Formalités de départ

Applicable à :  Membres du personnel

Généralités

Lors de l'extinction de leur contrat, les membres du personnel du CERN reçoivent des informations concernant les différentes formalités qu'ils doivent accomplir.

Elles ont pour but de s'assurer qu'ils :

  • prennent contact avec tous les services administratifs concernés pour les restitutions nécessaires (matériel, cartes, clés, dosimètre, équipement électronique, livres, etc.) et,
  • connaissent l'ensemble des prestations dont ils peuvent bénéficier lors de l'extinction de leur contrat.

D'une façon générale, l’accomplissement de toutes les formalités de départ est indispensable avant de quitter le CERN.
En particulier, le paragraphe 46 de la Circulaire administrative n° 30 précise que l’indemnité de réinstallation et les indemnités et gratifications d’extinction du contrat sont versées après accomplissement de toutes les formalités de départ.

Par ailleurs, l'article R II 4.18 du Règlement du personnel prévoit un examen médical systématique lors d'extinction de contrat des membres du personnel employés.

La restitution des cartes suisse et/ou française est impérative et conditionne l'attribution de documents émanant des autorités suisse et française dans le futur (titres de séjour, etc.).

A noter : la brochure "Quand vous quitterez le CERN" destinée aux titulaires comporte des renseignements utiles, tant pour les formalités à accomplir au CERN que pour celles à accomplir éventuellement à l'extérieur.

Procédure

1. Quand les formalités de départ sont-elles envoyées ?

Le processus d'envoi des formalités de départ diffère selon la catégorie de personnel.

1.1 Membres du personnel (à l'exception des utilisateurs, attachés de coopération et visiteurs scientifiques)

Dès réception du PAF (Personal Action Form) d'extinction de contrat, le bureau des dossiers du département HR enregistre dans la base de données du personnel la confirmation de fin de contrat et la date d’envoi des formalités de départ. C'est cette date qui génère automatiquement l’envoi d’un e-mail contenant un lien sur les formalités de départ personnalisées sur EDH.

Les titulaires et les boursiers doivent recevoir leurs formalités de départ au plus tard trois mois avant l’extinction de leur contrat. Les titulaires qui ont accumulé un nombre important de congés avant leur fin de contrat reçoivent leurs formalités de départ avant leur dernier jour de travail. 

Les étudiants d'été doivent recevoir leurs formalités de départ une semaine avant la fin de leur contrat.

A noter : les enfants de membres du personnel (sigle "CHIL") ne reçoivent pas de formalités de départ imprimées ni électroniques, mais doivent restituer leur carte d'accès et le cas échéant leur clé, auprès de leur secrétariat de département (DAO).

1.2 Les utilisateurs (USER), les attachés de coopération (COAS) et les visiteurs scientifiques (VISC)

Le Bureau des utilisateurs adresse automatiquement un e-mail 28 jours avant l’extinction des contrats USER, COAS et VISC dont la durée est supérieure à trois mois. Cet e-mail contient actuellement un lien sur une fiche de départ standardisée, à imprimer.

2. Description des formalités de départ personnalisées sur EDH

Les formalités de départ sont composées de deux documents distincts et complémentaires :

2.1 Lettre de départ (format pdf)

La lettre est générée lorsque le membre du personnel clique sur le lien reçu dans l’e-mail de départ. Ce document est affiché au format pdf qui permet d’afficher des liens directement cliquables à l’écran.
 
Les données contenues dans ce document sont personnalisées selon la catégorie de membre du personnel et les éventuelles prestations financières applicables lors de l'extinction de son contrat.

Cette lettre est automatiquement enregistrée dans AisMedia et reste consultable par les services administratifs autorisés.

A noter : cette lettre de départ ne remplace pas la lettre de notification d'extinction de contrat pour les titulaires.

2.2 Fiche de départ (EDH)

La fiche de départ sur EDH (voir un exemple) liste tous les services vis-à-vis desquels le membre du personnel doit accomplir des formalités de départ. Cette fiche présente l’avantage d’afficher uniquement les services qui doivent être visités selon la situation contractuelle et le matériel effectivement détenu par chaque membre du personnel.

3. Que doit faire le membre du personnel ?

Une fois qu'il a créé ses formalités de départ en cliquant sur le lien reçu dans l’e-mail de départ, le membre du personnel peut accéder à tout moment à sa fiche de départ et à sa lettre, soit depuis son e-mail de départ soit depuis le bureau EDH, document Fiche de départ / Departure sheet.

A noter : le compte informatique est automatiquement clôturé 2 mois après l'extinction du contrat.

Après ce délai, les formalités de départ ne sont plus accessibles par le membre du personnel.

