Lors de l'extinction de leur contrat, les membres du personnel du CERN reçoivent des informations concernant les différentes formalités qu'ils doivent accomplir.
Elles ont pour but de s'assurer qu'ils :
- prennent contact avec tous les services administratifs concernés pour les restitutions nécessaires (matériel, cartes, clés, dosimètre, équipement électronique, livres, proximètre, équipement de protection individuelle (EPI), etc.) et,
- connaissent l'ensemble des prestations dont ils peuvent bénéficier lors de l'extinction de leur contrat.
D'une façon générale, l’accomplissement de toutes les formalités de départ est indispensable avant de quitter le CERN.
En particulier, le paragraphe 50 de la Circulaire administrative n° 30 précise que l’indemnité de réinstallation et les indemnités et gratifications d’extinction du contrat sont versées après accomplissement de toutes les formalités de départ.
Par ailleurs, l'article R II 4.18 du Règlement du personnel prévoit un examen médical systématique lors d'extinction de contrat des membres du personnel employés. Il est hautement recommandé de prendre contact avec le Service médical au minimum un mois avant le dernier jour de travail.
Les formalités de départ se déroulent en deux parties :
-
la majeure partie est à effectuer avant le dernier jour de travail effectif (restitution du matériel, renseignements auprès des différents services administratifs, etc.) ;
-
la dernière partie à la fin du contrat se limite au Bureau des salaires et à la restitution des cartes et plaques vertes. Certaines de ces formalités peuvent se faire à distance (courriel, téléphone et renvoi des cartes par courrier postal).
À noter : lorsque le dernier jour de travail a lieu longtemps avant le dernier jour de contrat en raison des congés accumulés, le dernier jour de contrat ne peut être considéré comme un jour travaillé au seul motif de l'accomplissement des dernières formalités de départ.
La restitution des cartes suisse et/ou française est impérative et conditionne l'attribution de documents émanant des autorités suisse et française dans le futur (titres de séjour, etc.).
La brochure "Quand vous quitterez le CERN" destinée aux titulaires comporte des renseignements utiles, tant pour les formalités à accomplir au CERN que pour celles à accomplir éventuellement à l'extérieur.
1. Quand les formalités de départ sont-elles envoyées ?
Le processus d'envoi des formalités de départ diffère selon la catégorie de personnel.
1.1 Membres du personnel (à l'exception des utilisateurs, attachés de coopération et visiteurs scientifiques)
Dès réception du PAF (Personal Action Form) d'extinction de contrat, le Bureau des dossiers du département HR enregistre dans la base de données du personnel la confirmation de fin de contrat et la date d’envoi des formalités de départ. C'est cette date qui génère automatiquement l’envoi d’un courriel contenant un lien sur les formalités de départ personnalisées sur EDH.
Les membres du personnel employés doivent recevoir leurs formalités de départ au plus tard trois mois avant l’extinction de leur contrat. Les titulaires qui ont accumulé un nombre important de congés avant leur fin de contrat reçoivent leurs formalités de départ avant leur dernier jour de travail.
Les étudiants d'été doivent recevoir leurs formalités de départ une semaine avant la fin de leur contrat.
À noter : les enfants de membres du personnel (sigle "CHIL") ne reçoivent pas de formalités de départ imprimées ni électroniques, mais doivent restituer leur carte d'accès et le cas échéant leur clé, auprès de leur secrétariat de département (DAO).
1.2 Les utilisateurs (USER), les attachés de coopération (COAS) et les visiteurs scientifiques (VISC)
Le Bureau des utilisateurs adresse automatiquement un courriel 28 jours avant l’extinction des contrats USER, COAS et VISC dont la durée est supérieure à trois mois. Ce courriel contient actuellement un lien sur une fiche de départ standardisée, à imprimer.
2. Description des formalités de départ personnalisées sur EDH
Les formalités de départ sont composées de deux documents distincts et complémentaires :
2.1 Lettre de départ (format pdf)
La lettre est générée lorsque le membre du personnel clique sur le lien reçu dans le courriel de départ. Ce document est affiché au format pdf qui permet d’afficher des liens directement cliquables à l’écran.
Les données contenues dans ce document sont personnalisées selon la catégorie de membre du personnel et les éventuelles prestations financières applicables lors de l'extinction de son contrat.
Cette lettre est automatiquement enregistrée dans AisMedia et reste consultable par les services administratifs autorisés.
À noter : cette lettre de départ ne remplace pas la lettre de notification d'extinction de contrat pour les titulaires.
