les cartes visiteurs sont ensuite imprimées auprès de l’agent de surveillance de l’Entrée B.

En complément du bâtiment 33 et de la porte B à Meyrin, il est désormais possible imprimer les cartes visiteurs qui ont été approuvées à l’entrée du site de Prévessin au bâtiment 880. Un pupitre pour taper le code d’accès et une imprimante sont disponibles auprès de l’agent de sûreté chargé du contrôle d’accès.

À noter : En cas de visite non programmée, l'agent de surveillance présent dans le hall de la Réception du bâtiment 33 contacte le garant pour s'assurer que la visite est justifiée. Le garant suit ensuite la procédure ci-dessus pour produire la carte visiteur.

Si une personne vient travailler sur le domaine du CERN dans le cadre d’un contrat avec l’Organisation, elle ne doit pas faire de carte visiteur mais s’enregistrer comme contractant au bâtiment 55.

1.2 Pour les participants à une conférence sur le domaine du CERN (également "workshop" ou séminaire)

L'organisateur de la conférence - s'il est membre du personnel - est considéré comme le garant CERN pour tous les participants. Si l'organisateur n'est pas membre du personnel, une autre personne impliquée dans l'organisation de l'événement et membre du personnel, doit se porter garant.
Aucune carte visiteur ne peut être délivrée aux accompagnants non-inscrits sur la liste des participants à la conférence.

L'organisateur CERN de la conférence crée son événement via Indico. Il active ensuite la gestion des cartes visiteurs via l’option «CERN Visitor badges» dans le menu «Logistics». Lors de l’activation, l’organisateur indique quels formulaires d’enregistrement seront utilisés pour donner l’accès. Le participant doit s’enregistrer en ligne en utilisant un des formulaires indiqués. L’organisateur confirme ensuite dans Indico individuellement pour chaque participant le droit d’accéder au site et ce dernier reçoit un e-mail lui demandant de compléter en ligne (via un formulaire sur Indico) sa nationalité, date et lieu de naissance. Une fois ces informations transmises, chaque participant reçoit un e-mail comprenant un code de réservation ainsi qu’une carte visiteur imprimable au format A4 qu’il plie ensuite en quatre pour obtenir un format A6.

Il est possible pour l’organisateur de la conférence d’adapter le verso de la carte en ajoutant certaines informations liées à sa conférence telles que le logo…

L’organisateur peut également à tout moment supprimer ou accorder l’accès à un participant indiqué dans la liste Indico.

Lors de l’événement, le participant doit être en mesure de montrer sa carte visiteur, ainsi qu’une pièce d’identité en cours de validité, à l’agent de surveillance présent dans le hall de la Réception du bâtiment 33. Un porte-badge est distribué sur place afin qu’il puisse porter de façon apparente sa carte visiteur. En cas d’oubli de la carte ou en dehors des heures d'ouverture de la Réception principale, le participant peut en demander l’impression sur présentation du code de réservation à la borne prévue à cet effet à la Réception ou à celle située dans la cabine téléphonique devant le bâtiment 55 et auprès de l’agent de surveillance de l’Entrée B.

1.3 Pour les participants aux visites guidées organisées par le service des visites

Le Service des visites a publié sur son site la procédure et les conditions d’organisation des différents types de visites : visites pour scolaires ou étudiants, visites pour les groupes, visites pour les particuliers et visites privées.

L’organisateur soumet sa demande d’organisation de visite sur le site visit.cern (visites guidées). Si l'organisateur ne fait pas partie du CERN, il peut demander la création d'un CERN Lightweight Account. Dès l'approbation de la visite par le service des visites, l'organisateur reçoit un e-mail lui demandant de collecter les informations complémentaires sur chaque visiteur (nom, prénom, date de naissance, ville de naissance et pays de naissance).

Le Service des visites se charge ensuite d'imprimer les cartes visiteurs. Elles sont distribuées aux visiteurs à la Réception principale du bâtiment 33 par le personnel d'accueil. Ces cartes suivent le même format que pour les cartes visiteurs individuels.

1.4 Vue d'ensemble des différentes procédures d'obtention d'une carte visiteur

Catégorie d'événement

Visiteur professionnel

Visiteur personnel

Conférence

Séminaire, etc.

Visite guidée
Via

ServiceNow

Indico

Visit.cern

Demande validée par

Service du gardiennage

Organisateur de l'événement

Service des visites ou service responsable du point de visite

Garant
  • Un membre du personnel du CERN
  • Un membre du Conseil, d'un comité ou un autre organe subsidiaire du CERN (enregistré en tant qu'External raison COMT) ou
  • Un chargé de liaison avec l'industrie.