3.1 E-mail de départ

Dès la réception de l'e-mail de départ, le membre du personnel doit consulter sa lettre de départ en cliquant sur le lien indiqué dans son e-mail.

3.2 Lettre de départ (pdf)

Le membre du personnel prend connaissance des informations indiquées sur la lettre  et entreprend les démarches recommandées. Il est également conseillé d'imprimer cette lettre pour la conserver.

En particulier, pour les titulaires qui peuvent bénéficier des prestations d'extinction de contrat (par exemple, indemnité d'extinction de contrat, indemnité de réinstallation, paiement des frais de voyage et de déménagement), les formulaires à utiliser dans les procédures correspondantes sont indiqués dans cette lettre sous forme de liens et doivent être imprimés.

Le membre du personnel doit cliquer sur le lien de la fiche de départ EDH pour la créer.

3.3 Fiche de départ (EDH)

Le membre du personnel enregistre dans sa fiche EDH son adresse privée et son e-mail personnel pour toute correspondance future.

Il accomplit ensuite avant la fin de son contrat les formalités auprès de tous les services indiqués dans sa fiche. Les services peuvent être visités dans n'importe quel ordre, mais les indications qui apparaissent dans la colonne "délai" doivent être respectées. En effet, certaines formalités doivent être accomplies en priorité et d'autres ne sont possibles que le dernier jour du contrat.

Le membre du personnel doit impérativement se rendre dans le dernier service indiqué sur la fiche de départ, sans quoi, l'accomplissement des formalités de départ ne sera pas validé. Et ceci, même s'il est prévu  que le membre du personnel reste au CERN au bénéfice d’un contrat d’utilisateur (voir la procédure d'enregistrement en tant qu'utilisateur, bureau des utilisateurs du département EP).

Pour faciliter ses déplacements dans les différents services à visiter, il est possible d'imprimer une "feuille de route" en cliquant sur le lien "veuillez cliquer ici pour imprimer cette fiche de départ". (Attention : cette feuille de route n'affiche que la liste des services dont les formalités n'ont pas encore été validées.)

4. Que doivent faire les services impliqués dans la fiche de départ ?

Les services administratifs concernés recherchent dans EDH la fiche de départ (Overview) du membre du personnel et valident ensuite les formalités de départ en cochant la case ‘signature’. Ils ont la possibilité d’indiquer des commentaires pour leur usage interne.

Le secrétariat de département (DAO) apparait en première position dans la fiche de départ afin de renseigner le membre du personnel sur ses éventuelles prestations d'extinction de contrat et sur le déroulement des formalités de départ.
Le secrétariat peut utiliser une "check-list" de départ pour tenir compte de tous les aspects de l'extinction de contrat.

En cas de demande de congé annuel (ou d'absence autorisée) à l'approche de la fin du contrat, le superviseur et le secrétariat de département (DAO) doivent s'assurer que le solde de congés est positif. Dans le cas contraire, il faut en informer le bureau des salaires, département FAP.

De plus, le secrétariat de département (DAO) procède au Paiement des frais de voyage lors de l'extinction du contrat, le cas échéant.

Le secrétariat de groupe (GAO) vérifie que le membre du personnel restitue ses éventuels instruments, ordinateurs portables, téléphones portables, vêtements de travail, si applicable. Certains matériels sont centralisés dans des bases de données propres à chaque département et doivent être vérifiés à ce moment.

De plus, en cas de restitution de téléphone portable, le secrétariat de groupe traite systématiquement soit la clôture soit le transfert de l'abonnement GSM au moyen du document EDH : Demande pour un GSM CERN.

Des informations complémentaires, concernant notamment la gestion des droits d'accès via les e-groups, sont disponibles dans la documentation d'aide du document EDH.

5. Cas particulier des formalités de départ avant un congé spécial

Les membres du personnel qui bénéficient d'un congé spécial doivent suivre les formalités de départ indiquées sur une fiche de départ spécifique, adressée avec l'avenant à leur contrat.

Il est important que le membre du personnel concerné prenne contact avec les services indiqués sur cette fiche, avant son départ en congé spécial.

En particulier, les Cartes suisses et les Cartes françaises du membre du personnel et celles éventuellement remises aux membres de sa famille doivent être restituées et les privilèges liés aux cartes annulés.
Pour toute question complémentaire, le membre du personnel doit contacter le bureau des cartes.

Révisions 

No révision Modifications Approuvé le
1 Responsabilité du secrétariat de groupe en cas de restitution de téléphone portable. 01.03.2012
(DG-IA/12-14)
2 Précision concernant les étudiants d'été : ils reçoivent automatiquement leurs formalités de départ une semaine avant la fin de leur contrat. 18.07.2016