Teams

Applicable à
General

1. Collaboration Board

Le Collaboration Board est l'organe décisionnel de la collaboration. Il est composé des représentants des instituts participants (en règle générale le Team Leader), ainsi que des membres ex-officio.

2. Teams officiel et non officiel

- voir aussi la définition du Team dans la procédure Gestion des Personnes, Instituts et Expériences (PIE) - Sommaire -

Un Team est consideré officiel si la participation de l'institut concerné à l’expérience a été approuvée par le Collaboration Board.

Un Team non officiel est en attente de son approbation par le Collaboration Board.

L'affichage d'un Team dans le Grey Book est contrôlé par le flag In Greybook dans le menu PIE/PAD - Experiments - Teams. Les Team non officiels ne doivent pas apparaître dans le Grey Book.

3. Team Leader

Chaque institut participant à une expérience ou projet au CERN nomme un Team Leader et un adjoint qui sont responsables d'assurer que tous les membres de leur Team connaissent les réglementations et obligations du CERN et la nécessité de les respecter à tout moment lors de leur séjour au CERN.
Les responsabilités du Team Leader et de son adjoint sont décrites dans le document Responsibilities of the Home Institution, the CERN Team Leader and the Safety Correspondent.
Le Team Leader et son adjoint doivent notamment:

Si le Team Leader et son adjoint ne sont qu'occasionnellement présents sur le site du CERN, il est fortement conseillé que l'institut nomme un deuxième adjoint, présent plus régulièrement, pour qu'il puisse agir en leur nom.

Le Team Leader et ses adjoints doivent être membres du personnel du CERN et membres du Team en question. Leur nomination est valable pour une durée initiale de 5 ans maximum, renouvelable. Elle expire automatiquement après ce délai ou avant si la personne ne remplit plus les conditions requises pour exercer la fonction.

A noter: Les Teams dont l'institut est le CERN constituent un cas particulier. Leurs Team Leaders et adjoints peuvent être titulaires. Le cas échéant, les dispositions du document Responsibilities of the Home Institution, the CERN Team Leader and the Safety Correspondent s'appliquent par analogie.

4. Correspondant en matière de Sécurité

Chaque institut nomme, pour toute expérience ou projet au CERN auxquels il participe, au minimum un Correspondant en matière de Sécurité qui le représente auprès du CERN pour tout ce qui a trait à la sécurité.

Le Correspondant en matière de Sécurité est la personne de contact entre le CERN et l'institut pour toutes les questions de sécurité du personnel de l'institut lors de leur séjour au CERN. Il doit notamment faire suivre aux responsables de sécurité de son institut les informations et demandes de renseignement du CERN.

Les responsabilités du Correspondant en matière de Sécurité sont décrites dans le document Responsibilities of the Home Institution, the CERN Team Leader and the Safety Correspondent.

Le Correspondant en matière de Sécurité doit être un membre du personnel associé du CERN et familier avec les activités du CERN.

Procédure

1. Enregistrement d'un Team

  • Lorsqu'un nouvel institut a été accepté par le Collaboration Board, le Spokesperson communique au secrétariat d'expérience ou au Secrétariat du Grey Book le nom de l'institut et de son Team Leader et des adjoints, et si la participation de l'institut est officielle.

  • Le secrétariat d'expérience

  • Si l'institut n'existe pas, une demande de création d'un institut est à envoyer par e-mail au secrétariat des instituts du Grey Book en fournissant l'intitulé (si possible une lettre à entête de l'institut), l'adresse complète, le numéro de téléphone et l'adresse URL; il est recommandé de fournir également une adresse e-mail générique de l'institut.

  • L'institut est ensuite enregistré par le Bureau des utilisateurs qui en informe le secrétariat.

  • Si ou quand l'institut existe, le secrétariat d'expérience

    • crée dans PIE/PAD - Experiment - Team un lien entre l'expérience et l'institut en utilisant un code qui se trouve dans l'arborescence du code de l'institut d'origine, en ligne directe.