Organisateur de l'événement si membre du personnel

Service des visites ou responsable du point de visite

Nombre de visiteurs

Moins de 10 avec la possibilité de soumettre plusieurs demandes

Plus de 10

Moins de 50

Validité de la carte

2 jours ou plus sur approbation du chef de la sûreté

Au maximum la durée de l'événement

Au maximum la durée du programme de visite guidée

Qui soumet les données personnelles

Demandeur (membre du personnel) ou chaque visiteur individuellement

Chaque visiteur individuellement ou l'organisateur

Demandeur de la visite guidée

Récupération des cartes visiteurs

Réception principale ou bâtiment 55 (en dehors des heures ouvrables)

Réception principale ou bâtiment 55 (en dehors des heures ouvrables)

Réception principale ou bâtiment 55 (aux heures ouvrables uniquement)

Impression à domicile

Non

Oui (optionnelle)

Non

Cas particulier pour les participants à une visite guidée et une visite d'un autre type durant la même période:

Lorsqu’un même groupe de visiteurs souhaite ajouter à une visite guidée une visite d’un autre type (conférence, visite personnelle ou visite professionnelle), il est recommandé de s’assurer que la demande de visite guidée pourra être acceptée puis de faire la demande de carte visiteur:

  • soit en complétant au préalable le formulaire Demande de carte CERN visiteur (visiteurs individuels ou en groupe) s’il s’agit d’un petit groupe de personnes et d’inclure toute la période de visite dans la demande ;
  • soit en créant un événement dans Indico pour les événements de groupe toujours en mentionnant la période complète.

Par exemple : une personne souhaite organiser une visite via le Service des visites sur une journée puis le lendemain de la visite guidée, elle prend la responsabilité en tant que garant de proposer une conférence supplémentaire sur le site de Prévessin. Le demandeur devra au préalable réserver une visite guidée s’inscrivant dans les dates de l’événement auprès du Service des visites tout en les informant que les cartes visiteurs seront demandées en parallèle. Une fois la demande de visite guidée acceptée par le Service des visites, il effectuera une demande de cartes visiteurs soit en passant par ServiceNow (cf paragraphe 1.1) soit par Indico (cf paragraphe 1.2) selon le nombre de visiteurs concernés.

2. Stationnement et accès en véhicules privés et cars au domaine du CERN

2.1 Véhicules privés

Si l'accès en voiture au site du CERN est justifié et si le garant l'a bien spécifié dans sa demande, par exemple quand le lieu de l'événement est éloigné, les détenteurs d'une carte visiteur peuvent obtenir l'autorisation de rentrer au CERN avec leur véhicule.

Dans ce cas, le numéro d'immatriculation du véhicule est directement imprimé sur la carte visiteur.

2.2 Cars

Les cars peuvent accéder au site du CERN pour se rendre à l'endroit de l'événement, afin de déposer ou venir chercher les participants aux visites et conférences.

L'annonce de l'arrivée du car doit être faite par :

  • l'organisateur de la conférence en communiquant au Service accueil et contrôle d'accès les coordonnées du ou des chauffeurs (nom, prénom) et celles du car (marque, plaque d'immatriculation) ;
  • l'organisateur de la visite en renseignant les coordonnées du ou des chauffeurs (nom, prénom, date de naissance, ville de naissance, pays de naissance et plaques d’immatriculation) lors de la réservation de la visite guidée.

Pour le stationnement des cars, les emplacements spéciaux sont disponibles sur le parking du Globe, à l'extérieur du site de Meyrin.
Les cars sont autorisés par défaut à un accès unique, entrée/sortie, au parking. En cas d'un événement d'une durée de deux jours ou plus, le chauffeur du car doit se présenter à la Réception au bâtiment 33 pour réactiver le droit à un nouveau passage. Le stationnement des cars sur le site du CERN n'est pas autorisé.

Révisions

No révision Modifications Approuvé 9le
1 Si le visiteur vient en voiture, il est possible de communiquer son numéro d’immatriculation pour obtenir en avance un ticket "parking-visiteur".  17.12.2010
2 Les "badges spécifiques" sont créés soit en utilisant un modèle Word soit en utilisant "Indico", comme indiqué dans les instructions de l'imprimerie du CERN. 21.10.2013
3 Révision pour l'adapter aux nouvelles dispositions de la CO 2: personnel d'entreprise ne peut plus demander de cartes visiteurs; visiteurs garent leur voiture sur le parking du Globe. 04.03.2015
4 Port du badge obligatoire. 02.05.2018
5 En dehors des heures ouvrables de la Réception principale et 24h/24h, ajout d'une borne devant le batiment 55 et impression de la carte visiteur auprès du gardien de l'Entrée B. 15.10.2018
6 Ajout d'un tableau récapitulatif et d'un paragraphe sur l'organisation d'une visite multiple.  02.11.2018
7 Le garant peut soumettre de deux manières sa demande de carte visiteur: soit en mentionnant toutes les informations concernant le ou les visiteurs, soit en mentionnant le nom, prénom et e-mail puis les personnes concernées complètent elles-memes les informations manquantes. 23.05.2019
8 Les laissez-passer ne sont plus nécessaires. Les références de plaques sont maintenant mentionnées sur le badge visiteur. 05.08.2019
9 L'impression des cartes visiteurs est désormais possible sur le site de Prévessin au bâtiment 880. 18.08.2021
10 Modification des heures d'ouverture de la Réception principale. Insister sur le fait que si une personne vient travailler sur le domaine du CERN dans le cadre d’un contrat avec l’organisation, elle ne doit pas faire de carte visiteur mais s’enregistrer comme contractant au bâtiment 55. 04.07.2022
11

Le détenteur d'une carte visiteur n’ayant pas de relation contractuelle avec le CERN, il lui est interdit de venir travailler sur le site. Si une personne vient travailler sur le domaine du CERN dans le cadre d’un contrat avec l’Organisation, elle doit s’enregistrer comme contractant au bâtiment 55.

06.03.2024