Toute personne travaillant au CERN pour une entreprise contractante ou dans le cadre d'une commande doit se conformer aux règles en vigueur au sein de l'Organisation.

1. Pré-enregistrement

Les référents de l’entreprise contractante utilisent soit le formulaire de pré-enregistrement pour les contractants / Pre-registration form for Contractors (PREGRO) si le document convient à leurs besoins, soit l’application PRT pour pré-enregistrer le personnel d'entreprise appelé à travailler au CERN, en suivant les instructions indiquées dans l'aide en ligne du document EDH.

Le processus doit être déclenché quelques jours avant l'arrivée des personnes concernées afin de permettre la synchronisation des différentes informations dans les outils utilisés.

La page « Enregistrement de personnel d'entreprises contractantes et temporaires - lignes directrices » a été mise en place afin de guider les référents de l’entreprise contractante lors des scénarios suivants : le référent de l’entreprise contractante n’est pas enregistré au CERN et n’a pas de compte informatique ou le référent de l’entreprise contractante n’a pas accès au formulaire de pré-enregistrement pour les contractants / Pre-registration form for Contractors (PREGRO).

Pour plus d'information, se référer à l'article de connaissance « Accès pour enregistrer du personnel d'entreprise et temporaire au CERN - PRT et PREGRO via EDH ».

Les prestations prévues par le contrat sont exécutées soit :

• sur un seul territoire (partie suisse ou partie française du domaine du CERN) ;
• tant sur la partie française que sur la partie suisse du domaine du CERN.

Pour chaque contrat, la "part prépondérante prévisible de la prestation à exécuter" (4P) est indiquée dans la spécification technique de l'appel d'offres ou de la demande d'offres. Cette part prépondérante est déterminée conformément à l'Accord entre le Gouvernement de la République française, le Conseil fédéral suisse et l'Organisation européenne pour la recherche nucléaire (CERN) sur le droit applicable aux entreprises intervenant sur le domaine de l'Organisation afin d'y réaliser des prestations de services revêtant un caractère transnational ainsi qu'au Protocole d'amendement de la Convention entre le Gouvernement de la République française et le Conseil fédéral suisse relative à l'extension en territoire français du domaine de l'Organisation européenne pour la recherche nucléaire conclue le 13 septembre 1965. Pour plus d'informations, veuillez consulter le site Law applicable to contractors’ personnel (en anglais seulement).

Lors du pré-enregistrement, le contractant introduit dans le formulaire de pré-enregistrement pour les contractants / Pre-registration form for Contractors (PREGRO) ou l'application PRT les versions numérisées des documents suivants :

• une pièce d'identité en cours de validité (carte d'identité ou passeport) ;
• le permis de travail, s'il y a lieu ;
• le permis de résidence, s'il y a lieu.

Cette liste de documents n'exonère pas le contractant de son obligation de fournir tous les documents nécessaires auprès des autorités concernées :

* peu probable.

Plus d’information sur le site de l’inspection du travail français. Pour toutes questions relatives à la déclaration de détachement, veuillez contacter l'inspection française du travail via leur adresse courriel.

Certaines situations nécessitent des documents supplémentaires, qui pourront être demandés par le Centre de support de la communauté du CERN.

Le Centre de support de la communauté du CERN vérifie la demande reçue via EDH ou PRT et communique à l’entreprise la suite donnée au dossier :

• en cas de rejet, l’entreprise est informée des documents à fournir pour compléter le dossier.
• en cas de validation, un courriel automatique est adressé au référent de l’entreprise indiquant que l’employé peut se présenter, muni des originaux des documents numérisés, au Centre de support de la communauté du CERN pour finaliser son dossier.

Si l’entreprise contractante fait intervenir un sous-traitant, celui-ci doit être déclaré préalablement dans le contrat pour pouvoir être sélectionné dans EDH. Si le sous-traitant n’apparaît pas dans la liste des sous-traitants, le responsable technique CERN du contrat doit contacter le service Achats pour demander qu'il soit procédé à la validation et à l'enregistrement nécessaires.

2. Enregistrement

Une fois la commande ou le contrat signé par le CERN et le dossier validé par le Centre de support de la communauté du CERN, le personnel d’entreprise contractant (à l’exception du personnel d’entreprise en télétravail) doit se présenter au Centre de support de la communauté du CERN situé au bâtiment 33 avec les originaux des documents qui ont été soumis via le formulaire EDH.

Si les conditions sont remplies, le CERN établit par la suite une attestation DFAE pour le personnel contractant concerné.