      Exemple: voir diagramme dans la procédure Enregistrement d'instituts
      Un Team pour une collaboration entre l'expérience du CERN et l'Université de Bidonville peut être créé avec l'université même ou avec une de ses deux facultés ou un de ses deux départements.

      Les liens existants entre les différents codes peuvent être contrôlés dans PIE/PAD - Institutes - Institutes en effectuant une recherche avec le code de l'institut désiré: dans la page de résultat, vers la fin de la section intitulée Institute, le lien Diagram permet de visualiser l'arborescence complète du code d'institut.

    • indique le caractère de la participation (officielle ou non-officielle)
      Les données des Teams officiels sont transférées dans Oracle*HR et sont ensuite disponibles dans les bases de données pour permettre l'enregistrement des participations.

    • saisit dans PIE/PAD les noms du Team Leader et des Deputy Team Leaders. (voir les détails dans le chapitre 2.2).

  • Les Teams qui ne sont pas encore officiellement approuvés par l'expérience peuvent être enregistrés sous le statut "non-officiel" et avec le commentaire Waiting for approval.
    Le Team Leader provisoire sera la Spokesperson de l'expérience.
    Le Contact Person et le coordinateur de ressources peuvent être nommés comme adjoints; le nom du futur Team Leader peut être saisi dans le champ Comments.
    Les personnes participant à ce Team en cours d'approbation sont à enregistrer comme participants non-officiels (flag "N" dans le champ "Greybook") puisqu'ils ne doivent pas encore apparaitre dans le Grey Book.
    Après l'approbation officielle du Team, mais au plus tard trois mois après l'enregistrement du Team non-officiel, l'institut doit nommer un Team Leader et ses adjoints afin de remplacer la Spokesperson, le Contact Person et le coordinateur de ressources.
    Si après ces trois mois l'institut n'a toujours pas nommé de Team Leader, le Bureau des utilisateurs

    • clôturera les contrats d'utilisateur en cours pour les membres du Team concerné,

    • fermera les participations des membres du Team concerné,

    • procédera à la fermeture du Team concerné,

    • refusera l'établissement de nouveaux contrats d'utilisateur ou d'extensions de tels contrats.

2. Le Team Leader

2.1 Généralités

  • Toute personne ayant un contrat d'association - ou de titulaire si l'institut est le CERN - avec le CERN peut être nommée par son institut comme Team Leader ou Team Leader Adjoint.
    Ceci exclut expressément qu'un External, un External avec participation (PART) ou un candidat puisse être Team Leader.

  • Un Team Leader et tout adjoint doit avoir une participation à l'expérience concernée (voir: procédure Participation à une expérience d'une personne présente au CERN).

  • La nomination d'un Team Leader et tout adjoint est pour une durée initiale de 5 ans maximum, renouvelable. Le mandat prend fin avant ce délai si la personne concernée ne remplit plus l'intégralité des conditions ci-dessus.

  • L'institut doit prévenir le CERN à temps sur tout changement ou renouvellement de mandat.

  • L'institut doit communiquer au secrétariat d'expérience toute nomination de Team Leader ou de Team Leader adjoint, ou le renouvellement de leur mandat, à l'aide du formulaire Nomination de Team Leader et d’adjoints d'un institut participant à une expérience ou projet (en anglais seulement). Le formulaire est à signer par un représentant autorisé de l'institut ainsi que par les personnes nommées avant que l'institut ne le transmette au secrétariat du CERN.
    Toute nouvelle nomination annule et remplace la précédente.

2.2 Nomination de Team Leader et/ou d'adjoint(s)

A la réception du formulaire de nomination complété par l'institut, le secrétariat d'expérience le fait suivre à la Spokesperson de l'expérience ou à le Contact Person qui doit signer le formulaire pour approuver la nomination.

