1. Obtention de la carte visiteur

1.1 Pour les visiteurs individuels ou les groupes de visiteurs (hors visite guidée)

Si un visiteur individuel ou un groupe de visiteurs souhaite rendre visite, à titre privé ou professionnel, à une personne présente sur le site du CERN, un membre du personnel doit se porter garant de la compatibilité de cette visite avec les activités du CERN et demander l'établissement de la carte visiteur.
Ce garant doit être nécessairement :

• un membre du personnel du CERN, ou
• un membre du Conseil, d’un comité ou autre organe subsidiaire du CERN (enregistré normalement en tant qu'External, raison COMT) ou
• un chargé de liaison avec l’industrie.

Il assume la responsabilité de la visite et, pour des raisons de sécurité, doit être sur place pendant toute sa durée. Il est également de sa responsabilité de s'assurer que tous les visiteurs respectent le Code de Conduite du CERN à tous égards.

La demande d'une carte visiteur doit être soumise au préalable, 48 heures ouvrables sur la base du calendrier CERN, en complétant le formulaire Demande de carte CERN visiteur (visiteurs individuels ou en groupe) avec les premiers renseignements concernant la description de la visite :

• le garant de la visite,
• le nom de la visite qui servira comme référence de la visite,
• le motif de la visite en fournissant les détails nécessaires pour permettre à l'agent du Centre de support de la communauté du CERN (bâtiment 33) de déterminer la légitimité de la visite,
• les dates de début et de fin.

et ensuite l'enregistrement du ou des visiteurs(s) :

1. soit en remplissant les coordonnées du ou des visiteurs :

• nom, prénom (à remplir tels que mentionnés sur la pièce d'identité pour faciliter leur identification par l'agent du Centre de support de la communauté du CERN lors de leur arrivée),
• nationalité,
• e-mail (information à mentionner seulement si le visiteur doit être informé du code de réservation),
• numéro de téléphone (information facultative),
• date et lieu de naissance,
• numéro d'immatriculation du véhicule si le visiteur vient en voiture et ne peut pas se garer sur le parking du Globe. Pour plus d'information, se reporter à la page « Venir au CERN ».

2. soit en mentionnant le nom, prénom et e-mail de chaque visiteur puis en soumettant le formulaire. Dans ce cas, le ou les visiteur(s) recevront un e-mail contenant les instructions leur permettant de compléter les informations les concernant dans la demande de carte visiteur.

Chaque demande peut comprendre jusqu'à 10 personnes. Dans le cas d'une visite plus importante, il est recommandé de créer un évènement dans Indico et de suivre la procédure.

Si le demandeur rempli la demande à la place du garant, il doit s'engager à ce que le garant ait bien lu les conditions mentionnées.

Le garant suit l'évolution de sa requête ainsi que le statut de chaque demande pour chaque personne: complétée, en attente, refusée et annulée (cf. KB0006227: Request for a visitor access card: Checking visitors status (en anglais seulement)). Il ne peut néanmoins pas voir les renseignements personnels soumis par le ou les visiteurs en accord avec la politique de gestion des données privées.

Dans le cas d'une annulation de visite, le garant a la responsabilité d'informer l'agent du Centre de support de la communauté du CERN. Si un visiteur a transmis lui-même ses données privées dans la demande de carte visiteur, il aura également la possibilité d'annuler sa visite.

Les demandes de carte visiteur pour une durée supérieure à 2 jours sont examinées au cas par cas par le Service de Sûreté du CERN en fonction du motif de la visite.

Une fois la visite autorisée et toutes les données collectées, le code de confirmation est envoyé au créateur de la demande ainsi qu’au garant qui sont, ensuite, responsables de transmettre cette information au(x) visiteur(s) concerné(s). Le Service de Sûreté peut rejeter les demandes reçues pour diverses raisons : le contrat du garant se termine avant les dates mentionnées dans la demande, il n'est pas possible de cumuler plusieurs demandes avec des dates accolées, etc. Si le demandeur a mentionné dans la requête l’e-mail du ou des visiteurs, ces derniers recevront également cette confirmation. Il est important de noter que le demandeur et le garant sont responsables d’informer les visiteurs de la procédure à suivre ainsi que de transmettre les cartes visiteurs.