2.2 Fiche de départ (EDH)
La fiche de départ sur EDH (voir un exemple) liste tous les services vis-à-vis desquels le membre du personnel doit accomplir des formalités de départ. Cette fiche présente l’avantage d’afficher uniquement les services qui doivent être visités selon la situation contractuelle et le matériel effectivement détenu par chaque membre du personnel.
3. Que doit faire le membre du personnel ?
Une fois qu'il a créé ses formalités de départ en cliquant sur le lien reçu dans le courriel de départ, le membre du personnel peut accéder à tout moment à sa fiche de départ et à sa lettre, soit depuis son courriel de départ soit depuis le bureau EDH, document Fiche de départ / Departure sheet.
À noter : le compte informatique est automatiquement clôturé 2 mois après l'extinction du contrat et supprimé au bout de 6 mois (cf. Resources Lifecycle). Avant de quitter le CERN, le membre du personnel doit ajouter un courriel externe via le site https://account.cern.ch/account/Management/MyAccounts.aspx en allant sur le menu « Provide or update an external email address ». Un « lightweight account » sera ensuite créé automatiquement afin de permettre au membre du personnel d’accéder à son attestation annuelle d’imposition interne.
Après ce délai, les formalités de départ ne sont plus accessibles par le membre du personnel.
3.1 Courriel de départ
Dès la réception du courriel de départ, le membre du personnel doit consulter sa lettre de départ en cliquant sur le lien indiqué dans son courriel.
3.2 Lettre de départ (pdf)
Le membre du personnel prend connaissance des informations indiquées sur la lettre et entreprend les démarches recommandées. Il est également conseillé d'imprimer cette lettre pour la conserver.
En particulier, pour les titulaires qui peuvent bénéficier des prestations d'extinction de contrat (par exemple, indemnité d'extinction de contrat, indemnité de réinstallation, paiement des frais de voyage et de déménagement), les formulaires à utiliser dans les procédures correspondantes sont indiqués dans cette lettre sous forme de liens et doivent être imprimés.
Le membre du personnel doit cliquer sur le lien de la fiche de départ EDH pour la créer.
3.3 Fiche de départ (EDH)
Le membre du personnel enregistre dans sa fiche EDH son adresse privée et son courriel personnel pour toute correspondance future.
Il accomplit ensuite avant la fin de son contrat les formalités auprès de tous les services indiqués dans sa fiche. Les services peuvent être visités dans n'importe quel ordre, mais les indications qui apparaissent dans la colonne "délai" doivent être respectées. En effet, certaines formalités doivent être accomplies en priorité et d'autres ne sont possibles que le dernier jour du contrat.
Le membre du personnel doit impérativement contacter le dernier service indiqué sur la fiche de départ, sans quoi, l'accomplissement des formalités de départ ne sera pas validé. Et ceci, même s'il est prévu que le membre du personnel reste au CERN au bénéfice d’un contrat d’utilisateur (voir la procédure d'enregistrement en tant qu'utilisateur, Bureau des utilisateurs du département EP).
Le membre du personnel doit se rendre au service Enregistrement afin de remettre sa carte d’accès et son proximètre avant de contacter le Bureau des salaires. Il recevra en retour un passe d’une journée.
Pour faciliter ses déplacements dans les différents services à visiter, il est possible d'imprimer une "feuille de route" en cliquant sur le lien "veuillez cliquer ici pour imprimer cette fiche de départ". (Attention : cette feuille de route n'affiche que la liste des services dont les formalités n'ont pas encore été validées.)
4. Que doivent faire les services impliqués dans la fiche de départ ?
Les services administratifs concernés recherchent dans EDH la fiche de départ (Overview) du membre du personnel et valident ensuite les formalités de départ en cochant la case ‘signature’. Ils ont la possibilité d’indiquer des commentaires pour leur usage interne.