Ensuite, le secrétariat d'expérience procède à l'enregistrement dans PIE/PAD - Experiment - Team:

  • Le nom du Team Leader est à saisir dans le champ Team Leader;

  • Le nom de l'adjoint (ou des adjoints, le cas échéant) est à saisir dans les champs Deputy, en se limitant à 2 adjoints au maximum;

  • La priorité doit être donnée sous forme de chiffre pour deux fonctions identiques; le chiffre supérieur représentant la nomination principale.
    Le premier adjoint du Team Leader a la priorité 100; le deuxième la priorité 50;

  • La date de début du mandat du Team Leader/adjoint est à copier du formulaire de nomination.
    La date de fin est à calculer en ajoutant 5 ans à la date de début.

Le secrétariat d'expérience doit

  • faire suivre le formulaire de nomination au Secrétariat du Grey Book.
    À réception du formulaire, le Secrétariat du Grey Book insère la mention Nominated YES dans l'écran PIE/PAD - Experiment - Teams;

  • informer le Team Leader et ses adjoints sur leurs responsabilités relatives aux membres de leur Team (voir aussi le document Responsibilities of the Home Institution, the CERN Team Leader and the Safety Correspondent);

  • s'assurer que le Team Leader et ses adjoints possèdent les comptes informatiques CERN valides et actifs.

2.3 Changement de Team Leader et/ou d'adjoint(s)

En cas de changement de Team Leader et/ou d'adjoint(s), l'institut doit compléter le formulaire de nomination en renseignant les informations sur le Team Leader et le(s) adjoint(s); et toutes ces personnes doivent signer le formulaire. La nomination du Correspondant en matière de Sécurité n'est pas affectée.

Le secrétariat d'expérience suit les instructions dans le chapitre 2.2.

De plus, il ferme les mandats de l'ancien Team Leader et/ou d'adjoint(s) en remplaçant la date de fin de leur mandat par la date de début du mandat moins 1 jour des nouveaux nominés.

2.4 Renouvellement de mandat de Team Leader et/ou d'adjoint(s)

A la réception du formulaire de nomination complété par l'institut, le secrétariat d'expérience le fait suivre à la Spokesperson de l'expérience ou à le Contact Person qui doit signer le formulaire pour approuver le renouvellement du mandat.

Ensuite, le secrétariat d'expérience saisit dans PIE/PAD - Experiment - Team une nouvelle date de fin en remplaçant l'existante par la date de début du mandat indiquée dans le formulaire de nomination + 5 ans.

3. Correspondant en matière de Sécurité

3.1 Généralités

  • Toute personne ayant un contrat d'association avec le CERN peut être nommée par son institut comme Correspondant en matière de Sécurité.
    Ceci exclut expressément qu'un External, un External avec participation (PART) ou un candidat puisse être Correspondant en matière de Sécurité.

  • L’institut peut nommer une même personne Correspondant en matière de Sécurité pour plusieurs expériences ou projets au CERN.

  • Un Team Leader ou ses adjoints peuvent être nommés Correspondant en matière de Sécurité.

  • La nomination d'un Correspondant en matière de Sécurité est pour une durée initiale de 5 ans maximum, renouvelable.

  • L'institut doit prévenir le CERN à temps sur tout changement ou renouvellement de mandat.

  • L'institut doit communiquer au secrétariat d'expérience toute nomination de Correspondant en matière de Sécurité, ou le renouvellement de son mandat, à l'aide du formulaire Nomination d'un Correspondant à la Sécurité d'un Institut de collaboration (en anglais seulement). Le formulaire est à signer par un représentant autorisé de l'institut ainsi que par la personne nommée avant que l'institut ne le transmette au secrétariat du CERN. La nomination du Correspondant en matière de Sécurité ne requiert pas l'approbation du Spokesperson de l'expérience ou du Contact Person.

  • Toute nouvelle nomination annule et remplace la précédente.

3.2 Nomination du Correspondant en matière de Sécurité

A la réception du formulaire de nomination complété par l'institut, le Bureau des utilisateurs:

  • enregistre la nomination dans l'application AISRoles en lui assignant le rôle SAFETY_CORRESPONDENT pour l'institut concerné (champs 1st Target Type = INSTITUTE et 1st Target = institut concerné).