Si la visite a lieu du lundi au vendredi entre 07h00 et 18h00, le garant ou le visiteur se présente au Centre de support de la communauté du CERN (bâtiment 33), prend un ticket, se rend au guichet défini, donne le code d'accès à l'agent et présente une pièce d'identité  en cours de validité pour chaque visiteur. Il récupère ensuite les cartes visiteurs auprès de l’agent.

En dehors de ces heures et à tout moment, il est également possible pour le garant ou le visiteur de suivre la même procédure avec la borne d'impression située devant le bâtiment 55 (à l'intérieur de la cabine téléphonique). Les cartes visiteurs sont ensuite imprimées auprès de l’agent de surveillance de l’Entrée B.

En complément du bâtiment 33 et de la porte B à Meyrin, il est possible imprimer les cartes visiteurs qui ont été approuvées à l’entrée du site de Prévessin au bâtiment 880. Un pupitre pour taper le code d’accès et une imprimante sont disponibles auprès de l’agent de sûreté chargé du contrôle d’accès.

À noter : en cas de visite non programmée, l'agent du Centre de support de la communauté du CERN présent au bâtiment 33 contacte le garant pour s'assurer que la visite est justifiée. Le garant suit ensuite la procédure ci-dessus pour produire la carte visiteur.

1.2 Pour les participants à une conférence sur le domaine du CERN (également "workshop" ou séminaire)

L'organisateur de la conférence - s'il est membre du personnel - est considéré comme le garant CERN pour tous les participants. Si l'organisateur n'est pas membre du personnel, une autre personne impliquée dans l'organisation de l'événement et membre du personnel, doit se porter garant.
Aucune carte visiteur ne peut être délivrée aux accompagnants non-inscrits sur la liste des participants à la conférence.

L'organisateur CERN de la conférence crée son événement via Indico. Il active ensuite la gestion des cartes visiteurs via l’option « CERN Visitor badges » dans le menu « Logistics ». Lors de l’activation, l’organisateur indique quels formulaires d’enregistrement seront utilisés pour donner l’accès. Le participant doit s’enregistrer en ligne en utilisant un des formulaires indiqués. L’organisateur confirme ensuite dans Indico individuellement pour chaque participant le droit d’accéder au site et ce dernier reçoit un e-mail lui demandant de compléter en ligne (via un formulaire sur Indico) sa nationalité, date et lieu de naissance. Une fois ces informations transmises, chaque participant reçoit un e-mail comprenant un code de réservation ainsi qu’une carte visiteur imprimable au format A4 qu’il plie ensuite en quatre pour obtenir un format A6.

Il est possible pour l’organisateur de la conférence d’adapter le verso de la carte en ajoutant certaines informations liées à sa conférence telles que le logo, etc.

L’organisateur peut également à tout moment supprimer ou accorder l’accès à un participant indiqué dans la liste Indico.

Lors de l’événement, l'organisateur peut distribuer les cartes visiteurs au Centre de support de la communauté du CERN au bâtiment 33. Il contacte pour cela au préalable l'agent du Centre de support de la communauté du CERN pour préparer l'accueil.

Le participant doit être en mesure de montrer sa carte visiteur, ainsi qu’une pièce d’identité en cours de validité. Un porte-badge est distribué sur place afin qu’il puisse porter de façon apparente sa carte visiteur. En cas d’oubli de la carte, le participant peut en demander l’impression sur présentation du code de réservation en se rendant au guichet du Centre de support de la Communauté du CERN.

1.3 Pour les participants aux visites guidées organisées par le Service des visites

Le Service des visites a publié sur son site la procédure et les conditions d’organisation des différents types de visites : visites pour les groupes, visites pour les individuels et les familles et visites organisées par les membres du personnel.

L’organisateur soumet sa demande d’organisation de visite sur le site visit.cern. Si le programme de la visite comporte une visite guidée sur le site clôturé du CERN, il est de la responsabilité de l'organisateur de s'assurer que tous les visiteurs ont un moyen d'accès au site, et donc, éventuellement une carte visiteur pour les personnes externes.