En complément, le personnel d’entreprise doit suivre les formations en ligne obligatoires suivantes :

• le cours de sécurité informatique, dans un délai de 5 jours dès la validation du compte informatique, si la personne est bénéficiaire d’un compte informatique CERN ;
• « Evacuation en cas d’urgence » ;
• « La sécurité au CERN » ;
• « Radioprotection - Sensibilisation » ;
• « Sureté – Sensibilisation ».

Cas particulier : personnel d’entreprise contractante en télétravail

Certains contrats ou commandes prévoient la possibilité pour le personnel de travailler exclusivement à distance (télétravail). Dans ce cas, le responsable technique CERN du contrat communique au Centre de support de la communauté du CERN les informations suivantes via le formulaire de pré-enregistrement pour les contractants / Pre-registration form for Contractors (PREGRO) :

• la référence du contrat ou de la commande ;
• la fiche d’enregistrement et la pièce d’identité de la personne concernée ;
• un courriel de sa part autorisant le télétravail à distance de la personne concernée ;
• le permis de travail, s'il y a lieu ;
• le permis de résidence, s'il y a lieu.

Ce type d’enregistrement à des fins de télétravail ne permet en aucun cas l'obtention d'une carte d’accès CERN.

Le document « Travailler sur le Site du CERN » détaille les conditions d’accès et de travail applicables.

3. Enregistrement des véhicules

Afin de permettre un suivi adéquat, il est recommandé que la personne de contact de l'entreprise contractante enregistre à son nom les véhicules utilisés par le personnel contractant de son entreprise.

Lors de l'enregistrement, il est demandé de sélectionner le type de véhicule « Enterprise Car » pour les véhicules associés à une entreprise. Cette sélection est essentielle pour que le Service de sûreté puisse suivre correctement les véhicules utilisés par le personnel contractant au CERN.

Lorsque le personnel contractant est enregistré pour une mission de courte durée ou dans le cadre d'une commande spécifique, la personne de contact de l'entreprise contractante peut enregistrer le véhicule afin de permettre l'accès au site.

Il est nécessaire de s'assurer que les informations sont à jour pour éviter tout problème lors de l'accès.

Pour plus de détails, se référer à la procédure « Enregistrement des véhicules ».

Les détenteurs d’une carte CERN rouge « E » ou orange « P » ne peuvent activer qu’un seul véhicule parmi la liste des véhicules enregistrés sous leur nom.

4. Avis d'exécution de travaux en dehors des heures normales

Pour tout travail en dehors de l’horaire normal du CERN, l’autorisation « Avis d'exécution de travaux en dehors de la plage horaire considérée comme "horaire normal" (entre 19h00 et 7h00 ainsi que les fins de semaine et les jours fériés) » doit être obtenue via le responsable technique CERN du contrat.

Pour ce faire, le responsable de l'entreprise contractante remplit électroniquement l'Avis, le signe et le tamponne puis le transmet au responsable technique CERN du contrat qui le signe également et le fait parvenir aux agents de surveillance (Access.surveillance@cern.ch) ainsi qu'au Service secours et feu (Fire.Brigade@cern.ch) par e-mail.

Les agents de surveillance se chargent ensuite de créer dans l'application ADaMS les demandes d'accès pour la ou les personnes mentionnées dans le formulaire. Le personnel d'entreprise contractante peut ensuite accéder au site en badgeant avec sa carte d'accès auprès de l'agent de surveillance de l'Entrée B.

Il est à noter que les intéressés doivent toujours garder leur autorisation avec eux.

À noter : lorsque le personnel contractant doit accéder au domaine non-clôturé du CERN en dehors des heures normales, il doit seulement être enregistré. Le document « Avis d'exécution de travaux en dehors de la plage horaire considérée comme "horaire normal" (entre 19h00 et 7h00 ainsi que les fins de semaine et les jours fériés) » n’est alors pas nécessaire.

Cas particulier de la fermeture de fin d’année :

Si le personnel contractant doit accéder au site du CERN lors de la fermeture de fin d’année, il doit prendre en compte les conditions suivantes :

• Les avis d’exécution doivent être émis avant la fermeture,
• Les avis d’exécution 2024 s’arrêtent le 20 décembre 2024,
• Les avis d’exécution 2025 débutent dès le 21 décembre 2024 et ne peuvent aller au-delà du 19 décembre 2025,
• Aucune délivrance de carte d’accès n’est possible durant la fermeture.

5. Retrait de la carte d’accès

Le non-respect des règles applicables sur le Site du CERN peut entraîner le retrait de la carte d'accès, donc de l'autorisation d'accès au Site du CERN et / ou le retrait du droit d’accès du véhicule, sans compensation par le CERN à ce titre.

Le Service des achats doit être impliqué avant toute action et / ou sanction.