  • La date de début du mandat est à copier du formulaire de nomination.
    La date de fin est à calculer en ajoutant 5 ans à la date de début.

3.3 Changement du Correspondant en matière de Sécurité

La nomination d'un nouveau Correspondant en matière de Sécurité n'est pas liée à la nomination d'un nouveau Team Leader et/ou adjoint(s).

Le Bureau des utilisateurs suit les instructions mentionnées dans le chapitre 3.2.

De plus, il ferme le mandat de l'ancien Correspondant en remplaçant la date de fin de son mandat par la date de début du mandat moins 1 jour du nouveau nominé.

3.4 Renouvellement du mandat de Correspondant en matière de Sécurité

A la réception du formulaire de nomination complété par l'institut, le Bureau des utilisateurs saisit dans AISRoles une nouvelle date de fin en remplaçant l'existante par la date de début du mandat indiquée dans le formulaire de nomination + 5 ans.

4. Le Team Account

Les procédures relatives aux Team Accounts sont décrites dans les pages :

5. Fermeture d'un Team

  • Le Spokeperson de l'expérience concernée informe le secrétariat sur la fermeture d'un Team.

  • Les participations des personnes attachées au Team sont à fermer selon les procédures établies.

  • En attendant la fin de la procédure de fermeture des participations, le Team concerné est à enregistrer par le secrétariat avec le commentaire Waiting for closure.

  • Après la fermeture de la dernière participation, le secrétariat ferme le Team en saisissant la date de fin dans PIE/PAD.

Révisions
No révision Modifications Approuvé le
1 Introduction d'un mandat limité dans le temps du Team Leader, nomination des adjoints par l'institut, obligation des Team Leader d'être MdP 31.08.2015
2 Introduction du rôle obligatoire du Correspondant en matière de sécurité 14.11.2017

Généralités

1. Collaboration Board

Le Collaboration Board est l'organe décisionnel de la collaboration. Il est composé des représentants des instituts participants (en règle générale le Team Leader), ainsi que des membres ex-officio.

2. Teams officiel et non officiel

- voir aussi la définition du Team dans la procédure Gestion des Personnes, Instituts et Expériences (PIE) - Sommaire -

Un Team est consideré officiel si la participation de l'institut concerné à l’expérience a été approuvée par le Collaboration Board.

Un Team non officiel est en attente de son approbation par le Collaboration Board.

L'affichage d'un Team dans le Grey Book est contrôlé par le flag In Greybook dans le menu PIE/PAD - Experiments - Teams. Les Team non officiels ne doivent pas apparaître dans le Grey Book.

3. Team Leader

Chaque institut participant à une expérience ou projet au CERN nomme un Team Leader et un adjoint qui sont responsables d'assurer que tous les membres de leur Team connaissent les réglementations et obligations du CERN et la nécessité de les respecter à tout moment lors de leur séjour au CERN.
Les responsabilités du Team Leader et de son adjoint sont décrites dans le document Responsibilities of the Home Institution, the CERN Team Leader and the Safety Correspondent.
Le Team Leader et son adjoint doivent notamment:

Si le Team Leader et son adjoint ne sont qu'occasionnellement présents sur le site du CERN, il est fortement conseillé que l'institut nomme un deuxième adjoint, présent plus régulièrement, pour qu'il puisse agir en leur nom.

Le Team Leader et ses adjoints doivent être membres du personnel du CERN et membres du Team en question. Leur nomination est valable pour une durée initiale de 5 ans maximum, renouvelable. Elle expire automatiquement après ce délai ou avant si la personne ne remplit plus les conditions requises pour exercer la fonction.

A noter: Les Teams dont l'institut est le CERN constituent un cas particulier. Leurs Team Leaders et adjoints peuvent être titulaires. Le cas échéant, les dispositions du document Responsibilities of the Home Institution, the CERN Team Leader and the Safety Correspondent s'appliquent par analogie.