Si l'organisateur ne fait pas partie du CERN, il peut demander la création d'un CERN Lightweight Account.

Dès l'approbation de la visite par le Service des visites ou le service responsable du point de visite, l'organisateur reçoit un e-mail lui demandant de collecter les informations sur chaque visiteur nécessitant une carte visiteur (nom, prénom, date de naissance, ville de naissance et pays de naissance) sur le site http://myvisits.cern.ch.

Le Service des visites se charge ensuite d'imprimer les cartes visiteurs. Elles sont distribuées aux visiteurs à l'accueil visiteurs du Portail de la science (bâtiment 82/R-001) par le personnel d'accueil du mardi au dimanche et par le Service des visites (bâtiment 86/R-001) le lundi. Ces cartes suivent le même format que pour les cartes visiteurs individuels.

Les cartes visiteurs émises par le Service des visites sont fournies avec un tour de cou blanc. Les visiteurs ne peuvent entrer sur le site qu'accompagnés d'un guide officiel CERN et / ou l'organisateur de la visite et uniquement dans le but d'effectuer la visite guidée comme mentionnée dans le programme (y compris la pause repas). Pour toute autre activité, une carte visiteur standard doit être demandée (cf. les paragraphes 1.1 et 1.2 ci-dessus).

1.4 Vue d'ensemble des différentes procédures d'obtention d'une carte visiteur

Cas particulier pour les participants à une visite guidée et une visite d'un autre type durant la même période :

Lorsqu’un même groupe de visiteurs souhaite ajouter à une visite guidée une visite d’un autre type (conférence, visite personnelle ou visite professionnelle), il est recommandé de s’assurer que la demande de visite guidée pourra être acceptée puis de faire la demande de carte visiteur afin d'obtenir une carte valable au-delà de la seule visite guidée :

• soit en complétant au préalable le formulaire Demande de carte CERN visiteur (visiteurs individuels ou en groupe) s’il s’agit d’un petit groupe de personnes et d’inclure toute la période de visite dans la demande ;
• soit en créant un événement dans Indico pour les événements de groupe toujours en mentionnant la période complète.

Par exemple : une personne souhaite organiser une visite via le Service des visites sur une journée puis le lendemain de la visite guidée, elle prend la responsabilité en tant que garant de proposer une conférence supplémentaire sur le site de Prévessin. Le demandeur devra au préalable réserver une visite guidée s’inscrivant dans les dates de l’événement auprès du Service des visites tout en les informant que les cartes visiteurs seront demandées en parallèle. Une fois la demande de visite guidée acceptée par le Service des visites, il effectuera une demande de cartes visiteurs soit en passant par le Portail des services (cf paragraphe 1.1) soit par Indico (cf paragraphe 1.2) selon le nombre de visiteurs concernés.

2. Stationnement et accès en véhicules privés et cars au domaine du CERN

2.1 Véhicules privés

Si l'accès en voiture au site du CERN est justifié et si le garant l'a bien spécifié dans sa demande, par exemple quand le lieu de l'événement est éloigné, les détenteurs d'une carte visiteur peuvent obtenir l'autorisation de rentrer au CERN avec leur véhicule.

Dans ce cas, le numéro d'immatriculation du véhicule est directement imprimé sur la carte visiteur.

Pour plus d'information concernant l'accès avec véhicules privés, se reporter à la page « Venir au CERN ».

2.2 Cars

Les cars privés peuvent accéder au site du CERN pour se rendre à l'endroit de l'événement, afin de déposer ou venir chercher les participants aux visites et conférences puis doivent sortir du site sans délai. Le stationnement des cars privés à l'intérieur du site du CERN est formellement interdit.

Un guide officiel CERN doit être présent dans les cars privés utilisés pour entrer sur les sites dans le cadre d'une visite guidée.

Un parking gratuit est mis à disposition derrière le Portail de la science, coté Nord. L'emplacement est réservé aux groupes avec réservation au préalable.