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Le secrétariat de département (DAO) apparait en première position dans la fiche de départ afin de renseigner le membre du personnel sur ses éventuelles prestations d'extinction de contrat et sur le déroulement des formalités de départ. Il doit informer le membre du personnel de la procédure à suivre concernant la création du « lightweight account » (cf paragraphe 3). En cas de demande de congé annuel (ou d'absence autorisée) à l'approche de la fin du contrat, le superviseur et le secrétariat de département (DAO) doivent s'assurer que le solde de congés est positif. Dans le cas contraire, il faut en informer le Bureau des salaires, département FAP. De plus, le secrétariat de département (DAO) procède au Paiement des frais de voyage lors de l'extinction du contrat, le cas échéant. Le secrétariat de groupe (GAO) vérifie que le membre du personnel restitue ses tablettes, ordinateurs portables, téléphones portables, appareils photo, éventuels instruments, équipements de protection individuelle (EPI) et vêtements de travail lui ayant été attribués, s'il y a lieu. Certains matériels sont centralisés dans des bases de données propres à chaque département et doivent être vérifiés à ce moment. Les GAO et DAO ont un accès en lecture à la base de données de l'INVENTAIRE et peuvent retrouver le matériel appartenant au membre du personnel en suivant les informations mentionnées sur la page "Formalités de départ - Accès à Inventaire". En complément, dans le cadre de la gestion des équipements de protection individuelle, le secrétariat de groupe (GAO) peut soit transférer l'EPI à une autre personne et doit donc en informer le service en charge en envoyant un courriel à PPE-inspections@cern.ch et en mentionnant le nouveau propriétaire, soit, si celui-ci n'est plus utile, faire une demande de transport interne (site CERN) / Transport Request (CERN site) via EDH (destinataire: Magasin Central et bâtiment 73-R-002) et ajouter la mention "Retour EPI". De plus, en cas de restitution de téléphone portable, le secrétariat de groupe informe le membre du personnel de la procédure à suivre pour le nettoyage de l'appareil et traite systématiquement soit la clôture soit le transfert de l'abonnement GSM au moyen du document EDH : Gestion d'abonnement mobile / Mobile Subscription Management. |
Des informations complémentaires, concernant notamment la gestion des droits d'accès via les e-groups, sont disponibles dans la documentation d'aide du document EDH.
5. Cas particulier des formalités de départ avant un congé spécial ou une absence autorisée (non rémunérée)
Les membres du personnel qui bénéficient d'un congé spécial ou d'une absence personnelle (non rémunérée) d’une durée supérieure à deux mois doivent suivre les formalités de départ indiquées sur la fiche de départ spécifique suivante, adressée avec l'avenant à leur contrat :
- Pour les membres du personnel employés : fiche de départ spécifique, avant un congé spécial ;
- Pour les membres du personnel associés : fiche de départ spécifique, avant une absence autorisée (non rémunérée).
Il est important que le membre du personnel concerné prenne contact avec les services indiqués sur cette fiche, avant son départ en congé spécial ou en absence personnelle (non rémunérée).
En particulier, les Cartes suisses et les Cartes françaises du membre du personnel et celles éventuellement remises aux membres de sa famille doivent être restituées et les privilèges liés aux cartes annulés.
Pour toute question complémentaire, le membre du personnel doit contacter le Bureau des cartes.
| No révision | Modifications | Approuvé le |
|---|---|---|
| 1 | Responsabilité du secrétariat de groupe en cas de restitution de téléphone portable. | 01.03.2012 (DG-IA/12-14) |
| 2 | Précision concernant les étudiants d'été : ils reçoivent automatiquement leurs formalités de départ une semaine avant la fin de leur contrat. | 18.07.2016 |
| 3 | Clarification circuit de départ et dernier jour de travail. | 20.09.2018 |
| 4 | Suite à la mise à jour de la Circulaire administrative no 21 (II): Congé spécial pour raisons professionnelles ou pour convenance personnelle, seuls les MPE sont bénéficiaires de congés spéciaux pour convenance personnelle ou raison professionnelle. | 22.01.2019 |
| 5 | Clarification du Lightweight account et du retour de la carte d'accès auprès du service Enregistrement. | 05.02.2019 |
| 6 | Suite à la mise à jour de la Circulaire administrative no 21 (II): la fiche de départ pour les MPE a été revue et une nouvelle fiche a été créée pour les MPA. | 19.02.2019 |
| 7 | Les GAO et DAO ont un accès en lecture à la base de données de l'INVENTAIRE dans le cadre des formalités de départ. | 05.07.2019 |
| 8 | Ajout de la recommandation de contacter le service medical un mois avant le dernier jour de travail | 13.02.2020 |
| 9 | Ajout: Procédure de nettoyage du téléphone portable. | 10.06.2020 |
| 10 | Clarification du compte informatique. | 19.10.2020 |
| 11 | Le proximètre doit être retourné au Service Enregistrement. | 29.03.2021 |
| 12 | Ajout de l'EPI dans la liste des GAOs et gestion du matériel. | 07.04.2021 |
| 13 | Ajout du document "Vue d'ensemble des impacts d'une démission sur le remboursement de certaines prestations" sous Documents utiles | 21.03.2022 |
| 14 | Il n'est plus nécessaire de se rendre physiquement au Bureau des salaires en tant que dernier service du circuit de départ. Il peut être contacté par email. | 29.09.2023 |
| 15 | Langage inclusif appliqué au genre. | 09.11.2023 |