4. Correspondant en matière de Sécurité

Chaque institut nomme, pour toute expérience ou projet au CERN auxquels il participe, au minimum un Correspondant en matière de Sécurité qui le représente auprès du CERN pour tout ce qui a trait à la sécurité.

Le Correspondant en matière de Sécurité est la personne de contact entre le CERN et l'institut pour toutes les questions de sécurité du personnel de l'institut lors de leur séjour au CERN. Il doit notamment faire suivre aux responsables de sécurité de son institut les informations et demandes de renseignement du CERN.

Les responsabilités du Correspondant en matière de Sécurité sont décrites dans le document Responsibilities of the Home Institution, the CERN Team Leader and the Safety Correspondent.

Le Correspondant en matière de Sécurité doit être un membre du personnel associé du CERN et familier avec les activités du CERN.

Procédure

1. Enregistrement d'un Team

  • Lorsqu'un nouvel institut a été accepté par le Collaboration Board, le Spokesperson communique au secrétariat d'expérience ou au Secrétariat du Grey Book le nom de l'institut et de son Team Leader et des adjoints, et si la participation de l'institut est officielle.

  • Le secrétariat d'expérience

  • Si l'institut n'existe pas, une demande de création d'un institut est à envoyer par e-mail au secrétariat des instituts du Grey Book en fournissant l'intitulé (si possible une lettre à entête de l'institut), l'adresse complète, le numéro de téléphone et l'adresse URL; il est recommandé de fournir également une adresse e-mail générique de l'institut.

  • L'institut est ensuite enregistré par le Bureau des utilisateurs qui en informe le secrétariat.

  • Si ou quand l'institut existe, le secrétariat d'expérience

    • crée dans PIE/PAD - Experiment - Team un lien entre l'expérience et l'institut en utilisant un code qui se trouve dans l'arborescence du code de l'institut d'origine, en ligne directe.

      Exemple: voir diagramme dans la procédure Enregistrement d'instituts
      Un Team pour une collaboration entre l'expérience du CERN et l'Université de Bidonville peut être créé avec l'université même ou avec une de ses deux facultés ou un de ses deux départements.

      Les liens existants entre les différents codes peuvent être contrôlés dans PIE/PAD - Institutes - Institutes en effectuant une recherche avec le code de l'institut désiré: dans la page de résultat, vers la fin de la section intitulée Institute, le lien Diagram permet de visualiser l'arborescence complète du code d'institut.

    • indique le caractère de la participation (officielle ou non-officielle)
      Les données des Teams officiels sont transférées dans Oracle*HR et sont ensuite disponibles dans les bases de données pour permettre l'enregistrement des participations.

    • saisit dans PIE/PAD les noms du Team Leader et des Deputy Team Leaders. (voir les détails dans le chapitre 2.2).

  • Les Teams qui ne sont pas encore officiellement approuvés par l'expérience peuvent être enregistrés sous le statut "non-officiel" et avec le commentaire Waiting for approval.
    Le Team Leader provisoire sera la Spokesperson de l'expérience.
    Le Contact Person et le coordinateur de ressources peuvent être nommés comme adjoints; le nom du futur Team Leader peut être saisi dans le champ Comments.
    Les personnes participant à ce Team en cours d'approbation sont à enregistrer comme participants non-officiels (flag "N" dans le champ "Greybook") puisqu'ils ne doivent pas encore apparaitre dans le Grey Book.
    Après l'approbation officielle du Team, mais au plus tard trois mois après l'enregistrement du Team non-officiel, l'institut doit nommer un Team Leader et ses adjoints afin de remplacer la Spokesperson, le Contact Person et le coordinateur de ressources.
    Si après ces trois mois l'institut n'a toujours pas nommé de Team Leader, le Bureau des utilisateurs

    • clôturera les contrats d'utilisateur en cours pour les membres du Team concerné,

    • fermera les participations des membres du Team concerné,

    • procédera à la fermeture du Team concerné,

    • refusera l'établissement de nouveaux contrats d'utilisateur ou d'extensions de tels contrats.

2. Le Team Leader

2.1 Généralités

  • Toute personne ayant un contrat d'association - ou de titulaire si l'institut est le CERN - avec le CERN peut être nommée par son institut comme Team Leader ou Team Leader Adjoint.
    Ceci exclut expressément qu'un External, un External avec participation (PART) ou un candidat puisse être Team Leader.

  • Un Team Leader et tout adjoint doit avoir une participation à l'expérience concernée (voir: procédure Participation à une expérience d'une personne présente au CERN).

  • La nomination d'un Team Leader et tout adjoint est pour une durée initiale de 5 ans maximum, renouvelable. Le mandat prend fin avant ce délai si la personne concernée ne remplit plus l'intégralité des conditions ci-dessus.

  • L'institut doit prévenir le CERN à temps sur tout changement ou renouvellement de mandat.

  • L'institut doit communiquer au secrétariat d'expérience toute nomination de Team Leader ou de Team Leader adjoint, ou le renouvellement de leur mandat, à l'aide du formulaire Nomination de Team Leader et d’adjoints d'un institut participant à une expérience ou projet (en anglais seulement). Le formulaire est à signer par un représentant autorisé de l'institut ainsi que par les personnes nommées avant que l'institut ne le transmette au secrétariat du CERN.
    Toute nouvelle nomination annule et remplace la précédente.

2.2 Nomination de Team Leader et/ou d'adjoint(s)

A la réception du formulaire de nomination complété par l'institut, le secrétariat d'expérience le fait suivre à la Spokesperson de l'expérience ou à le Contact Person qui doit signer le formulaire pour approuver la nomination.

Ensuite, le secrétariat d'expérience procède à l'enregistrement dans PIE/PAD - Experiment - Team:

  • Le nom du Team Leader est à saisir dans le champ Team Leader;

  • Le nom de l'adjoint (ou des adjoints, le cas échéant) est à saisir dans les champs Deputy, en se limitant à 2 adjoints au maximum;

  • La priorité doit être donnée sous forme de chiffre pour deux fonctions identiques; le chiffre supérieur représentant la nomination principale.
    Le premier adjoint du Team Leader a la priorité 100; le deuxième la priorité 50;

  • La date de début du mandat du Team Leader/adjoint est à copier du formulaire de nomination.
    La date de fin est à calculer en ajoutant 5 ans à la date de début.

Le secrétariat d'expérience doit

  • faire suivre le formulaire de nomination au Secrétariat du Grey Book.
    À réception du formulaire, le Secrétariat du Grey Book insère la mention Nominated YES dans l'écran PIE/PAD - Experiment - Teams;

  • informer le Team Leader et ses adjoints sur leurs responsabilités relatives aux membres de leur Team (voir aussi le document Responsibilities of the Home Institution, the CERN Team Leader and the Safety Correspondent);

  • s'assurer que le Team Leader et ses adjoints possèdent les comptes informatiques CERN valides et actifs.

2.3 Changement de Team Leader et/ou d'adjoint(s)

En cas de changement de Team Leader et/ou d'adjoint(s), l'institut doit compléter le formulaire de nomination en renseignant les informations sur le Team Leader et le(s) adjoint(s); et toutes ces personnes doivent signer le formulaire. La nomination du Correspondant en matière de Sécurité n'est pas affectée.

Le secrétariat d'expérience suit les instructions dans le chapitre 2.2.

De plus, il ferme les mandats de l'ancien Team Leader et/ou d'adjoint(s) en remplaçant la date de fin de leur mandat par la date de début du mandat moins 1 jour des nouveaux nominés.

2.4 Renouvellement de mandat de Team Leader et/ou d'adjoint(s)

A la réception du formulaire de nomination complété par l'institut, le secrétariat d'expérience le fait suivre à la Spokesperson de l'expérience ou à le Contact Person qui doit signer le formulaire pour approuver le renouvellement du mandat.

Ensuite, le secrétariat d'expérience saisit dans PIE/PAD - Experiment - Team une nouvelle date de fin en remplaçant l'existante par la date de début du mandat indiquée dans le formulaire de nomination + 5 ans.

3. Correspondant en matière de Sécurité

3.1 Généralités

  • Toute personne ayant un contrat d'association avec le CERN peut être nommée par son institut comme Correspondant en matière de Sécurité.
    Ceci exclut expressément qu'un External, un External avec participation (PART) ou un candidat puisse être Correspondant en matière de Sécurité.

  • L’institut peut nommer une même personne Correspondant en matière de Sécurité pour plusieurs expériences ou projets au CERN.

  • Un Team Leader ou ses adjoints peuvent être nommés Correspondant en matière de Sécurité.

  • La nomination d'un Correspondant en matière de Sécurité est pour une durée initiale de 5 ans maximum, renouvelable.

  • L'institut doit prévenir le CERN à temps sur tout changement ou renouvellement de mandat.

  • L'institut doit communiquer au secrétariat d'expérience toute nomination de Correspondant en matière de Sécurité, ou le renouvellement de son mandat, à l'aide du formulaire Nomination d'un Correspondant à la Sécurité d'un Institut de collaboration (en anglais seulement). Le formulaire est à signer par un représentant autorisé de l'institut ainsi que par la personne nommée avant que l'institut ne le transmette au secrétariat du CERN. La nomination du Correspondant en matière de Sécurité ne requiert pas l'approbation du Spokesperson de l'expérience ou du Contact Person.

  • Toute nouvelle nomination annule et remplace la précédente.

3.2 Nomination du Correspondant en matière de Sécurité

A la réception du formulaire de nomination complété par l'institut, le Bureau des utilisateurs:

  • enregistre la nomination dans l'application AISRoles en lui assignant le rôle SAFETY_CORRESPONDENT pour l'institut concerné (champs 1st Target Type = INSTITUTE et 1st Target = institut concerné).

  • La date de début du mandat est à copier du formulaire de nomination.
    La date de fin est à calculer en ajoutant 5 ans à la date de début.

3.3 Changement du Correspondant en matière de Sécurité

La nomination d'un nouveau Correspondant en matière de Sécurité n'est pas liée à la nomination d'un nouveau Team Leader et/ou adjoint(s).

Le Bureau des utilisateurs suit les instructions mentionnées dans le chapitre 3.2.

De plus, il ferme le mandat de l'ancien Correspondant en remplaçant la date de fin de son mandat par la date de début du mandat moins 1 jour du nouveau nominé.

3.4 Renouvellement du mandat de Correspondant en matière de Sécurité

A la réception du formulaire de nomination complété par l'institut, le Bureau des utilisateurs saisit dans AISRoles une nouvelle date de fin en remplaçant l'existante par la date de début du mandat indiquée dans le formulaire de nomination + 5 ans.

4. Le Team Account

Les procédures relatives aux Team Accounts sont décrites dans les pages :

5. Fermeture d'un Team

  • Le Spokeperson de l'expérience concernée informe le secrétariat sur la fermeture d'un Team.

  • Les participations des personnes attachées au Team sont à fermer selon les procédures établies.

  • En attendant la fin de la procédure de fermeture des participations, le Team concerné est à enregistrer par le secrétariat avec le commentaire Waiting for closure.

  • Après la fermeture de la dernière participation, le secrétariat ferme le Team en saisissant la date de fin dans PIE/PAD.

Révisions

No révision Modifications Approuvé le
1 Introduction d'un mandat limité dans le temps du Team Leader, nomination des adjoints par l'institut, obligation des Team Leader d'être MdP 31.08.2015
2 Introduction du rôle obligatoire du Correspondant en matière de sécurité 14.11.2017
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